INDIAN RAILWAYS MAINTENANCE MANUAL FOR DIESEL LOCOMOTIVES - PART 36

Document No: 

Chapter –7  Stores Management

 

Version No: 1.0-d0 

Date Issued: dd/mm/yyyy 

Document Title: MANUAL MAINTENANCE FOR  DIESEL LOCOMOTIVES 
 

Revised 2013 

Printed: 2015/03/08 

Page 136 of 303

 

 

 

7.

 

S

TORE 

M

ANAGEMENT

 

 

7.1 

Diesel Store Organization: 

 

7.1.1 

Every diesel shed/shop shall have a stores Depot attached to it. The Stores Depot 
shall be under the Stores Department.  

 

7.1.2 

The issue of materials from the Diesel Stores Depot to the shed floor shall be in 
accordance with the procedure laid down in the Stores Code vide paras 1505 to 
1513 Annexure-1 (enclosed), wherein the word ‘Sub-ward’ may be replaced by 
Diesel Stores and the word ‘Shops’ replaced by diesel shed and the total “workshop 
issue ticket” is replaced by “diesel shed issue ticket” The Diesel Stores depots shall 
observe the same working hours as that of the general shift of the shed/shop.  

 

7.1.3 

The Stores depot officer attached to the diesel shed/ shop shall be under the 
administrative control of the executive in-charge of the diesel shed/shop for his day 
to day working.  

 

7.1.4 

The stores officer shall be responsible for procurement, proper stocking of all stock 
items in the depot. He shall review the AAC requirement based on the past 
consumption pattern and ensure availability of the required material. For this, he 
should utilize the normal procurement cycle of COS office, local purchase and 
bulletin powers, as available with him at the shed level. 

 

7.1.5 

All non stock items shall be indented by the shed in-charge. Stores organization in 
the shed should keep a track of these non stock indents and follow up by timely 
chasing in their office and in COS office. 

 
7.2 

Inventory Control: 

 

7.2.1 

Stock Items & Requisitioning: 

 

7.2.1.1  Items having  recurring consumption should, as a rule, be only obtained through 

the Store Depots. Procurement of stores against requisition for direct delivery 
by the trade to the consuming units should be avoided, except in the following 
cases:-  

 

a)  Items which have a very low annual consumption and hence cannot be 

included as stock items and at the same time do not fall within the definition 
of 'Emergency Stores’ e.g., bearings of particular sizes only a small number of 
which may be required per annum; 
 

b)  Stores required for special works, modifications or programmed replacement 

of parts; 
 

c)  Items, although stocked by the depot, which have a non-recurring demand for 

a specified purpose and cannot be met from the stocks  held for normal 
consumption e.g. Wires/cables required for special rewiring of Diesel locos 
and DMUs; 

Draft

Document No: 

Chapter –7  Stores Management

 

Version No: 1.0-d0 

Date Issued: dd/mm/yyyy 

Document Title: MANUAL MAINTENANCE FOR  DIESEL LOCOMOTIVES 
 

Revised 2013 

Printed: 2015/03/08 

Page 137 of 303

 

 

 

d)  Non-standard items and other items required regularly but not stocked by 

stores Depots, pending standardization.  

 

7.2.1.2 Requisitions for non-stock stores and special requisitions for stock items as 

mentioned above are required to be scrutinized personally with regard to 
specification and quantity and signed by Technical Officers having powers upto 
the value of the indent. Officers/ Supervisors initiating such requisitions should 
enclose a brief note for the information of the officer empowered to sign the 
requisition, bringing out the need for the procurement and explaining how the 
quantity has been arrived at. 

 
7.2.1.3 Stocking of items should be done as per the requirement of the shed. Stocking 

should preferably be done on unified  PL numbers. The stores officer should 
regularly review (at least once in six months) his PL directory to close inactive 
PLs. 

 
7.2.1.4 Stock items should be indented by the stores depot in-charge as per procurement 

calendar and ensure availability. 

 
7.2.1.5 The shed should submit requisition form electronically for issue of individual 

item. This data, as available, should be used periodically by the shed in-charge, 
in consultation with the stores officer to review individual AACs.  

 
7.2.1.6 In case of drawal of any items is required more than the AAC, then requisition 

form should be personally approved by Shed in-charge, who should review the 
need of overdrawal and accordingly take necessary action. 

 
7.2.1.7 Sometimes special drives are ordered to attend a specific issue across all locos. 

This may warrant 100% replacement and would require material availability 
beyond the AAC. Special demand for such purposes may be processed by the 
shed. 

 

7.2.2 

Pricing of items and consumption: 

 

7.2.2.1 Each supervisor of a section shall maintain a record in which the cost of various 

items used in his section and their past consumption is entered. 

 
7.2.2.2 Different sections should be connected through MIS to stores depot and the 

current price when updated by the stores personnel at his end gets automatically 
updated across the shed. 

 
7.2.2.3 Individual section supervisors while issuing/fitting material for a loco should 

update the same on the MIS based system so that cost of maintenance of loco is 
correctly reflected. All  general issue/low value items like grease, gaskets, nut 
etc. should be booked under the miscellaneous head in the MIS so that it can be 
apportioned over shed holding. 

Home 

Ch-7 

Draft

Document No: 

Chapter –7  Stores Management

 

Version No: 1.0-d0 

Date Issued: dd/mm/yyyy 

Document Title: MANUAL MAINTENANCE FOR  DIESEL LOCOMOTIVES 
 

Revised 2013 

Printed: 2015/03/08 

Page 138 of 303

 

 

 

7.2.3 

Estimated Annual Requirements: 

 

7.2.3.1 The stock position, consumption trends and the estimated annual requirements 

should be reviewed periodically (at least once in 6 months) jointly by the 
Mechanical and Stores Officer concerned at each depot. This periodic review 
has  to be strictly ensured and Estimated Annual Requirement  shall be  revised 
accordingly. 

 
7.2.3.2 The stocking AAC of individual items may be compared across other sheds of 

the zone. This list may be used by the Shed in-charge as a tool to establish if 
any good practice needs to be copied from a sister shed, if there is a wide 
variation in AACs. 

 

7.2.4 

Inactive items: 

 

7.2.4.1 Dead Surplus items, if they have finished their shelf life, should be segregated 

and disposed off by the stores depot with the approval of depot stores officer, if 
falling within his powers, and through survey committee, if beyond his powers. 

 
7.2.4.2 For dead surplus items which are yet to complete their shelf life or items which 

may not be required due to technical obsolescence should be offered to other 
sheds, workshops, other Railways, Production units, training schools (for use as 
training aids), etc. If no demand comes after offering twice, these should be put 
up to survey committee for condemnation and disposed off and office of 
controller of stores advised.  

 
7.2.4.3 Items which are not likely to be required in the near future should be offered as 

stock assistance to other sheds,  Railways and Production Units. 

 
7.2.4.4 Items which are damaged due to storage handling etc., borne in books, should 

be surveyed and suitably disposed off, according to the recommendations of the 
Survey Committee.  

 

7.2.5 

Control over consumption:- 

 

The Mechanical Officer in-charge of the shed should identify specific critical and 
high value  items, for the renewal of which, the supervisor in-charge of the section 
will have to seek approval from the Officer/Supervisor nominated by him, before 
effecting replacement, who will personally check the item before authorizing such 
replacement. 

 

7.2.6 

Fast Moving Items: 

 

7.2.6.1 A  list of fast moving spares should be prepared by the Mechanical Officer in-

charge of the shed in consultation with stores office. A monthly review of the 
consumption of the fast moving items should be effected at the shed/depot level. 
Each supervisor should have access to computer in which he can check the 
stock position of the materials affecting the day to day working. This record will 
help the Shed Engineer &  Stores Officer to pinpoint the items to be dealt on 
priority. Specimen proforma of the report to be taken out from computer is 
shown below:-  

Home 

Ch-7 

Draft

Document No: 

Chapter –7  Stores Management

 

Version No: 1.0-d0 

Date Issued: dd/mm/yyyy 

Document Title: MANUAL MAINTENANCE FOR  DIESEL LOCOMOTIVES 
 

Revised 2013 

Printed: 2015/03/08 

Page 139 of 303

 

 

Sr. No. 

Date 

Items required 

Stock position in 

stores 

Remarks 

1 

2 

3 

4 

5 

 

 

 

 

 

7.2.6.2 Only such items which are pinching the supervisor in his work should be 

entered in this report and not items which are freely available. 

 
                     Recoupment of stock: 
 

7.2.6.3 Whenever recoupment sheet/ Balance Return is placed by the Store Officer of 

the depot, it should be got vetted by the shed engineer, before submitting the 
same to Head Quarter Office for procurement. It will ensure:- 

 

a)  That the estimated Annual Requirement / Average Annual Consumption 

based on which procurement section is proposed is correct and current; 
 

b)  That subsequent to a design change or modification done since the time of 

last review, no obsolescence of the product has resulted; 
 

c)  Selective procurement possible in times of financial stringency based on 

realistic technical appreciation of the requirements; 
 

d)  For proprietary items, necessary certificate duly signed by engineer in-

charge shall accompany the recoupment sheet/ balance return.  

 

7.2.6.4 The Recoupment Sheet/Balance Return on receipt in Headquarters shall be 

routed through the CMPE/D, who shall attach the requisite number of drawings 
and specifications. Enquiries will, thereafter, be sent by COS only to the list of 
firms duly approved by RDSO/PUs. The quotations received shall be sent to the 
CMPE/D for technical scrutiny. On receipt of which, COS shall place Purchase 
Order duly examining the procedural and other related aspects involved. 

 
7.2.6.5 Every PL stocked in the stores depot should have a minimum recoupment level 

specified for it. As soon as the same is reached, an auto report should be 
generated and mailed to the Shed in-charge and the stores depot in-charge.  

 
7.2.6.6 Proprietary Articles  

 

a)  Proprietary articles are required to be purchased from the specified firm on 

single tender basis. Only when acceptable alternatives cannot be used, a 
'Proprietary Article Certificate' be issued. The officer signing a Proprietary 
article certificate should satisfy himself on this point.  
 

b)  A proprietary Article Certificate in the prescribed form should be issued only 

by empowered technical officer. The name and designation of the officer 
signing the certificate should be clearly indicated in the certificate.  
 

c)  While the greatest care should be exercised before issuing a Proprietary 

Article Certificate, when the Technical officer is personally satisfied in  his 
judgment that the item of the required quality suiting the desired technical 

Home 

Ch-7 

Draft