INDIAN RAILWAYS MAINTENANCE MANUAL FOR DIESEL LOCOMOTIVES - PART 63

Document No: 

Chapter –11  Cost & Expenditure Control

 

Version No: 1.0-d0 

Date Issued: dd/mm/yyyy 

Document Title: MANUAL MAINTENANCE FOR  DIESEL LOCOMOTIVES 
 

Revised 2013 

Printed: 2015/03/08 

Page 244 of 303

 

 

 
 

INDEX 

 
 

Chapter 11 

 

Cost & Expenditure Control 

 

Para No. 

Description 

Page No. 

11.1 

Importance of Cost & Expenditure Control 

246 

11.2

 

Financing of Railway’s Plan Expenditure

 

246 

11.3

 

Demands for grants

 

246 

11.4

 

Plan Heads under Demand No 16

 

247 

11.5

 

Expenditure under revenue Demand No.4B-431

 

249 

11.6 

Different Stages of Budget 

249 

11.7 

Head of Allocation in Budget 

251 

11.8 

Classification of Expenditure 

251 

 

 

Draft

Document No: 

Chapter –11  Cost & Expenditure Control

 

Version No: 1.0-d0 

Date Issued: dd/mm/yyyy 

Document Title: MANUAL MAINTENANCE FOR  DIESEL LOCOMOTIVES 
 

Revised 2013 

Printed: 2015/03/08 

Page 245 of 303

 

 

 

11.

 

C

OST 

&

 

E

XPENDITURE 

C

ONTROL

-1 

11.1 

 

Importance of Cost & Expenditure Control: 

11.1.1 

Railways are the principal mode of transport in the country. The adequacy, efficient 
maintenance and optimal functioning of the fleet of Rolling Stock are, therefore, the 
pre-requisites to the effective role of Railways as a Public Carrier. In a shed, 
locomotive management is a crucial function in the quest for efficiency and 
profitability in operations. 

 

11.1.2 

For 2011-2012, the Plan outlay of Indian Railways was Rs. 1, 01,760.98 crore. Of 
this, the outlay on rolling stock was Rs. 30,560.22 crore (30.03 per cent) of which 
the outlay on locomotives was Rs. 12,630.27 crore (41.33 per cent). Thus, prudent 
financial management of assets is a much desired necessity.  

 

11.2  Financing of Railway’s Plan Expenditure:

 

  The Railway's plan expenditure is financed 

from: Out of the budgetary support received from the General Exchequer, internally 
generated resources and market borrowings through IRFC, loans raised specifically for 
Railway purposes i.e. Specific Debts.  

11.3 

The proposals of Railways in respect of amount required to meet the expenditure of the 
year is submitted in the form of Demands to the Parliament and on receipt of vote of 
Parliament is known as the Grant. The budget presented to Parliament contains the 
following demands- 

Demands for grants: 

Demand No. 

Description of Demand 

1 

Railway Board 

2 

Miscellaneous Expenditure (General)-  consisting of Research, Audit and 
Misc. Charges 

3 

General Superintendence& services (Abstract 'A' ) 

4 

Repairs and Maintenance of Way and Works(Abstract 'B' ) 

5 

Repairs and Maintenance of Motive Powers(Abstract 'C' ) 

6 

Repairs and Maintenance of Carriage and Wagons. (Abstract 'D') 

7 

Repairs and Maintenance of Plants and Equipment. (Abstract 'E' ) 

8 

Operating Expenses Rolling Stock and Equipment (Abstract ‘F’) 

9 

Operating Expenses Traffic (Abstract 'G' ) 

10 

Operating  Expenses Fuel (Abstract 'H' ) 

11 

Staff Welfare & Amenities, Medical (Abstract 'J' ) 

12 

Misc. working expenses, RPF payments (Abstract 'K' ) 

13 

PF, Pension & other retirement benefits.(Abstract 'L'), N-Suspense 

14 

Appropriation to Funds (Abstract 'M' ) 

Draft

Document No: 

Chapter –11  Cost & Expenditure Control

 

Version No: 1.0-d0 

Date Issued: dd/mm/yyyy 

Document Title: MANUAL MAINTENANCE FOR  DIESEL LOCOMOTIVES 
 

Revised 2013 

Printed: 2015/03/08 

Page 246 of 303

 

 

Demand No. 

Description of Demand 

15 

Dividend to Genl. Revenue, repayment to loans 

16 

Asset Acquisition and Replacement 

11.4  Plan Heads under Demand No 16

 

: Investments for creation, acquisition and replacement 

of assets on the Railways are processed under various plan heads under Demand 16. The 
plan heads which have a direct bearing in the sheds and workshops are as below- 

Plan Head 

Description 

21 

Rolling stock 

41 

Machinery and Plant 

42 

Workshops including production units 

 

11.4.1 

 

Rolling Stock Programme (RSP)-Plan Head-21:  

Rolling Stock Programme is of two types: Bulk RSP -  which is sanctioned by 
Railway Board for the entire Railway or more than one Railway and Itemized RSP- 
which is sanctioned for the individual Zonal Railways on the basis of the proposals 
sent by the respective Zonal Railways. 

 

11.4.1.1  Bulk RSP: Requirements in a Rolling Stock programme are derived as a follow 

up of the five year plans and indicate the projected requirements of rolling stock 
like diesel locos, wagons, coaches, etc. which need to be manufactured or 
indented to meet the projected targets. RSP is generally dealt at the Railway 
Board’s level. It also include midlife rehabilitation, modernization/upgradation 
of rolling stock and Unit Exchange spares requirement. 

 

11.4.1.2  Itemized RSP:  The itemized rolling stock programme can also contain such 

capital spares for rolling stock costing more than the limit specified for an item 
which are to be manufactured/procured by Zonal Railways themselves. This 
programme also caters to major modifications to be carried out on the rolling 
stock. e.g. sanction of upgraded compressors, bogie frames, etc. IRSP proposals 
are framed by individual sheds, vetted by associate finance and submitted to 
respective HODs of Zonal Railway HQ. At Zonal Railway HQ the proposals 
received are scrutinized and submitted to FA&CAO(S&W) for concurrence 
after obtaining approval of CME. The consolidated concurred proposals are 
submitted to Board by CWE, who is coordinating officer in HQ, after obtaining 
sanction of GM. The proposals should reach Board by 15

th

  September of the 

year, which precedes the year to which the programme relates. At Railway 
Board’s level these proposals are scrutinized, finance concurrence and approval 
of competent authority taken. The approved proposals are reflected in the Pink 
Book of the subject year. 

 

11.4.2 

 

Machinery and Plant (M&P) Programme- Plan Head-41: 

For carrying out maintenance work successfully it is important that sheds have all 
the necessary Machinery & Plant. The M&P program is dealt at two levels: Board 
and Zone. Items costing more than 10 lakhs each for Zonal Railway and 30 lakhs 
each for PUs and above and all road vehicles, irrespective of their cost, have to be 

Home 

Ch-11 

Ch-11 

Draft

Document No: 

Chapter –11  Cost & Expenditure Control

 

Version No: 1.0-d0 

Date Issued: dd/mm/yyyy 

Document Title: MANUAL MAINTENANCE FOR  DIESEL LOCOMOTIVES 
 

Revised 2013 

Printed: 2015/03/08 

Page 247 of 303

 

 

submitted to Railway Board for sanction. For items costing less than 10 lakhs (with 
the exception of few items costing more than 10 lakhs like in-motion weigh  bridges 
which can also be processed at Zonal Level, as specified from time to time by 
Railway Board), proposal is to be processed at Zonal Level.  
 

11.4.2.1  M&P proposals at Board Level: All such proposals are sent by unit in-charges  

with associated finance concurrence to CME(Plg.). After CME’s approval and 
HQ finance concurrence, the proposals are submitted to Railway Board by 
CME(Plg.) for sanction through M&P portal.  For M&P proposals costing Rs.1 
crore and above, prior approval of Railway Board is necessary. The M&P at 
Board’s level costing above Rs.2.5 crores is published in the Pink Book and for 
less than Rs.2.5 crores a separate list is issued by DME(PU), Rly Board. 
Normally, for M&P above Rs.30 lakhs and few specific machines below Rs.30 
lakhs (as per list notified by COFMOW), the procurement is done by 
COFMOW. However, in some particular cases the Zonal Railway may seek 
dispensation for procurement through COFMOW, giving due justification for 
doing so.  

 

11.4.2.2  M&P proposals at Zonal Level (Lump Sum M&P-LSMP): All such proposals 

are sent by unit in-charges with associated finance concurrence to CME/ 
CME(Plg.). CME is the nodal in-charge for all Departments to sanction M&P 
items within the ceiling limit conveyed by Railway Board. After review of the 
submitted  proposals and discussion with concerned PHODs/HODs, CME 
sanctions the proposals, which are published in Law Book. 

 

11.4.2.3  The utilization and allotment of funds for various items in M&P is also 

coordinated by CME/CME(Plg.). 

 

11.4.2.4  M&P proposals can be initiated under DRF, Capital, DF-III or OLWR 

allocations. 

 

11.4.3 

 

Workshops and Sheds-Plan Head -42 

Investments in maintenance /infrastructure buildings in a shed are made under plan 
head 42. CME is the nodal officer for all proposals under plan head 42 from all 
departments.  The proposals under Plan Head 42 are sanctioned at three levels, as 
under: 

 

(i)  Board level which is sanctioned by Railway Board (Preliminary Works 

Program-PWP) 

 
(ii) Zonal level (Lump Sum Works Program-  LSWP) which is sanctioned by GM 

for works costing upto Rs. 1 Crore 

 
(iii)Divisional Level (Lump Sum Works Program-  LSWP) which is sanctioned by 

DRM for works costing upto Rs. 5 lakhs 

 

11.4.3.1  Works under PWP:  For works under PWP, proposals are to be submitted by 

field units with associated finance concurrence and DRM approval to 
CME/CME(Plg.). Afterwards, the proposals are reviewed by CME and 
important proposals are shortlisted. Prior approval of Board is required for 

Draft