САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ПЕТРА ВЕЛИКОГО. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ НА 2022 ГОД

Содержание

1. Введение

5-6

2. Список сокращенных наименований структурных подразделений

Университета

7-8

3. Условные обозначения

4. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ УНИВЕРСИТЕТА

АДМИНИСТРАТИВНЫЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ:

УП

Управление персонала

10-14

КС

Контрактная служба

15-16

УД

Управление делами

ОД

Канцелярия

18-21

АРХ

Архив СПбПУ

22-24

УБУ

Управление бухгалтерского учета

25-35

УПО

Управление правового обеспечения

36-37

ДЭФ

Департамент экономики и финансов

38-39

ОМП

Отдел мобилизационной подготовки

40-42

УС

Ученый совет

УАР

Управление академического развития

ЦПКВК

Центр подготовки кадров высшей квалификации

44-46

ЦМНО

Центр мониторинга науки и образования

46-47

ОРДС

Отдел по работе с диссертационными советами

47-48

УМП

Управление молодежной политики

НАУЧНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ:

ОНТИ

Объединенный научно-технологический институт

50-51

УСНПиП

Управление сопровождения научных проектов и программ

УСПиПР

Управление стратегического планирования и программ

развития

УО НИОКР Управление организации НИОКР

54-57

ЦТП

Центр технологических проектов

ЦИПП

Центр информационно-программной поддержки

ОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ:

ДООП

Дирекция основных образовательных программ

ЦОУП

Центр организации учебного процесса

60-62

ЦРОП

Центр развития образовательных программ

62-64

ИБК

Информационно-библиотечный комплекс

65-66

ПК

Приемная комиссия

67-68

ЦПДП

Центр профориентации и довузовской подготовки

ДИ

Дирекция института

70-73

Кафедра

74-77

ВШ

Высшая школа

78-81

ИСПО

Институт среднего профессионального образования

82-85

ЕНЛ

Естественно-научный лицей

86-88

ИДО

Институт дополнительного образования

89-91

МЕЖДУНАРОДНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ:

РЦМД

Ресурсный центр международной деятельности

92-93

УМО

Управление международного образования

94- 98

УМС

Управление международного сотрудничества

99-100

ОМНиВЭС Отдел международных научных и внешнеэкономических

101-103

связей

ОММС Отдел международного межвузовского сотрудничества

104-106

ВШМОП Высшая школа международных образовательных

107-108

программ

АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ:

109

ДАХС

Департамент административно-хозяйственных служб

109-112

ДГИ

Департамент главного инженера

113

УГМ

Управление главного механика

114-117

ТЭС

Теплоэнергетическая служба

117-121

ЭЭС

Электроэнергетическая служба

121-122

ОТСО

Отдел технического сопровождения оборудования

122

ОЭВВ

Отдел экоаудита, водопотребления и водоотведения

122-124

УОРР

Управление организации ремонтных работ

125-126

ОУИК

Отдел учета имущественного комплекса

127-129

УТМ

Управление транспорта и механизации

130-131

УРУОО

Управление региональными учебно-оздоровительными

132-133

объектами

УОТ

Управление охраны труда

134-138

СВЯЗИ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ И ИНФОРМАЦИОННО-

139

КОММУНИКАЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ:

УСО

Управление по связям с общественностью

139 -140

МИ

Музей истории СПбПУ

141-143

БЕЗОПАСНОСТЬ:

144

УГБ

Управление гражданской безопасности

144-145

ОЗКИ

Отдел защиты конфиденциальной информации

146-147

ИНФОРМАЦИОННО-РЕСУРСНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ:

148

ДЦТ

Департамент цифровых технологий

148

СТУДЕНЧЕСКИЙ ГОРОДОК

149

СГ

Студенческий городок СПбПУ

149-152

ДОМ УЧЕНЫХ В ЛЕСНОМ

153

ДУ

Дом ученых в Лесном

153-156

НАБЛЮДАТЕЛЬНЫЙ СОВЕТ

157

НС

Наблюдательный совет

157-158

1. Введение

Номенклатура дел - это составленный по установленной форме

перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения.

Данный перечень позволяет рационально организовать работу с документами,

образующимися в делопроизводстве Университета и его структурных

подразделений.

Номенклатура дел закрепляет классификацию

(группировку)

исполненных документов в дела и является основным учетным документом,

отражающим состав и организацию документального фонда Университета,

определяет систематизацию, индексацию и сроки хранения дел.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел

документов постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также

для учета дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.

Номенклатура дел составлена на основе изучения функций и

направлений деятельности структурных подразделений Университета,

отражает состав и виды документов, образующихся в процессе их

деятельности.

Номенклатура дел построена по штатному расписанию университета.

Для дирекций институтов, высших школ, кафедр, имеющих однотипные

документы, предлагается типовая номенклатура дел. Эти структурные

подразделения разрабатывают индивидуальные номенклатуры дел на основе

предложенных им типовых номенклатур дел.

Номенклатура дел состоит из следующих граф:

- графа «1ª Индекс дела. Каждому делу, предусмотренному сводной

номенклатурой дел, присваивается определенный индекс. Индекс дела

состоит из условного обозначения структурного подразделения и порядкового

номера дела в разделе. Для каждого института, высшей школы и кафедры,

имеющих типовую номенклатуру дел, закрепляется кодификатор, который

прописывается в индексе дела. Кодификатор помещен в конце настоящей

номенклатуры дел;

- графа «2ª Заголовок дела. В данной графе указывается наименование

дела, которое будет формироваться в течение года;

- графа «3ª Количество дел. Данная графа заполняется по окончании

делопроизводственного года (учебные подразделения - учебного года) путем

проставления количества заведенных дел, а также заполняется итоговая запись

о категориях и количестве заведенных за год дел;

- графа «4ª Срок хранения дела и номера статей по перечню. Дела

должны храниться в точном соответствии с указанными в номенклатуре дел

сроками. Для ряда дел к сроку хранения добавлена отметка «ЭПКª, которая

означает, что вопрос об уничтожении дел по истечении срока хранения

решается экспертной проверочной комиссией.

В некоторых случаях номера статей и срок хранения указаны в

соответствии с Примерной номенклатурой дел высшего учебного заведения

(ПНД);

- графа

«5ª Примечание. В данной графе делаются отметки,

облегчающие пользование номенклатурой (особенности формирования дел,

хранения на месте и др.).

В конце номенклатуры дел структурного подразделения предусмотрены

резервные номера, которые заполняются в случае заведения новых дел.

Дела должны храниться в структурных подразделениях в точном

соответствии с номенклатурой дел и сроками хранения. Ответственность за

надлежащее формирование документов в дела, соблюдение сроков хранения,

составление актов уничтожения документов, а также своевременную передачу

дел в Архив СПбПУ возлагается на лиц, ответственных за делопроизводство в

соответствующем структурном подразделении.

Ведение, уточнение, переоформление, согласование номенклатуры дел

Университета с Экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК)

Санкт-Петербургского

государственного

казенного

учреждения

«Центральный государственный архив Санкт-Петербургаª (далее по тексту -

ЦГА СПб) осуществляет Управление делами.

При составлении номенклатуры дел Университета были использованы

следующие документы:

1.Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерацииª от

22.10.2004 N 125-ФЗ (с изменениями и дополнениями от 08.12.2020 N 429-ФЗ

«О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской

Федерацииª).

2. Приказ Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 «Об

утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов,

образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов

местного самоуправления и организаций, с указанием сроков храненияª.

3. Примерная номенклатура дел высшего учебного заведения (М.,1999).

4. Устав Университета.

5. Штатное расписание.

6.Положения о структурных подразделениях.

Начальник Канцелярии

М.И. Квитинская

2. Список сокращенных наименований структурных подразделений

Университета

№

Наименование структурного подразделения

Индекс

АДМИНИСТРАТИВНЫЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

Управление персонала

УП

Контрактная служба

КС

Управление делами:

УД

- Канцелярия

ОД

- Архив СПбПУ

АРХ

Управление бухгалтерского учета

УБУ

Управление правового обеспечения

УПО

Департамент экономики и финансов

ДЭФ

Отдел мобилизационной подготовки

ОМП

Ученый совет

УС

Управление академического развития:

УАР

-Центр подготовки кадров высшей квалификации

ЦПКВК

-Центр мониторинга науки и образования

ЦМНО

- Отдел по работе с диссертационными советами

ОРДС

Управление молодежной политики

УМП

НАУЧНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

Объединенный научно-технологический институт

ОНТИ

Управление сопровождения научных проектов и программ

УСНПиП

Управление стратегического планирования и программ развития

УСПиПР

Управление организации НИОКР

УО НИОКР

Центр технологических проектов

ЦТП

Центр информационно-программной поддержки

ЦИПП

ОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

Дирекция основных образовательных программ

ДООП

- Центр организации учебного процесса

ЦОУП

- Центр развития образовательных программ

ЦРОП

Информационно-библиотечный комплекс

ИБК

Приемная комиссия

ПК

Центр профориентации и довузовской подготовки

ЦПДП

Дирекция института

ДИ

Кафедра

Высшая школа

ВШ

Институт среднего профессионального образования

ИСПО

Естественно-научный лицей

ЕНЛ

Институт дополнительного образования

ИДО

МЕЖДУНАРОДНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

Ресурсный центр международной деятельности

РЦМД

Управление международного образования

УМО

- Управление международного сотрудничества

УМС

- Отдел международных научных и внешнеэкономических

ОМНВЭС

связей

ОММС

- Отдел международного межвузовского сотрудничества

Высшая школы международных образовательных программ

ВШМОП

АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

Департамент административно-хозяйственных служб

ДАХС

Департамент главного инженера:

ДГИ

- Управление главного механика

УГМ

- Теплоэнергетическая служба

ТЭС

- Электроэнергетическая служба

ЭЭС

- Отдел технического сопровождения оборудования

ОТСО

- Отдел экоаудита, водопотребления и водоотведения

ОЭВВ

Управление организации ремонтных работ

УОРР

Отдел учета имущественного комплекса

ОУИК

Управление транспорта и механизации

УТМ

Управление региональными учебно-оздоровительными

УРУОО

объектами

Управление охраны труда

УОТ

СВЯЗИ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ И ИНФОРМАЦИОННО-КОММУНИКАЦИОННАЯ

ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

Управление по связям с общественностью

УСО

Дирекция Музея истории СПбПУ

МИ

БЕЗОПАСНОСТЬ

Управление гражданской безопасности

УГБ

Отдел защиты конфиденциальной информации

ОЗКИ

ИНФОРМАЦИОННО-РЕСУРСНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

Департамент цифровых технологий

ДЦТ

СТУДЕНЧЕСКИЙ ГОРОДОК СПбПУ

СГ

ДОМ УЧЕНЫХ В ЛЕСНОМ

ДУ

НАБЛЮДАТЕЛЬНЫЙ СОВЕТ

НС

3. Условные обозначения

1. ВО - высшее образование.

2. ГЭК - Государственная экзаменационная комиссия.

3. ДЗН - до замены новым.

4. ДМН - до минования надобности.

Отметка «до минования надобностиª означает, что документы, включенные в

дело, имеют только практическое значение. Срок их хранения определяется

самим структурным подразделением, но не может быть менее года.

5. ДСП - для служебного пользования.

6. Минобрнауки РФ

- Министерство образования и науки Российской

Федерации.

7. ПНД - примерная номенклатура дел высшего учебного заведения.

8. Пост. - постоянно.

9. СПб - город Санкт-Петербург.

10. Ст. - статья.

11. ФГАОУ ВО

«СПбПУª

- федеральное государственное автономное

образовательное учреждение высшего образования

«Санкт-Петербургский

политехнический университет Петра Великогоª.

12. ЦГА СПб - Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение

«Центральный государственный архив Санкт-Петербургаª.

13. ЭВМ - Электронно-вычислительная машина.

14. ЭК - экспертная комиссия Университета, утвержденная приказом ректора.

15. ЭПК - экспертно-проверочная комиссия.

Отметка ЭПК, проставленная к срокам хранения отдельных видов документов,

означает, что указанные документы или часть указанных документов могут быть

отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности.

16. ЭПМК ЦГА СПб - Экспертно-проверочная методическая комиссия Санкт-

Петербургского государственного казенного учреждения

«Центральный

государственный архив Санкт-Петербургаª.

Федеральное государственное

автономное образовательное

учреждение высшего образования

«Санкт-Петербургский

политехнический университет

Петра Великогоª

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

на 2022 год

Индекс

Заголовок дела

Количество

Срок хранения

Примечание

дела

дел

и № статей по

перечню

УП

Управление персонала

УП-01

Приказы и инструктивные

ДМН

Подлинники в

письма Министерства науки

Ст. 2 б

Министерстве

и высшего образования

науки и

Российской Федерации

высшего

по вопросам работы с кадрами,

образования

присланные для сведения.

Российской

Копии

Федерации

УП-02

Приказы Министерства науки

50 лет ЭПК

Подлинники в

и высшего образования

Ст. 434 а

Министерстве

Российской Федерации о

науки и

присуждении ведомственных

высшего

наград, поощрении

образования

работников Университета.

Российской

Копии

Федерации

УП-03

Приказы ректора, проректоров

ДМН

Подлинники в

по основной деятельности.

Ст. 19 а

Канцелярии,

Копии

дело ОД-03

УП-04

Приказы по личному составу

ДМН

Подлинники в

(о приеме, переводе,

Ст. 434 а

Канцелярии,

перемещении, ротации,

дело ОД-05

совмещении,

совместительстве, увольнении,

оплате труда, аттестации,

повышении квалификации,

присвоении классных чинов,

разрядов, званий, поощрении,

награждении, об изменении

анкетно-биографических

данных, дисциплинарных

взысканиях) работников.

Копии

УП-05

Приказы по личному составу

50 лет ЭПК

работников (об отпусках по

Ст. 434 а

уходу за ребенком, отпусках

без сохранения заработной

платы, об отпусках

работников с вредными и

(или) опасными условиями

труда)

Приказы по личному составу

5 лет

УП-06

работников (о ежегодных

Ст. 434 б

оплачиваемых отпусках,

отпусках в связи с обучением)

УП-07

Коллективный договор

Пост.

Ст.386

УП-08

Положение об Управлении

Пост.

персонала

Ст. 33 а

УП-09

Положение о персональных

ДМН

Подлинник в

данных. Копия

Ст. 440 а

Канцелярии,

дело ОД-03

УП-10

Положение об оплате труда

ДМН

Подлинник в

работников. Копия

Ст. 294 а

Департаменте

экономики и

финансов,

дело ДЭФ-12

УП-11

Правила внутреннего

ДМН

Подлинник в

распорядка. Копия

Ст. 381

Канцелярии,

дело ОД-03

УП-12

Кодекс этики. Копия

ДМН

Подлинник в

Ст. 460 а

Канцелярии,

дело ОД-03

УП-13

Кодекс здоровья. Копия

ДМН

Подлинник в

Ст. 8 а

Канцелярии,

дело ОД-03

УП-14

Сведения, представляемые в

5 лет

Пенсионный фонд Российской

Ст.624 б

Федерации для

индивидуального

(персонифицированного)

учета (отчет по форме СЗВ-

СТАЖ)

УП-15

Сведения, представляемые в

5 лет

Пенсионный фонд Российской

Ст.624 б

Федерации для

индивидуального

(персонифицированного)

учета (отчет по форме

«Перечень льготных

профессийª)

УП-16

Отчет по форме 57-Т

Пост.

«Сведения о заработной плате

Ст.335 а

работников по профессиям и

должностямª, 1 раз в 2 года

УП-17

Отчет по форме, годовой 1-Т

Пост.

(проф) «Сведения о

Ст.335 а

численности и потребности

организаций в работниках по

профессиональным группамª

УП-18

Отчет по форме годовой 1

Пост.

кадры «Сведения о подготовке

Ст.335 а

(профессиональном

образовании и

профессиональном обучении)

и дополнительном

образовании работников

организацийª

УП-19

Отчет по форме П4 (НЗ)

5 лет

«Сведения о неполной

Ст. 335 б

занятости и движении

работниковª, квартальный

УП-20

Переписка со сторонними

3 года

организациями по вопросам

Ст. 455

приема, перевода на другую

работу (перемещения),

увольнения работников и др.

УП-21

Личные дела работников

50 лет ЭПК

Ст. 445

УП-22

Личные карточки работников

50 лет ЭПК

Ст. 444

УП-23

Трудовые книжки работников

До

Невостребованн

востребования

ые работниками

Ст. 449

- 50 лет

УП-24

Графики отпусков

3 года

Ст. 453

УП-25

Уведомления работников о

3 года

времени начала отпуска

Ст. 436

УП-26

Уведомления работников

3 года

об увольнении

Ст. 436

УП-27

Акты приема-передачи,

15 лет

приложения

Ст.44

к ним, составленные при

смене руководителя

структурного подразделения,

должностного, ответственного

и материально ответственного

лица

УП-28

Докладные, служебные

5 лет ЭПК

записки, информационные

Ст. 47

письма по профильной

деятельности

УП-29

Журнал регистрации

50 лет

приказов по личному составу

Ст. 182 б

работников

(о ежегодных оплачиваемых

отпусках, отпусках в связи с

обучением, об отпусках по

уходу за ребенком, отпусках

без сохранения заработной

платы, об отпусках

работников с вредными и

(или) опасными условиями

труда)

УП-30

Журнал регистрации листков

5 лет

нетрудоспособности

Ст. 619

УП-31

Журнал регистрации вводного

45 лет

инструктажа по охране труда

Ст. 423 а

УП-32

Журнал регистрации вводного

3 года

инструктажа по пожарной

Ст. 613

безопасности

УП-33

Журнал регистрации вводного

3 года

инструктажа по гражданской

Ст. 608

обороне и чрезвычайным

ситуациям

УП-34

Журнал учета копий

1 год

документов, связанных с

Ст. 451

работой и их исполнения

УП-35

Журнал регистрации

5 лет

отправляемых документов

Ст. 182 г

УП-36

Книга учета движения

50 лет

трудовых книжек и

Ст. 463 в

вкладышей в них

УП-37

Книга учета бланков трудовых

5 лет

книжек и вкладышей в них

Ст. 463 г

УП-38

Книга учета выдачи личных

3 года

После

дел во временное пользование

Ст. 183 д

возвращения

всех дел

УП-39

Акты (предложения) о

3 года

После

выделении к уничтожению

Ст.170

утверждения

документов, не подлежащих

(согласования)

хранению

описей дел

УП-40

Описи дел постоянного

3 года

После

хранения, переданных в архив

Ст. 172 а

утверждения

(согласования)

описей дел

УП-41

Описи дел по личному

3 года

После

составу, переданные в архив

Ст. 172 б

утверждения

(согласования)

описей дел

УП-42

Номенклатура дел

3 года

Ст. 157

УП-43

Резерв

УП-44

Резерв

УП-45

Резерв

УП-46

Резерв

Индекс

Заголовок дела

Количество

Срок хранения

Примечание

дела

дел

и № статей по

перечню

КС

Контрактная служба

КС-01

Положения о Контрактной

Пост.

службе; закупках товаров,

Ст. 217

работ, услуг для нужд

Университета; документы,

регламентирующие

деятельность Университета

КС-02

Положения, инструкции,

Пост.

регламенты работы, приказы о

Ст. 217

составе закупочной комиссии

КС-03

Поручения руководства

5 лет ЭПК

Срок хранения

университета Контрактной

Ст. 17

поручений,

службе; документы (доклады,

оформленных на

отчеты, справки, докладные,

документе визой,

служебные записки,

соответствует

заключения)

сроку хранения

по их выполнению

документа

КС-04

Планы закупок, планы-графики

3 года

закупок товаров, работ, услуг

Ст. 218

для нужд Университета

КС-05

Переписка с государственными

3 года

органами, вышестоящими

Ст.229

организациями и иными

организациями (справки,

запросы, ответы на запросы,

заключения) по закупочной

деятельности Университета, в

том числе о проведении

проверок и ревизий

КС-06

Документы (документация о

3 года

закупке, протоколы, запросы,

Ст. 219-223

извещения, аудиозаписи

вскрытия конвертов с

заявками, уведомления, заявки,

технические задания),

связанные с закупочной

деятельностью

КС-07

Акты приема-передачи дел и

15 лет

документов, приложения к ним,

Ст. 44

составленные при смене

должностных, ответственных и

(или) материально

ответственных лиц

КС-08

Акты (предложения) о

3 года

После

выделении к уничтожению

Ст. 170

утверждения

документов, не подлежащих

(согласования)

хранению

описи дел

КС-09

Описи дел временного (свыше

3 года

После

10 лет) хранения

Ст. 172 в

уничтожения дел

КС-10

Описи дел постоянного

3 года

После

хранения, переданных в архив

Ст. 172 а

утверждения

(согласования)

описи дел

КС-11

Номенклатура дел

3 года

Ст.157

КС-12

Резерв

КС-13

Резерв

КС-14

Резерв

КС-15

Резерв

Индекс

Заголовок дела

Количество

Срок хранения

Примечание

дела

дел

и № статей по

перечню

УД

Управление делами

УД-01

Учредительные документы

Пост.

Университета (Устав, приказы

Ст. 28

Министерства образования и

науки Российской Федерации, с

изменениями и дополнениями)

УД-02

Единые государственные

Пост.

реестры юридических лиц

Ст.45

(выписки, свидетельства о

внесении записей)

УД-03

Лицензии и сертификаты на

5 лет

После

право осуществления

Ст. 55

прекращения

различных видов деятельности

действия

лицензии

УД-04

Свидетельства о

ДМН

государственной регистрации

Ст. 24

УД-05

Акты приема-передачи,

15 лет

приложения

ст.44

к ним, составленные при

смене руководителя

структурного подразделения,

должностного, ответственного

и материально ответственного

лица

УД-06

Акты (предложения) о

3 года

После

выделении к уничтожению

Ст. 170

утверждения

документов, не подлежащих

(согласования)

хранению

описи дел

УД-07

Описи дел постоянного

3 года

После

хранения, переданных в архив

Ст. 172 а

утверждения

(согласования)

описи дел

УД-08

Номенклатура дел

3 года

Ст. 157

УД-09

Резерв

УД-10

Резерв

УД-11

Резерв

УД-12

Резерв

Индекс

Заголовок дела

Количество

Срок хранения

Примечание

дела

дел

и № статей по

перечню

ОД

Канцелярия

ОД-01

Приказы, распоряжения и

ДМН

Относящиеся к

инструктивные письма

Ст. 2

деятельности

Министерства науки и

СПбПУ -

высшего образования

постоянно

Российской Федерации,

присланные для сведения.

Копии

ОД-02

Устав Университета с

ДМН

Подлинник в

изменениями и дополнениями.

Ст. 28

Управлении

Нотариально заверенная копия

делами

дело УД-01

ОД-03

Приказы ректора, проректоров

Пост.

по основной деятельности

Ст. 19 а

Университета

ОД-04

Распоряжения ректора,

Пост.

проректоров по основной

Ст. 19 а

деятельности

ОД-05

Приказы по личному составу

50 лет ЭПК

(о приеме, переводе,

Ст. 434 а

перемещении, ротации,

совмещении,

совместительстве,

увольнении, оплате труда,

аттестации, повышении

квалификации, присвоении

классных чинов, разрядов,

званий, поощрении,

награждении, об изменении

анкетно-биографических

данных, дисциплинарных

взысканиях) работников

ОД-06

Приказы ректора, проректоров

5 лет

и директоров институтов по

Ст. 434 г

личному составу

(о командировании

работников)

ОД-07

Приказы ректора, проректоров

50 лет ЭПК

по личному составу студентов,

Ст. 434 а

аспирантов и докторантов

ОД-08

Положение о Канцелярии

Пост.

Ст. 33 а

ОД-09

Типовые должностные

3 года

инструкции работников

Ст. 442

ОД-10

Инструкция по

Пост.

делопроизводству

Ст. 8 а

ОД-11

Обращения граждан

5 лет ЭПК

(предложения, заявления,

Ст. 154

жалобы, претензии и др.);

документы (справки,

сведения, переписка) по их

рассмотрению

ОД-12

Документы (перечни

10 лет ЭПК

После замены

сведений, инструкции,

Ст. 165

новыми

положения) о порядке работы

со сведениями

конфиденциального характера

ОД-13

Реестр регистрации

В соответствии

поступающих документов

со сроком

хранения

данных,

помещенных в

базу

Ст. 182г

ОД-14

Реестр регистрации

В соответствии

отправляемых документов

со сроком

хранения

данных,

помещенных в

базу

Ст. 182 г

ОД-15

Списки заказных, ценных

5 лет

отправлений и телеграмм

Ст. 182 г

ОД-16

Договоры гражданско-

ДМН

Подлинники

правового характера

Ст. 301

в УБУ, дело

о выполнении работ, оказании

УБУ- 49

услуг. Копии

ОД-17

Акты об уничтожении печатей

3 года

и штампов

Ст. 164

ОД-18

Акты об уничтожении бланков

3 года

строгой отчетности

Ст. 162

(фирменные номерные бланки

писем)

ОД-19

Акты приема-передачи,

15 лет

приложения к ним,

ст.44

составленные при смене

руководителя структурного

подразделения, должностного,

ответственного и

материально-ответственного

лица

ОД-20

Журнал регистрации приказов

Пост.

ректора, проректоров (по

Ст. 182 а

основной деятельности)

ОД-21

Журнал регистрации

Пост.

распоряжений по основной

Ст. 182 а

деятельности ректора,

проректоров

ОД-22

Журнал регистрации приказов

50 лет ЭПК

О ежегодно

ректора, проректоров (о

Ст. 182 б

оплачиваемых

приеме, переводе,

отпусках,

перемещении, ротации,

отпусках в

совмещении, совместительстве,

связи с

увольнении, оплате труда,

обучением,

аттестации, повышении

дежурствах, не

квалификации, присвоении

связанных с

классных чинов, разрядов,

основной

званий, поощрении,

(профильной)

награждении, об изменении

деятельностью

анкетно-биографических

- 5 лет

данных, дисциплинарных

взысканиях) работников

ОД-23

Журнал регистрации приказов

50 лет ЭПК

ректора, проректоров (по

Ст. 182 б

личному составу студентов,

аспирантов и докторантов)

ОД-24

Журнал учета выдачи бланков

3 года

После

строгой отчетности

Ст. 183 в

уничтожения

(фирменные номерные бланки

бланков

писем)

ОД-25

Журнал оттисков и учета

До ликвидации

выдачи печатей и штампов

Ст. 163

ОД-26

Журналы учета инструктажей

3 года

по пожарной безопасности

Ст. 613

Индекс

Заголовок дела

Количество

Срок хранения

Примечание

дела

дел

и № статей по

перечню

АРХ

Архив СПбПУ

АРХ-01

Протоколы заседания

Пост

экспертной комиссии

Ст.18д

АРХ-02

Положение об Архиве СПбПУ

Пост.

Ст. 33а

АРХ-03

Типовые должностные

3 года

инструкции работников

Ст. 442

АРХ-04

Переписка по вопросам

5 лет

делопроизводства и архивного

Ст.181

дела

АРХ-05

Дело фонда (исторические и

Пост.

тематические справки, договоры

Ст.170

государственные,

о передаче документов на

муниципальные

постоянное хранение, акты

архивы

проверки наличия и состояния

передаются при

документов, о технических

ликвидации

ошибках, приема и передачи,

организации.

выделения дел и документов к

Акты об утрате и

уничтожению, об утрате и

неисправимых

повреждениях,

неисправимых повреждениях,

составленные на

обнаружении документов, акты

документы

рассекречивания и другие

временного (до

документы, отражающие работу

10 лет) срока

с фондом)

хранения - 5 лет

после

утверждения

описей дел

постоянного

хранения

АРХ-06

Учетные документы (книги

Пост.

учета поступления и выбытия

Ст.171

государственные,

документов, списки фондов,

муниципальные

листы фондов, паспорта

архивы

архивов, сведения о составе и

передаются при

объеме дел и документов,

ликвидации

реестры описей) архива

организации

АРХ-07

Документы (заявления,

5 лет

разрешения, переписка) о

Ст.174

допуске пользователей к

архивным документам

Документы (акты, требования,

3 года

После

АРХ-08

заявки, заказы) учета выдачи

Ст.175

возвращения

документов.

дел, документов во временное

Для актов

пользование

выдачи дел во

временное

пользование

другим

организациям -

5 лет

АРХ-09

Документы (постановления,

3 года

После

протоколы, акты, справки)

Ст.176

возвращения

выемки дел, документов

документов.

При

невозвращении

- протоколы,

акты

включаются в

дело фонда -

Постоянно

АРХ-10

Договоры (соглашения) с

5 лет

После

архивными учреждениями,

Ст.179

истечения срока

иными организациями о

действия

взаимодействии и

договора; после

сотрудничестве в сфере

прекращения

архивного дела и

обязательств по

делопроизводства

договору

АРХ-11

Копии архивных справок,

5 лет ЭПК

выданных по запросам

Ст.178

пользователей; документы

(заявления, запросы, справки,

переписка) к ним

АРХ-12

Книги регистрации жильцов

Пост.

Передаются на

(домовые, поквартирные книги,

Ст.652

хранение в

карточки)

государственные,

муниципальные

архивы после

сноса дома

АРХ-13

Журнал регистрации и

5 лет

отправляемых документов

Ст.182 г

АРХ-14

Журнал регистрации и контроля

3 года

исполнения документов

Ст.182 д

АРХ-15

Журнал регистрации обращений

5 лет

граждан

Ст.182 г

АРХ-16

Журнал учета выдачи архивных

5 лет

справок, копий, выписок из

Ст.182 г

документов

АРХ-17

Журнал учета приема

3 года

посетителей

Ст.183 а

АРХ-18

Журнал учета рассылки

1 год

документов

Ст.183 б

АРХ-19

Журнал учета копировальных

1 год

работ

Ст.183 г

АРХ-20

Журнал учета показаний

1 год

приборов измерения

Ст.183 е

температуры и влажности

АРХ-21

Описи дел постоянного

Пост.

Неутвержденные,

хранения

Ст.172 а

несогласованные

- До минования

надобности

АРХ-22

Описи дел по личному составу

50 лет

Неутвержденные,

Ст.172 б

несогласованные

- До минования

надобности

АРХ-23

Номенклатура дел Университета

Пост.

(сводная)

Ст.157

АРХ-24

Номенклатура дел

3 года

Ст. 157

АРХ-25

Резерв

АРХ-26

Резерв

АРХ-27

Резерв

АРХ-28

Резерв

Индекс

Заголовок дела

Количество

Срок хранения

Примечание

дела

дел

и № статей по

перечню

УБУ

Управление бухгалтерского учета

УБУ-01

Законы, нормативные

ДМН

Электронная

правовые акты (указы,

Ст. 1б, 2б, 3б,

форма в

постановления, приказы),

4б

программе

распоряжения федеральных

«Консультантª

региональных органов

законодательной и

исполнительной власти

УБУ-02

Приказы ректора, проректоров

ДМН

Подлинники в

по основной деятельности.

ст. 19а

Канцелярии,

Копии

дело ОД-03

УБУ-03

Положение об Управлении

Пост.

бухгалтерского учета

Ст. 33 а

УБУ-04

Типовые должностные

3 года

инструкции работников

Ст. 442

УБУ-05

Статистические отчеты,

Пост.

представляемые субъекту

Ст. 335 а

официального

статистического учета (формы

11 (краткая), 1-натура-БМ, 1-

услуги, 3-Ф, П-1, П-2, П-2

(инвест), П (услуги)

УБУ-06

Сводная бухгалтерская и

Пост.

бюджетная отчетность

Ст. 268 а

(справки по заключению

счетов, отчеты о финансовых

результатах, отчеты о

движении денежных средств,

отчет об исполнении бюджета,

баланс главного

распорядителя,

распорядителя, получателя

бюджетных средств, главного

администратора,

администратора источников

финансирования дефицита

бюджета, главного

администратора,

администратора доходов

бюджета, отчет о принятых

бюджетных обязательствах,

справка по консолидируемым

расчетам учреждения, баланс

учреждения, отчет об

исполнении плана финансово-

хозяйственной деятельности;

отчет об обязательствах

учреждения, пояснительные

записки к балансам

учреждения): годовая

УБУ-07

Сводная бухгалтерская и

5 лет

бюджетная отчетность

Ст. 268 б

(отчеты о движении денежных

средств, справка по

консолидируемым расчетам

учреждения, отчет об

исполнении бюджета, отчет о

принятых бюджетных

обязательствах, отчет об

исполнении плана финансово-

хозяйственной деятельности;

отчет об обязательствах

учреждения, пояснительные

записки к балансам

учреждения): квартальная

УБУ-08

Бухгалтерская отчетность

Пост.

головного подразделения

Ст. 268 а

(справка по заключению

счетов, отчет о финансовых

результатах, отчет о движении

денежных средств, справка по

консолидируемым расчетам

учреждения, баланс

учреждения, отчет об

исполнении плана финансово-

хозяйственной деятельности;

отчет об обязательствах

учреждения, пояснительная

записка к балансу

учреждения): годовая

УБУ-09

Бухгалтерская отчетность

5 лет

головного подразделения

Ст. 268 б

(отчет о движении денежных

средств, справка по

консолидируемым расчетам

учреждения, отчет об

исполнении плана финансово-

хозяйственной деятельности;

отчет об обязательствах

учреждения, пояснительная

записка к балансу

учреждения): квартальная

УБУ-10

Бухгалтерская отчетность

Пост.

филиала ИЯЭ в г. Сосновый

Ст. 268 а

Бор (справка по заключению

счетов, отчет о финансовых

результатах, отчет о движении

денежных средств, справка по

консолидируемым расчетам

учреждения, баланс

учреждения, отчет об

исполнении плана финансово-

хозяйственной деятельности;

отчет об обязательствах

учреждения, пояснительная

записка к балансу

учреждения): годовая

УБУ-11

Бухгалтерская отчетность

5 лет

филиала ИЯЭ в г. Сосновый

Ст. 268 б

Бор (отчет о движении

денежных средств, справка по

консолидируемым расчетам

учреждения, отчет об

исполнении плана финансово-

хозяйственной деятельности;

отчет об обязательствах

учреждения, пояснительная

записка к балансу

учреждения): квартальная

УБУ-12

Переписка с налоговыми

5 лет

органами о наложенных на

Ст. 288

организацию взысканиях,

штрафах по налоговому

законодательству

УБУ-13

Документы (планы, акты) о

5 лет

внутреннем контроле

Ст. 140

УБУ-14

Документы (планы, отчеты,

5 лет

протоколы, акты, справки,

Ст. 282

докладные записки,

переписка) о проведении

проверок финансово-

хозяйственной деятельности

Министерства науки и

высшего образования

Российской Федерации,

налоговыми и иными

контролирующими органами

УБУ-15

Документы

10 лет

После

(инвентаризационные описи,

Ст. 287

возмещения

ведомости, акты,

ущерба;

объяснительные) о хищениях

в случае

возбуждения

уголовных дел

хранятся до

принятия

решения по

делу

УБУ-16

Документы (контракты, счета)

5 лет

валютного контроля

Ст. 277

УБУ-17

Документы (расчеты сумм

5 лет

Электронная

налога, регистры налогового

Ст. 311

форма в

учета, справки, реестры

программе

сведений) по налогу на

«1С:

доходы физических лиц

Предприятие

8.3ª

УБУ-18

Документы (протоколы

5 лет

При условии

заседаний

Ст. 321

проведения

инвентаризационных

проверки

комиссий,

инвентаризационные описи,

акты) об инвентаризации

активов, обязательств

УБУ-19

Документы (протоколы, акты,

5 лет

справки, расчеты, ведомости,

Ст. 323

заключения) о переоценке,

определении амортизации

УБУ-20

Документы (рабочий план

5 лет

После замены

счетов бухгалтерского учета,

Ст. 267

новыми

формы первичных учетных

документов, регистров

бухгалтерского учета) учетной

политики

УБУ-21

Передаточные акты,

Пост.

разделительные,

Ст. 278

ликвидационные балансы;

пояснительные записки к ним

УБУ-22

Расчеты по начисленным и

50 лет

уплаченным страховым

Ст. 308 б

взносам на обязательное

социальное страхование от

несчастных случаев на

производстве и

профессиональных

заболеваний, а также по

расходам на выплату

страхового обеспечения:

квартальные

УБУ-23

Расчеты сумм налога на

5лет

доходы физических лиц,

Ст. 311

исчисленных и удержанных

налоговым агентом:

квартальные

УБУ-24

Налоговые декларации по

5 лет

налогу на прибыль

Ст. 310

УБУ-25

Налоговые декларации по

5 лет

налогу на добавленную

Ст. 310

стоимость

УБУ-26

Налоговые декларации по

5 лет

земельному налогу

Ст. 310

УБУ-27

Налоговые декларации по

5 лет

транспортному налогу

Ст. 310

УБУ-28

Налоговые декларации по

5 лет

налогу на имущество

Ст. 310

УБУ-29

Главная книга

5 лет

Ст. 276

УБУ-30

Оборотная ведомость по

5 лет

нефинансовым активам

Ст. 276

УБУ-31

Реестры бухгалтерского учета

5 лет

Электронная

(карточки по счету)

Ст. 276

форма в

программе

«1С:

Предприятие 8.3ª

УБУ-32

Карточки количественно-

5 лет

Электронная

суммового учета

Ст. 276

форма в

материальных ценностей

программе

«1С:

Предприятие 8.3ª

УБУ-33

Карточки учета средств по

5 лет

Электронная

счетам

Ст. 276

форма в

программе

«1С:

Предприятие 8.3ª

УБУ-34

Опись инвентарных карточек

5 лет

Электронная

нефинансовых активов

Ст. 276

форма в

программе

«1С:

Предприятие 8.3ª

УБУ-35

Инвентарные карточки учета

5 лет

Электронная

основных средств

Ст. 276

форма в

программе

«1С:

Предприятие 8.3ª

УБУ-36

Инвентарные карточки

5 лет

Электронная

группового учета основных

Ст. 276

форма в

средств

программе

«1С:

Предприятие 8.3ª

УБУ-37

Регистры по налогу на

5 лет

прибыль

Ст. 316

УБУ-38

Регистры по налогу на

5 лет

добавленную стоимость

Ст. 316

УБУ-39

Расчеты начисленных выплат

6 лет

и иных вознаграждений и

Ст. 309

сумм начисленных страховых

взносов по

персонифицированному учету

работников

УБУ-40

Выписки из лицевых счетов

5 лет

организаций, приложения к

Ст. 250

выпискам из лицевых счетов,

отчеты о состоянии лицевых

счетов с приложением

платежных документов

УБУ-41

Уведомления об открытии,

5 лет

закрытии, состоянии,

Ст. 257

текущих, расчетных,

бюджетных счетов

УБУ-42

База данных учета: сумм

5 лет

доходов и налога на доходы

Ст. 320 а

работников

УБУ-43

База данных учета: реализации

5 лет

товаров, работ, услуг,

Ст. 320 б, 329

облагаемых и не облагаемых

а, б, 292 б

налогом на добавленную

стоимость, основных средств

(зданий, сооружений),

обязательств, материальных

ценностей и иного имущества,

расчетов с организациями,

кассовых документов,

договоров, контрактов,

соглашений с юридическими и

физическими лицами,

расчетов с подотчетными

лицами

УБУ-44

Договоры о материальной

5 лет

После

ответственности материально

Ст. 279

увольнения

ответственного лица

(смены)

материально

ответственного

лица

УБУ-45

Доходные договоры по прочей

5 лет ЭПК

После

приносящей доход

ст. 11

истечения

деятельности

срока действия

договора;

после

прекращения

обязательств

по договору

УБУ-46

Договоры по обязательствам

5 лет ЭПК

После истечения

учреждения

ст. 11

срока действия

договора; после

прекращения

обязательств по

договору

УБУ-47

Договоры с иностранными

5 лет ЭПК

После истечения

юридическими лицами

ст. 11

срока действия

договора; после

прекращения

обязательств по

договору

УБУ-48

Договоры банковского счёта

5лет

В электронной

Ст. 259

форме

УБУ-49

Договоры гражданско-

50 лет

правового характера о

Ст. 301

выполнении работ, оказании

услуг физическими лицами,

акты сдачи-приемки

выполненных работ,

оказанных услуг

УБУ-50

Отчеты о командировках без

5 лет

выплат

Ст. 277

УБУ-51

Табели учета рабочего

5 лет

При вредных и

времени

Ст. 402

опасных

условиях труда

- 50 лет

УБУ-52

Лицевые счета работников

50 лет ЭПК

Ст. 296

УБУ-53

Исполнительные листы

5 лет

После

(исполнительные документы)

Ст. 299

исполнения

по удержаниям из заработной

платы

УБУ-54

Листки нетрудоспособности

5 лет

Ст. 618

УБУ-55

Счета-фактуры полученные

5 лет

Ст. 317

УБУ-56

Счета-фактуры выданные

5 лет

Ст. 317

УБУ-57

Путевые листы

5 лет

При отсутствии

Ст. 553

других

документов,

подтверждающих

вредные и

опасные условия

труда - 50 лет

УБУ-58

Акты сверки взаиморасчетов с

5 лет

контрагентами по

Ст. 266

обязательствам учреждения

УБУ-59

Акты сверки взаиморасчетов с

5 лет

контрагентами по прочей

Ст. 266

приносящей доход

деятельности

УБУ-60

Акты приема-передачи,

15 лет

При смене

приложения к ним,

Ст. 44

руководителя

составленные при смене

организации,

руководителя организации,

главного

главного бухгалтера

бухгалтера

УБУ-61

Акты (предложения) о

3 года

После

выделение к уничтожению

Ст. 170

утверждения

документов не подлежащих

(согласования)

хранению дел и документов к

описи

уничтожению

УБУ-62

Справки об исполнении

ДМН

Электронная

обязанности по уплате

Ст. 305

форма в

налогов, сборов, страховых

программе «1С:

взносов, пени и налоговых

Предприятие

санкций, справка о состоянии

8.3ª,

расчетов с бюджетом

В личном

кабинете

налогоплательщи

ка

УБУ-63

Книги учета депонированной

5 лет

оплаты труда, денежных

Ст. 302

довольствий, стипендий

УБУ-64

Журнал регистрации

5 лет

исполнительных листов

Ст. 292 з

УБУ-65

Журналы регистрации

5 лет

Электронная

бюджетных обязательств

Ст. 276

форма в

программе

«1С:Предприяти

е 8.3ª

УБУ-66

Журналы операций:

5 лет

Электронная

- по счету «Кассаª № 1;

Ст. 276

форма в

- с безналичными денежными

программе «1С:

средствами № 2;

Предприятие

- расчетов с подотчетными

8.3ª

лицами № 3;

- расчетов с поставщиками и

подрядчиками № 4;

- расчетов с дебиторами по

доходам № 5;

- расчетов по оплате труда,

денежному довольствию и

стипендиям № 6;

- по выбытию и перемещению

нефинансовых активов № 7;

- по прочим операциям № 8;

- межотчетного периода № 8-

мо;

- по исправлению ошибок

прошлых лет № 8-ош.

УБУ-67

Приложение к журналу

5 лет

операций № 1 (кассовые

Ст. 277

документы)

УБУ-68

Приложение к журналу

5 лет

операций № 2 (банковские

Ст. 277

документы, расходные

расписания, кассовые

поступления, платежные

поручения, счета на оплату)

УБУ-69

Приложение к журналу

5 лет

операций № 3 (авансовые

Ст. 277

отчеты)

УБУ-70

Приложение к журналу

5 лет

операций № 4 (акты

Ст. 277

выполненных работ,

оказанных услуг, товарные

накладные)

УБУ-71

Приложение к журналу

5 лет

операций № 5 (своды

Ст. 277

начислений, реестры актов,

акты выполненных работ,

оказанных услуг, судебные

решения)

УБУ-72

Приложение к журналу

5 лет

операций № 6

Ст. 298

(копии отчетов, заявления,

списки работников, справки,

выписки из протоколов,

заключения, переписка

о выплате материальной

помощи)

УБУ-73

Приложение к журналу

6 лет

операций № 6 (расчетная

Ст. 295

ведомость)

УБУ-74

Приложение к журналу

6 лет

операций № 6 (приказы на

Ст. 295

расчетные ведомости)

УБУ-75

Приложение к журналу

5 лет

операций № 7 (акты о приеме,

Ст. 323

сдаче, переоценке,

определении амортизации,

списании основных средств

и нематериальных активов)

УБУ-76

Приложение к журналу

5 лет

операций № 8 (документы по

Ст. 277

прочим операциям)

УБУ-77

Описи дел постоянного

3 года

После

хранения, переданных в архив

Ст.172 а

утверждения

(согласования)

описи

УБУ-78

Номенклатура дел

3 года

Ст. 157

УБУ-79

Резерв

УБУ-80

Резерв

УБУ-81

Резерв

УБУ-82

Резерв

Индекс

Заголовок дела

Количество

Срок хранения

Примечание

дела

дел

и № статей по

перечню

УПО

Управление правового обеспечения

УПО-01

Доверенности, выданные

5 лет

После

руководителем организации

Ст. 36

истечения

(лицом, имеющим право

срока

действовать от имени

действия

организации без доверенности),

доверенности

на представление интересов

или ее отзыва

организации, сведения об

отзыве выданных

доверенностей

УПО-02

Положение об Управлении

Пост.

правового обеспечения

Ст. 33 а

УПО-03

Переписка о выполнении

5 лет

предписаний, представлений,

Ст. 150

предупреждений,

предостережений, заключений

органов государственного

контроля (надзора), органов

муниципального контроля

УПО-04

Документы (предписания, акты,

Пост.

исковые заявления, переписка)

Ст. 79

о порядке истребования

имущества из чужого

незаконного владения

УПО-05

Документы (докладные,

1 год

После снятия

служебные записки, сведения,

Ст. 159

с контроля

справки, сводки, отчеты) об

организации и результатах

контроля исполнения

документов

УПО-06

Акты (предложения)

3 года

После

о выделение к уничтожению

Ст. 170

утверждения

документов, не подлежащих

(согласования)

хранению дел и документов к

описи дел

уничтожению

УПО-07

Акты приеме-передачи,

15 лет

приложения

ст.44

к ним, составленные при смене

руководителя структурного

подразделения, должностного,

ответственного и материально

ответственного лица

Индекс

Заголовок дела

Количество

Срок хранения

Примечание

дела

дел

и № статей по

перечню

ДЭФ

Департамент экономики и финансов

ДЭФ -01

Штатные расписания

Пост.

центральной части

Ст. 40

организации,

изменения к ним

ДЭФ -02

Штатные расписания филиалов

Пост.

организации, изменения к ним

Ст. 40

ДЭФ -03

Положение о Департаменте

Пост.

экономики и финансов

Ст. 33 а

ДЭФ -04

Типовые должностные

3 года

инструкции работников

Ст. 442

ДЭФ -05

План финансово-хозяйственной

5 лет

деятельности Университета

Ст.243

(годовой)

ДЭФ -06

Первичные статистические

Пост.

данные (отчеты) о деятельности

Ст.335 а

респондента, представляемые

субъекту официального

статистического учета:

годовые и с большей

периодичностью,

единовременные

ДЭФ -07

Первичные статистические

5 лет

При

данные (отчеты) о деятельности

Ст.335 б

отсутствии

респондента, представляемые

годовых -

субъекту официального

Постоянно

статистического учета:

полугодовые, квартальные

ДЭФ -08

Первичные статистические

3 года

При

данные (отчеты) о деятельности

Ст.335 в

отсутствии

респондента, представляемые

годовых,

субъекту официального

полугодовых

статистического учета:

месячные

квартальных

- Постоянно

ДЭФ -09

Первичные статистические

1 год

данные (отчеты) о деятельности

Ст.335 г

респондента, представляемые

субъекту официального

статистического учета:

декадные, еженедельные

ДЭФ -10

Отчеты о выполнении

5 лет ЭПК

договоров (соглашений) о

Ст. 262

предоставлении грантов,

субсидий

ДЭФ -11

Сводная бюджетная роспись,

Пост.

бюджетная роспись главных

Ст.242

распорядителей

(распорядителей) бюджетных

средств на текущий

финансовый год и плановый

период

ДЭФ -12

Расходные расписания,

5 лет

сведения

Ст. 254

об операциях с целевыми

субсидиями

ДЭФ -13

Положение об оплате труда

Пост.

Ст. 294

ДЭФ -14

Документы (расчеты,

5 лет

заключения, справки,

Ст. 12

переписка) к договорам,

соглашениям, контрактам

ДЭФ -15

Договоры, соглашения,

5 лет ЭПК

контракты, документы (акты,

Ст. 11

протоколы разногласий) к ним

ДЭФ -16

Акты приема-передачи,

15 лет

приложения

ст. 44

к ним, составленные при смене

руководителя структурного

подразделения, должностного,

ответственного и материально

ответственного лица

ДЭФ-17

Акты (предложения) о

3 года

После

выделении к уничтожению

Ст.170

утверждения

документов, не подлежащих

(согласования)

хранению

описи дел

ДЭФ -18

Описи дел постоянного

3 года

После

хранения, переданные в архив

Ст. 172 а

утверждения

(согласования)

описи дел

ДЭФ -19

Номенклатура дел

3 года

Ст. 157

ДЭФ -20

Резерв

ДЭФ -21

Резерв

ДЭФ -22

Резерв

ДЭФ-23

Резерв

Индекс

Заголовок дела

Количество

Срок хранения

Примечание

дела

дел

и № статей по

перечню

ОМП

Отдел мобилизационной подготовки

ОМП-01

Акты Президента Российской

ДМН

Федерации (указы,

Ст.2 а

распоряжения), Правительства

Российской Федерации

(постановления,

распоряжения), федеральных

органов исполнительной

власти, иных государственных

органов Российской Федерации

(постановления, распоряжения,

приказы), присланные для

сведения. Копии

ОМП-02

Поручения (перечни

5 лет ЭПК

поручений) и указания

Ст.16

государственных органов

субъектов Российской

Федерации, органов местного

самоуправления, документы

(обзоры, доклады, расчеты,

обоснования, заключения,

справки, переписка) по их

выполнению

ОМП-03

Приказы, распоряжения

ДМН

Подлинники

ректора и проректоров по

Ст. 19

в Канцелярии,

основной деятельности .Копии

дело ОД-03,

ОД-04

ОМП-04

Положение об отделе

Пост.

мобилизационной подготовки

Ст. 33 а

ОМП-05

Типовые должностные

3 года

инструкции работников

Ст.442

ОМП-06

Планы работы по организации

5 лет

и проведению мероприятий по

Ст. 457

воинскому учету и

бронированию

ОМП-07

Годовые отчеты о работе по

5 лет

воинскому учету и

Ст. 457

бронированию

ОМП-08

Переписка по основной

5 лет ЭПК

(профильной) деятельности

Ст.70

ОМП-09

Переписка с военными

5 лет

комиссариатами по воинскому

Ст. 457

учету и бронированию

ОМП-10

Документы (постановления,

3 года

После

протоколы, акты, справки)

Ст.176

возвращения

выемки дел, документов

документов.

При

невозвращении

- протоколы,

акты

включаются в

дело фонда -

Постоянно

ОМП-11

Личные карточки Т-2

5 лет

После снятия с

сотрудников, студентов и

Ст. 458

учета

аспирантов уволенных,

отчисленных и снятых с

воинского учета

ОМП-12

Списки сверки личных данных

военнообязанных с данными

5 лет

карточек Т-2

Ст. 457

ОМП-13

Журнал регистрации

45 лет

инструктажа на рабочем месте

Ст. 423 а

ОМП-14

Журнал регистрации (учета)

3 года

После

бланков специального учета

Ст. 183 а

уничтожения

(Ф-13)

бланков

ОМП-15

Журнал учета бланков строгой

3 года

После

отчетности (учета выдачи

Ст. 183 а

уничтожения

справок по форме Приложение

бланков

№4)

ОМП-16

Журнал осуществления

5 лет

проверок состояния воинского

Ст. 459

учета и бронирования граждан,

пребывающих в запасе ВС РФ

ОМП-17

Книга передачи бланков

3 года

специального учета, военных

Ст.183 а

билетов и личных карточек (Ф-

11)

ОМП-18

Акты приема-передачи,

15 лет

приложения к ним,

Ст. 44

составленные при смене

руководителя, должностных,

ответственных и материально

ответственных лиц

ОМП-19

Акты (предложения) о

3 года

После

выделении к уничтожению

Ст. 170

утверждения

документов, не подлежащих

(согласования)

хранению

описи дел

Индекс

Заголовок дела

Количество

Срок хранения

Примечание

дела

дел

и № статей по

перечню

УС

Ученый совет

УС-01

Утвержденное Положение о

ДМН

Подлинники в

порядке присвоения ученых

Ст. 8 б

Министерстве

степеней и присвоения ученых

науки и

званий (ВАК и Министерство

высшего

образования и науки

образования

Российской Федерации).

Российской

Копии

Федерации

УС-02

Протоколы и стенограммы

Пост.

заседаний Ученого совета

Ст. 18 в

Университета

УС-03

Приказ ректора об

ДМН

Подлинники в

утверждении Ученого совета

Ст. 19

Канцелярии,

Университета. Копия

дело ОД-03

УС-04

План работы Ученого совета

1 год

Университета

Ст. 202

УС-05

Реестровые ведомости на

5 лет

получение аттестатов

Ст. 487

профессора и доцента

УС-06

Акты (предложения) о

3 года

После

выделении к уничтожению

Ст. 170

утверждения

документов, не подлежащих

(согласования)

хранению

описи дел

УС-07

Акты приема-передачи,

15 лет

приложения

ст.44

к ним, составленные при

смене руководителя

структурного подразделения,

должностного, ответственного

и материально ответственного

лица

УС-08

Описи дел постоянного

3 года

После

хранения, переданных в архив

Ст. 172 а

утверждения

(согласования)

описи дел

УС-09

Номенклатура дел

3 года

Ст. 157

УС-10

Резерв

УС-11

Резерв

УС-12

Резерв

УС-13

Резерв

Индекс

Заголовок дела

Количество

Срок хранения

Примечание

дела

дел

и № статей по

перечню

УАР

Управление академического развития

УАР-01

Приказы, инструктивные

ДМН

Подлинники в

письма Министерства науки и

Ст. 2 б

Министерстве

высшего образования

науки и высшего

Российской Федерации по

образования

Российской

учебно-методическим

Федерации

вопросам. Копии

УАР-02

Положение об Управлении

Пост.

академического развития

Ст. 33 а

УАР-03

Типовые должностные

3 года

инструкции работников

Ст.442

УАР-04

Акты (предложения) о

3 года

После

выделении к уничтожению

Ст. 170

утверждения

документов, не подлежащих

(согласования)

описи дел

хранению

УАР-05

Акты приема-передачи,

15 лет

приложения к ним,

ст.44

составленные при смене

руководителя структурного

подразделения, должностного,

ответственного и материально

ответственного лица

Описи дел постоянного

3 года

После

УАР-06

хранения, переданных в архив

Ст. 172 а

утверждения

(согласования)

описи дел

УАР-07

Номенклатура дел

3 года

Ст. 157

УАР-08

Резерв

УАР-09

Резерв

УАР -10

Резерв

УАР -11

Резерв

ЦПКВК

Центр подготовки кадров высшей квалификации

ЦПКВК-01

Приказы и письма

ДМН

Подлинники в

Министерства образования и

Ст.2 б

Министерстве

науки Российской Федерации

науки и высшего

по вопросам аспирантуры.

образования

Копии

Российской

Федерации

ЦПКВК-02

Протоколы заседаний

5 лет

комиссий по приему в

Ст. 18 з

аспирантуру

ЦПКВК-03

Протоколы заседаний

5 лет

комиссий по приему

Ст.18 з

дисциплин, направленных на

сдачу кандидатских экзаменов

ЦПКВК-04

Приказы ректора, начальника

ДМН

Подлинники в

УАР по вопросам

Ст. 19 а

Канцелярии, дело

аспирантуры. Копии

ОД-03

ЦПКВК-05

Положение о ЦПКВК

Пост.

Ст.33 а

ЦПКВК-06

Типовые должностные

3 года

инструкции работников

Ст. 442

ЦПКВК-07

План приема в аспирантуру

Пост.

35-07 ПНД

ЦПКВК-08

Статистический отчет о работе

Пост.

аспирантуры (Ф1-НК)

Ст. 332 а

ЦПКВК-09

Статистические отчеты о

Пост.

работе в сфере подготовки

Ст. 332 а

кадров высшей квалификации

(аспирантуры)

ЦПКВК-10

Отчеты председателей о работе

Пост.

Государственных

07-11 ПНД

экзаменационных комиссий по

всем институтам

ЦПКВК-11

Переписка с вышестоящими

5 лет ЭПК

организациями по основным

Ст. 70

(профильным) направлениям

деятельности

ЦПКВК-12

Переписка с гражданами и

5 лет ЭПК

организациями по вопросам

Ст. 70

обучения в аспирантуре

ЦПКВК-13

Документы (выписки из

5 лет

После

протоколов заседаний

Ст. 58

прекращения

ученых советов институтов,

действия

общие характеристики ООП,

аккредитации

справки и др.) об открытии

Протоколы,

основных образовательных

решения -

программ в рамках

Постоянно

лицензированных

направлений подготовки и

специальностей

ЦПКВК-14

Основные образовательные

ДМН

Оригиналы на

Ст.487

программы подготовки

кафедре/в

научно-педагогических кадров

высшей школе

в аспирантуре, в т.ч. учебные

планы (копии)

ЦПКВК-15

Реестр основных

5 лет

образовательных программ

Ст. 477 а

ЦПКВК-16

Номенклатура научных

1 год

После замены

специальностей и направлений

Ст. 8 б

новыми

подготовки, по которым

ведется подготовка в

аспирантуре

ЦПКВК-17

Личные дела аспирантов,

50 лет ЭПК

соискателей и прикрепленных

Ст. 445

лиц

ЦПКВК-18

Платежные документы (счета,

ДМН

При отсутствии

квитанции об оплате, акты).

Ст. 295

лицевых счетов -

Копии

50 лет ЭПК

ЦПКВК-19

Акты приема-передачи дел и

15 лет

документов, приложения к

Ст.44

ним, составленные при смене

должностных, ответственных и

материально-ответственных

лиц

ЦПКВК-20

Книга регистрации выданных

50 лет

дубликатов дипломов об

Ст.489

окончании аспирантуры

ЦПКВК-21

Книга учета регистрации

5 лет

справок об обучении, о

Ст.177

периоде обучения

ЦПКВК-22

Книга регистрации выданных

50 лет

дипломов об окончании

Ст. 489

аспирантуры

ЦПКВК-23

Книга учета бланков дипломов

3 года

После

Ст. 183 в

уничтожения

бланков

ЦПКВК-24

Книга регистрации выданных

50 лет

дубликатов дипломов

Ст.489

ЦПКВК-25

Акты (предложения) о

3 года

После

выделении к уничтожению

Ст.170

утверждения

документов, не

(согласования)

подлежащих хранению

описи

ЦПКВК-26

Описи дел постоянного

3 года

После

хранения, переданных в

Ст. 172 а

утверждения

архив

(согласования)

описи

ЦПКВК-27

Номенклатура дел

3 года

Ст.157

ЦПКВК-28

Резерв

ЦПКВК-29

Резерв

ЦПКВК-30

Резерв

ЦПКВК-31

Резерв

ЦМНО

Центр мониторинга науки и образования

ЦМНО-01

Приказы, инструктивные

ДМН

Подлинники в

письма Министерства науки и

Ст. 2 б

Министерстве

высшего образования

науки и высшего

Российской Федерации по

образования

учебно-методическим

Российской

вопросам. Копии

Федерации

ЦМНО -02

Положение о ЦМНО

Пост.

Ст. 33 а

ЦМНО -03

Типовые должностные

3 года

инструкции работников

Ст.442

ЦМНО -04

Акты (предложения) о

3 года

После

выделении к уничтожению

Ст. 170

утверждения

документов, не подлежащих

(согласования)

хранению

описи

ЦМНО -05

Описи дел постоянного

3 года

После

хранения, переданных в

Ст.172 а

утверждения

архив

(согласования)

описи

ЦМНО -06

Номенклатура дел

3 года

Ст. 157

ЦМНО -07

Резерв

ЦМНО -08

Резерв

ЦМНО-09

Резерв

ЦМНО-10

Резерв

ОРДС

Отдел по работе с диссертационными советами

ОРДС-01

Приказы, инструктивные

ДМН

Подлинники в

письма Министерства науки и

Ст. 2 б

Министерстве

высшего образования

науки и высшего

Российской Федерации по

образования

учебно-методическим

Российской

вопросам. Копии

Федерации

ОРДС-02

Приказы ректора, проректора

ДМН

Подлинники в

по научной работе, начальника

Ст. 19

Канцелярии,

Управления академического

дело ОД-03

развития по вопросам

деятельности диссертационных

советов СПбПУ. Копии

ОРДС-03

Положение об ОРДС

Пост

Ст. 33 а

ОРДС-04

Типовые должностные

3 года

инструкции работников

Ст.442

ОРДС-05

Отчеты о работе

ДМН

диссертационных советов

Ст. 338

ОРДС-06

Переписка с вышестоящими

5 лет ЭПК

организациями по основной

Ст. 70

деятельности ОРДС

ОРДС-07

Документы об открытии и

5 лет

После

деятельности диссертационных

Ст. 58

прекращения

советов СПбПУ

действия

аккредитации

Протоколы,

решения -

Постоянно

ОРДС-08

Личные дела соискателей

50 лет ЭПК

ученых степеней

Ст. 445

ОРДС-09

Книга регистрации выданных

3 года

дипломов кандидатов наук/

Ст.259

докторов наук

ОРДС-10

Книга регистрации

3 года

диссертаций,

Ст.259

принимаемых к защите

ОРДС-11

Акты приема-передачи,

15 лет

приложения

Ст.44

к ним, составленные при смене

руководителя структурного

подразделения, должностного,

ответственного и материально

ответственного лица

ОРДС-12

Акты (предложения) о

3 года

После

выделении к уничтожению

Ст.170

утверждения

документов, не

(согласования)

подлежащих хранению

описи дел

ОРДС- 13

Описи дел постоянного

3 года

После

хранения, переданные в

Ст. 172 а

утверждения

архив

(согласования)

описи дел

ОРДС-14

Номенклатура дел

3 года

Ст. 157

ОРДС-15

Резерв

ОРДС-16

Резерв

ОРДС-17

Резерв

ОРДС-18

Резерв

Индекс

Заголовок дела

Количество

Срок хранения

Примечание

дела

дел

и № статей по

перечню

УМП

Управление молодежной политики

УМП- 01

Приказы ректора и

ДМН

Подлинники в

проректоров по основной

Ст. 19 а

Канцелярии,

деятельности. Копии

дело ОД-03

УМП- 02

Положение об Управлении

Пост.

молодежной политики

Ст. 33 а

УМП-03

Типовые должностные

3 года

инструкции

Ст. 442

работников

УМП- 04

Документы (служебные

5 лет

записки, приглашения к

434 г

участию) о направлении

студентов

УМП- 05

Журнал регистрации

5 лет

поступающих документов

Ст. 182 г

УМП- 06

Акты (предложения) о

3 года

После

выделении к уничтожению

Ст. 170

утверждения

документов, не подлежащих

(согласования)

хранению

описи дел

УМП- 07

Акты приема-передачи дел

15 лет

и документов, приложения

Ст. 44

к ним, составленные при

смене должностных,

ответственных и материально

ответственных лиц

УМП- 08

Описи дел постоянного

3 года

После

хранения, переданные

Ст. 172 а

утверждения

в архив

(согласования)

описи дел

УМП- 09

Номенклатура дел

3 года

Ст. 157

УМП- 10

Резерв

УМП- 11

Резерв

УМП- 12

Резерв

УМП- 13

Резерв

НАУЧНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

Индекс

Заголовок дела

Количество

Срок хранения

Примечание

дела

дел

и № статей по

перечню

ОНТИ

Объединенный научно-технологический институт

ОНТИ-01

Приказы и распоряжения

ДМН

Подлинники в

ректора и проректоров по

Ст. 19 а

Канцелярии,

основной деятельности.

дело ОД-03,

Копии

ОД-07

ОНТИ-02

Положение об

Пост.

Объединенном научно-

Ст. 33 а

технологическом институте

ОНТИ-03

Положения о структурных

Пост.

подразделениях ОНТИ

Ст. 33 а

ОНТИ-04

Типовые должностные

3 года

инструкции работников

Ст. 442

ОНТИ-05

Документы (акты, протоколы

ДМН

разногласий, справки,

Ст. 12

дополнительные

соглашения) о приеме

выполненных работ по

договорам, контрактам,

соглашениям на работы,

относящиеся к основной

(профильной) деятельности

организации. Копии

ОНТИ-06

Документы (справки, акты,

5 лет ЭПК

докладные записки,

Ст.47

программы, регламенты,

протоколы, тексты

выступлений, переписка) об

осуществлении основных

направлений научной

деятельности:

представляемые руководству

организации

ОНТИ-07

Документы (акты, докладные

Пост.

По оперативным

записки, программы,

Ст. 46

вопросам - 5

регламенты, протоколы,

лет

тексты выступлений,

справки, переписка) об

осуществлении основных

направлений научной

деятельности:

представляемые в

вышестоящие организации

ОНТИ-08

Договоры, контракты,

ДМН

После истечения

соглашения с

Ст. 11

срока действия

промышленными

договора; после

предприятиями и

прекращения

корпорациями на научно-

обязательств по

исследовательские и опытно-

договору

конструкторские работы.

Копии

ОНТИ-09

Акты приема-передачи дел и

15 лет

документов, приложения к

Ст. 44

ним, составленные при смене

должностных, ответственных

и материально

ответственных лиц

ОНТИ-10

Акты (предложения) о

3 года

После

выделении к уничтожению

Ст.170

утверждения

документов, не подлежащих

(согласования)

хранению

описи дел

ОНТИ-11

Описи дел постоянного

3 года

После

хранения, переданных в

Ст. 172 а

утверждения

архив

(согласования)

описи дел

ОНТИ-12

Номенклатура дел

3 года

Ст. 157

ОНТИ-13

Резерв

ОНТИ-14

Резерв

ОНТИ-15

Резерв

ОНТИ -16

Резерв

Индекс

Заголовок дела

Количество

Срок хранения

Примечание

дела

дел

и № статей по

перечню

УСНПиП

Управление сопровождения научных проектов и программ

УСНПиП-01

Приказы ректора и

ДМН

Подлинники в

проректоров по основной

Ст. 19 а

Канцелярии,

деятельности. Копии

дело ОД-03

УСНПиП-02

Положение об Управлении

Пост.

сопровождения научных

Ст. 33 а

проектов и программ

УСНПиП-03

Положения о структурных

Пост.

подразделениях УСНПиП

Ст. 33 а

УСНПиП-04

Типовые должностные

3 года

инструкции работников

Ст. 442

УСНПиП-07

Переписка со сторонними

5 лет ЭПК

организациями по основным

Ст. 70

направлениям деятельности

УСНПиП-08

Акты приема-передачи дел и

15 лет

документов, приложения к

Ст. 44

ним, составленные при смене

должностных, ответственных

и материально ответственных

лиц

Акты (предложения) о

3 года

После

УСНПиП-09

выделении к уничтожению

Ст.170

утверждения

документов, не подлежащих

(согласования)

хранению

описи дел

УСНПИП-

Описи дел постоянного

3 года

После

хранения, переданных в архив

Ст. 172 а

утверждения

(согласования)

описи дел

УСНПиП-11

Номенклатура дел

3 года

Ст. 157

УСНПиП-12

Резерв

УСНПиП-13

Резерв

УСНПиП- 14

Резерв

УСНПиП- 15

Резерв

Индекс

Заголовок дела

Количество

Срок хранения

Примечание

дела

дел

и № статей по

перечню

УСПиПР

Управление стратегического планирования и программ

развития

УСПиПР-01

Приказы ректора и

ДМН

Подлинники в

проректоров по основной

Ст. 19 а

Канцелярии,

деятельности. Копии

дело ОД-03

УСПиПР-02

Положение об Управлении

Пост.

стратегического планирования

Ст. 33 а

и программ развития

УСПиПР-03

Положения о структурных

Пост.

подразделениях УСПиПР

Ст. 33 б

УСПиПР-04

Типовые должностные

3 года

инструкции работников

Ст. 442

УСПиПР-05

Переписка с вышестоящей

5 лет ЭПК

организацией по основным

Ст. 70

направлениям деятельности

УСПиПР-06

Переписка с другими

5 лет ЭПК

организациями по основным

Ст. 7

(профильным) направлениям

деятельности

УСПиПР-07

Акты приема-передачи дел и

15 лет

документов, приложения к ним,

Ст. 44

составленные при смене

должностных, ответственных и

материально ответственных

лиц

УСПиПР-08

Акты (предложения) о

3 года

После

выделении к уничтожению

Ст.170

утверждения

документов, не подлежащих

(согласования)

хранению

описи дел

УСПиПР-09

Описи дел постоянного

3 года

После

хранения,переданных в архив

Ст.172 а

утверждения

(согласования)

описи дел

УСПиПР-10

Номенклатура дел

3 года

Ст. 157

УСПиПР-11

Резерв

УСПиПР-12

Резерв

УСПиПР -13

Резерв

УСПиПР -14

Резерв

Индекс

Заголовок дела

Количество

Срок хранения

Примечание

дела

дел

и № статей по

перечню

УО НИОКР

Управление организации НИОКР

УО НИОКР-

Нормативно-правовые акты

ДМН

Подлинники в

Российской Федерации,

Ст. 2 б

органах

касающиеся прав на

государственной

результаты интеллектуальной

власти

деятельности. Копии

Российской

Федерации

УО НИОКР-

Государственные стандарты

1 год

После замены

по оборонным услугам и

Ст. 8 б

новыми

продукции, внедренным в

организации

УО НИОКР-

Приказы ректора и

ДМН

Подлинники в

проректоров по основной

Ст. 19 а

Канцелярии,

деятельности. Копии

дело ОД-03

УО НИОКР-

Приказы по личному составу

ДМН

Подлинники в

работников (о выплате

Ст. 434 а

Канцелярии,

авторских вознаграждений и

дело ОД-05

вознаграждений за

использование ОИС). Копии

УО НИОКР-

Поручения руководства

5 лет ЭПК

Срок хранения

Университета, УО НИОКР

Ст. 17

поручений,

НИОКР;

оформленных на

документы (справки,

документе

докладные, служебные

визой,

записки,

соответствует

заключения) по их

сроку хранения

выполнению

документа

УО НИОКР-

Положение об Управлении

Пост.

организации и контроля

Ст. 33 а

НИОКР

УО НИОКР-

Положения о структурных

Пост.

подразделениях УО НИОКР

Ст. 33 б

НИОКР

УО НИОКР-

Типовые должностные

3 года

инструкции работников

Ст. 442

УО НИОКР-

Отчеты о результатах научной

ДМН

деятельности Управления;

Ст. 338

документы единовременные

УО НИОКР-

Отчеты о патентных

5 лет

исследованиях

Ст. 567

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ПЕТРА ВЕЛИКОГО. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ НА 2022 ГОД - часть 1