Самоучитель по Microsoft Project

Чтобы данные о фактическом ходе работы попали в план проекта,

руководитель должен подтвердить их. Для просмотра полученных

обновленных данных руководитель должен выбрать команду меню Collaborate

> Update Project Progress (Совместная работа > Обновить ход проекта). После

этого в MS Project откроется раздел Updates (Обновления), в котором

отобразится список изменений в задачах, как при их согласовании. После

утверждения руководителем фактических данных MS Project точно так же

откроет файл проекта и сохранит в нем новые данные (файл 9.mрр).

Прием фактических данных от ресурсов можно автоматизировать, чтобы

данные попадали в план проекта без утверждения руководителем. Для этого

руководителю достаточно создать правило, автоматически обрабатывающее

все поступающие сообщения об изменениях. Для создания правила в разделе

Updates (Обновления) нужно щелкнуть на ссылке Set rules for automatically

accepting changes (Создание правил для автоматического принятия

изменений). На открывшейся странице следует нажать кнопку New Rule

(Новое правило).

Создание правила осуществляется за несколько шагов. На первом шаге

необходимо определить, какие типы изменений будут обрабатываться

правилом. Если выбрать переключатель All of the message types below (Все

перечисленные ниже типы сообщений), то правилом будут обрабатываться

все сообщения. Чтобы правило обрабатывало только запросы на создание

новых задач, нужно выбрать переключатель All new task requests (Все

запросы на создание новых задач). Для обработки правилом запросов на

делегирование задач выбирается переключатель АИ task delegation requests

(Все запросы на делегирование задач), а для обработки изменений — All task

updates (Все обновления задач).

Можно дополнительно уточнить список обрабатываемых изменений, указав

условия их отбора. Для этого необходимо выбрать переключатель Only task

updates that fit the following criterion (Только обновления задач,

удовлетворяющие указанному условию), а затем определить фильтр, с

помощью которого изменения будут отбираться.

На втором шаге нужно определить, к каким проектам должны относиться

сообщения, обрабатываемые фильтром. Если выбрать переключатель АИ my

current and future projects (Все текущие и будущие проекты), то правило

будет применяться ко всем созданным проектам и к проектам, которые будут

созданы в будущем. Если же выбрать переключатель Only the projects

specified below (Только указанные ниже проекты), то в левом списке

отобразятся существующие проекты. Среди них нужно выбрать те, к которым

правило будет применяться, и перенести их в правый список с помощью

кнопки Add -> (Добавить ->). Чтобы правило применялось к проектам,

создаваемым в будущем, следует установить флажок Including all future

projects (Включая все будущие проекты).

Наше правило будет применяться только к проекту б, и поэтому мы

перенесли его в правый список и не установили флажок применения правила

ко вновь создаваемым проектам.

На третьем шаге определяется, к сообщениям каких ресурсов будет

применяться созданное правило. Если выбрать переключатель All current and

future resources registered in MS Project Server database (Все текущие и

будущие ресурсы, зарегистрированные в базе данных Microsoft Project

Server), то правило будет применяться ко всем ресурсам, уже

зарегистрированным к текущему моменту на сервере MS Project Server, и к

тем, что добавятся в дальнейшем. Если же выбрать переключатель Only the

resources specified below (Только указанные ниже ресурсы), то правило будет

применено к тем ресурсам, которые вы выберете в левом списке и

переместите в правый. Для перемещения нужно воспользоваться кнопкой Add

-> (Добавить ->). Чтобы правило относилось к сообщениям всех ресурсов,

которые будут добавлены в будущем, необходимо установить флажок

Including all future resources (Включая все будущие ресурсы). В нашем случае

мы настроили правило так, чтобы оно распространялось только на сообщения

от четырех ресурсов, задействованных в нашем проекте.

После нажатия кнопки Finish (Готово) создание правила завершается, и оно

появляется в списке правил. Чтобы отредактировать или удалить правило,

нужно щелкнуть на его названии, а затем нажать на соответствующую кнопку

над таблицей со списком.

Можно запустить правило для обработки сообщений, поступивших к вам до

того, как оно было создано. Для этого нужно щелкнуть на значке с крестом

рядом с ярлыком Apply Rules (Применить правила) над таблицей. На

появившейся вкладке нужно выбрать проект из раскрывающегося списка и

нажать кнопку Run Rules Now (Обработать правила). По умолчанию правило

применяется к сообщениям проектов, определенных в правиле, но если в

раскрывающемся списке выбрать название другого проекта, то правило будет

применено для него.

Делегирование задач

При совместной работе с помощью сервера MS Project Server член проектной

команды может передавать (делегировать) свои задачи другим членам

команды, например, если он не успевает выполнить их в срок. Эта операция

требует одобрения со стороны руководителя проекта, но если настроить

соответствующее правило, она может осуществляться автоматически.

ВНИМАНИЕ

Ресурсы могут делегировать задачи только в том случае, если установлен

соответствующий флажок в диалоговом окне настройки параметров

совместной работы (см. раздел

«Настройка MS Project для работы с

сервером»

Выбор задачи для делегирования осуществляется в разделе Tasks (Задачи). В

таблице со списком задач нужно установить курсор на нужную задачу и

щелкнуть на ярлыке Delegation (Делегирование) над таблицей. После этого

появится вкладка, на которой нужно нажать кнопку Delegate Task

(Делегировать задачу). В нашем случае задачу Тестирование документации

делегирует Тестировщик.

После нажатия этой кнопки открывается диалоговое окно, предназначенное

для настройки параметров делегирования задачи. В нем нужно определить,

кому будет делегирована задача, выбрав нужного сотрудника из

раскрывающегося списка (Можно делегировать задачу и новому сотруднику,

создав его учетную запись на сервере в момент делегирования, если это

разрешено администратором). Например, в нашем случае задача

делегируется Тестировщику 1. Кроме того, в этом диалоговом окне

настраиваются параметры отслеживания задачи. Тот, кто делегирует задачу,

может стать лидером задачи (lead): получить право утверждать фактические

данные, приходящие от ресурса, и отслеживать задачу, то есть выполнять

функции руководителя проекта для этой задачи. Для этого во втором пункте

нужно выбрать переключатель Yes (Да).

Если вы стали лидером задачи, то автоматически устанавливается

переключатель Yes (Да) в третьем пункте, означающий, что делегирующий

задачу будет отслеживать ее сам. Этот переключатель можно выбрать и не

будучи лидером задачи. Кроме того, делегирование можно сопроводить

заметкой.

На следующем шаге делегирования сервер отобразит введенные вами

параметры в табличной форме и после подтверждения отошлет запрос на

делегирование. Он передается для утверждения ресурсу, которому

делегирована задача, и руководителю проекта. После того как они

подтвердят запрос, данные в файле проекта на диске обновятся (файл 10.

mрр).

СОВЕТ

Использовать делегирование задач удобно не только для передачи задач в

случае необходимости от сотрудника сотруднику, но и для организации

работы над проектом командами. Руководитель проекта распределяет работу

блоками между руководителями команд и устанавливает правило

автоматического одобрения запросов на делегирование задач от них.Они же

раздают задачи своим подчиненным и отслеживают ход их исполнения.

Отчеты о состоянии

Помимо сбора фактических данных о ходе работы MS Project Server позволяет

руководителю запрашивать у сотрудников статусные отчеты, то есть отчеты о

проделанной работе. В отличие от запроса хода выполнения, отчет не

содержит численных данных — с его помощью сотрудники сообщают

руководителю подробности работы над проектом: какие цели были

достигнуты, какие проблемы возникли, какие цели поставлены на ближайшее

время и т. д. Руководитель определяет структуру этих отчетов и

периодичность, с которой сотрудники должны их подавать.

Создание запроса на подачу отчета

Для работы с отчетами о состоянии предназначен раздел сервера Status

Reports (Отчеты о состоянии), перейти в который можно с помощью

одноименной ссылки в меню в верхней части страниц сервера. В разделе

доступны две операции: отправка и запрос отчета о выполнении. Для запроса

отчетов у сотрудников нужно щелкнуть на ссылке Request a status report

(Запрос отчета о состоянии). После этого откроется страница работы с

запросами статусного отчета.

На этой странице нужно, выбрав соответствующий переключатель,

определить выполняемые действия: вы можете создать новый запрос отчета

(первый переключатель) или изменить существующий запрос (второй

переключатель), или удалить его (третий переключатель). Поскольку

текущий пользователь сервера еще не создавал запросов на статусные

отчеты, два последних переключателя недоступны. После выбора первого

переключателя и нажатия кнопки ОК загружается первая страница мастера

создания запросов статусных отчетов.

На первом шаге мастера нужно определить название отчета, регулярность

отправки запроса на подачу отчета и дату отправки первого запроса.

Название отчета указывается в поле Name (Название). В примере мы ввели

название отчета Отчет о статусе работ по проекту «6», так как мы

собираемся рассылать запрос на подачу отчета только задействованным в

нем сотрудникам.

Регулярность подачи запроса определяется переключателем, выбранным в

группе Recurrence (Частота). MS Project Server предлагает три варианта:

отправлять запрос на создание отчета еженедельно (weekly), ежемесячно

(monthly) и ежегодно (yearly). На рис. 20.29 мы выбрали первый

переключатель.

В зависимости от выбранного переключателя перестраивается раздел для

выбора дня в выбранном интервале. Например, в нашем случае отображается

список для выбора недели и дней недели, в которые будут отправляться

запросы на подачу отчетов, и мы установили режим отправки запроса в

пятницу каждой недели.

При выборе ежемесячной или ежегодной отправки день отправки выбирается

либо по конкретной дате, либо по номеру недели и дню (и по месяцу при

ежегодной отправке запроса). Например, можно установить дату подачи

отчетов в каждое 23 число месяца или в каждую последнюю пятницу месяца.

Дата отправки первого запроса на подачу отчета определяется значением

параметра Start (Начало). Например, для нашего отчета в качестве первой

даты отправки запроса мы указали 05.07.2002. После заполнения полей и

нажатия кнопки Next (Далее) открывается вторая страница мастера.

На втором шаге мастера запроса статусного отчета определяются сотрудники,

которые должны подать отчет по запросу. Для этого в левом списке нужно

выбрать новых сотрудников и перенести их в правый список с помощью

кнопки Add (Добавить). Если сотрудника нет в списке доступных (то есть он

еще не зарегистрирован на сервере), его можно создать, нажав кнопку Click

here to create a new resource and add it to list (Создать ресурс и добавить его

в список).

Отчеты о состоянии, поступившие от ресурсов, можно объединять в общий

отчет. Это можно делать вручную после прочтения отдельных отчетов, но

можно настроить сервер так, чтобы отчеты объединялись автоматически. Для

этого в списке ресурсов, подающих отчет, нужно установить флажки рядом с

теми ресурсами, отчеты от которых должны объединяться. В нашем запросе

отчета о состоянии (см. рис. 20.30) будут объединяться отчеты от

Тестировщика и Тестировщика 1.

После присоединения отчета к общему его данные нельзя удалить из общего

отчета. Поэтому в автоматическом режиме можно объединять в общий отчет

лишь отчеты опытных сотрудников, когда вы уверены, что их сообщение

соответствует требованиям к отчету, предъявляемым в нашей организации. А

отчеты неопытных сотрудников стоит просматривать, прежде чем включать в

общий отчет, — возможно, потребуется запросить у них дополнение к отчетам

или подать отчет заново.

На третьем шаге мастера (рис. 20.31) настраивается структура отчета.

Страница настройки структуры состоит из таблицы, в первой колонке которой

находятся названия разделов, а во второй колонке можно указать, какую

информацию сотрудник должен поместить в разделе. Строки таблицы

перемещаются с помощью кнопок Up (Вверх) и Down (Вниз). Добавить или

удалить строку можно с помощью кнопок Insert Row (Добавить строку) и

Delete Row (Удалить строку).

На четвертом шаге мастер сообщает об успешном завершении подготовки

отчета и предлагает либо отправить его сразу с помощью кнопки Send

(Отправить), либо сохранить для дальнейшей отправки с помощью кнопки

Save (Сохранить). Мы сразу же разослали запрос на подачу отчета.

Подготовка отчета сотрудником

Теперь все сотрудники, которым направлен запрос, увидят сообщение о

необходимости подготовить отчет на первой странице сервера (то есть той,

на которую они попадают после ввода имени пользователя и пароля). Это

сообщение отображается в виде ссылки, щелкнув на которой сотрудник

попадает на страницу создания отчета.

В верхней части отчета выбираются его получатели. Отчет всегда

направляется отправившему запрос на него сотруднику (например,

получатель отчета — Vadim Bogdanov), но создатель отчета может направить

копию любым другим зарегистрированным на сервере пользователям. Для

этого в раскрывающемся списке рядом с полем СС (Копия) нужно выбрать

этих пользователей (для выбора нескольких получателей следует удерживать

клавишу Ctrl).

Даты, введенные в поля Covers period from: (За период с) То: (По),

определяют интервал, за который подается отчет. Они заполняются

автоматически в соответствии с настройками отчета, например в нашем

случае дата в первом поле соответствует дате отправки запроса, а дата во

втором поле отстоит на неделю от первой, поскольку отчет подается за

неделю.

Ниже на странице расположены разделы отчета в порядке, определенном

пользователем, создававшим запрос на отчет. Рядом с названиями разделов

отчета расположены комментарии. Когда в раздел отчета помещается курсор,

над разделом отображается панель форматирования текста, позволяющая

настраивать параметры шрифта, создавать маркированные списки и пр.

Например, эта панель расположена над разделом Проблемы, поскольку

именно в нем находится курсор.

Пользователь может добавить в отчет собственный раздел, для чего

предназначена кнопка Click here to add section (Добавить раздел) внизу

страницы. После этого пользователю предлагается ввести название раздела,

добавляемого в отчет. Над разделами, добавленными в отчет самостоятельно,

отображается кнопка Delete this section (Удалить раздел) для удаления

раздела.

Созданный отчет можно сохранить и отправить позже, нажав кнопку Save

(Сохранить), или отправить сразу, нажав кнопку Send (Отправить). После

выполнения любой из этих операций отчет помещается в персональный

архив, ссылка на который, Status Reports Archive (Архив отчетов о

состоянии), появляется в меню раздела Status Reports (Отчеты о состоянии).

Неотправленные отчеты помечены в архиве особым значком, и их можно

открывать для редактирования и отправлять. Открыв уже отправленный

отчет, можно создать дополнение к нему, нажав кнопку Update (Обновить), и

отправить обновленную версию руководителю.

Просмотр поданных отчетов

После того как сотрудники отправили отчеты, на первой странице сервера

руководитель проекта видит ссылку для просмотра полученных отчетов.

Щелкнув на ней, он попадает на страницу просмотра отчетов о состоянии,

полученных по запросу . В левой колонке этой страницы расположено меню,

в котором перечислены все созданные запросы на отчеты. Название запроса

является ссылкой на страницу для просмотра отчетов, поступивших в ответ

на этот запрос. В центре страницы расположена таблица с именами

сотрудников и значками, обозначающими текущее состояние отчета. Значок в

первой строке таблицы служит для просмотра объединенного отчета команды

(Team Status Report, Отчет группы о состоянии), который образуется после

объединения индивидуальных отчетов. Серый значок с вопросительным

знаком говорит о том, что отчет не поступил, черный значок с

восклицательным знаком — что отчет поступил, но не включен в общий

отчет, а черный значок без восклицательного знака — что отчет поступил и

включен в общий. Если сотрудник прислал помимо отчета обновления к нему,

то рядом со значком отобразится многоточие. Как в почтовых программах,

значки с утолщенными границами обозначают непрочитанные отчеты, а с

тонкими — прочитанные.

ПРИМЕЧАНИЕ

Над таблицей расположены поля для выбора диапазона дат, за которые были

поданы отчеты. После ввода нужных дат в таблице будут оставлены только те

отчеты, что были поданы за указанный период. Этот способ отображения

отчетов удобно использовать, когда сотрудники прислали несколько отчетов,

а вам нужно отобрать лишь отчеты за определенный период.

Щелчок на значке открывает окно для просмотра отчета. Отчет можно

удалить, нажав кнопку Delete (Удалить), или включить в общий отчет, нажав

кнопку Merge (Объединить). Если отчет уже включен в общий, эта кнопка не

отображается. Для возвращения из режима просмотра отчета в таблицу

предназначена кнопка Go back to the list view (Возврат к списку).

Чтобы просмотреть объединенный отчет команды, нужно щелкнуть на значке

в первой строке таблицы со списком отчетов. Объединенный отчет состоит из

разделов, созданных отправителем отчета, и разделов, добавленных

сотрудниками (если отчеты с добавленными разделами объединялись в

общий). В каждом разделе объединены сообщения всех сотрудников из

одноименных разделов их персональных отчетов. Поскольку сводные отчеты

больших команд довольно велики, для удобного просмотра их можно

воспользоваться кнопкой Zoom (Открыть в отдельном окне), при щелчке на

которой отчет откроется в новом окне без меню и графического оформления.

Панель инструментов для совместной работы

В MS Project имеется специальная панель инструментов Collaborate

(Совместная работа), вывести которую на экран можно с помощью команды

меню View > Toolbars (Вид > Панели инструментов). Эта панель (рис. 20.35)

содержит кнопки, дублирующие команды меню Collaborate (Совместная

работа). Использовать панель инструментов удобно для быстрого вызова

команд совместной работы.

Диспетчер очереди

При публикации информации любым из способов (с помощью почтовой

системы или сервера MS Project Server) и при проверке адреса сервера

автоматически запускается Microsoft Project Server Spooler (Диспетчер

очереди сервера MS Project Server). Эта программа помещает свой значок в

системную область панели задач рядом с часами, как показано на следующем

рисунке.

Значок изображен в виде компьютера с логотипом MS Project. Когда

программа неактивна, логотип MS Project черного цвета. Когда начинается

передача данных через программу (например, рассылка писем), то над

логотипом появляется зеленая стрелка. А если в процессе передачи данных

возникла ошибка, то вместо логотипа появляется мигающий восклицательный

знак. Информацию о состоянии диспетчера можно получить с помощью

подсказки, «всплывающей» при наведении мыши на значок программы.

Чтобы открыть программу, нужно дважды щелкнуть на ее значке. Если в

процессе работы возникли ошибки и вы не заметили этого, то.при закрытии

MS Project диспетчер отобразит сообщение, предлагающее просмотреть

сообщения об ошибках. Если в процессе публикации данных ошибки не

возникали, то диспетчер автоматически выгрузится при закрытии MS Project.

Окно диспетчера очереди MS Project Server содержит таблицу, в строках

которой отображаются данные об ошибках. В первом столбце таблицы,

Message Туре (Тип сообщения), указывается тип ошибки. Например, в нашем

случае первой возникла ошибка TeamAssign (Публикация новых или

измененных назначений), а второй Request Progress Information (Запрос

сведений о проекте). Второй столбец, Error (Ошибка), содержит сведения об

ошибке, а в следующем столбце, Time (Время), указывается время, когда она

произошла.

Команда публикации новых или измененных назначений с помощью

электронной почты по-английски называется TeamAssign, а с помощью MS

Project Server — Publish New and Changed Assignments. В локализованной

версии оба названия переводятся как Публикация ноных или измененных

назначений.

В четвертом столбце, Project File (Файл проекта), отображается имя файла

проекта, данные которого публиковались. Например, в нашем случае ошибку

вызвала публикация назначений файла pbl_error.mpp. В столбце Server

(Сервер) указывается адрес сервера MS Project Server, если ошибка

произошла при публикации данных с его помощью. В нашем примере данные

публиковались с помощью электронной почты, поэтому это поле таблицы в

строке с ошибкой не заполнено. Наконец, последний столбец, Manager

(Руководитель), содержит имя руководителя, осуществившего публикацию.

Эти данные необходимо знать в том случае, когда назначения одного файла

публикуют несколько руководителей.

Ошибки можно сортировать по времени возникновения. Для этого в меню

View (Вид) нужно выбрать команду Newest first (Сначала самые новые) или

Oldest first (Сначала самые старые). Если вы устранили причину ошибки, то

можно попробовать заново выполнить операцию, вызвавшую ошибку. Для

этого в меню Actions (Действия) нужно выбрать команду Retry (Повторить).

При этом будут заново отправлены все сообщения, хранящиеся в диспетчере

очереди.

Для отмены.отправки сообщений, вызвавших ошибки, следует в этом же

меню выбрать команду Undo (Отменить). При этом все изменения сохранятся

в файле проекта, но все сообщения диспетчера будут удалены.

Если закрыть диспетчер с помощью креста в правом углу окна программы, то

программа минимизируется и ее значок по-прежнему будет отображаться в

системной области на панели задач, а все сообщения об ошибках сохранятся.

Чтобы закрыть программу с удалением всех сообщений об ошибках, нужно

воспользоваться командой меню File > Exit (Файл > Выход).

Что нового вы узнали?

●

Какими средствами для организации совместной работы располагает MS

Project.

●

Как определить, какими средствами совместной работы будет

пользоваться сотрудник.

●

Как настроить MS Project для совместной работы с помощью почтовой

системы.

●

Как согласовывать план проекта с помощью почтовой системы.

●

Как учитывать данные о фактических трудозатратах с помощью

почтовой системы.

●

Как согласовывать план проекта с помощью сервера MS Project Server.

●

Как учитывать фактические трудозатраты с помощью сервера MS Project

Server.

●

Как делегировать задачи.

●

Как запрашивать отчеты о состоянии.

●

Как формировать групповой отчет о состоянии.

●

Как работать с диспетчером очереди сервера MS Project Server.

Метод освоенного объема

Во время отслеживания проекта руководителю нужно уметь определять,

укладывается ли проект в запланированный бюджет и будет ли он завершен в

запланированные сроки. Для этого мало собирать фактические данные о ходе

работ -нужно еще и правильно их анализировать.

В этом уроке вы познакомитесь с методикой анализа хода проектных работ и

научитесь использовать ее при отслеживании проекта. Вы узнаете, какие

инструменты для применения этой методики предлагает MS Project и освоите их

применение на практике. Самое интересное в этой методике и инструментах то,

что с их помощью вы сможете понять перспективы вашего проекта и принять

меры для достижения нужных результатов и избежания неблагоприятного

развития событий.

Проект характеризуется ограниченностью во времени и ресурсах и в процессе

выполнения должен уложиться в запланированный бюджет и сроки. Поэтому во

время его отслеживания руководителю нужно уметь определять динамику хода

работ. Однако невозможно определить, укладывается ли проект в бюджетные и

временные рамки, на основе простых данных о фактических затратах и

трудозатратах. Представим два проекта с бюджетом 10 000 р. и длительностью

10 месяцев. После двух месяцев работы руководитель первого проекта

сообщает о том, что проект укладывается в бюджет: израсходовано всего 1500

р. Руководитель же другого проекта сообщает о превышении бюджета: после

двух месяцев работы потрачено 2500 р.

Предположим, что затраты должны распределяться равномерно по мере

выполнения проекта, и мы ожидали, что после двух месяцев работы будет

потрачено 2000 р. Другими словами, два месяца составляют 20% длительности

проекта, и 2000 р. составляет 20% его бюджета.

Затраты в обоих проектах отличаются от запланированных, но на основании

этих данных нельзя оценить состояние проекта. На первый проект затрачено на

500 р. меньше запланированного, но выполнено ли хотя бы 20%

запланированных трудозатрат? На второй проект затрачено на 500 р. больше,

чем планировалось, но выполнено ли больше 20% запланированных работ?

Чтобы ответить на эти вопросы, нужно проанализировать проектные данные,

принимая во внимание данные как о затратах, так и о трудозатратах. Для этого

предназначен анализ по методике освоенного объема (earned value analysis).

Поскольку анализ измеряет скорость расходования средств и выполнения

работы, он всегда выполняется к определенному моменту времени (дате отчета

MS Project).

Методика использует для определения состояния проекта три величины:

●

Базовая стоимость запланированных работ (BCWS, БСЗР) обозначает

сводную стоимость работ, которые должны были быть осуществлены к

текущему моменту. Другими словами, параметр обозначает, каковы

должны быть затраты на проект на текущий момент по базовому плану.

●

Фактическая стоимость выполненных работ (ACWP, ФСВР) обозначает

сводную фактическую стоимость трудозатрат на текущий момент, то есть

сколько фактически потрачено на проект к текущему моменту.

●

Базовая стоимость выполненных работ (BCWP, БСВР) обозначает

запланированную по базовому плану стоимость фактически выполненных

работ, то есть сколько планировалось потратить на осуществление тех

трудозатрат, что были фактически осуществлены. Этот параметр часто

называется освоенным объемом.

Каждая из величин определяется в денежных единицах, и благодаря этому

методика позволяет анализировать одновременно данные о затратах и

трудозатратах. Название методики часто переводится как «приобретенная

стоимость», и этот перевод помогает понять ее суть. Трудозатраты

рассматриваются как средство, благодаря которому проект «приобретает»

стоимость (осваивает объем). Соответственно, в каждый момент известно,

какую стоимость проект должен был приобрести (BCWS, БСЗР), какую

стоимость он приобрел (BCWP, БСВР) и сколько было затрачено на ее

приобретение (ACWP, ФСВР). Именно поэтому BCWP (БСВР) часто называется

освоенным объемом (или приобретенной стоимостью, earned value).

Чтобы определить, насколько ход работ соответствует календарному плану,

сравнивается BCWP (БСВР) и BCWS (БСЗР). Если базовая стоимость

выполненных работ меньше базовой стоимости запланированных работ, то ход

работ отстает от расписания. Если же стоимость выполненных работ превышает

стоимость запланированных работ, то ход работ опережает расписание.

Чтобы определить, укладывается ли проект в бюджет, сравнивается BCWP

(БСВР) и ACWP (ФСВР). Если фактическая стоимость выполненных работ

больше запланированной в базовом плане, то проект превышает бюджет. Если

же фактическая стоимость ниже запланированной, то это значит, что средства

расходуются экономно.

Пример анализа методом освоенного объема

Рассмотрим использование методики освоенного объема на примере. В файле 1.

mpp мы создали задачу длительностью 100 дней, на каждый из которых

запланирован 1 час работы. На задачу мы назначили Сотрудника 1 со ставкой 1

р./час. Затем мы сохранили базовый план проекта и установили дату отчета на

два дня позже даты начала проекта.

ВНИМАНИЕ

При анализе с помощью методики освоенного объема нужно включить

отображение десятичных долей, иначе данные анализа будут округляться и

могут не соответствовать действительности. Выбрать число знаков,

отображаемых после запятой, можно в диалоговом окне общих настроек

программы (выбрав команду меню Tools > Options (Сервис > Параметры)) на

вкладке View (Вид). Число знаков после запятой определяется с помощью

счетчика Decimal digits (Цифр после запятой).

Для просмотра этого файла мы использовали комбинированное представление,

в верхней части которого открыта диаграмма Ганта, а в нижней —

представление Task Usage (Использование задач). С помощью диалогового

окна стилей подробных данных мы включили в диаграмму в нижнем

представлении поля Baseline Work (Базовые трудозатраты), Baseline Cost

(Базовые затраты), Actual Work (Фактические трудозатраты), Actual Cost

(Фактические затраты), BCWP (БСВР), BCWS (БСЗР) и ACWP (ФСВР). В верхнем

представлении отображается линия, обозначающая дату отчета (рис. 21.1,

файл 1.mpp).

Самоучитель по Microsoft Project - часть 38