INDIAN RAILWAYS MAINTENANCE MANUAL FOR DIESEL LOCOMOTIVES - PART 30

Document No: 

Chapter –5  Management Information System

 

Version No: 1.0-d0 

Date Issued: dd/mm/yyyy 

Document Title: MANUAL MAINTENANCE FOR  DIESEL LOCOMOTIVES 
 

Revised 2013 

Printed: 2015/03/08 

Page 112 of 303

 

 

 

5  M

ANAGEMENT 

I

NFORMATION 

S

YSTEM

 

Requirements and recommended architecture for MIS of Diesel Operation & 
Maintenance   

5.1  Introduction 

IT leveraged management information system is expected to be a key infrastructure for 
command,  communication, control and feedback for all working units of the diesel 
operations and maintenance organization.  

The MIS setup is expected to create one common information sharing and communication 
infrastructure that enables all maintenance sheds and the operations personnel to interact 
seamlessly. 

Due to rapid growth and development of information technology, it is not possible to make a 
rigid architecture for the MIS; therefore the following sections provide guidelines for 
development of the system based on the user expectations. These guidelines are abstracted 
expectations and therefore need to be expanded to suit the specific objectives at the time of 
development of the MIS. 

5.2  Overall objectives 

The MIS shall be designed meeting the following overall objectives: 

5.2.1  Single window 

The MIS shall be the single window to view and manage operations, maintenance 
and supporting activities related to diesel units. 

The MIS shall be such that  all diesel maintenance and operations teams shall be 
able to share all required information in real-time without resorting to any other 
means. 

5.2.2  Collection and presentation of information in real-time 

Real time collection of information and its presentation shall be a core design 
requirement of the MIS. 

5.2.3  Authentication & authorization 

Robust authentication and authorization mechanisms shall be mandatory for any 
interaction with the MIS. 

5.2.4  Automation of routine tasks 

Routine tasks should be automated. Wherever possible, the system should provide 
features for creation of new modules for handling routine tasks (similar to 
development of macros on productivity applications). 

5.2.5  Remove or reduce paper 

The system shall either remove paper completely or reduce it to bare minimum. 
Technologies like scanning and OCR, automated ID systems (like barcodes/RFID) 
shall be deployed extensively towards this aim. 

Draft

Document No: 

Chapter –5  Management Information System

 

Version No: 1.0-d0 

Date Issued: dd/mm/yyyy 

Document Title: MANUAL MAINTENANCE FOR  DIESEL LOCOMOTIVES 
 

Revised 2013 

Printed: 2015/03/08 

Page 113 of 303

 

 

5.2.6  Connections to other applications 

The MIS system shall be capable of connecting to various other applications on the 
Indian Railways or elsewhere and shall  have capabilities for presentation and 
management of information on these applications as required for operations and 
maintenance management of diesel units. 

As on date the following applications are in existence. 

1.  FOIS (Freight Operations Information System) 

2.  COA (Control Office Applications) 

3.  REMMLOT (Remote Monitoring and Management of Locos & Trains) 

4.  MMIS (Material Management Information System) 

5.  AFRES (Advance Finance and Railway Expenditure Information Management 

System) 

6.  PRIME (Payroll & Inter-Related Modules) 

7.  Wayside detection systems (WILD, Acoustic Bearing Defect Detector etc.) 

5.2.7  Knowledge management and learning 

The MIS shall provide knowledge management and on-line training (virtual 
classroom) features. 

5.2.8  Virtual meeting place of all O&M teams 

The IT setup shall provide a virtual interactive infrastructure for all personnel 
associated with the operation and maintenance of diesel units on the Indian 
Railways. This requirement shall include features like, bulletin boards, instant 
messaging, VoIP calling, video conferencing etc. for all users of the portal.  

5.2.9  Robust connectivity 

Robust and secure network connectivity shall be ensured for all entities. 

5.3  IT Architecture  

The IT enabled umbrella described in this para is planned to be set up using the concept of 
Service Oriented Architecture (SOA) to deploy web based services hosted on a central IT 
infrastructure. This architecture allows for easy deployment of services for the end user 
without requiring specialist IT resources like servers and its administrators at remote 
locations, thereby reducing costs and associated complexity. 

The central IT infrastructure shall host all applications / databases and present the same in the 
form of a Diesel Operations and Maintenance Portal. This portal shall be accessible from the 
user end using simple clients running on the web browsers on PCs / PDAs / Smartphones, 
etc. The remote IT infrastructure shall be limited to providing connectivity to the central IT 
setup. Servers, if any, required for enabling good quality of connectivity e.g. caching, NAT 
services may be hosted at the remote sites. 

Ch-5 

Home 

Ch-5 

Draft

Document No: 

Chapter –5  Management Information System

 

Version No: 1.0-d0 

Date Issued: dd/mm/yyyy 

Document Title: MANUAL MAINTENANCE FOR  DIESEL LOCOMOTIVES 
 

Revised 2013 

Printed: 2015/03/08 

Page 114 of 303

 

 

 

Figure 1: Overview of the Diesel Operations and Maintenance MIS 
The figure above provides an overview of the Diesel Operations and Maintenance 
Management Information System (DOMMIS). 

Some of important requirements of the system components are detailed in the following 
paragraphs. 

5.3.1  Central IT Infrastructure 

The central IT infrastructure can be setup, maintained and operated in-house or may 
be setup under agreement for outsourcing. The decision can be taken at the time of 
implementation. 

The central IT infrastructure shall be TIA 942 Tier 4 compliant. 

The following standards / certifications shall be used as guidelines for setting up the 
central system: 

1.  ISO 15288 (Systems and software engineering — System life cycle processes) 

2.  Software Engineering Institute CMMI Level 3 or better 

3.  ISO 27000 family of standard for Information Security Management Systems 

5.3.2  Application Performance Management 

The MIS system shall deploy application performance management technologies 
and fix objective benchmarks for user experience indices. 

This is essential for ensuring effectiveness of the MIS and more so when the IT 
infrastructure is outsourced. 

Home 

Ch-5 

Draft

Document No: 

Chapter –5  Management Information System

 

Version No: 1.0-d0 

Date Issued: dd/mm/yyyy 

Document Title: MANUAL MAINTENANCE FOR  DIESEL LOCOMOTIVES 
 

Revised 2013 

Printed: 2015/03/08 

Page 115 of 303

 

 

5.3.3  Remote Location IT setup 

Remote locations comprise of the units like: diesel sheds, fuelling installations, 
crew management centres, power control cells, etc. 

These remote locations shall have robust connectivity to the central system. The 
clients at the remote locations are not specified due to varying requirements and 
need to be determined at the time of implementation. As depicted in the figure, the 
clients shall comprise of fixed network devices like desktop computers and special 
terminals for attendance, tools & spares issues, and mobile clients like notebooks, 
PDA and smart phones. 

It  shall be ensured that each value adding station is equipped with adequate 
numbers of equipment with required redundancy for continuing operations. Care 
shall be taken to avoid single point failure deployments. 

Deployment of servers and other equipment, requiring specialist IT support, should 
be avoided at remote locations. However where unavoidable, care shall be taken to 
ensure proper preventive maintenance. 

The software clients shall be web browsers or downloadable applications. Use of 
dedicated clients requiring installation and configuration should be avoided, unless 
essential. 

5.3.4  Design of applications 

The applications shall be designed to be run through applets on the central web 
portal. These applets shall be deployed for work flow in both pre-defined and ad-
hoc modes. It shall be possible for the users (with proper authorization) to define 
and store new work flows on the system.  

Each system user shall be presented with a configurable dashboard indicating the 
features that can be operated. The design of  the dashboard shall be intuitive and 
standard. 

5.4  Authentication 

All users of the portal shall have individual access. Depending on the level of authorization 
granted to the users, suitable authentication mechanism shall be deployed to prevent any 
repudiation of actions taken on the portal.  As a general guide, the following authentication 
levels shall be deployed: 

1.  One factor (password based) for portal access: All portal access shall be possible only 

after password verification. 

2.  Two factor authentications shall be used for permitting changes to operating and 

maintenance data. 

3.  For extremely critical activities three factor authentication mechanisms shall be 

deployed. 

5.5  Model for MIS data management and presentation 

This section describes the generic model for collection, processing and presentation of data 
that is expected to be processed by the MIS. 

Home 

Ch-5 

Draft