INDIAN RAILWAYS MAINTENANCE MANUAL FOR DIESEL LOCOMOTIVES - PART 64

Document No: 

Chapter –11  Cost & Expenditure Control

 

Version No: 1.0-d0 

Date Issued: dd/mm/yyyy 

Document Title: MANUAL MAINTENANCE FOR  DIESEL LOCOMOTIVES 
 

Revised 2013 

Printed: 2015/03/08 

Page 248 of 303

 

 

works costing more than Rs.5 crores. Afterwards, a meeting is held by GM with 
all PHODs for shortlisting of new works for onward submission to Railway 
Board, with finance concurrence, for sanction. This list of sanctioned works is 
published in Pink Book.  

 

11.4.3.2  Works under Zonal LSWP:  For works under Zonal LSWP, proposals are to be 

submitted by field units with associated finance concurrence and DRM approval 
to CME/CME(Plg.). Afterwards, the proposals are reviewed  by CME and 
important proposals are shortlisted. Afterwards, a meeting is held by GM with 
all PHODs for sanction of new works in which only the shortlisted proposals 
are discussed and important ones are sanctioned, with finance concurrence, 
within the ceiling limit conveyed by Railway Board. This list of sanctioned 
works is published in law book.  

 

11.4.3.3  Works under Divisional LSWP:  For works under divisional LSWP, proposals 

are to be submitted by field units to Sr.DEN(Co). Afterwards, the proposals are 
reviewed  by DRM and important proposals are shortlisted. Afterwards, a 
meeting is held by DRM with all Branch Officers for sanction of new works in 
which only the shortlisted proposals are discussed and important ones are 
sanctioned, after finance concurrence, within the ceiling limit conveyed by 
Railway Board. The list of such sanctioned works is published in LSWP booklet 
published by the division.  

 

11.5  Expenditure under revenue Demand No.4B-431:  This is the expenditure unit for 

charging the expenditure towards repair, upkeep and maintenance of Workshops, Diesel 
sheds, Coaching depots, Stores depot. Adequate use of funds under this demand should be 
made for keeping the field units in good fettle.  

 

11.6 

 

Different Stages of Budget:  

Stage -1 

Original Grant: Distribution of Funds by the Railway Board-The Grants 
as voted by the Parliament and the appropriation for the charged 
expenditure as sanctioned by the President are distributed by the Railway 
Board among the railway administrations and other authorities 
subordinate to them, as soon as possible, after the Budget is sanctioned. 
The sums so distributed are called "Allotments" and the orders by means 
of which the allotments are made are called "Budget Orders". The 
allotments made out of funds voted by the Parliament are shown as 
"Voted" and those fixed by President are shown as "Charged". 
The Budget Orders are  accompanied by the final issue  of "Demands for 
Grants" and “Works, Machinery and Rolling Stock Programme" 
containing the detailed distribution of the Budget allotment made to the 
railway administrations for working expenses and Capital, Depreciation 
Reserve Fund, Development Fund, Open Line Works (Revenue) and 
Accident Compensation, Safety and Passenger Amenities Fund 
expenditure. The Budget allotment made to a railway administration is 
intended to cover all charges, including the liabilities for past years, to be 
paid during the year or to be adjusted in the accounts for it. It shall be 
operative until the close of the financial year. 

Stage -II 

August Review:  in the month of August- Railway Administration should 
review their expenditure in August to see whether any modifications are 

Home 

Ch-11 

Draft

Document No: 

Chapter –11  Cost & Expenditure Control

 

Version No: 1.0-d0 

Date Issued: dd/mm/yyyy 

Document Title: MANUAL MAINTENANCE FOR  DIESEL LOCOMOTIVES 
 

Revised 2013 

Printed: 2015/03/08 

Page 249 of 303

 

 

necessary in the allotments placed at their disposal. The review in respect 
of each grant should be submitted, to the Railway Board in form  No. F-
383 so as to reach them not later than 1st September each year.  

Stage-III 

Revised Estimate:  in the month of November (plus budget estimate for 
the next year)-This statement should be realistically prepared and 
requirements of funds projected carefully taking into account the likely 
supply date. In other words projection should be made only for those 
items which are expected to be received/commissioned before 31st 
March. It also gives a half yearly trend on utilization of the allotted 
budget. Any surrender/excess requirement should be reflected now. 

The revised estimate for the current year and the budget-estimate for the 
next year should be fixed after taking into account the expenditure of the 
previous year and comparing the expenditure during the first seven 
months of the year with the corresponding period of the previous year.  

Explanation of variations -A brief narrative explanation should be given 
of the causes (with amounts involved in each case) of substantial 
differences between the figures  adopted for the revised estimate of the 
current year and (i) the actuals of the previous year, and (ii) budget 
allotment for the current year. Similar explanation should be given for 
differences between the figures of the budget estimate of the ensuing year 
and the revised estimate of the current year. Large variations which 
compensate each other should also be indicated. 
 
When the expenditure anticipated in the last five months of the year is 
disproportionate as compared with (i) the first seven months of the year or 
(ii) the corresponding period of the previous year, reasons for the 
disproportionate expenditure should be given in the revised estimate. 
Special and non-recurring items of expenditure in a year should show a 
corresponding saving in the following year. Likewise, when transfers are 
made from one demand to another. 

Stage-IV 

Final Modification: in the month of February-The Railway Board should 
be furnished, for each grant separately, so as to reach them not later than 
the 21st February each year, statements showing the additional allotments 
required (both voted and charged) or surrenders to be made, during the 
current financial year under each head of appropriation, as prescribed in 
the budget orders, and requiring the sanction of the President. The 
variations between the final modified allotments required and the revised 
estimates as fixed by the Board should in all cases be supported by 
adequate explanations of the reasons for the demand or surrender. 

This will give an even more realistic utilization of funds allotted and 
based on this statement ‘Final Grant’ will be allotted to the Railways. FM 
is projected in such a way that it almost corresponds to the actuals booked 
for that year and would have little or no variation. 
 

Stage-V 

Final Review:  The railways should, however, continue to review the 
budgetary position further after  submission of the Final Modification 
statements and any modification that may be considered necessary as a 
result of new factors visualized and the further review of budgetary 
position should be advised telegraphically to the Board so as to reach 

Home 

Ch-11 

Ch-11 

Draft

Document No: 

Chapter –11  Cost & Expenditure Control

 

Version No: 1.0-d0 

Date Issued: dd/mm/yyyy 

Document Title: MANUAL MAINTENANCE FOR  DIESEL LOCOMOTIVES 
 

Revised 2013 

Printed: 2015/03/08 

Page 250 of 303

 

 

them before the 20th March of the year, to enable the President to accord 
sanction to them,  where possible, so that the Railway Administrations 
may sanction in time, before the 31st March of the year, any re-
appropriations to cover the anticipated excess over allotments. 

Stage -VI 

Appropriation Bill -Pursuant to Article 114 (1) of the Constitution, after 
the Demands for Grants have been voted by the Lok Sabha, there shall be 
introduced a Bill to provide for the Appropriation out of the Consolidated 
Fund of India of all money  required to meet the grants so made by the 
Lok Sabha and the expenditure, if any, charged on the Consolidated Fund 
of India, but not exceeding in any case the amount shown in the Statement 
previously laid before the Parliament. The Appropriation Bill as passed by 
the Parliament and assented to by the President forms the basis for 
budgetary allocation to the Railways. 

 

11.7 

 

Head of Allocation in Budget 

Engineering code elaborates on the various stages of investment planning, Works 
programme and Budgeting. Broadly, expenditure for works of mechanical department is 
booked under different heads as below- 

 

11.7.1 

Allocation-Capital 
Works that yield a ROR of 14% and above are charged under CAP. Since funds are 
borrowed from open market, utmost care needs to be taken to ensure that the returns 
are obtained. 

 

11.7.2 

Allocation-DRF 

 

Works initiated for replacing old assets after completion of their codal life are 
charged against DRF. 

 

11.7.3 

Allocation-Development Fund 

 

Works which are for developing/ augmenting of some existing facilities is proposed 
under DF. There are four subheads under DF. Mechanical department works 
generally fall under DF-III. 

 

11.7.4 

Allocation-OLWR 
These are called open line works and are under Revenue. Small/petty works costing 
upto Rs.10 lakhs come under OLWR. 

 

11.7.5 

 

Control over Expenditure  

11.7.5.1  The expenditure on Railways is either Capital or Revenue in nature. The control 

over expenditure incurred over these heads involves two aspects: 

 

a)  Control with reference to Sanctions i.e. Delegation of powers to GM and others 

& Canons of financial propriety. 
 

b)  Control over actual expenditure incurred/booked in the books of Railways-In 

order to keep watch on the expenditure incurred on revenue heads, it is 

Draft

Document No: 

Chapter –11  Cost & Expenditure Control

 

Version No: 1.0-d0 

Date Issued: dd/mm/yyyy 

Document Title: MANUAL MAINTENANCE FOR  DIESEL LOCOMOTIVES 
 

Revised 2013 

Printed: 2015/03/08 

Page 251 of 303

 

 

monitored through maintenance of Revenue Allocation Register, duly 
recording the transactions for each abstract(A to M) so as to inform the 
spending authorities the progress of expenditure against the allotments. 
 

c)  As far as Works expenditure is concerned, the control over expenditure under 

Grant 16 is exercised through the  Works Registers  where the running 
comparison between the actual expenditure and budgetary allotments and 
between actual expenditure and estimated cost of work as shown in Pink book 
is monitored. 
 

d)  Control over stores transactions are managed through Fund Register and 

Expenditure register. 

 

e)  Apart from above, FA&CAO also reviews the progress of expenditure in 

respect of Working Expenses, Capital, DRF, DF, SRSF through monthly 
reviews and the same is apprised to GM in the shape of financial review for the 
whole Railway 

 

11.7.5.2  After close of financial year's account, the statements prepared by the Railway 

administrations for each grant are submitted to Public Accounts Committee 
through Railway Board, comparing the figures of actual expenditure with that of 
Grants voted by the Parliament and appropriations sanctioned by the President 
and also comparison of actual expenditure with that of Final Grants, explaining 
the variations of Excess/ savings beyond the permissible limits, are known as 
Appropriation Accounts.  

 

11.7.5.3  The overall objective of this exercise is to keep watch over the progress of 

expenditure and earnings and to monitor Govt. ways & means with due 
diligence on budgetary support & pace of expenditure by observance of rules & 
policy decisions taken for planning, implementation, execution and 
management of Railway earnings and expenditure at appropriate level, 
maintaining the growth of economy & development with limited means of 
public money judiciously.  

 

11.8 

 

Classification of Expenditure 

11.8.1 

The revenue working expenses of Railways are classified into 13 abstracts each 
with separate minor heads. The minor heads are divided into main heads, sub-heads 
and detailed heads. Classification upto the detailed head represents the activity. 
This structure also incorporates a two digits code to represent object of expenditure 
incurred, such as salary. The revised classification system envisage an alpha 
numeric coding scheme comprising of the components indicating abstract of 
expenditure, activity of work and object of the expenditure, respectively as under  

 

CLASSIFICATION OF REVENUE EXPENDITURE    

Demand No. 5-Abstract 'C' Repairs and Maintenance of Motive Power 

Minor Heads 

Sub-Heads 

Detailed Heads 

100 
Establishment in 

110 Officers and 
office establishment 

111 Officers-Mechanical. 
112 Officers-Ferry services. 

Home 

Ch-11 

Ch-11 

Draft