INDIAN RAILWAYS MAINTENANCE MANUAL FOR DIESEL LOCOMOTIVES - PART 10

Document No: 

Chapter –3 Infra. Facilities of Diesel Loco Shed

 

Version No: 1.0-d0 

Date Issued: dd/mm/yyyy 

Document Title: MANUAL MAINTENANCE FOR  DIESEL LOCOMOTIVES 
 

Revised 2013 

Printed: 2015/03/08 

Page 32 of 303

 

 

candidates, Visual Ability as per instructions laid down in medical manual from 
time to time. No running staff should remain overdue PME. 
 

2.10.4.5  Technical and G&SR refresher:  No running staff should remain overdue 

technical and G&SR refresher course. 
 

2.10.4.6  Issue of competency certificate to running staff: Whenever the running staff 

passes the training course along with necessary handling and Road Learning 
training, a competency certificate is issued to authorize to carry out the work for 
which he is trained and found fit after examination by concerned training centre 
and same to be certified by divisional Power Officer. 

 

2.10.5  Duty Hours of Running Staff: It is very essential to know the duty hours of 

running staff for their efficient management. Similarly, the allowance paid to 
running staff are different than that of other category of staff. Therefore, it is 
necessary to understand the type of allowances paid to running staff for better 
management. The running staff are classified as continuous. The duty hours for 
running staff is counted from sign ON to sign OFF. The duty hours for the running 
staff are: Max. Hrs to  be utilized = 104 hours in a fortnight.  Normally, running 
staff are not put on duty for more than 10 hrs at a stretch. They can claim rest after 
performing 12 hours duty provided they have given 2 hours notice.  

 

2.10.5.1 Rest to Running Staff 

 

a. Periodic Rest: No. of periodic rest in a month = 4 rests of 30 hrs each or 5 rests 

of 22 hrs each, including a night in bed. This rest should normally be given in a 
week. 
 

b.  HQ rest: For duty less than 8 hours = 12 hours rest. For duty more than 8 hours 

= 16 hours rest. 
 

c. Outstation rest: For duty hrs of 8 hrs or more = 8 hrs. rest. For duty hrs. less than 

8 hrs.  = rest equal to number of hours of duty. However, in this regard it is 
mentioned that in HOER, there is no mention of outstation rest to be given for 
duty less than 8 hours. However, for duty hours less than eight, as a convention 
many Railways are giving rest equal to number of duty hours performed. While 
giving the HQ or outstation rest as above, 2 hrs call time is also included. 
 

d.  Night Duty:  Running staff should not  perform night duty for more than 6 

consecutive nights. However, it is preferable if it is restricted to 3 consecutive 
nights only.  
 

e. Period outside HQ:  They should not be out of headquarters for more than 72 

hours continuously. However, it is preferable if it is restricted to 48 hours only. 

 

2.10.5.2 Ten-Hours Duty: Implementation of 10 hour duty of running staff is one of the 

important functions of Divisional Power Control Organization. A special duty 
Inspector for the Central Organization and one on each division is required to 
keep a check on this aspect. Duty hours put in by the running staff should be 
maintained for each section with complete break-up of pre-departure detention, 

Home 

Ch-2 

Draft

Document No: 

Chapter –3 Infra. Facilities of Diesel Loco Shed

 

Version No: 1.0-d0 

Date Issued: dd/mm/yyyy 

Document Title: MANUAL MAINTENANCE FOR  DIESEL LOCOMOTIVES 
 

Revised 2013 

Printed: 2015/03/08 

Page 33 of 303

 

 

hours on road, post arrival detention so that the cases of over 10 hours duty 
could be analyzed and suitable remedial measures taken.  
 

2.10.5.3 Pre-departure detention of the crew: The time period from the sign on of crew 

to actual departure of the train is known as pre-departure detention of the crew. 
To illustrate this, let us assume that crew of the train has signed on at 8.00 hrs 
and the actual departure of the train could take place at 10.30 hrs due to line 
clear etc. therefore in this case pre-departure detention of the crew will be 10.30 
–  8.00 = 2’30”. PDD should not increase more than 30 minutes by proper 
coordination between Power and Operating  Deptt. It is essential to mention that 
higher the pre-departure detention, more will be the bursting of ten hours duty 
cases and requirement of running staff. Therefore, division should make all out 
efforts to minimize the pre-departure detention of crew. 
 

2.10.5.4 Post Arrival Detention: This is the time which the crew takes after arrival of 

train to sign off at destination/crew change point station. This time is generally 
30”. However, if the arrival point of goods train is far away from the crew 
booking lobby, the crew may take more time to come to lobby to sign off. 
 

2.10.5.5 Time for Crew Change:  LP should be given at least 20” for ensuring proper 

checking of the loco at crew changing points. 

 

2.10.6 

Running allowances for running staff: Running staff are paid running allowance 
instead of TA. Certain percentage of the running allowance is taken into account as 
pay for fixation of pension, leave salary, etc.  

 

2.11  Crew Link: Crew link is prepared for ensuring proper utilization of running staff and for 

calculating the requirement of LPs/ALPs for running mail/express/passenger trains on a 
division.  Factors to be considered while preparing crew link:  

 

2.11.1  Running time between two crew change points: While deciding the crew change 

point for Mail/Express/Passenger train, it is planned that the running time between 
two crew change point should not exceed 8 hours, as far as possible. Therefore, 
while making the crew link, this point should be taken into account and crew 
change point  should be decided accordingly. Provision of running room at crew 
change point is essential so that LPs signing off at crew change point may take rest 
properly.  
 

2.11.2  Ensuring prescribed HQ rest, outstation rest and periodic rest.  

 

2.11.3  Excessive detention of LP/ALP in outstation running room should also be avoided. 

 

2.11.4  Duty hours in a fortnight: Crew link should be made in such a way that LP/ALP 

is utilized for not more than 104 hours in a fortnight. Moreover, link should not be 
slack so that LP/ALP remains underutilized. Therefore, based on the time table 
timings, efforts should be made to optimize the use of LP/ALP. 
 

2.11.5  Procedure for making a Crew Link: 

2.11.5.1  Working time table (WTT): First of all, the arrival and departure timing of all 

the Mail/Express and Passenger trains at crew change points should be noted 
down for which crew link is to be made.   

Home 

Ch-2 

Draft

Document No: 

Chapter –3 Infra. Facilities of Diesel Loco Shed

 

Version No: 1.0-d0 

Date Issued: dd/mm/yyyy 

Document Title: MANUAL MAINTENANCE FOR  DIESEL LOCOMOTIVES 
 

Revised 2013 

Printed: 2015/03/08 

Page 34 of 303

 

 

2.11.5.2  LP signs on about 30” before the arrival / departure of the train to go through 

SOB and safety literature etc. Similarly, LP takes about 30” to sign off after 
arrival of the train for completing the work of Handing over the loco and 
repeating the punctuality position of train, unusual and S&T defects to Power 
Controller. Therefore, this one hour time should be taken into account while 
calculating the duty hours of LP. 
 

2.11.6  Calculation of sanctioned strength of LPs and ALPs : The procedure of 

calculation of the sanctioned strength of LPs is as under (Note: Number of ALPs 
required will be same as LPs, duly adding requirement of shunters): 

 

Average Fortnightly performing hours of Last 6 months (used 
only for working goods trains) = 

A 

-- 

Required Fortnightly working hours per goods LP (104) = 

B 

  

Bare requirement of goods LP =  

C1 

=A/B 

Requirement of LP as per crew link= 

C2 

 

Total requirement of LPs= 

C 

C1+C2 

Additional req. due to traffic fluctuation @ 10% 

D 

=0.10XC 

Revised Bare requirement =  

E 

=C+D 

Leave Reserve @ 30% on bare req. =  

F 

=0.3XC 

Revised bare req. + Leave Reserve =  

G 

=E+F 

Trainee Reserve (TR) @ T% on G =  

H 

=G*T/100 

Total Crew requirement = 

I 

=G+H 

 

Note:

2.  Requirement of LIs should  be worked out @ one LI for each 15 LPs, one LI 

for each 45 shunters and one LI for each 45 ALPs. 

 1. 30%  LR and 10% Trainee reserve should be provided for LP(M/E & Pass) in 

the category of LP (Pass) only. 

3.  As per Rly.Board’s letter No.2001/M(L)/467/2 dated 12.11.2012, selection of 

CCCs & CPRCs is to be done amongst LIs, on tenure basis by a screening 
process. Hence, this additional requirement of LIs is to be added to the number 
worked out for monitoring of LPs/Shunters/ALPs. 

4.  Apart from this requirement of LIs for major activities like Safety Counselors, 

Fuelling, Lobbies, Running Rooms, Speedometers, Maintenance, etc., as 
brought out in Rly.Board’s letter No.82/M(L)/467/2 dated 26.09.1991 should 
also be added to the number worked out for monitoring of LPs/Shunters/ALPs.  

5.  Requirement of LIs, including 12.5% LR, should be added in the category of 

LP (Passenger) only.  

6.  Calculation of Requirement of Shunters:  

a.  The bare requirement of shunters should be worked out based on the 

activity-wise workload in 8 hours shift (it should include requirement of  
shunters in diesel sheds. 

b.  30% LR should be provided on bare requirement. 
c.  Detailed justification together with activity-wise, shift-wise calculations 

should form part of the proposal.  

d.  The requirement so worked out should be added to ALP requirement. 

 

Home 

Ch-2 

Draft

Document No: 

Chapter –3 Infra. Facilities of Diesel Loco Shed

 

Version No: 1.0-d0 

Date Issued: dd/mm/yyyy 

Document Title: MANUAL MAINTENANCE FOR  DIESEL LOCOMOTIVES 
 

Revised 2013 

Printed: 2015/03/08 

Page 35 of 303

 

 

2.11.7  Running Rooms: It is of utmost importance that train crew get quality rest in 

running room. So, divisions should ensure that running rooms are maintained as per 
various guidelines issued by Board. Running Room Committees should regularly 
visit the running rooms and take corrective measures to put right deficiencies 
noticed, if any, on priority. 

 

2.12  Diesel Operation Organization on the Divisions: 

 

2.12.1  Every division may not have a diesel shed located in its jurisdiction, but the 

division is responsible for the operation of diesel locos working under its 
jurisdiction. On the division, the diesel operation is to be looked after by the 
Sr.DME(P). Fuelling Installations provided on the divisions for fuelling of locos are 
also under the charge of Sr.DME(P). Considering the cost of fuel stocks and fuel 
issues being made by each fuelling point, locally the fuel installations shall be under 
the charge of a dedicated Supervisor. 

 

2.12.2  Divisional Power Control Organization:  A Power Control Organization at the 

Division shall be provided for exercising the necessary control on diesel operation. 
This will be staffed by a Chief Power Controller, with two Power Controllers in 
each shift to function round the clock. An assistant (Group C) and a Group D staff 
shall also be provided in each shift to the shift Power Controllers for maintaining 
the various records, distributing daily position, various documents, etc. to the 
divisional officers. However, this scale of organization can be suitably enhanced 
depending on the local conditions, with the approval of CME. This Cell shall be 
responsible for the following: 

 

2.12.2.1  Diesel outage and availability: It will be the responsibility of the Diesel Power 

Controller on the division to make diesel locos  available in time according to 
the outage quota and the forecast of goods trains. The daily outage would be 
worked out by taking the average of the number of locos available on 4 hour 
basis. 
 

2.12.2.2  Utilization: To achieve the optimum utilization, record of every diesel loco in 

use shall be maintained section wise and its movement plotted on a graph every 
hour indicating in different columns the hours spent as train engine, yard 
detentions, light running, etc. These charts would be analyzed daily to work out 
the:  

 

(a)  Section-wise locos on line (*) 
(b) Kms per day per loco in use- separately for each class of diesel loco.(**)  
(*) The total number of engines on a section will be worked out by dividing the 
total hours of all locos, including idle hours, by 24.  
(**) Total Kms earned by all locos of one class/ Total No. of that class of locos in 
use.  

 

2.12.2.3 Crews:  Each division shall have sufficient number of crews trained in diesel 

operation, posted at crew changing points. Crew should be called according to 
the forecast of goods trains arranged. Their duty hours should be watched 
closely and, if necessary, arrangements for their relief made at intermediate 
stations.  

 

Home 

Ch-2 

Draft