INDIAN RAILWAYS MAINTENANCE MANUAL FOR DIESEL LOCOMOTIVES - PART 47

Document No: 

Chapter –8  Fuel & Lubricants 

 

Version No: 1.0-d0 

Date Issued: dd/mm/yyyy 

Document Title: MANUAL MAINTENANCE FOR  DIESEL LOCOMOTIVES 
 

Revised 2013 

Printed: 2015/03/08 

Page 180 of 303

 

 

                                                                                    
Railway                        

Form no. 9 

Monthly Statement of Missing Tank Wagons of HSD Oil 

 

Tank 
Wagon 
No. 

Missing Tank Wagon  

Remarks 

Tank Wagon reported missing but subsequently received 

Remarks 

Invoice 
No. and 
Date 

Qty. of 
oil in 
litres 

Date of 
receipt 

Tank 
Wagon 
No. 

Reference 
to report as 
missing 

Invoice 
Quantity 
in litres  

Actual 
Qty. as 
per check 

 
 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
No.  -----------------------  Forwarded to FA & CAO (Stores), Fuel Branch , Headquarters office 
and CAO -------- 
 
Date -------------------- ( to be prepared in 4 foils)  
                                                                                         Signature of RCD-in-charge 
 
 
 

 

 

 
 
                                                                                   Railway      Form no.10 (only for TWs) 
Name of the Firm ---------------------------------- 

Statement showing particulars of HSD oil Wagons received at ---------------------- Depot 

during the period 

From ------------------------ to --------------------- 

S. 
No 

Date 
of 
receipt 

Particulars of 
Wagon  

Original Booking Particulars 

Railway 
Receipt 

Invoice  

Re-booking particular 

Remarks 

Owning 
Rly. 

No. 

Name 
of des-
patching 
station 

Actual 
quantity 
of HSD 
Oil as 
per 
invoice  

Supply 
order 
No. 

Forwardin
g Note 
No. 

No 

Date 

No
. 

Date 

Rebooking 
invoice 

Particulars 
of Wagon if 
contents 
transshipped 
into WG 
wagons 

1 

2 

3 

4 

5 

6 

7 

8 

9 

10 

11 

12 

13 

14 

15 

 
Total quantity   

 

 

 

 

 

No.                       Date ----------------

---- 
To be prepared in quintuplicate :                                                                            Station -----------
------------- 
Forwarded to the DFM -------------- in duplicate (one for posting the priced Ledger and the other 
for lading of receipts with payments)          

-------------------- RCD in charge 
------------------------ Depot 

           FA&CAO (Fuel)                          

 

 

 

--------------------------------- 

Fuel  Branch, Head quarters office.                                

 

----------------------------------  

 
 Railway                                                           

 

 

Home 

Ch-8 

Draft

Document No: 

Chapter –8  Fuel & Lubricants 

 

Version No: 1.0-d0 

Date Issued: dd/mm/yyyy 

Document Title: MANUAL MAINTENANCE FOR  DIESEL LOCOMOTIVES 
 

Revised 2013 

Printed: 2015/03/08 

Page 181 of 303

 

 

Form no.11 (for Foreign Railway Locos) 

 

Memo of High Speed Diesel Oil issued to LP of ---------------- Depot on -------------------- 

 

No 

Engine Class 

Train No. 

HSD oil for the running 

engines litres 

LP’s Signature 

1 

2 

3 

4 

5 

 
 
 
 

 

 

 

 

 
Station --------------------------  No-------------------------  Dated--------------------------- 
Forwarded to the DFM ---------------------------------- Division for disposal  ---------------------------
-------- Subordinate in charge of Depot 
 
                                                                                    Railway                                     Form no. 12 

Daily classified summary of issues of High Speed Diesel Oil for non-loco purposes at --------

--- 

Depot for ----------------------------------------- 

Issued to 

Quantity issued in litres 

Remarks 

1 

2 

3 

1.  Shed Loco use 
2.  Pumping stations 
3.  Train Examiners 
4.  Repair & Maintenance 
5.  Other Departments 
6.  Foreign Railway 

Engines 

7.  Transfers to other depot 
8.  Private parties 
9.  Miscellaneous   

 

 

                                          Total    

 

 
Note : In case of issue against cash payment or cash deposits, full particulars of remittance must 
be furnished in the remarks column. If the space in the remarks column is not sufficient for the 
purpose, the reverse of this form should be used.  
 
                                                                                                    --------------Subordinate in-charge 
                                                                                                   ---------------RCD

Home 

Ch-8 

Draft

Document No: 

Chapter –8  Fuel & Lubricants 

 

Version No: 1.0-d0 

Date Issued: dd/mm/yyyy 

Document Title: MANUAL MAINTENANCE FOR  DIESEL LOCOMOTIVES 
 

Revised 2013 

Printed: 2015/03/08 

Page 182 of 303

 

 

                                                                                    Railway                                    Form no. 13 

Monthly schedule of issues for the month of -------------------------------- for --------  Depot 

issues to Locos 

Date 

Quantity issued in litres to 

locos 

Quantity issued in litres to 

other than Loco purposes 

Remarks 

1 

2 

3 

4 

1. 
2. 
3. 
4. 
5. 
6. 
7. 
8. 
9. 
10 and so on to 31 

 

 

 

                     Total 

 

 

 

 
Note : Daily posting should be made from the total of Loco issue notes (Form No. 10 ) and daily 
classified summary of issues for other than Loco purposes ( Form no. 11) 
Copy forwarded to DFM 

                                                   

 
                                                                                Signature of RCD In-charge---------------------- 
                                                                                RCD ------------------------------------ 
                                                                                Railway                                                       
 

 

 

 

 

 

 

Form no. 14 

 
Receipts                                                    Tank Register                                                 Issues  
Tank No…………………………….. contents as per invoice of issue notes  ----------------------
short or excess 
 

 

 

 

 

Contents as per measurement --------------------------- 

Date 

of 

receipt 

Wagon no. 

Invoice 

or 

Index 

No. & 

Date 

Station 

From  

In- 

voiced 

Quantity 

Total 

daily 

receipt  

Date 

of 

issue 

Particulars 

of issues 

Quantity 
of issues 

Total 

issued 

daily  

Balance 
on hand  

Remarks 

BG 

MG 

1 

2 

3 

4 

5 

6 

7 

8 

9 

10 

11 

12 

13 

 
 
 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
                                                                                     Signature of RCD In-charge---------- 
                                                                                     RCD -------------------------------------- 
                                                                                   

Home 

Ch-8 

Draft

Document No: 

Chapter –8  Fuel & Lubricants 

 

Version No: 1.0-d0 

Date Issued: dd/mm/yyyy 

Document Title: MANUAL MAINTENANCE FOR  DIESEL LOCOMOTIVES 
 

Revised 2013 

Printed: 2015/03/08 

Page 183 of 303

 

 

…………………..Railway 

 

Form no. 15 

Stock Ledger 

Date 

Daily receipt as per 

Total 
Daily 
Receipt 

Date 

Daily issues 

Total 
daily 
issue  

Balance 
on hand  

Invoice 
No. or 
index 
statement  

Transfer 
issue 
Notes  

Without 
Advice  

Home 
shed 
engines  

Pump etc. 
Miscellaneous   

Other 
shed 
engines  

Other 
department 
& Rlys.  

1 

2 

3 

4 

5 

6 

7 

8 

9 

10 

11 

12 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
                                                                                                 Signature of RCD In-charge---------- 
 

 

 

 

 

                                                                                              

…….Railway                                         Form no. 16 (Balance Sheet) 

Name of RCD ….. 

 

 

 

Monthly statement showing opening balance, receipts and issues for the month of ------------

------------  

S. No. 

Location of 
installation  

Opening Balance  Receipts  

issues 

 

 

 

 

 

Total--------------------------------------  

                         No.                                               

 

Dated -------------------- 

To be prepared in triplicate                                                     Station ----------------- 

Divisional Accounts Office    

 

 

 

 -----------------  RCD in charge    

Divisional Fuel Branch  

 

 

 

 

 ------------------ Depot 

 

(C) 

Storage, Handling and Dispensing of Diesel lubricants 

 

 

8.31  Characteristics of lubricants  

 

The following are the main characteristics usually considered in the context of use of 
lubricants on diesel locos:- 
 

8.31.1 

Viscosity:  This is the most important single property of lubricating oil. It is the 
fundamental characteristic having a bearing on the (a) ability of the oil to maintain a 
fluid film between bearing surfaces in spite of the pressure tending to squeeze it out 
(b) friction loss which may be expected on well-lubricated surfaces. 

 

8.31.1.1  Obviously, reduction of fluid friction will lead to a proportional reduction in 

power consumption; hence the need to avoid excessive viscosity. Since rate of 
change of viscosity with temperature varies with different oils, it must be 
remembered that the significant figure is the viscosity at the operating 
temperature of the bearing surface. The testing for viscosity is customarily done 
at 37.7

o

C (100

o

F), 54.5

o

C (130

o

F) or 98.9

o

C (210

o

F). Viscosity at 37.7

o

C is 

indicative of conditions such as when starting an engine after a long shut down. 

 

Home 

Ch-8 

Draft