Самоучитель по Microsoft Project

Что нового вы узнали?

●

Принципы определения рисков проекта.

●

Как вносить информацию о рисках в план проекта.

●

Как обнаружить возможные риски при анализе расписания, ресурсов и

бюджета проекта.

●

Как разрабатывается стратегия смягчения рисков.

●

Что такое план реакции на риски и как внести его в план проекта.

●

Как сформировать бюджетный буфер проекта.

●

Как определить существующий временной буфер задач и как его

увеличить.

●

Как определить временной буфер проекта и как увеличить его, как

создать временный буфер на критическом пути.

●

Как анализировать распределение трудозатрат по проекту и загрузку

ресурсов в Microsoft Excel.

Распространение плана проекта

Готовый и проанализированный план проекта обычно нужно согласовывать с

руководством организации или заказчиком. Для этого план нужно

подготовить к передаче, распространить на согласование и затем внести в

него необходимые изменения.

В этом уроке вы научитесь распространять план проекта как в формате MS

Project, так и в других популярных форматах. Среди них особенно интересны

возможности быстрой подготовки веб-страниц, сводных таблиц Microsoft Excel

и файлов в формате XML. Также вы узнаете, как отбирать необходимые

данные при экспорте и как обходить подводные камни, которые могут

возникнуть при передаче данных в другие форматы.

Готовый план проекта нужно распространить для утверждения. Есть

несколько способов это сделать: можно разослать файл в формате .mрр о

электронной почте, включить фрагменты данных из файла проекта в другие

документы офисных форматов, полностью конвертировать файл в другой

формат и, наконец, можно распространить файл в распечатанном виде.

СОВЕТ

Перед распространением файла проекта рекомендуем воспользоваться

командой проверки орфографии Tools > Spelling (Сервис > Правописание)

или клавишей F7.

Рассылка плана по электронной почте

Чтобы отослать план по электронной почте, нужно выбрать команду меню

File> Send To > Mail Recipient (as Attachment) (Файл > Отправить >

Сообщение (как вложение)). В результате создается сообщение, к которому

прикреплен файл проекта, и от вас потребуется лишь выбрать адресатов

письма и отправить его.

Отправка по маршруту

При согласовании плана часто требуется утвердить его у нескольких

руководителей, причем обычно они утверждают его по очереди в

соответствии с установленным в организации порядком. Например, сначала

план должен утвердить начальник отдела, затем главный бухгалтер, после

него — руководитель проектного офиса и, наконец, директор по

производству.

Для автоматизации пересылки файла в определенной очередности можно

создать маршрут, по которому файл будет автоматически перенаправляться

от одного руководителя к другому. Для этого предназначено диалоговое окно

настройки маршрута (рис. 17.1, файл 1.mpp), открываемое с помощью

команды меню File > Send To > Routing Recipient (Файл > Отправить > По

маршруту).

После того как вы настроите параметры отправки файла по маршруту, вместо

этой команды в меню появится команда Other Routing Recipient (Другой

адресат). Именно ее вам нужно выбрать для открытия диалогового окна,

представленного на рис.'17.1, если вы откроете файл примера с

настроенными параметрами отправки по маршруту.

Рис. 17.1. Настройка отправки файла по маршруту

Диалоговое окно для настройки маршрута пересылки файла содержит три

поля. В верхнем поле, То (Кому), формируется список получателей. В поле

Subject (Тема) указывается тема сообщения с файлом, а в поле Message text

(Текст сообщения) — текст, помещаемый в тело сообщения.

Для добавления адресатов в список нужно выбрать их из адресной книги с

помощью кнопки Address (Адрес), а для удаления адресата нужно выделить

его в списке и нажать кнопку Remove (Удалить). Для удаления всех

адресатов из списка предназначена кнопка Remove All (Удалить все).

В нижней части диалогового окна в разделе Route to recipients (Порядок

рассылки) расположены переключатели, определяющие логику рассылки

письма. Если выбрать переключатель One after another (Последовательный),

то файл будет отослан адресату, расположенному в списке под номером 1, а

затем этот адресат должен будет перенаправить письмо далее, уже от своего

имени. Если же выбрать переключатель All at once (Параллельный), то файл

будет отправлен сразу всем адресатам списка.

Порядок направления файла адресатам при последовательной рассылке

определяется их номером в списке. Изменять его можно с помощью кнопок со

стрелками вверх и вниз, расположенных слева от списка. Если выбрана

параллельная рассылка, то номера рядом с именами адресатов пропадают.

Другой элемент диалогового окна, доступный только при последовательной

рассылке, — флажок Track status (Отслеживать состояние). Если он

установлен, то автор файла будет получать уведомления о движении файла

по маршруту, то есть при пересылке файла одним адресатом следующему. И

наконец, флажок Return when done (Вернуть по завершении) обеспечит

автоматическое возвращение файла после того, как адресат, завершающий

маршрут, закроет файл.

После того как настройки закончены, можно отправить файл по маршруту,

нажав кнопку Route (Маршрут), либо сохранить маршрут и вернуться к

редактированию плана проекта, нажав кнопку Add Slip (Добавить маршрут).

Чтобы отправить файл далее по маршруту, получатели файла должны будут

воспользоваться командой меню File > Send To > Next Routing Recipient (Файл

> Отправить > Следующий адресат).

Инструкцию по пересылке файла по маршруту программа автоматически

добавляет в сообщение. При выборе команды для пересылки файла

программа запрашивает, переслать ли файл по маршруту (первый

переключатель сверху) или отправить его без использования маршрута

(второй переключатель). Если выбрать второй вариант, то программа создаст

новое письмо, приложив к нему файл, и откроет диалоговое окно для выбора

адресата письма и ввода текста сообщения.

В диалоговом окне настройки маршрута адресаты могут изменять все

параметры маршрута за исключением темы сообщения, с которой

рассылается файл. Если адресат выберет команду закрытия файла,

предварительно не отправив его далее по маршруту, то программа выведет

сообщение с напоминанием о том, что файл нужно направить далее (рис.

17.3, файл 1.mpp).

Рис. 17.3. При закрытии файла без отправки по маршруту программа

отображает напоминание

В сообщении MS Project запрашивает, хочет ли пользователь отправить

сообщение следующему адресату. Для того чтобы отправить файл дальше,

нужно нажать кнопку Yes (Да), для закрытия файла без отсылки нужно

нажать No (Нет), а для отмены закрытия файла — кнопку Cancel (Отмена).

Благодаря таким напоминаниям файл не будет потерян в пути из-за того, что

кто-то из адресатов забудет переслать его.

Публикация на сервере Microsoft Exchange

Если в вашей организации используется сервер Microsoft Exchange и ваш

компьютер подключен к нему, то в подменю File > Send To (Файл >

Отправить) будет доступна команда Exchange Folder (Папка Exchange). При

щелчке на этой команде откроется диалоговое окно со списком папок, в

которые вы можете поместить файл. Для сохранения файла в общей папке у

вас должны быть соответствующие разрешения, полученные от

администратора системы.

Распространение плана в составе других

документов

Обычно MS Project установлен у руководителя проекта, но не у бухгалтера

или заказчика проекта. Кроме того, часто для согласования не требуется

предоставлять план полностью, например при отправке документов заказчику

в них может включаться лишь календарный план работ. Когда у получателя

не установлен MS Project и когда не требуется передавать ему всю

информацию из плана проекта, необходимые данные из плана включаются в

состав документов в другом формате.

Перенести из MS Project в другой документ можно как таблицу, так и

графическое изображение с диаграммой или представлением. Для переноса

таблицы или ее части нужно выделить в MS Project диапазон ячеек и

перетащить его мышью в другой документ. Можно воспользоваться и

стандартными командами копирования и вставки.

Для переноса данных в виде изображения нужно воспользоваться командой

меню Edit У Copy Picture (Правка > Копировать рисунок). При выборе этой

команды открывается диалоговое окно для настройки параметров

копирования проектных данных в рисунок (рис. 17.4, файл 1.mpp). Это

диалоговое окно можно открыть и с помощью представленной ниже

одноименной кнопки на стандартной панели инструментов

Рис. 17.4. Диалоговое окно копирования рисунка

Диалоговое окно содержит три раздела. В первом, Render image

(Преобразовать изображение), следует указать, для какой цели вы готовите

рисунок: для вставки в другой документ, для печати или для сохранения в

файле. Чтобы скопировать рисунок для вставки в файл, нужно выбрать

переключатель For screen (Для отображения на экране).

Если вы хотите распечатать рисунок, то выберите переключатель For printer

(Для печати). В этом случае формат рисунка будет соответствовать размеру

бумаги, установленной в принтере по умолчанию. Если вы выберете другой

формат бумаги после того, как скопируете рисунок, то нужно будет

скопировать его заново.

При выборе любого из этих двух переключателей рисунок сохраняется в

буфере обмена. Но иногда требуется сохранить рисунок в виде файла на

диске. В таком случае нужно выбрать переключатель То GIF image file (В

файл GIF) и затем ввести имя файла в поле ввода.

После того как определен формат рисунка и его будущее расположение

(буфер обмена или файл на диске), нужно выбрать данные для копирования.

В разделе Сору (Копировать) определяется, все ли строки таблицы будут

помещены на рисунок или только выделенные на экране. В первом случае

нужно выбрать переключатель Rows on screen (Отображаемые строки), а во

втором — Selected rows (Выделенные строки).

Кроме того, можно отобрать данные для рисунка за определенный временной

интервал. Для этого в разделе Timescale (Шкала времени) предназначены

переключатели As shown on screen (Как на экране) и From, To (С, По). Если

выбрать первый вариант, то на рисунок попадут видимые на диаграмме

данные, а если выбрать второй и указать временной диапазон, то только

данные внутри этого временного диапазона.

Два последних раздела становятся недоступными, если в представлении нет

таблицы или шкалы времени. Например, при копировании сетевой диаграммы

в рисунок будут заблокированы оба раздела, а при копировании ресурсного

графика — только первый из них, поскольку шкала времени на этой

диаграмме есть.

В некоторых ситуациях полученный в результате копирования рисунок может

оказаться слишком большим для вставки в другие приложения. Такое может

произойти, например, когда вы копируете данные за определенный диапазон

дат и при этом на шкале времени выбраны очень мелкие единицы измерения

(например, часы) или число выделенных рядов таблицы слишком велико. В

таком случае MS Project выведет диалоговое окно с предупреждением о том,

что рисунок слишком велик, и предложит варианты решения проблемы (рис.

17.5).

Выбор переключателя Keep the selected range (Сохранить выбранный

диапазон) приведет к тому, что рисунок будет помещен в буфер обмена в

нынешнем виде. Если выбрать переключатель Zoom out the timescale so the

picture can fit (Изменить масштаб шкалы времени, чтобы уместить рисунок),

то вы вернетесь к работе с представлением и сможете отформатировать

шкалу времени. Этот переключатель недоступен, если рисунок слишком

длинный из-за большого числа задач, но нормальный по ширине.

Рис. 17.5. Определяем, как поступить со слишком большим рисунком

Выбор переключателя Scale the picture to 55,88 cm in width (Изменить

масштаб рисунка до ширины 55,88 см.) приведет к автоматическому

изменению размера рисунка. С помощью этого же параметра изменяется и

высота рисунка, если она превышена (в таком случае название

переключателя изменится). Для того чтобы при изменении размера рисунка

сохранились пропорции, нужно установить флажок Lock aspect ratio

(Сохранит-ь пропорции).

С помощью переключателя Truncate the picture to 55,88 cm in width (Обрезать

рисунок до ширины 55,88 см.) можно обрезать рисунок до нормальной

ширины (и, при необходимости, высоты). В таком случае часть данных из

выбранного диапазона не попадет на рисунок.

После того как рисунок помещен в буфер обмена, его можно вставить в

нужный документ с помощью стандартных средств вставки.

Экспорт плана в файлы других форматов

MS Project содержит удобные команды для экспорта данных в другие

форматы, среди которых есть как форматы документов семейства Microsoft

Office (Excel и Access), так и межплатформенные (HTML и XML). Начнем

обучение экспорту данных из MS Project именно с универсальных форматов.

Экспорт данных в HTML

Экспорт данных в HTML используется очень часто для публикации

информации о проекте на веб-странице. Именно поэтому для сохранения

файла в этом формате предназначена отдельная команда Save As Web Page

(Сохранить как вебстраницу) в меню File (Файл).

После выбора этой команды (файл 1.mpp) открывается стандартное

диалоговое окно Save As (Сохранение документа). В нем нужно указать имя

файла, в котором будет сохранена созданная страница. После нажатия в этом

диалоговом окне кнопки Save (Сохранить) запустится мастер Export Wizard

(Мастер экспорта), с помощью которого определяются все параметры

экспорта данных. С этим мастером вы столкнетесь еще не раз, поскольку с

его же помощью осуществляется экспорт Данных в файлы других форматов.

После отображения приветственного экрана вы попадете на первый шаг

мастера (рис. 17.6, файл 1.mpp), на котором осуществляется выбор схем

экспорта. Схема -это набор настроек экспорта данных, определяющих, какие

именно данные экспортируются из плана проекта и как они отображаются в

файле другого формата.

Рис. 17.6. Выбор схемы экспорта данных

Создание новой схемы

Чтобы создать новую схему, нужно выбрать переключатель New map (Создать

новую схему), а чтобы использовать одну из созданных ранее схем или схем,

входящих в программу, — Use existing map (Использовать существующую

схему). Существующую схему (список схем см. в табл. 17.1) можно изменять

во время работы. Чтобы научиться создавать свои схемы, создадим новую.

Таблица 17.1. Схемы экспорта (импорта), входящие в состав MS Project

Схема

Экспортируемые (импортируемые)

элементы

"Who Does What" report (Отчет

«Дела по исполнителям»)

Ресурсы, их назначения, даты начала и

окончания и трудозатраты

Compare to Baseline (Сравнение с

исходным планом)

Задачи с идентификаторами,

названиями, длительностью,

трудозатратами и затратами

(исходными, текущими и

расхождением), датами начала и

окончания (исходными и текущими)

Cost data by task (Данные о

затратах по задачам)

Задачи с идентификаторами,

названиями и данными о затратах:

общие затраты, фиксированные затраты,

исходные затраты, расхождение затрат,

фактические и оставшиеся затраты

Default task information (Данные

по умолчанию для задач)

Вся информация о задачах из

стандартной таблицы Entry (Ввод) (При

изменении структуры таблицы схема не

изменяется.): идентификаторы,

названия, даты начала и окончания,

предшественники и названия ресурсов

Earned value information

(Сведения об освоенном объеме)

Задачи с идентификаторами,

названиями, затратами, исходными

затратами и расхождением затрат, а

также полями освоенного объема: BCWS

(ПСЗР), BCWP (ПСВР), ACWP (ФСВР), SV

(ОКП), CV (ОПС)

Export to HTML using standard

template (Экспорте HTML с

использованием стандартного

шаблона)

Задачи с идентификаторами,

названиями, длительностями, датами

начала и окончания, названиями

ресурсов и процентом завершения.

Ресурсы с идентификаторами,

названиями, группами, максимумом

единиц доступности и пиковой

загрузкой. Назначения с

идентификаторами задач, названиями

задач и ресурсов, трудозатратами,

датами начала и окончания, процентом

завершения

Resource «Export Table» map

(Схема «Таблица экспорта»

ресурсов)

Все поля «внутренней» таблицы с

данными о ресурсах

Task «Export Table» map (Схема

«Таблица экспорта» задач)

Все поля «внутренней» таблицы с

данными о задачах

Task and resource PivotTable

(Сводная таблица задач и

ресурсов)

Задачи с идентификаторами,

названиями ресурсов, длительностями,

датами начала и окончания, затратами.

Ресурсы с названиями, группами,

трудозатратами и затратами (схема

предназначена для экспорта данных в

формат сводных таблиц Excel)

Task list with embedded

assignment rows (Список задач с

включенными строками

назначений)

Задачи с идентификаторами,

названиями, трудозатратами,

длительностями, датами начала и

окончания и процентом завершения

(схема предназначена для экспорта

данных в Excel или HTML, причем

данные выглядят как в представлении

Task Usage (Использование задач))

Top Level Tasks list (Список задач

верхнего уровня)

Задачи с идентификаторами,

названиями, длительностями, датами

начала и окончания, процентом

завершения, затратами и

трудозатратами

Что нового вы узнали?

●

Как распространять план проекта по электронной почте, используя

маршруты.

●

Как опубликовать план проекта на сервере Microsoft Exchange.

●

Как вставлять данные таблиц и изображения диаграмм MS Project в

другие документы.

●

Как экспортировать план проекта в формат HTML, XML, в ODBC-

совместимые базы данных и текстовые форматы.

●

Как экспортировать план проекта в рабочие книги и сводные таблицы

Microsoft Excel и как анализировать полученные данные.

Самоучитель по Microsoft Project - часть 30