Самоучитель по Microsoft Project - часть 37

Учет фактических трудозатрат

Чтобы учесть фактические трудозатраты сотрудника по исполнению задачи, 

нужно отправить ему особый запрос. Этот запрос представляет собой форму, 

аналогичную той, что ресурс получает для принятия задачи. В ней нужно 

указать затраты на выполнение задачи и время, требуемое для ее завершения.

Отправка запроса

Для отправки запроса нужно воспользоваться командой Request Progress 

Information (Запросить ход выполнения) в меню Collaborate (Совместная 

работа) или в контекстном меню задачи или ресурса. При этом появится 

диалоговое окно для отправки запроса о ходе выполнения.

В файле 4.mррмы создали Задачу 1 с объемом работы 24 часа и длительностью 

3 дня, на которую назначили ресурс Bogdanov (тот же, что и в предыдущем 

примере). Затем мы решили запросить у ресурса ход ее выполнения, что и 

сделали с помощью команды Request Progress Information (Запросить ход 

выполнения).

Во-первых, в таблице в центре диалогового окна отображаются новые столбцы: 

Completed (Завершено) и Remaining (Остаток), в которых содержатся данные о 

завершенных и оставшихся трудозатратах задачи. Из-за этого поле Task Notes 

(Заметки для задачи) выходит за границы диалогового окна, поэтому если вы 

хотите сопроводить задачу комментарием, то нужно воспользоваться полосой 

прокрутки под таблицей.

Во-вторых, внизу диалогового окна можно определить период, за который 

запрашивается информация о ходе работы. Для этого нужно ввести 

соответствующие даты в поля from (с) и to (по) параметра Request progress 

information for period (Запросить сведения о выполнении для периода). 

Например, на рисунке мы запросили ход выполнения за период с 03.06.02 по 

14.06.02. Мы специально выбрали даты, находящиеся раньше планируемого 

начала задачи и позже планируемого завершения, поскольку зачастую 

фактическое выполнение работы начинается раньше и заканчивается позже 

запланированного срока.

Рис. 20.8. Файл 4.mpp после отправки запроса хода выполнения

После того как запрос хода выполнения отправлен ресурсу, индикатор рядом с 

задачей принимает вид конверта со знаком вопроса и часами. Кроме того, в 

поле TeamStatus Pending (Ожидается отчет о состоянии работ групп) 

помещается значение Yes (Да). Это видно на рис. 20.8 и в файле 4.mрр.

Ресурс, которому был направлен запрос, получает сообщение по почте с темой 

Request Progress Information (Запрос хода выполнения) и, открыв его, он 

увидит диалоговое окно.

Это диалоговое окно напоминает то, что используется для подтверждения 

ресурсом участия в выполнении задач, и работает по тем же принципам, 

отличаясь лишь составом полей в таблице. В таблице присутствует поле 

Remaining Work (Оставшиеся трудозатраты), а за ним расположены столбцы с 

датами, в которые нужно ввести объем фактических трудозатрат по задаче за 

каждую из дат. Эти даты соответствуют интервалу, определенному 

руководителем проекта в диалоговом окне создания запроса.

ВНИМАНИЕ  

Заполняя поля в таблице, важно не забыть правильно ввести оставшиеся 

трудозатраты (Remaining Work). Если задача выполнена, то значением этого 

поля должен быть нуль.

После того как сотрудник ввел данные о фактической работе, их можно 

отправить назад руководителю, нажав кнопку Send (Отправить), или сохранить 

и отправить позднее. Сохранить файл можно с помощью кнопки Save and Send 

Later (Сохранить и отправить позднее), а для отправки в дальнейшем его 

нужно будет снова открыть и нажать кнопку Send (Отправить). 

Обновление проекта

После того как сотрудник отправил заполненную данными таблицу, 

руководитель получает сообщение с вложением, открыв которое он увидит 

диалоговое окно для внесения данных в план проекта, аналогичное 

представленному на рис. 20.5. Отличаться будет только состав полей в 

таблице. После нажатия кнопки Update Project (Обновить проект) данные будут 

внесены в файл проекта.

На рис. 20.10 изображен файл 5.mpp после того, как мы обновили его с учетом 

данных, присланных ресурсом.

 

Рис. 20.10. Файл проекта после обновления с учетом фактических данных

Фактические данные о трудозатратах видны в нижнем представлении, и они 

соответствуют введенным в таблицу. Кроме того, после получения ответа поле 

TeamStatus Pending (Ожидается отчет о состоянии работ групп) приняло 

значение No (Нет).

ПРИМЕЧАНИЕ  

Как вы помните, при подсчете длительности задач MS Project не учитывает 

перерывы в выполнении и нерабочие дни. Поэтому значение поля Duration 

(Длительность) Задачи 1 в файле 5.mpp равно 3 дням, хотя по календарю 

задача длится 4 дня — ведь в третий день из четырех работы не проводились, 

и поэтому он считается перерывом в выполнении.

Совместная работа с помощью сервера MS 

Project Server

Совместную работу над проектом можно организовать не только через 

почтовую систему, но и с помощью сервера MS Project Server. MS Project 

Server — это продукт, входящий в комплект MS Project, позволяющий 

автоматизировать процесс раздачи заданий, сбора информации о 

фактических трудозатратах и внесение их в план проекта. Предшественником 

сервера MS Project Server 2002 был сервер MS Project Central, входивший в 

состав MS Project 2000.

Преимущества MS Project Server

Целесообразность использования в проекте сервера MS Project Server 

определяется типом проекта, структурой и размером проектной команды, а 

также организационными регламентами. Чтобы определить преимущества 

использования сервера, сравним схемы группового взаимодействия при 

использовании почтовой системы и при использовании сервера.

На рис. 20.11 представлена схема совместной работы с использованием 

почтовой системы. Руководитель проекта напрямую связывается с членами 

проектной команды с помощью электронной почты, причем все участники 

переписки должны установить на компьютерах специальную программу. Как 

вы уже знаете, для внесения изменений в план проекта руководителю нужно 

открыть письмо от исполнителя и нажать соответствующую кнопку. 

MS Workgroup Message Handler MS Workgroup Message Handler

Рис. 20.11. Схема совместной работы с использованием почтовой системы

При совместной работе с помощью MS Project Server, схема которой 

представлена на рис. 20.12, руководитель проекта публикует проект на 

сервере, и сотрудники получают всю необходимую информацию о своих 

задачах на сервере. При этом можно использовать электронную почту как 

дополнительное средство оповещения сотрудников. Доступ к информации 

осуществляется с помощью стандартного браузера, поэтому ни сотрудникам, 

ни руководителю проекта не нужно устанавливать дополнительное 

программное обеспечение на свои компьютеры. Поступающие от сотрудников 

фактические данные могут вноситься в план как после одобрения 

руководителем, так и в автоматическом режиме, в зависимости от настроек, 

которые сделает руководитель.

 

Рис. 20.12. Схема совместной работы с использованием сервера MS Project 

Server

Однако преимущества сервера MS Project Server этим не ограничиваются — 

сервер предоставляет множество дополнительных возможностей. Так, с его 

помощью ресурсы могут сообщать руководителю об изменениях в своем 

персональном расписании, передавать задачи друг другу. На сервере 

хранятся документы, связанные с задачами проекта, и сообщения о 

возникающих проблемах.

Использование сервера MS Project Server необходимо для управления 

проектами в рамках организации, поскольку позволяет легко определить 

уровень текущей и запланированной загрузки сотрудников и спланировать 

финансовые затраты на проекты.

Таким образом, использование сервера удобно в тех случаях, когда в 

организации выполняется несколько проектов и руководители проектов и 

руководство хотят иметь централизованное хранилище проектной 

информации, чтобы эффективно управлять компанией. Рассмотрим 

использование сервера MS Project Server для публикации плана проекта и 

сбора фактических данных хода выполнения.

Настройка MS Project для работы с сервером

Чтобы начать работу с сервером, нужно изменить настройки совместной 

работы в MS Project1. 

Предварительно администратор должен установить и сконфигурировать 

сервер MS Project Server. Установке и конфигурации сервера посвящена 

глава Установка и конфигурирование сервера MS Project Server.

Для этого с помощью команды меню Collaborate > Collaboration Options 

(Совместная работа > Параметры совместной работы) откроем диалоговое 

окно изменения этих настроек (файл б.mрр). В раскрывающемся списке 

Collaborate using (Средство для совместной работы) выберем пункт Microsoft 

Project Server и введем адрес сервера в поле Microsoft Project Server URL (URL 

сервера Microsoft Project Server). 

Адрес сервера вам сообщит его администратор. Обычно адрес строится но 

принципу: httр://<имя cepвepa>/ProjectServer, например в нашем случае 

сервер называется test-polygon, соответственно, адрес сервера — http://

testpolygon/ProjcctSеrvеr.

После этого все параметры диалогового окна станут доступны для 

редактирования (рис. 20.13, файл 6.mрр).

Рис. 20.13. Настройка MS Project для организации совместной работы с 

помощью MS Project Server

С помощью кнопки Test Connection (Проверить подключение) можно 

проверить корректность введенного адреса сервера. В разделе Identification 

for Microsoft Project Server (Идентификация для сервера Microsoft Project 

Server) определяется, как сервер будет определять пользователя, 

сохраняющего на сервере проектные данные.

Возможны два варианта: определение по учетной записи пользователя 

Windows или по имени пользователя MS Project. В первом случае нужно 

выбрать переключатель Windows user account (Учетная запись пользователя 

Windows), а во втором — MS Project user name (Имя пользователя Microsoft 

Project). Выбор переключателя зависит от настроек безопасности, 

определенных администратором сервера, и, выбирая между ними, нужно 

проконсультироваться с ним.

Если настройки безопасности позволяют, то незарегистрированные на 

сервере руководители проектов могут создавать учетные записи прямо из MS 

Project. Для этого нужно нажать кнопку Create Account (Создать учетную 

запись). Если вы предварительно выбрали идентификацию по учетной записи 

Windows, то ваши имя пользователя и пароль на MS Project Server будут 

совпадать с данными вашей учетной записи Windows'. При этом в качестве 

имени пользователя, которое нужно будет вводить при авторизации, 

выступает ваше полное имя пользователя в домене. Например, на рисунке 

полное имя пользователя — SWD.IBS.RU\VBogdanov, где SWD.IBS.RU — имя 

домена. Если же вы выбрали идентификацию по имени пользователя MS 

Project, то вашим именем пользователя на сервере MS Project Server будет 

ваше имя пользователя в MS Project (например, в нашем случае это Vadim 

Bogdanov), а пароль для доступа к серверу будет пустым.

В группе параметров On every save, publish the following information on 

Microsoft Project Server (При каждом сохранении на сервере Microsoft Project 

Server публиковать) при организации совместной работы с помощью MS 

Project Server становится доступен флажок Project Summary (Суммарные 

данные проекта). Если установить его, то при сохранении на сервер будут 

передаваться сводные данные о проекте (данные, находящиеся в строке 

суммарной задачи проекта). При этом станет доступен флажок Including full 

project plan (Включая полный план проекта). Если установить и его, то при 

сохранении файла проекта его план полностью будет передаваться на 

сервер. Флажок Allow resources to delegate tasks using Microsoft Project Server 

(Ресурсы могут делегировать задачи с помощью сервера Microsoft Project 

Server) определяет, будет ли ресурсам дана возможность передавать друг 

другу (делегировать) задачи, назначенные им руководителем.

Первое подключение к серверу

После того как вы создали учетную запись на сервере (либо получили имя 

пользователя сервера и пароль от администратора), мы рекомендуем открыть 

страницу сервера в браузере. На первой странице вам будет предложено 

ввести имя пользователя и пароль.

Прежде чем вводить их, откройте диалоговое окно настроек Internet Explorer 

и перейдите на вкладку Security (Безопасность), содержащую настройки 

уровня безопасности. На этой вкладке внесите адрес сервера в список 

проверенных сайтов, выбрав значок Trusted Sites (Доверенные узлы) и 

щелкнув на кнопке Sites (Узлы). На странице внесения узлов в список 

снимите флажок Require server verification (https:) for all sites in this zone 

(Требовать проверку сервера (http:) для всех узлов этой зоны).

Теперь перейдите к настройке уровня безопасности для доверенных узлов. 

Для этого щелкните на кнопке Custom level (Настроить), расположенной на 

вкладке Security (Безопасность), предварительно выбрав значок Trusted Sites 

(Доверенные узлы). В открывшемся диалоговом окне настроек в разделе, 

посвященном работе с ActiveX-компонентами, установите значение Enable 

(Разрешить) во всех пунктах.

Вернитесь на страницу ввода имени пользователя и пароля и введите их. 

Сервер проверит ваши данные и, если они корректны, вы перейдете на 

страницу пользовательского соглашения. После того как вы его подтвердите, 

сервер перенаправит вас на страницу загрузки ActiveX-компонентов для 

работы с сервером. Затем они будут установлены в браузер, и вы попадете на 

персональную страницу пользователя сервера.

После успешного подключения к серверу и загрузки всех необходимых 

компонентов для работы с ним закройте браузер и продолжайте работать в 

MS Project.

Определение способа отчетности ресурсов о ходе работ

При работе на сервере ресурсам будут предлагаться заранее настроенные 

представления, в которых для редактирования будет доступен лишь 

ограниченный набор полей. Состав доступных для редактирования полей 

определяется способом отчетности отслеживания проектов, установленным 

на сервере администратором. Этот метод может не соответствовать тому, 

который используете вы, например администратор мог выбрать отчетность по 

проценту завершения, а вы отслеживаете проект с помощью ежедневных 

почасовых данных. Поэтому перед началом совместной работы над проектом 

необходимо проверить, какой метод отчетности используется на сервере по 

умолчанию, и изменить его в случае необходимости.

Для этого предназначено диалоговое окно настройки опубликованных полей, 

открываемое с помощью команды меню Tools > Customize > Published Fields 

(Сервис > Настройка > Опубликованные поля). При выборе этой команды 

программа подключается к серверу MS Project Server и определяет текущие 

настройки отчетности. Параметры диалогового окна настройки 

опубликованных -полей становятся активными только после того, как 

программа загрузит необходимые данные с сервера.

Диалоговое окно содержит четыре переключателя, с помощью которых вы 

можете выбрать способ отчетности. Если выбрать первый переключатель, то 

для подачи отчетов будет использован режим, установленный на сервере по 

умолчанию (он указывается рядом с этим переключателем после загрузки 

сведений с сервера). Например, в нашем случае это Percent of Work Complete 

(% завершения по трудозатратам).

Следующие три переключателя служат для выбора одного из стандартных 

вариантов: Percent of Work Complete (% завершения по трудозатратам), 

Actual Work Done and Work Remaining (Фактические и оставшиеся 

трудозатраты) и Specific hours of work done per day per week (Часы 

трудозатрат за период). Если способ отчетности, который вы хотите 

использовать, совпадает с установленным на сервере, то следует выбрать 

первый переключатель (как в нашем случае). При выборе последнего 

переключателя период подачи отчетов будет соответствовать определенному 

администратором серверу (он указывается в скобках после переключателя).

В правой части диалогового окна напротив переключателей указывается, 

какие поля будут входить в представление, соответствующее выбранному 

переключателю. Здесь выводится список отображаемых в представлении 

полей и список полей, которые ресурс сможет редактировать. 

Кроме того, вы можете добавить в представление дополнительные поля. Для 

этого их нужно выбрать из левого списка диалогового окна и с помощью 

верхней из кнопок, расположенных справа от списка, добавить их в правый 

список. В списке полей есть как стандартные поля, так и настраиваемые. Эти 

поля могут иметь те же типы, что и обычные настраиваемые поля MS Project. 

Настраиваемые поля для использования на сервере не соответствуют 

настраиваемым полям, используемым в обычном плане, поэтому в списке вы 

не увидите ранее настроенных полей. 

После добавления настраиваемого поля в список публикуемых можно 

определить, к назначениям или к задачам оно будет относиться. Для этого 

нужно выбрать соответствующее значение параметра Custom filed type (Тип 

настраиваемого поля). Чтобы поле относилось к задачам, нужно выбрать 

переключатель Task (Поле задачи), к назначениям — Assignment (Поле 

назначения). Чтобы ресурсы могли изменять содержимое поля во время 

обновлений задачи, необходимо установить флажок Let resource change field 

(Ресурсы могут изменять поле).

После изменения настроек нужно нажать кнопку О К для отправки данных на 

сервер. Если вы хотите отменить настройки и использовать установленный по 

умолчанию на сервере способ подачи отчетности, нужно нажать кнопку Reset 

(Сброс).

Согласование задач

В файле 6.mрр мы создали простой проект из трех задач, на которые 

назначили три ресурса. Чтобы опубликовать его в MS Project Server, нужно 

воспользоваться одной из команд подменю Collaborate > Publish (Совместная 

работа > Опубликовать). Поскольку опубликовать план можно с помощью 

нескольких команд этого подменю, рассмотрим их подробнее.

СОВЕТ 

Если сотрудник постоянно работает с MS Project Server и получает 

информацию о задачах только на нем, то можно настроить папку Tasks 

(Задачи) в Outlook таким образом, чтобы при щелчке на названии папки 

автоматически загружалась страница сервера MS Project Server. Для этого 

нужно указать адрес сервера в качестве домашней страницы папки в 

диалоговом окне настройки ее свойств.

Попав на персональную страницу, сотрудник увидит сообщение о том, что он 

назначен на исполнение новых задач. Ссылка на эти задачи отображается в 

центре страницы. Над разделом с задачами отображается приветствие, в 

котором указан логин сотрудника. На рисунке видно, что мы находимся на 

персональной странице Проектировщика.

Чтобы просмотреть информацию о новых назначениях, сотрудник щелкает на 

ссылке, сообщающей о них. Другой способ просмотреть новые назначения — 

перейти в раздел Tasks (Задачи) с помощью верхнего меню страницы.

Этот раздел отображен на рисунке, где мы просматриваем страницы сервера 

MS Project Server в обычном браузере. В верхней части страницы находится 

меню для переключения между разделами, а в боковом меню расположены 

ссылки для изменения формата отображения списка задач и для 

осуществления дополнительных операций с задачами. В центре страницы 

располагается представление, в котором отображается список задач 

сотрудника и новая задача выделена специальным значком.

В нашем примере Проектировщику поступила задача Проектирование модуля 

с трудозатратами 15,03 часа (первая задача в проекте 6.mрр). Задачи в 

представлении сгруппированы по проектам, поэтому задача относится к 

суммарной задаче.

Чтобы принять все новые задачи, достаточно нажать кнопку Update All 

(Обновить все), а чтобы принять задачу, на которой установлен курсор, 

нужно нажать кнопку Update Selected Rows (Обновить выделенные строки). 

При этом руководителю проекта автоматически направляется сообщение о 

том, что сотрудник принял задачу.

Если сотруднику задача по каким-то причинам не подходит, можно отказаться 

от ее выполнения, установив на нее курсор и нажав кнопку Reject 

(Отклонить). Автоматически руководителю проекта будет направлено 

уведомление. В нашем проекте назначение отклонил Разработчик 2.

Если же нажать кнопку Hide (Скрыть), то задача будет удалена из расписания 

сотрудника, но руководитель не получит уведомления, и она сохранится в 

плане проекта. Эту кнопку стоит использовать для удаления из расписания 

самостоятельно созданных задач, которые еще не одобрены руководителем и 

не включены в план проекта.

Чтобы отправить руководителю комментарий или вопрос по поводу задачи, 

нужно воспользоваться кнопкой Insert Notes (Добавить заметки). После этого 

откроется окно, в котором можно ввести ее текст. После завершения ввода 

заметка добавляется к задаче, и для отсылки ее руководителю нужно 

воспользоваться кнопкой Update All (Обновить все) или Update Selected Rows 

(Обновить выделенные строки).

Создание задачи сотрудником

С помощью MS Project Server сотрудник может предложить добавить в план 

проекта необходимые задачи, о которых забыл руководитель. Для этого 

предназначена ссылка Create a new task (Создание новой задачи) в левой 

колонке страницы. На странице создания задачи сотрудник выбирает проект, 

в который задача будет добавлена, определяет, к какой фазе проекта 

относится задача, вводит название, дату начала задачи и предполагаемые 

трудозатраты. Кроме того, задачу можно прокомментировать.

Новая задача добавляется в список задач сотрудника и после нажатия кнопки 

Update All (Обновить все) или Update Selected Rows (Обновить выделенные 

строки) уведомление направляется руководителю, который должен утвердить 

включение задачи в план проекта. Например, в нашем случае Тестировщик 

добавил в план задачу Тестирование документации.

Получение сообщений от сотрудников

Для просмотра сообщений, поступивших от сотрудников, руководитель 

проекта должен зайти на сервер MS Project Server и ввести свой логин и 

пароль. На персональной странице руководитель увидит оповещение о 

поступивших обновлениях и ссылку для их просмотра. После щелчка на ней 

открывается раздел Updates (Обновления), в который можно попасть и с 

помощью верхнего меню страницы.

В центре страницы находится таблица со списком изменений, 

сгруппированных по проектам — ведь руководитель может одновременно 

работать с несколькими проектами. Поэтому в первой строке в таблице на 

указано название нашего проекта — 6.

Относящиеся к одному проекту изменения сгруппированы по типам: Task 

update (Обновление задачи), Task rejection (Отклонение задачи) и New task 

request (Запрос на создание задачи). Изменения, относящиеся к одному типу, 

сгруппированы по сотрудникам, приславшим изменения. В нашем случае 

каждый из сотрудников прислал по одному изменению.

В таблице есть колонка индикаторов, содержащая значки, при наведении 

мыши на которые можно просмотреть дополнительную информацию об 

изменении. Например, на рисунке видно сообщение, появляющееся при 

наведении мыши на значок рядом с задачей, созданной Тестировщиком. А 

для просмотра и редактирования заметок нужно дважды щелкнуть на значке 

заметки.

Чтобы принять изменение и внести соответствующие изменения в план 

проекта, в первом столбце таблицы в строке с изменением нужно выбрать из 

раскрывающегося списка пункт Accept (Принять). Если же изменение вас не 

устраивает, следует выбрать в этом списке пункт Reject (Отклонить). Чтобы 

принять все изменения, нужно нажать кнопку Accept all (Принять все), 

распложенную над первым столбцом таблицы. Определившись с тем, какие 

изменения принимаются, а какие — нет, и установив соответствующие 

значения в первом столбце, нужно нажать кнопку Update (Обновить) в 

верхнем правом углу страницы.

После этого запускается MS Project и в нем открывается файл проекта, в 

который автоматически вносятся принятые изменения. После внесения 

изменений MS Project предлагает сохранить файл, и если вы откажетесь от 

этого, то изменения не будут считаться принятыми и останутся на сервере. 

Если же сохранить файл, то изменения будут считаться принятыми и 

пропадут из списка изменений на сервере.

ПРИМЕЧАНИЕ 

Таким образом, внести изменения в план проекта можно только в том случае, 

если вы работаете с сервером MS Project Server с компьютера, на котором 

установлен MS Project и хранится план проекта, изменяемый вами на сервере.

В файле 7.mрр видно, что в план добавилась задача, поступившая от 

Тестировщика, причем в соответствии с настройками, сделанными 

сотрудником, установлены трудозатраты задачи и ограничение по дате ее 

начала. В файле 5.mpp мы изменили положение задачи в плане и 

опубликовали обновленное назначение.

Учет фактических трудозатрат

При совместной работе с помощью MS Project Server руководителю для 

получения фактических данных о ходе работ не обязательно запрашивать 

ресурсы задач. На странице персональных задач в таблице рядом с 

диаграммой сотрудник может вводить фактические данные в доступные для 

редактирования поля.

Если сотрудник не присылает данные о ходе работ, их можно запросить с 

помощью команды меню Collaborate > Request Progress Information 

(Совместная работа > Запросить ход выполнения). В таком случае сервер 

может направить сотруднику уведомление по почте (если администратор 

сервера настроил его для работы с почтовой системой) или просто добавит в 

список задач пометку о необходимости сообщить руководителю проекта о 

состоянии задачи.

Ввод фактических данных сотрудником

MS Project Server позволяет учитывать фактические трудозатраты с помощью 

любого из трех методов (учета процента завершения, фактических и 

оставшихся трудозатрат или повременных трудозатрат), и в соответствии с 

установленным администратором методом отслеживания в таблице становятся 

доступны для редактирования те или иные поля.

Например, Тестировщик вводит данные о ходе работы над задачей. Столбцы, 

данные которых можно редактировать — % Work Complete (% завершения по 

трудозатратам) и Remaining Work (Оставшиеся трудозатраты), — выделены 

белым фоном, а строки, содержащие измененные данные, — шрифтом 

красного цвета. После ввода данных сотрудник нажимает кнопку Update All 

(Обновить все) или Update Selected Rows (Обновить выделенные строки), и 

информация передается руководителю проекта.

Учет фактических данных в плане проекта