INDIAN RAILWAYS MAINTENANCE MANUAL FOR DIESEL LOCOMOTIVES - PART 37

Document No: 

Chapter –7  Stores Management

 

Version No: 1.0-d0 

Date Issued: dd/mm/yyyy 

Document Title: MANUAL MAINTENANCE FOR  DIESEL LOCOMOTIVES 
 

Revised 2013 

Printed: 2015/03/08 

Page 140 of 303

 

 

requirements can only be obtained from the original manufacturer, there 
should be no hesitancy in issuing the Proprietary Article Certificate.  

 

7.2.6.7 For DLW, RDSO, DMW, ICF/RCF, CME approved items, limited tender shall 

be done on approved sources. After technical scrutiny by CME’s office, order 
shall be placed by COS office as per rules in vogue.  
 

7.3 

Procedure for procurement of materials: 

 

7.3.1 

Items which have low AAC value should be procured, as far as possible, in form of 
kits, to minimize the procurement effort. 

 

7.3.2 

Items which are occasionally required and generally non-recurring in nature shall 
be indented by the sheds/shops on non-stock requisitions. All such materials on 
receipt will be charged off to the consignee and kept in stores as “custody stores” 
until fully consumed.  

 

7.3.3 

Preparation of Indents: When indents are prepared, the essential points to be 
borne in mind are listed below:- 

 

7.3.3.1 The description should be complete and written  out clearly. Figures in the 

description (e.g., hp & rating etc.) should be spelt out in words also. If the space 
in the standard form is not sufficient to write out the description in full, it should 
be given in a separate attached sheet, preferably typed.  

 
7.3.3.2 When a local drawing or specification is mentioned, requisite number of copies 

with latest amendments should be attached. However, procurement of each item 
as per local drawing or specification should be critically reviewed by the 
indenting Officer to find out  as to why this item cannot be procured as per 
standard drawing and specification issued by RDSO/PUs. 

 
7.3.3.3 The quantity should invariably be mentioned in words and figures in the 

respective columns.  

 
7.3.3.4 When a non-standard item is asked for, particulars  of the last supply, if any, 

should be given to enable the Store Department to locate likely suppliers.  

 
7.3.3.5 The designation and full postal address of the consignee and the controlling 

officer should be given to facilitate correct dispatch of Railway Receipt  and 
other documents.  

  
7.3.3.6 When the requisition is for a proprietary article, the ordering reference as given 

by the Manufacturer should be quoted and carefully tallied and a Proprietary 
Article Certificate in the prescribed form should be attached, duly signed and 
countersigned by the Competent Authority.  

 
7.3.3.7 The rate should be either on the basis of last purchase rate suitably adjusted for 

price variations or on the basis of actual market quotations or a reasonable 
estimate. It will be helpful if the basis on which the rate is quoted is mentioned 
on the indent itself or in the covering letter.  

 

Home 

Ch-7 

Draft

Document No: 

Chapter –7  Stores Management

 

Version No: 1.0-d0 

Date Issued: dd/mm/yyyy 

Document Title: MANUAL MAINTENANCE FOR  DIESEL LOCOMOTIVES 
 

Revised 2013 

Printed: 2015/03/08 

Page 141 of 303

 

 

7.3.3.8 The chargeable head of account should be correctly indicated. 

 

7.3.3.9 Any corrections should be initialed by the officer signing the requisition.  

 

7.3.4 

The stock items will be classified into: 

 

7.3.4.1 BIM items, including DLW/DMW manufactured items and import items  
7.3.4.2 Items to be procured from Trade- indigenous 

 

7.3.4.3 Items to be procured from Trade- imported 

 

7.3.4.4 Items to be obtained from BHEL 

 

7.3.4.5 Items to be manufactured in Railway Workshops 

 

7.3.5 

The items mentioned in para 7.3.4 will be indented depending on their average lead 
time of procurement. 

 

7.3.6 

As far as possible, long term contracts of 3-5 years duration should be placed on 
vendors with PVC clause for trade procurement items. 

 

7.4 

Procedure regarding approved suppliers of items to be procured from Trade: 

 

7.4.1 

For procurement of items appearing in RDSO/PUs/Zonal Railway list, order shall 
be placed only on approved vendors. 

 

7.4.2 

There shall be no duplication of items in above approved lists. In case any such 
duplication is noticed, it should be promptly intimated to respective approving 
authorities and railway board. 

 

7.4.3 

Zonal Railways will form a list of approved vendors for Items having bearing on 
safety and items which are having critical applications, but not included in 
RDSO/PUs approved list. In preparing such list, field performance of the items 
supplied by vendors in past, timely delivery, response to problems reported, timely 
settlement of warranty claim, etc. will be considered. Diesel wing will prepare such 
list and it should be got approved from CME of the Zonal Railway. 

 

7.4.4 

Performance review of suppliers should be conducted by the Zonal Railways w.r.t. 
quality of supplies and adherence to delivery period and RDSO/PUs advised for 
their respective items, as per prescribed periodicity or as warranted. 

 

7.4.5 

In case any defect is noticed in the item/component/material, having high bearing 
on safety or very costly consequences, which is attributable to manufacturing 
methodology and it is suspected that all the items/components/materials pertaining 
to the lot in question may have the same or similar defect, then supplier should be 
asked to replace all such items, without waiting for the items to fail. This is 
basically a system of positive recall, which is being followed  by reputed 
international firms. 

 

7.4.6 

Supplies received against developmental/trial orders placed should be scrupulously 
monitored for their field performance and feedback given to vendor approving 
agency, as per laid down frequency. 

 

Home 

Ch-7 

Draft

Document No: 

Chapter –7  Stores Management

 

Version No: 1.0-d0 

Date Issued: dd/mm/yyyy 

Document Title: MANUAL MAINTENANCE FOR  DIESEL LOCOMOTIVES 
 

Revised 2013 

Printed: 2015/03/08 

Page 142 of 303

 

 

7.5 

Procedure for inspection and acceptance of materials: 

 

The inspection and acceptance of materials shall be done by the Mechanical Officer in-
charge of the shed/shop. For this purpose, he shall be assisted by the Stores officer of the 
shed on the procedural side and Supervisor/Material Cell on the technical side. The 
functions of the Supervisor/Material Cell are described at Annexure-II

 

. Following is to 

be noted in this regard:- 

7.5.1 

For non stock items for which the shed is the inspecting agency, shed in-charge will 
get the material inspected as per Purchase order with assistance of CMT, wherever 
required. 

 

7.5.2 

Inspection of the equipments supplied should be carried out carefully in accordance 
with the specifications and drawing mentioned in the Purchase Order. Metallurgical 
tests should invariably be arranged through the Chemist and Metallurgist of the 
Railway, when required particularly for alloy steel components of rolling-stock, 
etc., where strict adherence to the specified material is very important.  

 

7.5.3 

Quantity check should be carried out carefully: number, weights and lengths stated 
by the suppliers on packages should he checked at random and based on these 
checks, if required, 100 per cent checks should be carried out. Where Railway 
samples have been made available to the manufacturer these should be taken back 
and accounted for. 

 

7.5.4 

The seal and/or hologram on the Inspection certificate should be carefully matched 
with that on the material. In case the seal is found to be broken/tampered with, it 
should be informed to the firm and inspecting authority. Hologram pasted on the 
product should be checked for its adhesiveness, it should not come out without 
getting torn. In case it can be removed without getting torn, the matter should be 
informed to the inspecting authority and that product should be used only after 
getting their clearance. 

  

7.5.5 

The quantities accepted are required to be entered forthwith in ledgers and the 
details of entries made mentioned on the bills, before they are certified. Controlling 
Officers should test-check these entries frequently.  

  

7.5.6 

Where the supply has been received after the due date stipulated in the order, 
sanction of the Competent Authority should be obtained before the supply is 
accepted.  

  

7.5.7 

In the event of rejection, a letter, duly countersigned by the controlling officer,  
should be addressed to the firm forthwith detailing the reasons.  Rejected supplies 
when dispatched by rail to the supplier, should invariably be sent on ‘freight to pay’ 
basis.  Rejected supplies not removed by local suppliers from the consignees 
premises within the stipulated time are liable to levy of storage charges as laid 
down by local instructions.  

 

7.5.8 

Vendor approving authority to be advised to take off the name of the Vendor from 
approved vendor list if material supplied by him is in non-conformance to purchase 
order placed.  

 

Home 

Ch-7 

Draft

Document No: 

Chapter –7  Stores Management

 

Version No: 1.0-d0 

Date Issued: dd/mm/yyyy 

Document Title: MANUAL MAINTENANCE FOR  DIESEL LOCOMOTIVES 
 

Revised 2013 

Printed: 2015/03/08 

Page 143 of 303

 

 

7.5.9 

Sr. DME should assist Stores Depots in regard to technical inspection of stores 
received by the depots. Sr.DME/DME should carry out surprise checks as often as 
possible to make sure that accepted items do comply  with the specifications and 
items rejected are for sufficiently valid reasons. All inspection reports should be 
sent to the Stores Depots duly countersigned by an officer. 

7.6 

Trial Orders: 

 

7.6.1 

For items which do not figure in approved vendor directory of RDSO/PUs, zonal 
railways may permit trial order on a vendor with the objective of multi-sourcing. 
The performance of item on trial shall be monitored on a well defined trial scheme 
and decision taken for inclusion or not, based on trial results.  

 

7.6.2 

Trial of items  appearing in the RDSO/PUs approved list, developed by a new 
vendor cannot be done on a loco without respective vendor approving authority’s 
approval. 

 
7.7 

Cash Imprest & Emergency Purchase: 

 

7.7.1 

A cash imprest of minimum Rs.100,000/-  shall  be provided with the officer in 
charge of the stores depot and the diesel shed in-charge each. 

 

7.7.2 

A cash imprest of Rs.50,000/- shall be provided with the Engineer in-charge of the 
shed , for repairs / reclamation of machinery and plant, tools and Diesel Loco 
components. 

 

7.7.3 

Stores/Mechanical Officer in-charge shall have powers for emergency purchase of 
single items, upto a particular value specified by the board, at a time, from the cash 
imprest without going through the formalities of calling quotations, etc.  

 

7.7.4 

Purchases exceeding the above limits will be done by the COS 

 
7.8 

Safe Custody of Stores: 

 

7.8.1 

It shall be the responsibility of the stores officer in-charge of the depot that correct 
material storage conditions are created for storing the items in the depot. 

 

7.8.2 

Due care should be taken  to ensure that the material does not deteriorate while in 
stores custody. 

 

7.8.3 

Shed shall have small sub-store for keeping the non-stock items. This sub-store will 
be under the control of Shed in-charge. However, proper accountal of receipt and 
issue and other related things, more or less as applicable to main stores depot, 
should be ensured. 

 

7.8.4 

Stores in-charge shall be responsible for stores verification. 

 

7.9 

Check on Bills: 

 

Detailed instructions issued by the Stores Department are available with regard to the 
procedure to be followed for checking and passing of supplier's bill. The 'original' bill is 
sent to the consignee and the 'duplicate' to the controlling officer. The original bill 

Home 

Ch-7 

Draft