INDIAN RAILWAYS MAINTENANCE MANUAL FOR DIESEL LOCOMOTIVES - PART 44

Document No: 

Chapter –8  Fuel & Lubricants 

 

Version No: 1.0-d0 

Date Issued: dd/mm/yyyy 

Document Title: MANUAL MAINTENANCE FOR  DIESEL LOCOMOTIVES 
 

Revised 2013 

Printed: 2015/03/08 

Page 168 of 303

 

 

8.13.3 

Placement Memo: 
The placement of tanks in the RCD will be supported by placement memo in Form 
No.3 which will be produced before Official-in-charge of the RCD by the 
representative of Transportation Department. The placement memo will be prepared 
in four copies, which will be distributed as under: 

a.  One copy for station record 
b.  Three copies for the official –in-charge of the RCD 

 

The official-in-charge of the RCD will take receipt of the oil tanks with the 
placement memo and return one copy of the placement memo to the Representative 
of the Transportation Department, duly acknowledging the receipt of oil tank 
showing release of the oil tanks. Of the remaining two copies, one will be submitted 
to the Senior Divisional Finance Manager / Divisional Finance Manager of the 
concerned division along with the periodical receipt return.  

 

8.13.4 

No tank wagons shall be decanted after sun-set other than in exceptional emergent 
circumstances. The temperature of the oil should be taken before decanting. While 
taking dip measurement, tank wagons should have been allowed to settle for at least 
15 minutes before the dip readings are taken and care should be taken to see that the 
dip rod touches the bottom of the tank wagons vertically while taking dip 
measurement. 

 

8.14  Quality Control: 

 

8.14.1 

Sample should be drawn from top and bottom and tested for the  

following 

properties:- 

 

a. Visible suspended impurities and sludge. 

 

b. Crackle Test: This will indicate a water free sample. Silent but audible crackling 

sound indicates traces of water. Vigorous cracking sound indicates appreciable 
water. 
 

c. Colour Test: Colour comparison with a 2% solution of potassium bi-carbonate in 

water should be made. Samples with dark colour should be further analysed for 
gum content according to ASTMD – 381 

 

8.14.2 

If the samples drawn reveal no contamination, decanting into the storage tank 
should be done. 

 

8.14.3 

The following measures should also be adopted for comprehensive quality control: 

 

a.  Fuel oil samples from primary fuel oil filter casing should be drawn at least once 

in a month and tested for contamination. In case presence of water is detected, the 
cause of such contamination should be investigated and water should be drained 
out from the loco fuel tank. 

 
b.  The ground storage tanks should be drained of water at least once in a week.  
 
c.  At least two samples per month from incoming supplies/storage tanks from each 

fuelling installation should be tested in detail in the Railway laboratories to ensure 

Home 

Ch-8 

Home 

Ch-8 

Draft

Document No: 

Chapter –8  Fuel & Lubricants 

 

Version No: 1.0-d0 

Date Issued: dd/mm/yyyy 

Document Title: MANUAL MAINTENANCE FOR  DIESEL LOCOMOTIVES 
 

Revised 2013 

Printed: 2015/03/08 

Page 169 of 303

 

 

that the HSD oil supplies conform to the current Indian Standard Specification. A 
monthly statement in Form No.4 should be sent by RCDs to Fuel Branch of the 
divisions. 
 

8.15  Procedure in case of contaminated supply: 

 

8.15.1 

Provided that the sample from the top is satisfactory, another sample from the 
bottom should be drawn after draining out approximately 20 litres of HSD oil. This 
will drain out bottom sludge. Such drained oil should be collected in a tray or drum 
kept under the bottom valve for issuing for engine cleaning purposes. 

 

8.15.2 

If the HSD Oil, on testing, is found below or off specification and it is satisfied that 
the same is  not due to any malpractice in transit or at destination, the following 
procedure should be adopted: 

 

a. Immediately re-seal the tank wagon 

 

b. Intimation to suppliers’ nearest location must be given by Fax and over the 

telephone about re-booking of the tank wagon. If the representative from 
supplying oil company does not appear then the particular tank wagon may be 
re-booked to suppliers’ nearest or nominated location ensuring that no 
demurrage arises. 
 

c. Laboratory test report in respect of each tank wagon rejected should also be 

forwarded to supplying oil depot of such action. 

 

8.15.3 

In case where HSD oil is suspected to be contaminated with water the following  
procedure should be adopted: 

  

a. Immediately re-seal the tank wagon 

 

b. The nearest suppliers Depot should be advised by Fax and over the telephone to 

fix up a date for joint examination, endorsing a copy to the supplier’s head 
office and fuel branch of the Railway.  
 

c. During joint inspection, if after further draining and testing to the maximum 

extent of 1000 litres the balance quantity in the tank wagon is found free from 
contamination;  a certificate as per specimen below should be prepared in four 
copies and jointly signed by suppliers’ representative and the ACMT/ RCD 
Representative:- 
“We hereby certify that ------- litres of contaminated oil were drained out from 
Tank wagon No………….. booked ex………… to…. under R R No……… 
dated …………. before the contents could be declared as free from impurities 
and water contamination and fit for use”  
One copy of the above certificate will be immediately forwarded by the RCD 
In-charge to the Pay & Accounts Officer, Parliament Street. New Delhi, one 
copy to FA&CAO (Stores) one copy to the Division concerned and one copy to 
Fuel Branch. 
 

Draft

Document No: 

Chapter –8  Fuel & Lubricants 

 

Version No: 1.0-d0 

Date Issued: dd/mm/yyyy 

Document Title: MANUAL MAINTENANCE FOR  DIESEL LOCOMOTIVES 
 

Revised 2013 

Printed: 2015/03/08 

Page 170 of 303

 

 

d.   The quantity of oil drained out will be deducted from the invoiced quantity and 

the balance quantity certified will only be taken in books as receipts against the 
wagon found contaminated and dealt with as above.  
 

e.   In the event of the sample (from the top of the rank wagon) showing 

contamination, the impurities should be allowed to settle down for a period of 
24 hours. If after this settling period, samples from the top is free from 
contamination, the  procedure in paras above is to be followed. 
 

f.    If after the settling period of 24 hours, the samples from the top is still found 

contaminated (in other words if the contents are fully contaminated) the tank 
wagon should be re-sealed in presence of the Supplier’s representative and then 
returned to base station from where booked or to the station specified  by the 
Supplier’s representative with the freight charges to be borne by the Supplier. A 
joint certificate (as  per specimen given below) should be prepared in 
quintuplicate and forwarded to all concerned  as indicated:- 
“Certified that the tank wagon no………. booked from ….. to ……… and 
placed on the decanting siding of ------  RCD at --------hours on ……… has 
been jointly inspected by us at………. hours on …………… We declare that 
the fuel oil contained in the said Tank Wagon is unfit for use on the Diesel 
Locos  and Tank Wagons is ordered to be re-sealed and re-booked to the base 
station, the freight being on supplier’s account  
Sd/- RCD Representative with designation  Sd/- Supplier’s Representative With 
Designation. 
 

g.   The disposal of five copies of the above certificate will be as under: 

 

i.  Original to Pay and Accounts Officer, New Delhi requesting deduction for 

this wagon from bills of the supplier 

 

ii.  Second copy to FA&CAO requesting further pursuance with Pay and 

Accounts Officer 

 

iii.  Third copy to Fuel Branch, Headquarters office 

 

iv.  Fourth copy to Diesel Shed/Division concerned 

 

v.  To be retained as office copy 

 

h.   Such a wagon returned due to contamination is not to be taken on the books. 

Such a rejected wagon remains the property of the supplier who should be 
advised to take over the same within one month, after the expiry of which 
period, the Railway has the right to dispose off this quantity without affording 
any value to the Supplier. The supplier would also be liable to payment of 
demurrage charges, etc., that may accrue. All tank wagons should be fully 
emptied and it should be ensured that no oil is left in them. 

 

8.16  Temperature correction: 

 
To ensure correct accountal, temperature compensation must be made. Procedure for the 
same is outlined in Annexure -1. 

Home 

Ch-8 

Draft

Document No: 

Chapter –8  Fuel & Lubricants 

 

Version No: 1.0-d0 

Date Issued: dd/mm/yyyy 

Document Title: MANUAL MAINTENANCE FOR  DIESEL LOCOMOTIVES 
 

Revised 2013 

Printed: 2015/03/08 

Page 171 of 303

 

 

 

8.17  Accuracy of measuring instruments: To remain within the stipulated overall 0.1% limit 

of handling losses (Para 6.2 of RB’s JPO of Feb 2010),etc, it is essential that flow meters 
used should have an accuracy of ±0.02 %. This should be checked by calibration every 
year (as stipulated vide Para 5.3 of the said JPO). 

 

8.18  Tank Wagon Registers 

 

8.18.1 

Official in-charge of the Diesel Installation/Fuelling Depot  will maintain a Register 
in Form No.5 for HSD Oil Tank Wagons received date-wise containing the 
following information: 

 

a.  Date of receipt. 
b.  Tank Wagon no. 
c.  Time of placement, release and time of making over the Tank 

Wagon to Traffic  

d.  Initials of the Traffic Representative. 

 

8.18.2 

Except in case of contaminated Tank Wagons/RTTs, the dip quantity should be 
taken for all accountal purposes  at receipts. In the case of partially contaminate 
wagons/RTTs, only the quantity certified as free from contamination will be entered 
as receipts with a suitable entry for drained out quantity under Remarks Column. 

 

8.18.3 

The official in charge will ensure that  the Storage Installations is operated by 
authorized Railway Staff and that issues are made either on the basis of Flow Meter 
Reading (where flow meters have been provided) and wherever flow meters are not 
provided or are defective, on the basis of Fuel Gauge readings on the locomotives. 
Cases wherever flowmeters have not been provided or are defective be informed to 
HQ/Control who in turn should keep CME of ZR informed on such cases. Issues to 
running engines will be made on the Form No. 6, which is to be serially numbered. 
Oil issues to individual running engines will be shown in the Form No. 7 daily. This 
form will show the Storage Tank Number, Date, Engine no., Quantity issued and 
the total Quantity issued during each date. Acknowledgement of issues of HSD oil 
should be obtained from each of the Loco Pilots to whom the oil is issued on Form 
No.6. This should be prepared in three copies: one for submission  to Divisional 
Accounts Office as a supporting voucher for issues with Form No.7, one for the 
Loco Pilot and one as office copy. All the oil received during the month and issued 
to running engines as per Form No. 6 should be entered daily in Form no.7. Balance 
should be struck at the end of each day and Form No. 7 sent to Senior Divisional 
Finance Manager  / Divisional Finance Manager of the concerned division of the 
concerned division monthly along with Form No.6.   

 

8.18.4 

The official In-charge of the RCD will fill up the columns 14 and 15 in Form No. 1 
received from the suppliers and send the same to FA&CAO (stores) in respect of 
Wagons received and decanted in the Storage Tank.  

 
Note :- Where part quantities are decanted from a Tank Wagon and the balance re-booked 

to other RCDs, the RCD official will prepare Form No. 8 and also make an 
endorsement in Column no. 16 of Form No. 1 against the entry of the particular 
wagon. 

 

Home 

Ch-8 

Draft