МХК Еврохим. Список аффилированных лиц, устав (2022 год)

Положение «Управление документированной информациейͩ

А5͘2͘PLC.01 Версия: 2.0

Термин

Определение

какой-либо

области,

официально

сформулированные

руководством

Положение

документ, содержащий нормы и правила, регулирующие порядок

и условия осуществления деятельности

Положение о коллегиальном

документ, описывающий коллегиальный орган и устанавливающий

рабочем органе (Положение о

его цели, задачи, функции, структуру, взаимодействие с другими

подразделении)

подразделениями и сторонними организациями

Приказ

основной распорядительный документ, издаваемый для решения

вопросов основной деятельности и утверждения регламентных

норм, обязательных для исполнения подчиненными работниками.

Приказ является действующим документом вплоть до его

изменения или отмены действия

Приказ по личному составу

документ, оформляющий прием на работу, перевод, перемещение,

предоставление отпуска, поощрение, наложение взыскания,

увольнение, командирование, направление на обучение

Протокол

документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов, выработки и

принятия решений на совещаниях, конференциях, собраниях и при

других формах работы коллегиальных органов

Процедура

документ, описывающий набор стандартных действий для

получения заданного результата

Процесс

см. бизнес-процесс

Процесс верхнего уровня (ПВУ)

совокупность процессов

(первый уровень иерархии L0),

обеспечивающих достижение стратегических целей в заданной

функциональной области

Распоряжение

распорядительный документ, издаваемый для реализации

оперативных решений, либо содержащий обязательные для

работников поручения

(установки). Распоряжение является

действующим документом вплоть до его изменения или отмены

действия.

Резолюция

реквизит документа, написанный уполномоченным руководителем

в самом документе или на отдельном листе

(в отдельном

электронном файле или сообщении) и указывающий

исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и

дату

Реестр процессов

документ, содержащий перечень процессов и соответствующих им

нормативных документов, регламентирующих деятельность, и

систематизированный в соответствии со структурой процессов

Руководство

документ, содержащий изложение руководящих принципов и

основных направлений развития деятельности организации

Руководство по системе

документ, определяющий систему менеджмента организации;

менеджмента

относится к документам верхнего уровня

Руководитель Предприятия

Генеральный директор, Исполнительный директор, Директор,

осуществляющий руководством Предприятием

ООО «ЕвроХим - Научно-исследовательский центрͩ

7 | 30

Положение «Управление документированной информациейͩ

А5͘2͘PLC.01 Версия: 2.0

Термин

Определение

Указание

распорядительный документ, издаваемый преимущественно по

вопросам информационно-методического характера, а также по

вопросам, связанным с организацией выполнения приказов,

инструкций и других актов

Уполномоченный орган

единоличный или коллегиальный орган имеющий право выбора

управления (Руководящий орган,

альтернативы, направленного на достижение поставленных перед

Орган Управления)

ним целей, в рамках его полномочий

Служебная записка

информационно-справочный документ («внутренняя перепискаͩ),

используемый для обмена информацией между подразделениями

организации и работниками

Спецификация

документ, устанавливающий требования к сырью, продукции,

услугам, технологическим операциям и т.п.

Стандарт

нормативный документ, устанавливающий требования к процессу

верхнего уровня и его реализации

Управляемая организация

организация, которая в соответствии с решением общего собрания

участников или акционеров и на основании договора о передаче

полномочий исполнительных органов передала функции

управления организации Обществу в пределах, установленных для

исполнительного органа уставом организации и этим договором

Устав

утвержденный и зарегистрированный учредительный документ,

свод правил, регулирующий правовое положение, определяющий

состав, компетенцию, права и обязанности участников

(акционеров) и иные сведения, предусматриваемые действующим

законодательством

EuroChem Group AG

материнская компания АО «МХК «ЕвроХимͩ

Определения терминов актуальны

на момент утверждения документа. Последняя версия глоссария

представлена в корпоративном справочнике терминов.

ООО «ЕвроХим - Научно-исследовательский центрͩ

8 | 30

Положение «Управление документированной информациейͩ

А5͘2͘PLC.01 Версия: 2.0

2. Область применения

2.1. Назначение

2.1.1. Положение об управлении документированной информацией содержит описание процесса А5.2.

«Управление процессамиͩ в части документирования процессов.

2.1.2. Положение устанавливает цели и принципы ООО «ЕвроХим - научно-исследовательский центрͩ

при реализации процесса «Управление процессамиͩ, а также требования к делопроизводству и

документообороту при работе с нормативной документацией системы менеджмента и другими

документами.

2.1.3. Стандарт основывается на требованиях законодательства Российской Федерации, учредительных

документов Общества и Предприятия, решений общих собраний участников.

2.1.4. Настоящее Положение распространяется на все подразделения Предприятия.

2.2. Исключения

2.2.1. Документ действует в частях, не противоречащих законодательству стран присутствия Группы.

3. Общие требования

3.1. Основные цели документационного обеспечения

3.1.1. Цель документационного обеспечения - надежная и эффективная реализация функций управления,

а также:

- защита интересов Предприятия, путем управления рисками, связанными с несоответствием

документирования деятельности законодательству Российской Федерации и внутренним правилам,

установленными в нормативной документации Общества и Предприятия;

- обеспечение единой методологии документирования деятельности путем включения в единое

информационное поле всех документов Предприятия;

- организация эффективного взаимодействия путем оптимизации ресурсов и функций подразделений

с учетом требований процессного подхода;

- повышение прозрачности, качества информационных потоков и обеспечение информационной

безопасности при работе с документами.

3.1.2. Для достижения целей документационного обеспечения осуществляются:

- доведение управленческих решений в виде документов до исполнителей и контроль исполнения

этих документов;

- исключение возможности использования недействующих и неактуальных отмененных документов,

а также несанкционированного доступа к документам;

- унификация форм документов и технологий делопроизводства и документооборота;

- обеспечение функционирования регламентной базы.

3.2. Основные требования к документационному обеспечению

3.2.1. Предприятие использует безбумажный документооборот в соответствии с внутренними правилами,

кроме случаев, регулируемых законодательством Российской Федерации и специально

установленных требований контрагентов или других объективно обоснованных случаев. При

безбумажном документообороте осуществляется электронное согласование, утверждение и

рассылка и публикация документов, что обеспечивается:

- признанием согласования или утверждения документа сообщением электронной почты

идентичным физическому подписанию документа, если это сообщение направлено с официального

или специального адреса уполномоченного работника. Достоверность подписи при согласовании и

ООО «ЕвроХим - Научно-исследовательский центрͩ

9 | 30

Положение «Управление документированной информациейͩ

А5͘2͘PLC.01 Версия: 2.0

утверждении документов подтверждается символом «п.п.ͩ («подпись подтверждаюͩ), который

размещается вместо физической подписи;

- признанием согласования, утверждения или передачи документа в соответствии с операциями

делопроизводства,

предусмотренными

программным обеспечением

используемых

информационных ресурсов;

- признанием статуса официально действующего, актуального документа при размещении его после

утверждения на соответствующих корпоративных информационных ресурсах.

3.2.2.Организация документооборота осуществляется в соответствии с действующими нормативными

актами. Разработка и внедрение нормативных документов, поступающих от Управляющей

организации, осуществляется в соответствии с Инструкцией № C6.PCD.02 (10-СТП-ПП04-01) с учетом

правил, принципов и требований, предусмотренных настоящим положением.

3.2.3. На Предприятии обеспечиваются:

3.2.3.1. достоверность документов и оперативность делопроизводства и документооборота на основе

автоматизации, использования электронного документооборота и эффективных технологий

обработки документов.

3.2.3.2. унификация и стандартизация документов в целях сокращения количества применяемых

документов, повышения их качества и снижения трудоемкости обработки.

3.2.3.3. использование единой классификации документов Предприятия, а также обеспечение

соответствия документов Предприятия документам Общества.

3.2.3.4. обязательность исполнения нормативных требований путем их закрепления в организационных

документах (полномочиях руководителей, должностных инструкциях работников), обучения этим

требованиям, контроля их исполнения.

3.2.3.5. доступность нормативных документов, в том числе возможность их использования работниками,

не имеющими специальной подготовки, обеспечение работникам доступа к информационным

ресурсам, используемым для текущего хранения действующих версий этих документов.

3.2.3.6. адекватность и актуальность на основе понятных и однозначных принципов формирования

системы регламентной поддержки, включая:

- анализ рисков;

- детализацию нормативных требований на уровне, необходимом для поддержания эффективности и

стабильности бизнеса;

- исключение избыточной бюрократизации произвольным расширением нормативных требований;

- своевременное обновление нормативной базы (пополнение новыми документами, внесение

изменений в действующие версии нормативных документов, отмена устаревших документов).

3.2.3.7. использование процессного подхода в системах менеджмента Предприятия.

3.3. Организация документооборота

3.3.1. В аспекте документооборота все виды документов, используемых на Предприятии, делятся на три

группы - входящие, внутренние, исходящие.

3.3.2.Операции с входящими документами: получение документов; регистрация документов;

направление адресату

(организация доступа); наложение резолюций

(выдача поручений);

исполнение документов; контроль исполнения поручений; формирование документов в дела;

внесение дела в номенклатуру дел; передача на архивное хранение; уничтожение.

3.3.3.Операции с внутренними документами: подготовка проекта документов; согласование

(рассмотрение) документов; подписание

(утверждение) документов; регистрация документов;

направление документов адресату, публикация (организация доступа); наложение резолюций

(выдача поручений); исполнение документов; контроль исполнения; формирование документов в

дела; внесение дела в номенклатуру дел; внесение изменений и дополнений в документы, отмена

действия документов; передача на архивное хранение; уничтожение.

ООО «ЕвроХим - Научно-исследовательский центрͩ

10 | 30

Положение «Управление документированной информациейͩ

А5͘2͘PLC.01 Версия: 2.0

3.3.4.Операции с исходящими документами: подготовка проекта документа, согласование

(рассмотрение) документов; подписание

(утверждение) документов; регистрация документов;

направление документов адресату (организация доступа); исполнение документов; формирование

документов в дела; внесение дела в номенклатуру дел; передача на архивное хранение;

уничтожение.

3.3.5. Требования к архивному хранению документов Предприятия устанавливаются согласно Инструкции

C6.INS.01 (№ 05-СТП-ПП01-01). Архивирование документов курирует Специалист предприятия.

3.3.6. Виды документов Предприятия классифицируются согласно принятой Системе документов

(Приложение

№4), состав которой определяется целями документационного обеспечения,

порядком реализации функций управления, характером взаимоотношений между Предприятием и

подразделениями Общества.

3.4. Управление нормативной документацией системы менеджмента

3.4.1.Общие требования к управлению нормативной документацией системы менеджмента

3.4.1.1. В целях стандартизации на Предприятии и в Обществе разрабатываются Политики, Кодексы,

Стандарты, Руководства, Положения, Процедуры, Методики, Инструкции, документы, отнесенные к

Спецификациям, и используются национальные стандарты, правила стандартизации, нормы и

рекомендации в области стандартизации, классификаторы и другие внешние документы,

относящиеся к стандартизации

(руководящие документы ведомств или государственные и

международные стандарты).

3.4.1.2. На Предприятии применяется процессный подход и вся деятельность разделена на Процессы

верхнего уровня, которым соответствует Перечень разделов нормативной документации

(Приложение №5).

3.4.1.3. Коды процессов верхнего уровня формируются с буквенным префиксом, обозначающим

принадлежность к группе: A - управляющие; B - основные; С - поддерживающие.

3.4.1.4. Процессы верхнего уровня состоят из Групп процессов и Процессов. Группы процессов и

процессы нумеруются сквозной последовательностью (1, 2, 3,͙n) в формате «WW.XX.YYͩ, где WW -

код процесса верхнего уровня, XX - код Группы процессов, YY - код Процесса.

Пример: A5.2.1., где:

A5 - код Процесса верхнего уровня;

2 - код Группы процессов в ПВУ A5;

1 - код Процесса во 2-й Группе процессов, в ПВУ

3.4.1.5. Реестр процессов Общества формируется Департаментом менеджмента качества Общества по

мере внесения в него изменений. На его основе Специалист формирует Реестр процессов

Предприятия. Реестр актуализируется по мере поступления информации.

3.4.1.6.

На Предприятии используются следующие Нормативные документы:

- Документы верхнего уровня, устанавливающие общие требования к системе менеджмента. Эти

документы, оформляются в виде Политик, Кодексов, Руководств, Положений.

- Документация процессов

- Стандарты, Положения, Процедуры, Методики, Инструкции,

детализирующие требования Документов верхнего уровня или регламентирующие отдельные

аспекты конкретного Процесса.

- Спецификации

- нормативная и техническая документация, действующая на предприятии

(Инструкции, Технические и Технологические регламенты, Реестры и т.п.), не имеющая нумерации в

системе менеджмента, если это не определено отдельными документами Предприятия:

 Технические условия (ТУ) на продукцию и Стандарты Предприятия (на продукцию и

добываемое сырье);

ООО «ЕвроХим - Научно-исследовательский центрͩ

11 | 30

Положение «Управление документированной информациейͩ

А5͘2͘PLC.01 Версия: 2.0

 ГОСТы, ОСТы, ТУ и другие документы, устанавливающие требования к услугам, закупаемой

продукции, технологическим операциям

(лицензии, сертификаты, декларации,

свидетельства, паспорта безопасности, решения, разрешения и т.д.);

 Технологические регламенты

(технологические инструкции), Технологические карты,

Режимные карты;

 Инструкции (пусковые, производственные, типовые, по охране труда, по эксплуатации

оборудования), положения, методические указания, нормативы, правила;

 Методики выполнения измерений, Методики калибровки средств измерений;

 Положения о взаимодействии (приложения к договорам со сторонними организациями,

требующим регламентации действий работников или подразделений Предприятия -

участников соответствующих договоров);

 документы внешнего происхождения (нормативные акты, постановления, Руководящие

документы, методические указания, ГОСТы, ТУ и др.), регламентирующие деятельность

Предприятия;

 реестры и т.п.

3.4.2. Все Нормативные документы, кроме Спецификаций, утверждаются приказом Руководителя

Предприятия, кроме нормативных документов, которые выходят за рамки его полномочий и могут

быть утверждены только решением общего собрания участников.

3.4.3. Спецификации, в т.ч. технические и технологические документы утверждаются в соответствии с

принятыми на Предприятии правилами работы с данным видом документации.

3.4.4. На Предприятии проводится периодический аудит соответствия нормативной документации

установленным требованиям.

3.5. Требования к разработке нормативных документов

3.5.1. Документы верхнего уровня, разрабатываются Обществом. Инициатором проекта данного вида

документа может быть Предприятие. Общество может привлекать Предприятие к разработке такого

вида документации.

Документация процессов может разрабатываться как Обществом, так и Предприятием.

3.5.2. Структурные подразделения Предприятия вправе разрабатывать нормативную документацию

собственными силами либо с привлечением сторонних организаций по соответствующим

договорам или работников других подразделений по согласованию с их руководителями.

Нормативная документация разрабатывается по утвержденным шаблонам (Приложение №1).

Нормативная и техническая документация, относящаяся к Спецификациям и, разрабатываемая

Предприятием, разрабатывается и оформляется в соответствии с требованиями, установленными

документами внешнего происхождения, регламентирующими деятельность Предприятия или, при

отсутствии таких требований, внутренними документами Предприятия.

3.5.3. Нормативные документы кроме обязательных пунктов и разделов, определенных в шаблоне, могут

содержать дополнительные, количество и названия которых, определяются по согласованию с

руководителем предприятия.

3.5.4.Обязательные разделы Стандарта (форма A5.2.PLC.01/05):

- Сводная информация;

- Регистрация изменений;

- Термины и определения;

- Область применения (назначение документа и исключения);

- Общие требования (требования к Процессу верхнего уровня);

- Описание окружения процесса (его основные цели и задачи, входы и поставщики, выходы и

потребители, ресурсы);

ООО «ЕвроХим - Научно-исследовательский центрͩ

12 | 30

Положение «Управление документированной информациейͩ

А5͘2͘PLC.01 Версия: 2.0

- Описание процесса (состав (подпроцессы), матрица ответственности, ключевые данные, риски и

контрольные процедуры);

- Приложение №1 (Список источников);

- Приложение №2 (Модели процесса).

3.5.5.Обязательные разделы Политики (форма A5.2.PLC.01/01), Кодекса (форма A5.2.PLC.01/02),

Руководство (форма A5.2.PLC.01/03), Положения (форма A5.2.PLC.01/04), Методики (форма

A5.2.PLC.01/07), Инструкции (форма A5.2.PLC.01/08):

- Сводная информация;

- Регистрация изменений;

- Термины и определения;

- Область применения (назначение документа и исключения);

- Общие требования (требования к Процессу верхнего уровня или к Группе процессов, в зависимости

от уровня применения документа);

- Приложение №1 (Список источников).

3.5.6.Обязательные разделы Процедуры (форма A5.2.PLC.01/06):

- Сводная информация;

- Регистрация изменений;

- Термины и определения;

- Область применения (назначение документа и исключения);

- Общие требования (требования к Процессу, Цели процесса, Продукты процесса, Ресурсы, Ключевые

данные, Риски и контрольные процедуры);

- Выполнение процесса

(описание алгоритмов процессов с обязательным разделением на

подпроцессы и указанием выполняемых функций, исполнителей, сроков, входов и выходов);

- Приложение №1 (Список источников);

- Приложение №2 (Модели процесса).

3.5.7. В разделе

«Сводная информацияͩ нормативного документа указывается Владелец процесса,

который несет ответственность за использование оптимальных схем и методов реализации

регламентируемого процесса или его функций и за своевременную актуализацию (пересмотр)

нормативного документа с учетом изменений организационной структуры Предприятия.

3.5.8. Все нормативные документы должны содержать реквизиты, точно идентифицирующие название и

номер версии, дату утверждения и ввода в действия

(на титульной странице, в верхнем

колонтитуле, в разделе «Сводная информацияͩ).

3.5.9. Работники, назначаемые ответственными за выполнение функции, должны иметь соответствующие

полномочия.

3.5.10. Нормативные документы создаются в MS Word или совместимых с ним ПО в соответствии с

шаблонами Приложении №1 и файлом стилей Приложение №2

3.5.11. Рисунки и графические схемы размещаются в приложениях.

3.5.12. Функцией MS Word «Вставка. Разрыв (страницы или раздела)ͩ устанавливаются разрывы для

отделения титульных страниц и приложений, а также (при необходимости - для удобства

пользователя) между пунктами или разделами.

3.5.13. Схемы, описывающие состав и алгоритмы процессов, формируются в case-средстве RIS (Connect,

Designer или Express²) и экспортируются в формате pdf для интеграции в файл MS Word. Схемы

размещаются в Приложении №2 к документам вида Стандарт и Процедура. Схемы процесса для

² Схемы, сформированные в RIS Express необходимо дополнительно направить в адрес Департамента

менеджмента качества Общества для импорта в общую базу данных.

ООО «ЕвроХим - Научно-исследовательский центрͩ

13 | 30

Положение «Управление документированной информациейͩ

А5͘2͘PLC.01 Версия: 2.0

Стандарта оформляются в нотации V D, для Процедуры - в нотации EPC.

3.5.14. Документы могут содержать другие формы графических представлений схем и моделей, не

ограничиваясь нотациями, установленными требованиями п. 3.5.13. К этим схемам и моделям

могут применяться дополнительные требования или нотации, не установленные в данный

момент. В случае установления таких требований или нотаций они являются обязательными к

исполнению.

3.5.15. При перечислении нормативных документов в Приложении

№1 (Список источников) не

указываются номера их версий и распорядительные документы, которыми утверждены эти

версии, действовавшие на момент утверждения вновь разработанного нормативного документа.

3.5.16. Документы обязательные к разработке на основании требований законодательства или

регуляторов, но отсутствующие в системе документов Предприятия (например: Руководства или

правила), разрабатываются в шаблонах, наиболее подходящих по их структурному содержанию.

3.6. Использование внешних нормативных документов

3.6.1. В целях стандартизации на Предприятии кроме внутренних документов используются внешние

нормативные документы: национальные и международные стандарты, правила стандартизации,

нормы и рекомендации в области стандартизации, классификаторы и другие внешние документы,

относящиеся к стандартизации.

3.6.2. Предприятие идентифицирует обязательные для себя законодательные и другие требования,

содержащиеся в нормативно-правовых и методических документах внешнего происхождения.

3.6.3. В число основных источников информации для идентификации, актуализации законодательных и

других требований на Предприятии входит лицензированная регулярно обновляемая

компьютерная справочная правовая «Консультант плюсͩ.

3.6.4. Документация на электронных носителях считается актуальной только при условии ее размещения в

лицензированных электронных справочных правовых системах и корпоративной нормативной базе

(допускается распечатка и использование таких документов в информационных целях без учёта и

обозначения).

3.6.5. Ссылки на внешние нормативно-правовые и методические документы, содержащие

законодательные и другие требования, идентифицированные Предприятием, как обязательные,

содержатся в нормативных документах Предприятия.

3.7. Систематизация нормативных документов системы менеджмента

3.7.1. Разработка и систематизация нормативных документов основываются на процессном подходе.

Процессы регламентируются полностью или частично с учетом результатов анализа рисков,

сопряженных с их реализацией.

3.7.2. С целью систематизации нормативной документации системы менеджмента в соответствии с

Перечнем разделов документации (Приложение №5) разрабатывается Реестр процессов (форма

A5.2.PLC.01/09), в который включаются нормативные документы, регламентирующие Процессы

верхнего уровня, группы процессов и процессы.

3.7.3. Ежегодно в период с 01.12 по 31.12 проводится анализ нормативной документации на предмет ее

актуальности, для этого Специалист производит рассылку соответствующих разделов Реестра

процессов по Владельцам процессов Предприятия. Владельцы процессов анализируют

действующие документы на предмет актуальности и направляют в ответ свои планы по

актуализации и разработке новых документов (сроки, исполнители). Полученную информацию

Специалист вносит в опубликованный Реестр процессов Предприятия.

3.7.4. Ведение Реестра процессов осуществляется Специалистом и размещается на корпоративном

интранет-портале. В данный Реестр включаются нормативные документы, регламентирующие

Процессы верхнего уровня, Группы процессов и процессы, разработанные Предприятием.

Спецификации в данный перечень не включаются. Перечень актуализируется по мере введения

изменений.

ООО «ЕвроХим - Научно-исследовательский центрͩ

14 | 30

Положение «Управление документированной информациейͩ

А5͘2͘PLC.01 Версия: 2.0

3.7.5. Нормативные документы нумеруются по согласованию со Специалистом³.

3.7.6. Документация процессов нумеруется в формате «WW.XX.YY. DDD00ͩ, где WW.XX.YY - код процесса,

группы процессов или процесса (в зависимости от уровня документа), к которому принадлежит

документ, DDD00 - обозначение вида документа и его порядковый номер.

3.7.7. Если собственный нормативный документ разработан на основе документа, утвержденного в

Обществе, то нормативный документ Предприятия имеет номер, соответствующий номеру

документа Общества, но на титульной странице и в нижнем колонтитуле указывается наименование

Предприятия. При введении в действие на Предприятии документа Общества приказом

Предприятия в документ Общества изменения не вносятся.

3.7.8. Коды видов нормативных документов (документация верхнего уровня и документация процессов)

приведены в Приложении №6.

3.7.9. Редакции документа обозначаются в виде N.n, где N - номер редакции, начиная с 1, а n - номер

изменения, внесенного в данной редакции, начиная с 0. При утверждении каждой новой редакции

номер редакции увеличивают на единицу (N+1.0 или N.n+1):

 в случае принципиальных изменений схемы процесса, добавления

(отмены) новых

функций, изменения исполнителей - необходимо оформлять нормативный документ как

версию (N+1).n;

 в случае корректирующих действий (изменение формулировок, дополнение фраз, абзацев),

не оказывающих значительного влияния на исполнителей процесса

- нормативный

документ оформляется как промежуточная версия - N.(n+1).

3.7.10. Формы и шаблоны документов, вводимые на Предприятии для многократного применения,

нумеруются для учета и систематизации

(на Предприятии номера форм и шаблонов

присваиваются только в том случае, если они не установлены документами Управляющей

организации).

3.7.11. Номер формы состоит из:



- кода документа, в рамках которого введена форма;



- порядкового номера формы (двузначное число (от 01 до 99), отделенное от кода процесса

символом «дробьͩ (/)).

3.7.12. Номер формы документа указывается в правом верхнем углу формы.

Пример: Форма: A5.2.1.PСD05/02, где:

A5.2.1 - код процесса, к которому принадлежит документ;

PСD05 - вид и порядковый номер документа, в рамках которого вводится форма;

02 - порядковый номер формы в документе.

3.7.13. Вид и структура форм не подлежит изменениям в ходе их использования. Форма шаблонов может

быть незначительно изменена под специфику процесса или подразделения, использующего

данный шаблон.

3.7.14. Нумерация шаблонов осуществляется по тому же принципу, что и форм, но без обязательного

указания номера на самом на шаблоне. Так, например, шаблоны нормативных документов не

имеют указания номера на самих шаблонах.

3.7.15. Документы, относящиеся к спецификациям, технологическим регламентам по эксплуатации

технологических установок или к описаниям программного обеспечения, а также к рабочим

инструкциям, учитываются в соответствии с действующими на Предприятии правилами.

3.7.16. Приложения к нормативному документу, которые используются в качестве форм документов,

3 Присвоенный номер Специалист направляет в Департамент менеджмента качества Общества в информативном

порядке.

ООО «ЕвроХим - Научно-исследовательский центрͩ

15 | 30

Положение «Управление документированной информациейͩ

А5͘2͘PLC.01 Версия: 2.0

оформляются вставкой объекта (файла с формой) в Приложении №1 шаблонов.

3.7.17. При размещении на корпоративном интранет-портале и удобства последующего использования

работниками приложения к нормативному документу могут публиковаться отдельными файлами.

3.8. Формирование нормативных документов систем менеджмента на Предприятии

3.8.1. Если утвержденный в Обществе нормативный документ регламентирует процесс с участием

Предприятия, то Предприятие при необходимости регламентирует этот Процесс собственным

нормативным документом (имеющим номер, соответствующий номеру документа Общества) или

использует документ Общества путем его ратификации приказом по Предприятию. Ратификация

такого нормативного документа возможна, только если документ применим без изменений

основного текста и, если документ опубликован на внутреннем интранет-портале, используемом в

качестве регламентной базы, и доступен работникам Предприятия для чтения.

3.8.2. Нормативные документы Предприятия должны быть приведены в соответствие новым версиям

нормативных документов, утвержденным в Обществе и устанавливающим требования к

Предприятию, в месячный срок с момента ввода в действие этих документов в Обществе. Иной срок

пересмотра нормативных документов Предприятия может быть определен приказом Общества.

3.8.3. При поступлении от Общества типового нормативного документа он дорабатывается профильным

подразделением Предприятия в качестве собственного нормативного документа, который

подлежит согласованию и утверждению в соответствии с требованиями настоящего Положения и

Инструкцией №C6.INS.05 (05-СТП-ПП01-06).

3.8.4. Внесение изменений в документы осуществляется только путем издания новой версии документа.

3.8.5. Нормативные документы системы менеджмента Предприятия состоят из документов трех уровней:

- нормативные документы системы менеджмента, утвержденные и введенные в действие в

Управляющей организации, в которых устанавливаются требования к Предприятию;

- собственные нормативные документы системы менеджмента, утвержденные и введенные в

действие на Предприятии или его подразделении, включая документы, относящиеся к

спецификациям;

- нормативные документы по управлению крупными проектами, реализуемыми на Предприятии.

3.8.6. Нормативные документы по управлению крупными проектами (уставы проектов, инструкции по

проектам и т.п.) разрабатываются для регламентации взаимодействия участников проекта с

подразделениями Общества или Предприятия при реализации проектов. Требования,

установленные нормативными документами по управлению крупными проектами, должны

соответствовать нормативным документам, действующим на Предприятии.

3.8.7. Требования к разработке или использованию спецификаций (на продукты, сырье, материалы и

другие ресурсы, технологии) устанавливаются документами внешнего происхождения или

нормативными документами, относящимися к Процессам, в рамках которых производятся закупки

сырья и материалов, приобретаются услуги, производится готовая продукция (услуги), используются

соответствующие технологии.

3.9. Делопроизводство по нормативным документам

Операции

Ответственный,

№

Методы

(функции)

срок выполнения

Организация

Владелец

При поступлении на Предприятие документов верхнего

разработки,

процесса,

уровня, утвержденных решением уполномоченного

согласования

заинтересованный

органа управления, данные документы вводятся в

утверждения

в стандартизации

действие Приказом Руководителя предприятия в

нормативных

Процесса, срок не

соответствии Инструкцией №C6.INS.05 (05-СТП-ПП01-

документов

установлен

06). Ответственность за введение в действие на

(верхнего уровня и

Предприятии данного вида документов возлагается на

ООО «ЕвроХим - Научно-исследовательский центрͩ

16 | 30

Положение «Управление документированной информациейͩ

А5͘2͘PLC.01 Версия: 2.0

Операции

Ответственный,

№

Методы

(функции)

срок выполнения

процессов)

Руководителя предприятия.

Любой работник по согласованию со своим

непосредственным

руководителем

может

инициировать разработку нового или изменение

действующего документа.

По шаблонам, установленным в соответствии с

Приложением №1 и размещенным в корпоративной

сети,

разрабатывается

проект

нормативного

документа, относящегося к документации процессов.

Подготовка, согласование, утверждение данного вида

нормативных документов осуществляется согласно

Инструкции №C6.INS.05 (05-СТП-ПП01-06).

Все проекты нормативных документов, обязательно

направляются на предварительное согласование в

рабочем порядке Специалисту

(для проверки

соответствия документа установленным требованиям

системы менеджмента: правильности отнесения к

процессу, присвоения номера, проверки вносимых

изменений, номера версии).

Регистрация,

Специалист

Приказ

(Решение) Руководителя предприятия об

доведение

до

утверждении и вводе в действие нового нормативного

(в части

адресатов,

документа

(документов

верхнего

уровня,

регистрации);

текущее

документации процессов), вводе в действие новой

Подразделения

архивное хранение

версии ранее утвержденного нормативного документа

Предприятия (в

нормативных

или внесении изменений в нормативный документ

части ознакомления

документов

регистрируется, доводится до сведения работников и

работников), срок

хранится в соответствии с «Инструкцией по архивному

установлен в

и текущему хранению документовͩ C6.INS.01 (05-СТП-

соответствии с

ПП01-01)

методом

оформления

В случае необходимости ознакомление работников с

решения

нормативными

документами

обеспечивается

руководителем подразделения под роспись. Записи об

ознакомлении оформляются в установленном на

Предприятии порядке.

Размещение,

Специалист

Нормативные документы размещаются Специалистом

текущее хранение

Предприятия на интранет-портале. Размещение

(в части

нормативных

документа осуществляется в соответствии с разделами

размещения в

документов

документации (см. Приложение №5).

интранет-портале),

корпоративной

Факт размещения нормативного документа в интранет-

- в течение пяти

сети

портале подтверждает его статус действующего

рабочих дней после

обеспечение

документа на данный момент.

утверждения

доступа

нормативного

документа;

Дирекция по ИТ

(в части

предоставления

доступа к интранет-

ООО «ЕвроХим - Научно-исследовательский центрͩ

17 | 30

Положение «Управление документированной информациейͩ

А5͘2͘PLC.01 Версия: 2.0

Операции

Ответственный,

№

Методы

(функции)

срок выполнения

порталу), срок

установлен в

соответствии со

сроками

предоставления

поддержки

пользователей

Исполнение

Самостоятельные

Требования нормативных документов должны

требований

подразделения,

исполняться всеми

работниками подразделений

нормативных

срок

Предприятия, к которым относятся эти документы.

документов

устанавливается

нормативным

документом

Контроль и анализ

Самостоятельные

Текущий контроль и анализ исполнения требований

исполнения

подразделения,

нормативных документов подчиненными работниками

требований

срок

осуществляют руководители подразделений, указанных

нормативных

устанавливается

в качестве Владельцев процессов и ответственных за

документов

нормативным

выполнение операций.

документом

Контроль и анализ выполнения отдельных требований

нормативных документов осуществляются в рамках

внутреннего аудита и в ходе проверок деятельности

подразделений

Предприятия,

проводимых

подразделениями,

осуществляющими

организационный,

финансово-экономический,

имущественный, производственный и технический

контроль. Сведения о нарушениях и недостатках,

выявленных при проверках выполнения отдельных

требований нормативных документов, представляются

указанному

документе

руководителю,

ответственному за реализацию, для мониторинга

исполнения требований нормативного документа и

принятия корректирующих и предупреждающих

действий (при необходимости).

Внесение

Владельцы

Владельцы процессов

1 раз год проверяют

изменений

процессов

актуальность действия соответствующих нормативных

нормативные

нормативного

документов и при необходимости вносят в них

документы

или

документа, не реже

соответствующие изменения.

отмена

их

1 раза в год

Внесение изменений в текущую редакцию документа

действия

осуществляется путем выпуска его новой версии (с

приложением этой версии к распорядительному

документу) согласно Инструкции № C6.INS.05 (05-СТП-

ПП01-06).

Приказ

(Решение) о внесении изменений в

нормативный документ должно включать поручение

Владельцу процесса о представлении измененной,

следующей версии назначенному работнику для

размещения на интранет-портале.

ООО «ЕвроХим - Научно-исследовательский центрͩ

18 | 30

Положение «Управление документированной информациейͩ

А5͘2͘PLC.01 Версия: 2.0

Операции

Ответственный,

№

Методы

(функции)

срок выполнения

Подразделения Предприятия могут направить

конкретные

предложения

внесении

улучшений/изменений в нормативные документы

указанному

соответствующем

документе

руководителю, ответственному за реализацию.

Делопроизводство

Самостоятельные

Проект документа, относящегося к спецификациям,

по нормативным

подразделения,

разрабатывается согласно с

действующими на

документам,

срок

Предприятии правилами. При

необходимости

относящимся

устанавливается

проводится согласование регламента со сторонними

спецификациям

регуляторами

организациями

(уполномоченными органами или

надзорными

ведомствами,

поставщиком

оборудования

и т.п.)

или

профильными

подразделениями Общества

(в

установленном

порядке).

Доступ работников к действующим документам на

бумажном носителе осуществляется в соответствии с

действующими на Предприятии правилами.

Требования документа должны исполняться всеми

работниками подразделений, к которым этот документ

относится.

При необходимости внесения изменений выпускается

новая версия документа и отменяется версия,

действующая ранее

(новая версия документа

размещается на корпоративном портале, отмененная

версия удаляется из общего доступа).

Предыдущие

(отмененные)

версии,

при

необходимости, размещаются в информационных

ресурсах, используемых только для архивного

хранения.

Для

документов,

которые

требуются

контролирующими органами на бумажном носителе,

старые (отмененные) версии, документов передаются

на архивное хранение или уничтожение. При этом срок

хранения таких документов устанавливается в

соответствии с требованиями контролирующих

органов.

Учет документов в производственных подразделениях

осуществляется в соответствии с установленными на

Предприятии правилами.

3.10. Общие требования к управлению записями

3.10.1. Управление записями осуществляется с целью подтверждения соответствия продукции, услуг,

Процессов установленным требованиям. Процедура управления записями включает следующие

этапы:

- создание записей в электронном или бумажном виде;

- применение записей в управлении деятельностью или использование для дальнейшего анализа;

- хранение записей;

- изъятие записей;

ООО «ЕвроХим - Научно-исследовательский центрͩ

19 | 30

Положение «Управление документированной информациейͩ

А5͘2͘PLC.01 Версия: 2.0

- уничтожение записей.

3.10.2. Обязательно ведение записей, регламентируемых нормативными документами системы

менеджмента.

3.10.3. Записи, используемые в системе менеджмента, включают, но не ограничиваются данными:

- анализ системы менеджмента со стороны руководства;

- образование, подготовка, навыки и опыт персонала;

- результаты расследования инцидентов;

- характер несоответствий в области охраны труда и промышленной безопасности и предпринятых в

связи с этим действиях и др.

- результаты внутренних и внешних аудитов, включая проверку выполнения корректирующих

действий;

- отчетные данные по результатам деятельности;

- сведения о планировании, учете и развитии персонала;

- поверочные данные;

- результаты оценки условий труда;

- документация по несчастным случаям, профессиональным заболеваниям, авариям,

производственным неполадкам, инцидентам, пожарам;

- предписания государственных инспектирующих органов и контролирующих служб предприятия;

- акты, протоколы и другие записи.

3.10.4. Записи должны удовлетворять следующим требованиям:

- содержать информацию о составителе (должность, фамилия, подпись и дата);

- быть достоверными;

- содержать фактическую информацию, т.е. записи должны вестись систематически в момент

наблюдения события или сразу же после того лицами, которые имеют соответствующие

полномочия;

- содержать информацию, предусмотренную соответствующей формой (при отсутствии информации

ставится прочерк);

- изменения в записи не вносятся. Если такая необходимость возникает (исправление ошибок), то

старая запись не уничтожается, а зачеркивается с написанием новой информации или рядом на

свободном от записи месте делается сноска. При этом обязательно следует указать фамилию

автора, подпись и дату внесения изменения;

- быть четкими, легко идентифицируемыми для чего следует: использовать существующие,

предусмотренные формы записей (журналы, бланки и другие установленные формы документов),

заполнять все графы, подлежащие заполнению (содержание записи должно соответствовать

наименованию графы);

- иметь идентификацию, например, по номеру формы или шаблона в соответствии с п.п. 3.7.12-

3.7.14.

3.10.5. Защита записей от повреждения и от несанкционированного доступа на всех этапах существования

обеспечивается соблюдением установленных требований к делопроизводству, документообороту,

применению и хранению.

3.10.6. Доступность записей обеспечивается их идентификацией и соблюдением требований,

установленных к делопроизводству, документообороту, применению и хранению. Записи,

установленные нормативными документами, идентифицируются в соответствии с

установленными для них названиями.

3.10.7. Требования к делопроизводству, документообороту, применению и текущему хранению (в том

числе месту и продолжительности хранения) записей, устанавливаются нормативными

ООО «ЕвроХим - Научно-исследовательский центрͩ

20 | 30

Положение «Управление документированной информациейͩ

А5͘2͘PLC.01 Версия: 2.0

Приложение №1. Список источников

№

Наименование источника

Ссылки

Документы и справочники

C6.INS.01 (05-СТП-

Инструкция

по архивному и текущему

ПП01-01)

хранению документов

C6.INS.05 (05-СТП-

Инструкция об оформлении распорядительных

ПП01-06)

документов и работе с корреспонденцией

«Словарь

видов

разновидностей

современной управленческой документацииͩ,

Федеральное архивное

агентство,

ФБУ

ВНИИДАД, Москва, 2014г.

Формы и Шаблоны

А5.2.PLC.01/01

Политика

Шаблон

Политика.docx

А5.2.PLC.01/02

Кодекс

Шаблон

Кодекс.docx

А5.2.PLC.01/03

Руководство

Шаблон

Руководство.docx

А5.2.PLC.01/04

Положение

Шаблон

Положение.docx

А5.2.PLC.01/05

Стандарт

Шаблон

Стандарт.docx

А5.2.PLC.01/06

Процедура

Шаблон

Процедура.docx

А5.2.PLC.01/07

Методика

Шаблон

Методика.docx

А5.2.PLC.01/08

Инструкция

Шаблон

Инструкция.docx

А5.2.PLC.01/09

Реестр процессов

(шаблон) RUS.xlsx

ООО «ЕвроХим - Научно-исследовательский центрͩ

22 | 30

Положение «Управление документированной информациейͩ

А5͘2͘PLC.01 Версия: 2.0

Приложение

№3.

Схема

организации

управления

документированной информацией

Делопроизводство по нормативным документам

Самостоятельное

Подразде ления

Работники и

Ответственные за

подразделение,

Общества, Предприятия,

Специалист Предприятия

подразделения

реал из ацию нормативных

заинтересованное в

организующие проверки

предприятия

документов

описании процесса

исполнения требований

Разработка/изменение

проекта нормативного

документа и Приказа

об утверждении/

из менении/отмене

Проверка

соответствия

нормативным

Сведения о

документам

несоответствии

системы

менеджмента

Утверждение,

регистрация,

рассылка, текущее и

архивное хранение

нормативных

документов (как

приложений к

И сполнение

Приказам)

требований

нормативных

документов в

текущей

деятельности

Размещение на

корпоративном

интранет-портале

Текущи й контроль и сполнения т ребований

нормативных документов

Сведения о

нарушениях и

недостатках

Выявление

нормативных

нарушений

документов

исполнения

требований

нормативных

документов

Анализ нарушений и

принятие

корректирующих и

предупреждающих

действий

ООО «ЕвроХим - Научно-исследовательский центрͩ

24 | 30

Положение «Управление документированной информациейͩ

А5͘2͘PLC.01 Версия: 2.0

Приложение №4. Система документов

Класс

Основные виды документов

Распорядительные

Приказ

документы

Распоряжение

Указание

Организационные

Устав Общества или Предприятия

документы

Организационная структура

Штатное расписание

Должностная инструкция работника

Положение о подразделении, коллегиальном органе, временном рабочем

органе

(комиссии, рабочей или проектной группе), руководителе

временного рабочего органа (кураторе или директоре проекта и др.)

Кадровые документы

Приказ по личному составу

Приказ о командировании

Трудовой договор (контракт)

Личное заявление

Личная карточка

Трудовая книжка

Командировочное удостоверение

Табель рабочего времени

Документы правового

Договор, контракт, договорные и сопутствующие документы

обеспечения

Доверенность

Судебно-арбитражное дело

(исковое заявление, претензионная

переписка, акт, справка, протокол заседания арбитражного суда)

Правовые заключения и рекомендации

Информационно-

Протокол

справочные документы

Информационное письмо

Информационный запрос

Пояснительная записка

Служебная записка

Инициативное предложение

Техническая документация (реестры, планировки, технические задания,

руководства пользователя, планы строительных работ, проектные

решения)

Справочники, учебные материалы, прайс-листы

Плановые документы

Документы производственного планирования

(планы производства,

отгрузки и сбыта продукции, производственных мероприятий, подготовки

проектно-сметной документации, научно-исследовательских и опытно-

конструкторских работ, закупок материально-технических ресурсов и т.п.)

Документы организационного планирования (планы выполнения работ и

проведения мероприятий)

Документы финансово-экономического планирования

(плановые

бюджеты, сметы и балансы, планы капитальных вложений, бизнес-планы

ООО «ЕвроХим - Научно-исследовательский центрͩ

25 | 30

Положение «Управление документированной информациейͩ

А5͘2͘PLC.01 Версия: 2.0

Класс

Основные виды документов

и т.п.)

Документы кадрового планирования (показатели по труду)

Документы стратегического планирования

(программы мероприятий,

перспективные производственные планы, инвестиционные программы и

т.п.)

Документы планирования качества и обеспечения охраны окружающей

среды и охраны труда (программы качества, планы качества, планы

корректирующих и предупреждающих действий и т.п.)

Отчетно-статистические

Документы управленческого учета

документы

Документы бухгалтерского и налогового учета

Документы финансово-экономической отчетности

(исполнительные

бюджеты, балансы и т. П.)

Отчеты по результатам контроля и анализа

Отчеты о выполнении работ, производственных планов и т.п. (в том числе

диспетчерские сводки)

Документы по анализу результатов производственной деятельности

Нормативная документация системы менеджмента

Нормативная

Политики, Кодексы

документация верхнего

уровня

Нормативная

Руководства, Положения, Стандарты, Процедуры, Методики, и т.п.

документация

процессов (процессная)

Спецификации

Документы ведомств, государственные и международные стандарты,

введенные в действие для применения на Предприятии

ГОСТы, ОСТы, ТУ, другие документы, устанавливающие требования к

сырью, продукции, услугам, технологическим операциям

(лицензии,

сертификаты, свидетельства и т.д.)

Положения о взаимодействии (приложения к договорам Предприятия со

сторонними организациями, требующим регламентации действий

работников или подразделений организаций

- участников

соответствующих договоров)

Технологические

регламенты

(технологические

инструкции),

Технологические карты, Режимные карты

Инструкции, методики, методические указания, положения, нормативы,

правила, инструкции по охране труда и т.п.

Реестры (перечни)

ООО «ЕвроХим - Научно-исследовательский центрͩ

26 | 30

Положение «Управление документированной информациейͩ

А5͘2͘PLC.01 Версия: 2.0

Приложение №5. Перечень разделов документации

Код

Название

раздела

документации,

Тип процесса в системе

№

соответствующего

соответствующего процессу верхнего

менеджмента

процесса

уровня

Корпоративное управление

Управляющие процессы

Управление финансами и экономикой

Управляющие процессы

Стратегическое управление

Управляющие процессы

Управление цепочкой поставок

Управляющие процессы

Управление качеством

Управляющие процессы

Управление промышленной безопасностью,

Управляющие процессы

охраной труда и экологией

Управление персоналом

Управляющие процессы

Внутренний аудит

Управляющие процессы

Продажи

Основные процессы

Логистика

Основные процессы

10.

Производство минеральных удобрений

Основные процессы

11.

Добыча горно-химического сырья

Основные процессы

12.

Закупки

Поддерживающие процессы

13.

Информационное обеспечение

Поддерживающие процессы

14.

Энергообеспечение

Поддерживающие процессы

15.

АСУТП и КИП

Поддерживающие процессы

16.

Административное обеспечение

Поддерживающие процессы

17.

Правовое обеспечение и комплаенс

Поддерживающие процессы

18.

Корпоративная безопасность

Поддерживающие процессы

19.

Коммуникации и общественные связи

Поддерживающие процессы

20.

ООО «ЕвроХим - Научно-исследовательский центрͩ

27 | 30

Положение «Управление документированной информациейͩ

А5͘2͘PLC.01 Версия: 2.0

Приложение

№7. Распределение полномочий по утверждению

нормативных документов⁴

Уровень

Применимо

Утверждает

Подтверждающий документ

документов

для

Общее

собрание

участников или

Миссия, Политика,

Общество,

акционеров/

Протокол/ решение

Декларации, Кодекс

Предприятие

Решение

единственного

акционера или

участника

Модель процессов

верхнего уровня с

Общее

закреплением

собрание

Владельцев

участников или

процессов;

акционеров/

Общество,

Протокол/ решение

Решение

Документы,

Предприятие

единственного

регулирующие

акционера или

деятельность

участника

органов общества;

⁴ Для всех случаев распространения документов Общества на Предприятие ратификация документа осуществляется

Приказом (Решением) руководителя предприятия

ООО «ЕвроХим - Научно-исследовательский центрͩ

29 | 30

Положение «Управление документированной информациейͩ

А5͘2͘PLC.01 Версия: 2.0

Уровень

Применимо

Утверждает

Подтверждающий документ

документов

для

Положения

комитетах Совета

директоров;

Информационная

политика;

Кодекс этики

Дивидендная

Совет

политика

Общество

директоров

Протокол

Финансовая

Общества

политика

Положение

внутреннем

контроле и аудите

Положение

об

инсайдерской

информации

Руководства,

Стандарты,

Положения

Генеральный

Приказ/

Решение,

подписанное

подразделениях

директор

Общество,

уполномоченным

органом

компании,

Общества/

Предприятие

соответствии со схемой утверждения

Руководитель

Положения

документов на Предприятии

Предприятия

направлениях

деятельности и пр.

Генеральный

Приказ/

Решение,

подписанное

Процедуры,

директор

Общество,

уполномоченным

органом

Методики,

Общества/

Предприятие

соответствии со схемой утверждения

Инструкции

Руководитель

документов на Предприятии

Предприятия

ООО «ЕвроХим - Научно-исследовательский центрͩ

30 | 30

ВВЕДЕНИЕ

Акционерное общество «Минерально-химическая компания «ЕвроХим» (далее - "Компания") ведет свой

бизнес, обеспечивая, чтобы ее Работники (определяемые ниже) действовали в наилучших интересах

Компании, избегая действий, которые могли бы повлиять на их обязательства перед Компанией. Работники

должны защищать законные интересы Компании, исполняя свои профессиональные, договорные и

предусмотренные законом обязанности надлежащим образом.

Настоящая Политика в области конфликта интересов (далее - "Политика") является неотъемлемой частью

Кодекса поведения Компании, являясь дополнением к Разделу 4 Кодекса. Политика подробно определяет

основные принципы и правила, которые должны соблюдать все Работники Компании, с целью

предупреждения ситуации, когда их личные интересы могут противоречить соответственно интересам

Компании.

Политика определяет также все необходимые меры, которые необходимо принять для выявления условий,

вызывающих или способных вызвать Конфликт интересов (определяемый ниже), а также предупредить или

свести к минимуму Конфликты интересов и их негативные последствия.

В Политике излагаются также ограничения, запреты и защитные меры, которые должны неукоснительно

соблюдаться каждым Работником Компании.

Объем и содержание настоящей Политики может в будущем измениться. Настоящая Политика

содержит общий анализ действующих норм или законов, при этом в отношении каждой отдельно

взятой сделки могут потребоваться специальные консультации или разъяснения.

ОПРЕДЕЛЕНИЯ

1.1

"Близкий партнер" - любое физическое или юридическое лицо, имеющее какие-либо личные или

деловые отношения с Работником.

1.2

"Конфликт интересов" - любая ситуация, когда личные интересы Работников конкурируют с

какими-либо интересами Компании и потенциально могут повлиять на объективное исполнение

Работниками своих профессиональных, договорных или предусмотренных законом обязанностей.

1.3.

"Подрядчик" - любое физическое или юридическое лицо, состоящее в договорных отношениях с

Компанией вследствие покупки продукции или услуг, поставок товаров или материалов, оказания им

услуг или производства работ любого рода, включая консультирование или аутсорсинговые услуги

(за исключением государственных или банковских учреждений).

1.4.

"Декларация" - письменная декларация по форме, описанной в Приложении 2.

1.5.

"Работник" - должностные лица, директора или Работники Компании.

1.6.

"Ключевой Работник", "Ключевые Работники" - Работники, в разное время включаемые в

"Программу управления по целям".

1.7.

"Комплаенс-специалист" - работник Компании, ответственный за обеспечение неукоснительного

соблюдения комплаенс-политик (в том числе данной Политики).

1.8.

"Родственник" - физическое лицо, тесно связанное с Работником в силу кровного родства или

другого родства, включая, во избежание сомнений, супруга, прямых родственников по восходящей

или нисходящей линии (родители и дети, дедушки, бабушки, внуки), братьев и сестер, включая, в

частности, любое лицо, тесно связанное с кем-либо из них в силу брака, усыновления или родства

через брак.

1.9.

"Обучение" - регулярное обучение всех Работников по вопросам применимости Политики (может

осуществляться собственными юристами Компании или специалистами международно признанной

юридической или консультационной фирмы со значительным опытом).

ЦЕЛЬ

2.1

Настоящая Политика обеспечивает выявление, предупреждение, сдерживание и регулирование всех

Конфликтов интересов, которые могут возникнуть в ходе деятельности Работников и Подрядчиков

Компании.

2.2

Политика устанавливает минимальные ожидания Компании по управлению рисками и соблюдению

правил в области Конфликтов интересов, а также излагает подход к:

• руководству по соблюдению правил в области Конфликтов интересов;

• принципам и мерам смягчения рисков, связанных с потенциальным Конфликтом интересов или

вытекающих из него, в юрисдикциях, где осуществляет деятельность Компании;

• последствиям несоблюдения правил в области Конфликтов интересов;

• регулярной отчетности о ситуациях Конфликта интересов;

• регулярному обучению Работников по вопросам, касающимся Конфликта интересов.

ПРИМЕНИМОСТЬ

3.1

Компания должна применять Политику и включать ее в свой деловой оборот.

3.2

Компания должна включать в свой деловой оборот стандарты или правила, аналогичные Политике.

3.3

Все Работники должны соблюдать Политику и руководствоваться ей в своем деловом обороте.

II.

СОБЛЮДЕНИЕ

ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ

4.1

Компания поддерживает настоящую Политику для выявления ситуаций, приводящих к Конфликту

интересов, при этом Работники должны принять все разумные меры к выявлению, предупреждению

или урегулированию соответствующих Конфликтов интересов.

4.2

Компания определяет обстоятельства, которые вызывают или могут вызвать Конфликт интересов,

который может повлечь существенный риск серьезного ущерба ее собственным интересам.

4.3

Компания указывает процедуры, которые надо соблюдать, и организационные меры, которые

необходимо принять для управления отдельными конфликтами в каждом конкретном случае.

4.4

Работники должны распознавать моменты, когда у них существует реальный, потенциальный или

предполагаемый Конфликт интересов (подробные сведения см. в Приложении 1 к настоящей

Политике). В случае сомнений относительно того, какие обстоятельства могут создать Конфликт

интересов, они должны проконсультироваться со специалистом своей компании по соблюдению

законодательства или с Комплаенс-специалистом.

4.5

Работники должны сообщить о реальном или потенциальном Конфликте интересов, как только

узнают о нем, а также воздерживаться от деятельности, ведущей к Конфликту интересов.

4.6

Компания, ее Работники и Подрядчики регулярно информируются об обновлениях Политики и об

изменениях в действующем законодательстве, правилах и нормах в области Конфликта интересов.

4.7

В случае противоречий между вышеуказанными принципами и требованиями бизнеса

преимущественную силу имеют принципы, изложенные в настоящей Политике.

ОБЯЗАННОСТИ РАБОТНИКОВ

5.1

Работники не участвуют в принятии какого-либо решения, ставящего или могущего поставить их

собственные интересы в противоречие с интересами Компании, не влияют на принятие такового и не

позволяют заподозрить себя в этом.

5.2

Работники не используют свое положение в Компании (i) к своей личной выгоде (кроме получения

соответствующего вознаграждения и поощрительных выплат от компании - непосредственного

работодателя) или (ii) к выгоде кого-либо из своих Родственников или Близких партнеров.

5.3

Работники избегают любых других ситуаций, описанных в Приложении 1 "Ситуации Конфликта

интересов" к настоящей Политике.

5.4

При заключении трудового

(или аналогичного) договора с Компанией Работник сообщает

непосредственному работодателю сведения (i) о прямом или косвенном владении акциями или

аналогичном участии Работника (а также его Родственников) в каком-либо юридическом лице,

составляющем 10 % (десять процентов) акционерного капитала такого юридического лица и более, и

(ii) о прямых или косвенных деловых или бенефициарных интересах, которые Работник может иметь

в отношении какого-либо физического или юридического лица

(включая Близких партнеров).

Раскрытие осуществляется путем подачи Работником в адрес работодателя

- Декларации,

включаемой в личное дело Работника, которое ведется соответствующим отделом кадров.

5.5

При заключении трудового (или аналогичного) договора с Компанией и в начале каждого нового

календарного года трудовых отношений (но не позднее 1 февраля) Ключевой Работник раскрывает

компании - непосредственному работодателю - сведения (i) о прямом или косвенном владении

акциями или аналогичном участии Ключевого Работника (а также его Родственников) в каком-либо

юридическом лице, составляющем

10 %

(десять процентов) акционерного капитала такого

юридического лица и более, и (ii) о прямых или косвенных деловых или бенефициарных интересах,

которые Ключевой Работник может иметь в отношении какого-либо физического или юридического

лица (включая Близких партнеров). Раскрытие осуществляется путем подачи Ключевым Работником

в адрес компании

- непосредственного работодателя

(а в соответствующем случае

непосредственному начальнику) - Декларации, включаемой в личное дело Ключевого Работника,

которое ведется соответствующим отделом кадров.

ОБЯЗАННОСТИ ПОДРЯДЧИКОВ

6.1

Подрядчики информируются о Политике и ее положениях, они также в соответствии с договорами,

заключаемыми с Компанией, несут обязательство уведомлять соответственно Компанию о любом

возможном Конфликте интересов с Компанией, возникающем вследствие или в связи с их

договорами.

6.2

В рамках политики Подрядчики в соответствии с договорами, заключаемыми соответственно с

Компанией, обязуются соблюдать свои договорные обязательства по предупреждению ситуаций

Конфликта интересов, как это предписывает настоящая Политика.

6.3

В случае, если Подрядчики намеренно нарушат положения настоящей Политики, соответственно

Компания будет вправе расторгнуть договор с Подрядчиком-нарушителем на основании такого

нарушения или принять иные разумные меры к защите своих юридических прав и законных

интересов.

НЕСОБЛЮДЕНИЕ

7.1

Незамедлительно (не позднее следующего дня после выявления) Работники, используя любые

средства связи, доложат специалисту своей компании по соблюдению законодательства или

Комплаенс-специалисту о:

•

любых обстоятельствах, связанных с Конфликтом интересов или способных привести к

таковому;

•

любом потенциальном Конфликте интересов;

•

любом Конфликте интересов, выявленном у Работника, других Работников или Подрядчиков.

7.2

Узнав о каком-либо фактическом или потенциальном Конфликте интересов, о котором доложил

Работник согласно вышеприведенному пункту 7.1, соответствующий специалист по соблюдению

законодательства или Комплаенс-специалист объективно оценит ситуацию Конфликта интересов, о

которой сообщил Работник, включая риски для деловых интересов и репутации Компании.

Специалист по соблюдению законодательства незамедлительно уведомит Комплаенс-специалиста о

ситуации Конфликта интересов, о которой сообщил Работник, и о выявленных в связи с ней рисках.

7.3

В случае, если Комплаенс-специалист придет к объективному и обоснованному выводу, что риски

Конфликта интересов, о котором сообщил Работник или специалист по соблюдению

законодательства, велики и (или) существенны, он (она) незамедлительно эскалирует риск на более

высокий уровень и проинформирует Руководство Компании.

7.4

Комплаенс-специалист определит, и будет применять стратегию и практику в каждом конкретном

случае, чтобы минимизировать риски, связанные с Конфликтом интересов, о котором ему сообщено.

7.5

Комплаенс-специалист выработает практическое решение по урегулированию Конфликта интересов,

с тем чтобы риски были сведены к минимуму, а интересы Работника были защищены в максимально

возможной степени.

7.6

Комплаенс-специалист сообщит решение и его аргументацию Работнику и будет контролировать его

реализацию, обеспечивая, чтобы Работник понял и соблюдал его.

7.7

В случае, если Работник сознательно или намеренно совершит действие, ведущее к ситуации

Конфликта интересов, в нарушение настоящей Политики, руководство после консультаций с

Комплаенс-специалистом немедленно расторгнет трудовые отношения с таким Работником, каковое

расторжение будет оформлено в соответствии с применимыми трудовым законодательством или

корпоративными правилами.

7.8

При намеренном несоблюдении Работником положений настоящей Политики в части требований о

раскрытии или отчетности

(описанных в настоящей Политике) руководство Компании после

консультаций с Комплаенс-специалистом будет вправе по своему усмотрению

(i) расторгнуть

трудовые отношения с таким Работником или

(ii) подвергнуть такого Работника мерам

дисциплинарной ответственности, насколько это допускается применимыми трудовым

законодательством или корпоративными правилами.

МХК Еврохим. Список аффилированных лиц, устав (2022 год) - часть 9