INDIAN RAILWAYS MAINTENANCE MANUAL FOR DIESEL LOCOMOTIVES - PART 45

Document No: 

Chapter –8  Fuel & Lubricants 

 

Version No: 1.0-d0 

Date Issued: dd/mm/yyyy 

Document Title: MANUAL MAINTENANCE FOR  DIESEL LOCOMOTIVES 
 

Revised 2013 

Printed: 2015/03/08 

Page 172 of 303

 

 

8.19  Missing Tank Wagons: 

 

8.19.1 

A separate statement in Form No. 9 (monthly statement of missing tank wagons of 
HSD oil) should  be prepared and sent to FA&CAO (Stores) indicating “tank 
wagons not received even though RR has been received” duly filling in columns 
Nos. 1 to 4. 

8.19.2 

Cases of Tank Wagons reported “not received but subsequently received should be 
reported on the same Form No. 9 by filling in Column nos.5 to 10.  

 

8.20  Oil Tank Wagons Diverted to other RCDs: 

 

8.20.1 

In case where the tank wagons have to be diverted from one installation to another, 
the original consignee will prepare a Issue Note in Form No. 8 in quadruplicate. 
The original is to be sent to FA&CAO (Stores) and the  duplicate and triplicate to 
the new consignee concerned, retaining one copy with original consignee. The new 
consignee should acknowledge the receipt of the Tank Wagons in the duplicate and 
send the same to FA&CAO (stores), retaining the triplicate as his office copy. 

 

8.21  Periodical Return: 

 

8.21.1 

A 10 day receipt statement in Form No. 10 should be prepared by the RCD showing 
the receipts during 10 day period i.e 1

st

 to 10

th

, 11

th

 to 20

th 

and 21

st

 to the last  day of 

the month. This should be prepared in 5 copies and distributes as under: 

a.  Office copy 
b.  One copy to HQ Fuel Accounts Officer 
c.  2 copies to DFM (One for posting the price ledger and the other for linking of 

receipts with payment) 

d.  5th copy to Headquarters Fuel Branch 

 

8.21.2 

At the end of the month, a summary of the three periods will be compiled by the 
consuming RCD and sent along-with the 10 day receipt statement of the last period 
of the month. The receipts will be accounted for by the RCDs in the 10 day returns, 
on the basis of the invoiced quantity. 

 

8.22  Issues to Engines of other Railways: 

 

8.22.1 

The  RCD staff should prepare an Issue Note in Form  No. 11 and obtain the 
signature of the Loco Pilot of the engine with complete particulars: name of the 
Loco Pilot, engine no., quantity issued, etc. At the end of each month, two copies of 
such Issue Notes duly acknowledged by Loco Pilot of the foreign railway engine 
should sent to the DFM concerned to enable him to raise debit against Foreign 
Railway concerned.   

 

8.22.2 

In respect of Zonal Railway engine working for other Railway system, the basis of 
adjustment is  the  rate of consumption per 1000 GTKMs in terms of Para 10 of 
Board’s letter no. F(X)68-IRA/1 dated 14.8.70. The rate of consumption and the 
figures of GTKMs earned, etc., would be advised by operating (fuel) branch of the 
zonal Railway to FA&CAO of the Railway. 

Home 

Ch-8 

Draft

Document No: 

Chapter –8  Fuel & Lubricants 

 

Version No: 1.0-d0 

Date Issued: dd/mm/yyyy 

Document Title: MANUAL MAINTENANCE FOR  DIESEL LOCOMOTIVES 
 

Revised 2013 

Printed: 2015/03/08 

Page 173 of 303

 

 

 

8.23  Supply to other Departments of the Railways:  

 

8.23.1 

In terms of Railway Board’s letter No.99/Fuel/282/2, dt. 23-12-1999, no oil 
received against the P.O. placed for fuelling of locos is to be issued for non-loco 
purposes from the RCD. 

 

8.23.2 

In case it is essential to have supply from RCD for the other departments, then it 
shall be authorized by traction directorate of Rly. Board. After board’s approval, 
separate vetted indent for this purpose shall be submitted by the respective 
department to HQ fuel official for processing the procurement against such indents. 

 

8.23.3 

Proper accountal of such fuel shall be kept by the RCD in-charge.  

 

8.24  Schedule of issues: 

 

8.24.1 

Based on the Issue note  (Form No. 6) and Daily classified summary of issues to 
other than locos purposes (Form No. 12), the RCD should prepare a Monthly 
Schedule of Issues. 

 

8.24.2 

Form No.13 showing the consolidated monthly issues separately for locos and other 
than loco purposes, will be prepared in triplicate and distributed as under:- 

a.  Divisional Accounts Officer 
b.  Divisional Fuel Branch 
c.  Office Record.  

Before submission of monthly schedule of issues, the same should be reconciled 
with the total issues recorded in the stock ledger. 

 

8.25  Stock Registers: 

 

8.25.1 

Tank Register: A tank Register should be maintained for each tank of oil installed 
at the consuming RCD in Form No. 14. All the receipts shown in this Register will 
be accounted for, according to the invoiced quantity. 

 

8.25.2 

The receiving RCDs should  check receipts by “ DIP” with the help of calibration 
chart of the tank wagons. If the invoice is received before the arrival of the tanks, 
the quantity checked by “DIPs” should be recorded and tallied with the invoiced 
quantity; but if the tank wagon is received before the arrival of the invoice, the 
invoiced quantity of the tank wagon should be taken into account later after 
checking the same with the “DIP” quantity. To facilitate linking, the particulars of 
the supply order against which tank wagons have been supplied to the Consuming 
depot, should be recorded in this register. The issues made should be recorded in 
this register, separately for each oil tank daily. 

 

8.26  Stock ledger : 

 

8.26.1 

The RCDs will maintain a stock ledger in Form No.15 which will be posted from 
tank register so far as receipts are concerned, and the issues, from the issue notes, 
Form No. 11,  and from summaries of issues for other than locos purposes,  Form 
No. 12. The total issues posted in the Stock Ledger will also be provided with 
issues as appearing in the Tank Register Form  No. 14. 

 

Home 

Ch-8 

Draft

Document No: 

Chapter –8  Fuel & Lubricants 

 

Version No: 1.0-d0 

Date Issued: dd/mm/yyyy 

Document Title: MANUAL MAINTENANCE FOR  DIESEL LOCOMOTIVES 
 

Revised 2013 

Printed: 2015/03/08 

Page 174 of 303

 

 

8.27   Monthly HSD Oil Accountal: 

 

8.27.1 

The RCDs will prepare monthly HSD Oil Account on Form No. 16, showing the 
opening balance, total issues and the closing balance for the month. This will be 
reconciled with “stock ledger” and Tank Register for opening balance and receipts 
and with monthly schedule of issues for issues. Issues to loco of other Railways will 
be shown separately. This will be prepared in  three copies and distributed as under  

a.  Divisional  Accounts Office 
b.  Divisional Fuel Branch 
c.  Office Record. 

 

8.28  Manning of the Installations:  Fuel is a very costly commodity. To ensure adequate 

quality control and correct accountal of fuel oil, it is of utmost important that RCDs are 
adequately manned. The following general guide lines are prescribed:- 

 

8.28.1 

The man power requirement stipulated in Board’s Lr. No.93/Fuel/282/3, dated 
2/12/1993 has become inadequate due to present day increased work load at the 
RCDs due to change of mode of supply from Tank Wagons to RTTs as large 
number of activities are now required to be carried, which were not there earlier. As 
such, the following yardsticks should be followed for manning the RCDs:- 

SN 

Activity/Staff Category 

Major (> 125 

KL per day) 

Medium (> 50 

KL   < 125 KL 

per day) 

Minor (< 

50 KL per 

day) 

1. 

RCD in-charge 

1 

1 

1 

2. 

Shift Supervisor 

4 

4 

4 

3. 

Fuel Issuer Team (* for one side 
Fuelling) 

 

 

 

a)  Skilled Staff 

8 

6 

4 

b)  Unskilled Staff 

4 

4 

4 

4) 

Flowmeter operator (** for one 
flowmeter) 

4 

3 

3 

5) 

Fuelling Pump Operator 

4 

3 

3 

6) 

Pre decanting and dip 
measurement 
 (*** for one shift operation) 

 

 

 

a)  Office Staff  

1 

1 

1 

b)  Skilled Staff 

1 

1 

 

c)  Unskilled Staff 

2 

1 

1 

7) 

Decanting Staff 
 (*** for one shift operation) 

 

 

 

a)  Skilled Staff 

5 

3 

2 

b)  Unskilled Staff 

5 

3 

2 

8) 

Decanting Pump Operator 

2 

1 

1 

9) 

Post decanting Checks (***for 
one shift operation) 

 

 

 

a)  Skilled Staff 

1 

1 

1 

b)  Unskilled Staff 

2 

 

- 

10) 

Staff for maintaining office 
records 

5 

4 

3 

*  

For two side fuelling this yardstick will become double. 

Home 

Ch-8 

Draft

Document No: 

Chapter –8  Fuel & Lubricants 

 

Version No: 1.0-d0 

Date Issued: dd/mm/yyyy 

Document Title: MANUAL MAINTENANCE FOR  DIESEL LOCOMOTIVES 
 

Revised 2013 

Printed: 2015/03/08 

Page 175 of 303

 

 

**  

For two flowmeters this yardstick will become double. 

***  

For two shift operations, this yardstick will become double. 

In addition, this yardstick may require upward revision, depending upon the local 
conditions: number of fuelling points, distance between two fuelling sides, number of 
RTTs decanted, etc. LR and RG is included in the above-mentioned yardsticks 

8.28.2 

Quality Control: One CMA should be there in the base shed for testing of fuel oil 
samples received from storage tanks and various fuelling points. 

 

8.28.3 

However, Railways should gradually go in for system of payment for the fuel 
actually consumed from the fuelling point. Also, the operation, upkeep and safety 
of the fuelling point should be responsibility of the supplier.  

 

8.29  Stock Verification: 

 

8.29.1 

Guidelines have been issued by Board vide letter no. 2006/fuel/282/5 pt dt 9-3-2010 
(revised J.P.O Para -7 & 7.1) for periodic stock verification of fuel stock of RCDs. 

 

8.29.2 

As per these guidelines, stock verification has to be done four times in a year, out of 
which three times by divisional officers and once by Accounts Representative. Any 
shortfall noticed during these verifications should be written off, duly following the 
laid down procedure. Accordingly, book balance should be adjusted, including in 
case excess is noticed. 

 

8.30  Computerization of RCD records and automatic relaying: 

 

8.30.1 

All office records being maintained at RCDs should be computerized and desired 
reports generated by computer programme. 

 

8.30.2 

The various information should be relayed to a secure website for viewing and 
record of Divisional and HQ officials. 

 

8.30.3 

This website should have the facility of access by various sheds for viewing the 
details of fuelling done in their locos at various RCDs. 

 

Annexure-8.1 

 

Nomograph for Volume and Gravity Corrections  

 

The accompanying chart for estimating approximate volume correction factors and API gravities 
at 60

o

  F from observed temperatures and API gravities, in petroleum product measurement 

calculations, is based on ASTM-IP Petroleum Measurement Tables 5 and 6*. 
The intersection of horizontal and vertical lines drawn from points representing observed 
temperature and observed API gravity on the outside scales will be the point representing the 
API gravity at 60

o

F and the volume correction factor to 60

o

F. These values may be determined 

from the location of the point with respect to the diagonal curves for such values. 
 
Example: 
What is the volume and API gravity at 60

o

F of 1000 gallons of oil of 37 API gravity at 90

o

 F. 

Horizontal line AP is drawn between the 90

o

F points on the observed temperature scales and 

vertical line CD is drawn between the 37 points on the observed API gravity scales. The point of 

Home 

Ch-8 

Draft