Документооборот. Вопросы к зачету

Документооборот. Вопросы к зачету - 2020 год

Тема 1. Унификация и стандартизация документов

1. Как определяется понятие «документ»?

В ГОСТ ИСО 15489-1-2007: Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

2. Что понимается под стандартизацией документов?

Стандартизация документов — высшая степень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой формы.

3. В каком случае документ имеет юридическую силу?

Что бы документ имел юридическую силу, в нем должны быть следующие реквизиты:

1. Название автора документа (организация или ее структурное подразделение, работник, чиновник или физическое лицо, которое подписывает документ).

2. Дата документа.

3. Название места разработки, издания, принятия или подписания документа.

4. Подпись

Чтобы документы организации имели юридическую силу, в них так же должны быть указаны:

· Название вида документа, за исключением писем

· Номер документа

4. Что такое унифицированная система документации?

Унифицированная система документации(усд) - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности

5. С какой целью проводится унификация?

Унификация проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

6. Какова классификация документов в РФ?

- по видам

-по форме

-по содержанию

-по происхождению

-по месту происхождения

-по срокам хранения

-по гласности

-по стадиям

-по средствам фиксации

-по срочности

7. По какому стандарту оформляются документы на территории Российской Федерации?

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003
"Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"
(принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст)

8. Как определяется состав документов предприятия?

Документы могут быть организационно-распорядительными, справочно-информационными, по личному составу.

9. Какие документы относятся к организационно-распорядительным?

Организационные документы - документы, отражающие организационную деятельность: положения, уставы, договоры инструкции, определяющие статус предприятия, его структурных подразделений и порядок их работы и др. документы;
Распорядительные документы – документы, фиксирующие распорядительную деятельность руководителя и руководящих органов организации (фирмы): приказы, распоряжения, указания, постановления, решения;

10. Какие документы относятся к справочно-информационным?

Справочно-информационные документы: справки, акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные и служебные записки, протоколы, заявления и др. Особое место в этой системе занимает протокол, который является одновременно и организационным и справочно-информационным, и распорядительным.

11. Какие документы включены в перечень «по личному составу»?

Документы по личному составу: приказы по л/с, трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по з/плате, личные дела;

12. Какими могут быть документопотоки?

Входящие, исходящие, внутренние

13. Каковы средства передачи документов?

Почтовые отправления, телеграммы, фельдъегерьская связь, электронная почта, телефонограммы, телефаксограммы, личная передача.

14. Что такое документооборот предприятия?

Согласно ГСДОУ документооборот – упорядоченное движение документов с момента их получения (создания), до завершения исполнения, отправки или помещения в дела.

15. Что входит в табель форм документов?

Список разрешенных унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности.

16. Что такое регистрация документов?

По Госту Регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.

17. Каковы виды регистрации документов?

Централизованная, децентрализованная, смешанная.

Журнальная, карточная, электронная.

18. Какой документ является идентичным юридически подлиннику?

Дубликат

Тема 2. Реквизиты документов

19. Что такое формуляр документа?

Формуляр документа — совокупность реквизитов документа и их признаков

20. Какие форматы бумаги допустимы в делопроизводстве?

Для оформления деловых документов используются следующие форматы: А3, А4, А5

21. Сколько реквизитов может быть в документе?

22. В каком документе не пишется название?

Деловое письмо

23. Что считается датой организационно-правового документа?

Дата его утверждения

24. Что является датой протокола?

Дата событыия, заседания

25. Как правильно оформляется индекс документа?

Индекс (№) документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах фирмы рядом с реквизитом “дата”. Индекс (№) документа в письмах состоит из порядкового номера самого письма, индекса структурного подразделения (или индекса должностного лица), подготовившего документ, и номера дела по номенклатуре, в которое подшивается письмо, например, № 57/01-04: 57 - номер письма по журналу регистрации входящих или исходящих документов, 01 - структурное подразделение, 04 - номер дела в этом подразделении.

26. Каким образом оформляется реквизит «адресат» при направлении письма физическому лицу?

Справа. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

27. Каким образом оформляется реквизит «адресат» при направлении письма юридическому лицу?

Справа. При адресовании документа организации наименования указывают в именительном падеже. При адресовании документа должностному лицу, его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.

28. Сколько адресатов может быть на первой странице письма?

Четыре. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

29. К каким документам не составляется заголовок к тексту?

К тексту документов оформленных на бланках формата А5 заголовок не составляется

30. Как располагаются подписи на документах?

Подписи на документе располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интервалами. Если документ подписывает несколько лиц, равных по должности, их подписи располагаются на одном уровне.

31. Как оформляется внутреннее согласование документа?

Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты. Место визы: если подлинник документа будет отправлен, то виза располагается ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра копии, который будет оставлен в учреждении.

Для документов, подлинники которых остаются в организации (это прежде всего внутренние документы), виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа.

32. Как оформляется внешнее согласование документа?

Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Гриф согласования имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование, другим документом, чаще всего письмом, протоколом и т.п. В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дается ее расшифровка и указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указываются вид документа, его дата и номер.

Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек.

33. Где на документе проставляется отметка о заверении копии?

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения

Тема 3. Защита информации на предприятии

34. Что такое государственная тайна?

Защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной, оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности государства.

35. Что такое конфиденциальная информация?

Конфиденциальная информация — это документированная информация, т.е. зафиксированная на материальном носителе и с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ.

36. Как охраняется коммерческая тайна в организации?

Вводится режим коммерческой тайны.

Во-первых, необходимо чётко определить в виде перечня совокупность сведений конфиденциального характера, которые будут составлять коммерческую тайну организации.

Во-вторых, необходимо определить в виде положения, каким образом будет осуществляться защита коммерческой тайны.

В-третьих, на основе разработанных документов необходимо внести соответствующие изменения в должностные инструкции.

В-четвёртых, необходимо обеспечить ознакомление под роспись всех сотрудников предприятия.

В-пятых, необходимо создать работникам все необходимые условия для соблюдения установленного компанией режима коммерческой тайны.

37. Что такое контрагент?

Контрагент это сторона соглашения в гражданских правоотношениях, партнер, который противостоит другому участнику договора.

38. Какие виды коммерческой тайны существуют?

Научно-техническая информация, производственная информация, финансовая информация.

39. Что не относится к коммерческой тайне?

— содержащиеся в учредительных документах юридического лица, документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателях в государственные реестры;

— содержащиеся в документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;

— о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия и об использовании ими средств соответствующих бюджетов;

— о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других факторах, оказывающих негативное воздействие на обеспечение безопасности граждан;

— о численности, составе работников, системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, наличии свободных рабочих мест;

— о задолженности работодателей по выплате заработной платы и иным социальным выплатам;

— о нарушениях законодательства РФ и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений;

— об условиях конкурсов или аукционов по приватизации объектов государственной или муниципальной собственности;

— о размерах и структуре доходов некоммерческих организаций, размерах и составе их имущества, об их расходах, о численности и оплате труда их работников, об использовании безвозмездного труда граждан в деятельности некоммерческой организации;

— о лицах, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица.

40. Что является каналом утечки информации?

-публикации в отечественных и междунар. изданиях

-любые формы междунар. сотрудничества

-экспонирование на отечественных и междунар. выставках

-передача документации и образцов представителям других фирм

-участие в конференциях конгрессах, семинарах

-пребывание в лабораториях представителей других фирм, стажеров, практикантов

-разглашение не информированным сотрудникам

41. Что такое введение режима охраны коммерческой тайны?

В-четвёртых, необходимо обеспечить ознакомление под роспись всех сотрудников предприятия.

42. Каким образом нормируется защита персональных данных работников?

В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право на:

-полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных;

-свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;

-определение своих представителей для защиты своих персональных данных;

-доступ к медицинской документации, отражающей состояние их здоровья, с помощью медицинского работника по их выбору;

-требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований настоящего Кодекса или иного федерального закона. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;

-требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;

-обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.

43. Что такое обработка персональных данных работников?

В соответствии с ч. 2 ст. 85 ТК РФ обработка персональных данных работника - это получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника.

Согласно п. 3 ст. 3 Федерального закона «О персональных данных» обработка персональных данных — это действия (операции) с персонатьными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных.

Тема 4. Систематизация и хранение документов

44. По каким принципам формируются дела?

Номинальный, предметно-вопросный, авторский, корреспондентский, географический, хронологический, экспертный.

45. Сколько времени хранятся дела долговременного хранения?

Свыше 10 лет

46. Что такое номенклатура дел?

Номенклатура дел – систематизированный перечень заводимых в орг-ции дел с указанием срока их хранения, оформленный в установленном порядке. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

Три типа – типовая, примерная и номенклатура дел орг.

47. Что такое архив?

Архив –организация или ее структурное подразделение, выполняющая прием и хранение документов с целью использования ретроспективной документной информации.

48. Какие задачи выполняет экспертная комиссия организации?

- рассмотрение номенклатуры дел орг-ции

-ежегодный отбор документов для архивного хранения

-уничтожение документов с истекшим сроком хранения

-определение сроков хранения дел.

49. Какая дата считается начальной датой личного дела?

Дата подписания трудового договора

50. В какой последовательности хранятся личные дела в отделе кадров?

По алфавиту

51. Какие этапы архивного хранения документов существуют?

Документы текущего и последнего истекшего года --- архив структурного подразделения ----хранение 2 года

----- архив организации --- дела временного хранения ---- хранение до ист. срока ---- уничтожение

дела постоянного хранения --- хранение 15 лет --- государственный архив

52. Необходима ли опись на дело кратковременного хранения?

Нет

Тема 5. Виды документов

53. Какие документы относят к организационным?

Организационные документы – комплекс док., содержащих правила создания орг., выбор ее организационно-правовой формы структуру , среднюю численность и т.д.

Устав, положения ( о министерствах, о бухучете, о зарплате и тд), инструкции, штатное расписание, структура и штатная численность, правила внутреннего трудового распорядка.

54. Какие локальные акты должны быть в организации?

Правила внутреннего трудового распорядка;

Правила по обеспечению безопасных условий и охране труда;

Положение о нормированном рабочем дне;

Положение о порядке хранения персональных данных работника.

штатное расписание;

трудовой договор на каждого сотрудника;

должностная инструкция;

приказы о приеме, переводе, увольнении работника;

иные приказы руководителя организации;

графики отпусков;

положение о структурном подразделении и т.д.

55. Что такое устав организации?

Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.

56. Что регламентирует положение?

Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом и его структурных подразделений.

57. Что такое трудовые функции?

Трудовая функция - это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы.

58. Что такое штатное расписание?

Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.

59. Какие виды документов относят к распорядительным?

Распорядительные документы – документы, носящие административный характер, обращенные к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или должностным лицам.

Постановления, приказы, распоряжения, указания, решения.

60. Какие виды приказов выделяют в делопроизводстве?

Приказ — правовой акт, издаваемый единоначально первым руководителем организации.

Приказы по основной деятельности издаются для решения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией, по всем вопросам руководства ее текущей деятельностью.

Приказы по личному составу издаются для документирования трудовых отношений работника и работодателя или служащих и нанимателя. Эти приказы издаются при приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, направлении в командировку, поощрении работника, наложении на него дисциплинарного взыскания или увольнения с работы.

61. В какие сроки издается приказ о приеме на работу?

Согласно п. 2 ст. 68 Трудового кодекса РФ прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

62. Что такое распоряжение?

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации, его заместителями, руководителями структурных подразделений. Распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц.

63. Каковы особенности содержания протокола?

Протокол – документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.
Заголовок, дата и номер протокола. Заголовком протокола будет название коллегиального органа или вида заседания. Например, Протокол (чего?)

Датой протокола является дата заседания.

Текст протокола включает следующие части:

Вводная - после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали» в алфавитном порядке перечисляют фамилии, инициалы должностных лиц, присутствовавших на заседании. Во вводной части протокола указывается повестка дня.

Основная- В соответствии с последовательностью вопросов в повестке дня оформляется текст основной части протокола — он должен содержать столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня.

Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»), которые печатаются от левого поля прописными буквами.

Текст всего протокола печатают через 1,5 межстрочных интервала.

64. Что такое кворум?

Кворум — установленное законом, уставом организации или регламентом число участников собрания (заседания), достаточное для признания данного собрания правомочным принимать решения по вопросам его повестки дня.

65. Что такое «особое мнение» в протоколе?

Особое мнение - мнение члена коллегиального органа, не согласного полностью или частично с решением, принятым большинством данного органа. Оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу.

66. Что является датой протокола?

Дата заседания. Если заседание длилось больше одного дня, указываются две даты – начала и окончания.

67. Что такое докладная записка?

Докладная записка – это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

68. Что такое доклад?

Доклад — один из видов монологической речи, публичное, развёрнутое, официальное сообщение по определённому вопросу, основанное на привлечении документальных данных. Отражает суть вопроса или исследования применительно к данной ситуации. Часто состоит из информации о служебном деле, направляемой руководству или вышестоящему должностному лицу.

69. Как оформляются телеграммы?

Телеграмма - это краткое текстовое сообщение, передаваемое, переданное или предназначенное для передачи средствами телеграфной связи.

В составе телеграммы обязательно должны быть следующие реквизиты:

служебный заголовок;

указание категории («вне категории», «внеочередная», «срочная», «высшая правительственная» и т.д.); отметка о виде телеграммы («с уведомлением», «на художественном детском бланке» и т.д.);

телеграфный адрес получателя;

текст;

подпись;

адрес, наименование отправителя (под чертой;

регистрационный номер телеграммы и дата ее регистрации.

Текст сообщения пишите на одной стороне листа печатными буквами через 2 интервала. Абзацный отступ при этом допустим только в начале текста. Между словами делайте пропуск, равный двойному пробелу. Старайтесь писать текст без предлогов, знаков препинания и союзов. Если же знаки препинания необходимы для правильного понимания текста, обозначьте их условными сокращениями: запятая — зпт, точка – тчк, — двтч, скобки – скб, кавычки – квч. Словами пишите только такие знаки, как «минус», «плюс», «восклицательный знак», «номер» и пр.

70. Что такое письмо-ответ?

Письмо-ответ – служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

71. В какие сроки заводится трудовая книжка для вновь поступившего сотрудника?

Работодателю поставлены жесткие рамки по времени оформления трудовой книжки сотруднику, впервые принятому на работу. Он обязан оформить ее по истечении пяти дней работы (ст. 66 ТК РФ) и в течение недели со дня приема (п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»). То есть трудовая книжка оформляется в шестой — седьмой дни работы. Если эти дни являются нерабочими то, в соответствии со ст. 14 ТК РФ, трудовая книжка работнику оформляется в ближайший следующий за ними рабочий день.

Тема 6. Кадровая документация

72. Как регулирует ТК кадровую документацию?

Обязательные кадровые документы в организации

· штатное расписание;

· трудовой договор (контракт);

· приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма N Т-1);

· личную карточку (форма N Т-2);

· приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма N Т-5);

· приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма N Т-6);

· график отпусков (форма N Т-7);

· приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма N Т-8);

· табель учета использования рабочего времени (форма N Т-13);

· табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма N Т-12);

· правила внутреннего трудового распорядка;

· положение по защите персональных данных работника;

· трудовую книжку;

· локальные акты по охране труда.

73. Прилагается ли к личному делу опись документов?

Да

74. Что такое трудовые отношения?

Трудовые отношения — это отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником труда за плату (работы по должности, профессии или специальности либо конкретного вида поручаемой ему работы).

75. Что такое трудовой договор согласно ТК?

Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию в интересах, под управлением и контролем работодателя, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.

Сторонами трудового договора являются работодатель и работник. (ст. 56 ТК РФ)

76. Какие виды трудовых договоров предусматривает ТК?

По сроку: срочные (до 5 лет), на неопределенный срок.

по характеру трудовых отношений:

§ трудовой договор по основному месту работы;

§ трудовой договор на работе по совместительству (гл. 44 ТК РФ);

§ трудовой договор о временной работе сроком до двух месяцев (гл. 45 ТК РФ);

§ трудовой договор о сезонной работе (гл. 46 ТК РФ);

§ трудовой договор о работе у работодателя — физического лица (гл. 48 ТК РФ);

§ трудовой договор о работе на дому (гл. 49 ТК РФ);

§ контракт о государственной (муниципальной) службе.

77. Какие пункты обязательно должны быть в трудовом договоре согласно ТК?

- фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя

- сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя - физического лица;

- место и дата заключения трудового договора;

- место работы

- трудовая функция

- дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, - также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора

- условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

- режим рабочего времени и времени отдыха;

- гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда (если есть);

- условия труда на рабочем месте;

- условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами;

- другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами,.

78. Что входит в понятие «работник»?

Работник- это субъект трудовых правоотношений, заключивший договор с нанимателем на условиях, определённых законодательством и локальными нормативными актами. Лицо обладает определёнными правами, а также кругом должностных обязанностей, несоблюдение которых влечёт дисциплинарную ответственность.

79. Как должны храниться трудовые книжки работников?

Хранение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее осуществляется на предприятии в соответствии с порядком, предусмотренным в отношении документов строгой отчетности. Как правило, их хранение производится в приспособленных для этой цели помещениях бухгалтерии - в шкафах (сейфах), обеспечивающих надежную защиту документов от утраты и (или) порчи.

80. Что входит в личное дело работника?

- Анкета или автобиография

- Форма Т-2

- трудовой договор

- копия паспорта

- копии ИНН и СНИЛС

- копия документа об образовании, о доп. образовании (если нужно)

- копия военного билета (для мужчин)

- необходимые копии свидетельств ( о браке, о рождении детей) для налогового вычета

- опись документов личного дела

81. Что такое форма Т-2?

Личная карточка работника (форма Т-2) — информационный документ о новом работнике. При принятии сотрудника на работу, на него необходимо заполнить личную карточку по унифицированной форме Т-2. Данный кадровый документ обязателен к заполнению, он содержит всю необходимую информацию о биографии и данных работника, а также о его трудовой деятельности.

82. Каковы обязанности работников кадровой службы?

Общие обязанности кадровой службы:

· подготовка локальных нормативных актов, положений, инструкций

· выработка штатного расписания, написание должностных инструкций

· кадровое делопроизводство и поддержание документации в порядке

· разработка документации и норм по охране труда на рабочих местах

· представление статистической отчетности о численности персонала

· ежемесячный отчет по движению кадров и отчетность по форме П-4

· формирование личных дел, подготовка приказов, ведение журналов

· составление графика отпусков, переносы отпуска на другое время

Обязанности кадровика:

· постановка работников на воинский учет, ведение воинского учета

· обучение персонала, организация тренингов, курсов, семинаров

· учет больничных листов (листков временной нетрудоспособности)

· по запросам сотрудников предоставлять им копии и выписки

· консультации по вопросам трудового права и законодательства

· оформление и своевременное внесение записей в трудовые книжки

· командировочные задания, оформление работников в командировку

· учет рабочего времени, контроль за дисциплиной персонала фирмы

· поощрение и наказание сотрудников по результатам их работы

· заполнение личных карточек, введение личных дел сотрудников

83. Как оформляется резюме?

Резюме оформляется на одном-двух листах (не более)

Структура резюме

Ваше имя, адрес, номер телефона (включая код города), e-mail (если он есть), семейное положение

Цель

Образование

Трудовой опыт (практика) в обратном хронологическом порядке

Дополнительные навыки работы

Дополнительная информация

Указание на возможность предоставления рекомендаций

Дата составления резюме

84. Каковы особенности гражданско-правовых договоров?

Согласно статье 420 ГК РФ гражданско-правовой договор – это соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. Получение одной из сторон договора конкретного результата, выраженного в материально-вещественной или иной форме. Достижение такого результата, как правило, влечет прекращение договора.

-Договор заключается на конкретный срок или до возникновения результата, оговоренного сторонами.

-Стороны находятся в равном положении и в момент заключения договора, и в ходе его исполнения (т.е. в этом случае отношения власти и подчинения отсутствуют).

-В договоре гражданско-правового характера нельзя использовать формулировки, ссылающиеся на правила внутреннего трудового распорядка.

-Исполнитель (подрядчик и т.п.) в определенных случаях может передавать исполнение своих обязательств (их части) третьим лицам.

-Отпуск не предоставляется, период временной нетрудоспособности не оплачивается.

-Стоимость выполненной работы (услуги) и порядок ее оплаты определяются по соглашению сторон в договоре. На ее размер не влияет система оплаты труда, принятая у работодателя. Оплата производится, как правило, после окончания работы по договору за достигнутый результат.

Тема 7. Электронный документооборот и цифровая подпись

85. Что такое электронный документ?

Электронный документ -совокупность данных, зафиксированных на материальном носителе и/или передаваемых по электронным каналам связи с реквизитами, позволяющими идентифицировать эту информацию и ее автора. Электронныйдокумент может создаваться

на основе документа на бумажном носителе, на основе другого электронного документа либо порождаться в процессе информационного взаимодействия Сторон без каких-либо преобразований. Электронная подпись предназначена для определения лица, подписавшего электронный документ, и является аналогом собственноручной подписи в случаях, предусмотренных законом.

86. Что такое электронная подпись?

Электронная подпись - реквизит электронного документа, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа подписи и позволяющий проверить отсутствие искажения информации в электронном документе с момента формирования подписи (целостность), принадлежность подписи владельцу сертификата ключа подписи (авторство), а в случае успешной проверки подтвердить факт подписания электронного документа (неотказуемость).

87. Что входит в учётный контур организации?

ведение организационной структуры предприятия;

составление и ведение штатного расписания;

ведение учетных карточек сотрудников;

кадровый документооборот;

пенсионный учет;

военный учет;

табельный учет;

учет больничных;

учет командировок;

учет отпусков и отсутствия;

учет различных видов стажа.

88. Что входит в расчётный контур организации?

расчет заработной платы;

расчет командировочных расходов;

расчет начислений и удержаний;

оформление и расчет нарядов на выполнение работ.

89. Каковы правила электронной переписки?

Правило 1. При оформлении электронного письма в обязательном порядке заполняйте все поля.

Правило 2. Адрес и имя отправителя должны быть узнаваемыми (имя или эл. адрес из визитки).

Правило 3. Обязательно заполняйте графу «Тема письма».

Правило 4. Используйте «Re:» только для ответа.

Правило 5. Вставляйте адрес получателя в последнюю очередь.

Правило 6. Обязательно пишите приветствие, состоящее из приветственного слова и имени получателя, перед основным текстом письма (пример «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата»).

Правило 7. Правильно структурируйте свое письмо.

Правило 8. Будьте краткими и выражайте мысли по существу.

Правило 9. Если Вы собираетесь послать вложение, то присоедините его в самом начале.

Правило 10. Не пересылайте ненужные файлы.

Правило 11. Составляя ответное письмо, отвечайте на ВСЕ заданные Вам вопросы.

Правило 12. Прежде чем отправить письмо, проверьте орфографию, грамматику и пунктуацию.

Правило 13. На электронные письма обязательно нужно отвечать.

Правило 14. Не запрашивайте уведомление о прочтении (признак неуважения и недоверия к своему партнеру)

Правило 15. Не пишите ПРОПИСНЫМ ШРИФТОМ.

Правило 16. Никогда не сообщайте конфиденциальную информацию посредством электронной почты.

Правило 17. Не злоупотребляйте аббревиатурами и эмоциональным оформлением(смайлики, LOL)

Правило 18. В конце письма обязательно ставьте свою подпись.

Правило 19. Если сомневаетесь, не отправляйте письмо (возможно, лучше позвонить).

Тема 8. Требования к тексту документа

90. Как проводится рубрикация текста документа?

Рубрикация – членение текста на составные части, графическое отделение одной части от другой с помощью заголовков, подзаголовков, нумерации, знака дефис (тире) или абзацного отступа.

Для выделения рубрик может использоваться знак тире, абзацный отступ или нумерация арабскими цифрами. Другие символы в оформлении текста документов не приняты.

Рубрикация может быть многоуровневой (но не более четырех уровней). В этом случае номер рубрики второго и последующего уровней включает номера вышестоящих рубрик. Номера самых крупных рубрик текста состоят из одного знака, рубрик второго уровня – из двух знаков и т.д. каждая составная часть текста, соответствующая разделу, подразделу, пункту, подпункту, получает свой номер, обозначенный арабской цифрой с точкой. В конце рубрики ставится точка с запятой (кроме последней рубрики, завершающейся точкой).

91. Как оформляются поля документа?

Документы оформляются главным образом на бумаге формата А4 (210x297) и А5 (148x210). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики — ведомости, планы и т.д., оформляются на формате A3 (297x420).

В соответствии с рекомендациями ГОСТ 6.30--2003 поля должны быть не менее: левое поле — 20 мм; правое поле — 10 мм; верхнее поле — 20 мм; нижнее поле — 20 мм.

Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы. Поэтому указанные размеры полей обычно используются для документов оперативной переписки, а для документов долговременного и постоянного сроков хранения, которые будут переплетены или подшиты в дело, следует установить левое поле 35 мм.

92. Каким образом нумеруются страницы документа?

Если документ оформляется на двух и более листах, второй и последующие листы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля арабскими цифрами без слова «страница» (стр. или е.). Точки и тире не ставятся. Если документ изготавливается на двух сторонах листа, то нечетные номера проставляются на лицевой стороне, а четные на обратной.

93.Как пишутся обращения в деловом письме?

В центре письма должно стоять обращение к адресату, выделенное жирным шрифтом. Обращение заканчивается восклицательным знаком, и в зависимости от ситуации можно использовать такие обращения: «Уважаемый господин заведующий!», «Уважаемый Кирилл Леонидович!», «Уважаемая Анна Ивановна!». При этом деловое письмо не допускает таких обращений, как «г-н» или «г-жа», также нельзя упоминать просто инициалы человека.

При обращении к адресату необходимо учитывать сферу его деятельности и служебное положение. Нейтральное слово "уважаемый" тоже не универсально, оно не включается в формулу поименного обращения к особо важной персоне. Такой персоной считается не только высокое должностное лицо (члены правительства, парламента, губернаторы, мэры), но и заслуженный деятель науки, искусства, известный общественный деятель. В письмах к таким людям используются обращения: "Глубокоуважаемый...", "Многоуважаемый...", например "Глубокоуважаемый Николай Васильевич!"

Выбирая формулу обращения, нужно помнить, что пофамильное обращение подразумевает дистанцию и придает письму более официальный характер, а обращение по имени и отчеству подчеркивает налаженность деловых отношений.

93. Как пишутся аббревиатуры?

Инициальные аббревиатуры пишутся прописными буквами: ООН, МИД, РФ. Точки или пробелы между буквами не ставятся, но между двумя самостоятельно употребляющимися аббревиатурами используется пробел: ИРЯ РАН, МИД РФ.

Написание смешанных аббревиатур (образованных из сочетаний инициалов и отрезков слов) следует проверять по словарю, поскольку их написание не единообразно: КамАЗ, ГЛОНАСС, МАГАТЭ, собес.

Иностранные аббревиатуры могут быть переданы в русском тексте латиницей. Если аббревиатура читается «по слогам» (как обычное слово), то она пишется прописными буквами: НАТО(Организация Североатлантического договора), ЮНЕСКО (Организация Объединённых Наций по вопросам образования, науки и культуры). Если аббревиатура читается по иноязычным названиям букв, то она записывается строчными буквами, при этом используются дефисы: ай-кью. Аббревиатурные собственные наименования начинаются с большой буквы: Би-би-си, Си-эн-эн, Ай-би-эм.

94. Какие сокращения допустимы в текстах документов?

В настоящее время стандартизированы следующие виды сокращений:

-почтовые сведения (г., обл., р-н, п.я., ст., отд. и т. п.) Перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква ―г не ставится. Буква ―г также не ставится перед названиями городов, в названии которых имеется слово ―город (Новгород, Волгоград).;

-наименование должностей и званий (проф., член-корр., канд. техн. наук, зав., зам., и.о., пом. и т. п.);

-названия документов (ГОСТ, техплан, ТЗ, спецзаказ и т. п.);

-слово год (г., гг., 1996/97 отчетном году);

-денежные единицы (2000 руб.; 80 коп., но 2000 р. 80 к.; 4 тыс., 6 млн.);

-текстовые обозначения (т. д., т. п., см., пр., др., с., гл.,)

-обращения (г-н, г-жа, г-да)

-другие примеры - гос-во — государство, гр-ка — гражданка, гр-н — гражданин, гр-не — граждане, гос-во – государство, жен., муж., и.о. – осполняющий обязанности;

- улицы, проспекты и т.д. – ул., пр., пер.;

- единицы измерения – мм, см, км, кг (точка не ставится);

- юридический статус предприятий – ОАО, ООО, ПАО, ГП, МП;

Нельзя обозначать одно слово район то буквой р., то слогом рай., то комбинацией р-н. Не допускаются также следующие сокращения: ед.изм. – единица измерения, напр. – например, п/упр – под управлением, т.г. – текущего года, с.г. – сего года,т.н. – так называемый, таким образом – т.о.

95. Каковы правила употребления отымённых предлогов?

Употребляемые отыменные предлоги: в целях, в отношении, на предмет, всилу, в связи,в соответствии, в течение, во избежание, на основании, в счет, в порядке.

Примеры: в целях экономии, в отношении сотрудников, на предмет наличия качества, в соответствии с нашей договоренностю, в течение указанного срока, во избежание возможных недоразумений, на основании вышеизложенного, в счёт сложившихся обстоятельств,
в порядке исключения.

96. Каковы правила русской грамматики в официально-деловом стиле?

-В традиции русского делового письма предпочтительным является употребление страдательных конструкций вместо действительных. Например: не мы выполним, а нами будет выполнено; не Вы предлагаете, а Вами предложено.

-При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов. Например: приказ — издается; контроль — возлагается; цена — устанавливается.

-Не допущение лексических ошибок (дешевые цены, командированные расходы, осуществить оплату).

-Не допускается употребление предлога по вместо предлога о (об), если речь идет о конкретной теме, содержании беседы, разговора, выступления, например: отчитаться о работе, доклад об итогах работы, переговоры о новой сделке.

- С родительным падежом употребляются предлоги в отношении, во избежание, в целях, в течение, в продолжение, касательно, вследствие; с дательным падежом употребляются предлогиблагодаря, в отношении к, применительно к, сообразно, согласно, по.

- С помощью деепричастного оборота можно передать различные оценочные характеристики. Деепричастным оборотом следует начинать, а не завершать фразу (Внимательно рассмотрев представленный к утверждению проект, дирекция считает....).

97. Каковы правила написания имён и фамилий?

При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя.

При утверждении документа должностным лицом после подписи инициалы, потом фамилия.

После точки пробел ставится всегда.

98. Как пишутся названия улиц, проспектов, площадей?

Проспекты, улицы, площади, переулки, тупики, мосты и т. п. В этих названиях все слова, кроме родовых (аллея, бульвар, линия, набережная, переулок, площадь, проезд, просек, проспект, спуск, тупик, улица, шоссе), рекомендуется писать с прописной буквы по общему правилу написания географических названий, например: Комсомольский проспект, проспект Мира; улица Бутырский Вал, улица Каретный Ряд.

В названиях улиц и т. п., начинающиеся цифрой, следующие за цифрой слова пишутся с прописной буквы, кроме слов лет и года. Например:
ул. 26 Бакинских Комиссаров, ул. 1905 года, площадь 40 лет Октября.

100.Какого падежа требуются конструкции «согласно…»?

Дательного (чему), творительного согласно с … (чем)