INDIAN RAILWAYS MAINTENANCE MANUAL FOR DIESEL LOCOMOTIVES - PART 31

 

  Index      Engines     INDIAN RAILWAYS MAINTENANCE MANUAL FOR DIESEL LOCOMOTIVES 2013 year

 

Search            

 

 

 

 

 

 

 

  

 

Content   ..  29  30  31  32   ..

 

 

INDIAN RAILWAYS MAINTENANCE MANUAL FOR DIESEL LOCOMOTIVES - PART 31

 

 

Document No: 

Chapter –5  Management Information System

 

Version No: 1.0-d0 

Date Issued: dd/mm/yyyy 

Document Title: MANUAL MAINTENANCE FOR  DIESEL LOCOMOTIVES 
 

Revised 2013 

Printed: 2015/03/08 

Page 116 of 303

 

 

5.5.1  Adoption of process approach 

The MIS shall be designed around the concept of processes as described in the ISO 
9001 standard. The system shall be capable of capturing / presenting the following 
for each defined process. The figure below illustrates the process approach:- 

1.  Process inputs 

2.  Work in progress details 

3.  Process outputs 

4.  Computing and presenting process parameters and flagging exceptions. 

 

Figure 2: Process Approach 
 
The process approach requires that simplest processes are described first and the more complex 
processes defined as being built on interactions of these simple processes. This concept shall be 
used to design and build the information capture forms and reports. This architecture shall enable 
drill-downs to the most basic levels, as and when required by the portal users. 

The MIS system shall be designed to capture and present details of all inputs, outputs of the 
process and provide functions/ tools for management of the process as described in the following 
paragraphs. 

 

Figure 3: Generic view of a process 

Home 

Ch-5 

Draft

Document No: 

Chapter –5  Management Information System

 

Version No: 1.0-d0 

Date Issued: dd/mm/yyyy 

Document Title: MANUAL MAINTENANCE FOR  DIESEL LOCOMOTIVES 
 

Revised 2013 

Printed: 2015/03/08 

Page 117 of 303

 

 

5.5.2  Process Inputs 

Process inputs are primarily of two categories i.e. 

1.  Resources 

2.  Object(s) to be processed. These could be a tangible item or a service request. 

The objects to be processed are dependent on the specific process however the 
resource inputs to the process can be generically defined as follows: 

5.5.2.1 Manpower 

The process manpower modules shall provide features for 

1.  Attendance management 

2.  Leave management 

3.  Work allocation and management 

4.  Training management 

5.  Individual bio-data management 

6.  Other features, as required, for a given process shall be defined at the time of 

implementation 

5.5.2.2  Machinery Plant & Infrastructure 

The process machinery plant and infrastructure includes the civil, electrical, 
machinery & plant, and tools & plant resources. The MIS modules shall provide 
features for: 

1.  Monitoring status of each of the infrastructure items 

2.  Monitoring and maintenance of preventive maintenance information 

3.  Complaints management for breakdown repairs 

4.  Management of calibration of indication measuring and test equipments. 

5.  Other features, as required, for a given process shall be defined at the time of 

implementation 

5.5.2.3 Method 

The method input for a process includes the documentation for running the 
process and the records generated as a result of the activities. The MIS module 
shall provide features for: 

1.  Management of all process documentation i.e. maintenance / work 

instructions, check sheets, record formats, etc. 

2.  Features for filling of records on-line 

3.  Features for management of stored records 

4.  Other features, as required, for a given process shall be defined at the time of 

implementation 

5.5.2.4 Material 

The material management module for the process shall provide features for 

1.  Listing and management of all material requirements for a given process. 

Home 

Ch-5 

Draft

Document No: 

Chapter –5  Management Information System

 

Version No: 1.0-d0 

Date Issued: dd/mm/yyyy 

Document Title: MANUAL MAINTENANCE FOR  DIESEL LOCOMOTIVES 
 

Revised 2013 

Printed: 2015/03/08 

Page 118 of 303

 

 

2.  Management of indents for stock / non-stock / consumable items 

3.  Management of imprest purchase 

4.  Other features, as required, for a given process shall be defined at the time of 

implementation 

5.5.2.5  Money 

The process money module of the MIS shall provide features for 

1.  Management of budget 

2.  Tracking of expenditure  

3.  Management of liability and throw forwards 

4.  Other features, as required, for a given process shall be defined at the time of 

implementation 

5.5.3  Process outputs 

The process outputs are generally in the  form of a serviced / new product or a 
service. The MIS process module for outputs shall provide features for 

1.  Listing and management of all process output for a given period 

2.  Management of records of the process output allowing the MIS user to view  

and manage the following information about the process output in form of a 
process log 

a.  Unique ID for every single product / service processed in a process. 

Wherever possible, use of automated ID systems like barcodes / RFID shall 
be used to reduce manual inputs and the associated errors. 

b.  Product / service delivered date / time 

c.  Details of work done covering questions of who, why, where, when, what 

& how 

3.  Other features, as required, for a given process shall be defined at the time of 

implementation. 

5.5.4  Process work in progress 

The process WIP module of the MIS shall provide the following functions. 

1.  Listing and management of all work in progress 

2.  Flag exceptions and assistance required 

5.5.5  Process monitoring indices 

The process monitoring indices are expected to be specific to a process and shall be 
defined specifically for each process at the time of implementation.   

The following requirements are applicable in general to all processes. Thus the 
process indices monitoring module shall provide the following functions 

1.  Average processing time 

2.  Low / high limit of processing time 

3.  Flagging of exceptions falling out of low / high limits on processing time 

Home 

Ch-5 

Draft

Document No: 

Chapter –5  Management Information System

 

Version No: 1.0-d0 

Date Issued: dd/mm/yyyy 

Document Title: MANUAL MAINTENANCE FOR  DIESEL LOCOMOTIVES 
 

Revised 2013 

Printed: 2015/03/08 

Page 119 of 303

 

 

4.  Normal / exceptional / alarming levels of in queue of items / requests 

5.  Normal / exceptional / alarming levels of out queue of items / compliance 

6.  Other indices, as required, for a given process shall be defined at the time of 

implementation 

5.6  Broad Features of MIS of Diesel Operation & Maintenance  

5.6.1  A web enabled package for capturing loco maintenance and operation related data 

e.g. loco history, loco failure data, component master,  etc., and report generation be 
part of MIS. 

5.6.2  Web enabled package should process various information captured and help in 

taking decision. 

5.6.3  Web enabled package shall also cover material planning, issue and other stores 

related activities. 

5.7  Centralized Organization for handling of MIS of Diesel O & M: 

In view of the importance of operation and maintenance of MIS in diesel sheds, which has 
got interface with Railway Board, RDSO, PUs and Zonal Railway HQ, a central 
organization need to be there. It will go a long way in effective functioning of MIS and 
thereby reduce communication gap between central and field units. This organization shall 
consist of following officers: 

Grade 

Nos. 

HAG 

1 

SAG 

2 

JAG 

3 

SS 

4 

JS 

5 

Supervisors (SSE/JE) 

10 

Home 

Ch-5 

Draft

 

 

 

 

 

 

 

Content   ..  29  30  31  32   ..