Система управления товародвижением и движением топлива "Trade House" (GAS Complex BOS). Руководство - часть 1

РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
Система управления товародвижением и движением топлива

’’Trade House” (GAS Complex BOS)

Версия 1
2019

Оглавление

1. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О СИСТЕМЕ...............................................................................................4

1.1. ПОЛНОЕ НАИМЕНОВАНИЕ СИСТЕМЫ И ЕЁ УСЛОВНОЕ ОБОЗНАЧЕНИЕ.............................4

1.2. НАЗНАЧЕНИЕ СИСТЕМЫ.................................................................................................................5

1.3. ЦЕЛИ СОЗДАНИЯ СИСТЕМЫ...........................................................................................................6

1.4. СЦЕНАРИИ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ С СИСТЕМОЙ.............................................7

1.5. ОСНОВНЫЕ ОГРАНИЧЕНИЯ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ..................................................................8

1.6. ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ....................................................................................................9

1.6.1. ОПРЕДЕЛЕНИЯ..................................................................................................................................................9

1.6.2. СОКРАЩЕНИЯ...................................................................................................................................................9

2. ИНТЕРФЕЙС СИСТЕМЫ............................................................................................................11

2.1. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ: НАЧАЛО РАБОТЫ, СТАРТОВАЯ СТРАНИЦА..........................................11

2.2. ГМ «СКЛАД».......................................................................................................................................17

2.3. ГМ «МАГАЗИН».................................................................................................................................18

2.4. ГМ «ВЗАИМОРАСЧЕТЫ».................................................................................................................20

3. ПОРЯДОК ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ФУНКЦИЙ TRADE HOUSE НА АЗС.....................................21

3.1. ОТКРЫТИЕ СМЕНЫ.........................................................................................................................21

3.2. ПРИХОД ТОВАРА..............................................................................................................................24

3.3. ВОЗВРАТ ПОСТАВЩИКУ.................................................................................................................30

3.4. ПРИХОД ТОВАРА ВНУТРЕННИЙ...................................................................................................36

3.5. РАСХОД ТОВАРА ВНУТРЕННИЙ....................................................................................................39

3.6. СПИСАНИЕ ТОВАРА........................................................................................................................44

3.7. ПРИХОДИМ.......................................................................................................................................49

3.7.1. СОЗДАНИЕ НАКЛАДНОЙ ПО ПРИЕМУ НП......................................................................................................49

3.7.2. РАБОТА С ПАРАМЕТРАМИ НП ПО ЗАМЕРАМ В АЦ..........................................................................................57

3.7.3. КОМИССИОННЫЙ ПРИЕМ ТОПЛИВА.............................................................................................................62

3.7.4. СВЕРКАДО.......................................................................................................................................................64

3.7.5. СВЕРКА ПОСЛЕ................................................................................................................................................69

3.7.6. ЗАКРЫТИЕ НАКЛАДНОЙ..................................................................................................................................70

3.8. ПЕРЕОЦЕНКА ВРУЧНУЮ................................................................................................................71

3.9. ПЕРЕОЦЕНКА ИЗ ОФИСА................................................................................................................78

3.10. ПЕРЕДАЧА ИНФОРМАЦИИ НА АРМ КАССИРА...........................................................................82

3.10.1. ПЕРЕДА ЧА КУРСОВ ВАЛЮТ............................................................................................................................82

3.10.2. ПЕРЕДА ЧА ТИПОВ ПЛА ТЕЖА..........................................................................................................................82

3.10.3. ПЕРЕДА ЧА КАССИРОВ.....................................................................................................................................83

3.10.4. ПЕРЕДА ЧА ТОВАРОВ И ЦЕН............................................................................................................................84

3.11. ЗАКРЫТИЕ СМЕНЫ..........................................................................................................................86

3.11.1. КОНТРОЛЬНАЯ СВЕРКА..................................................................................................................................86

3.11.2. ДОКУМЕНТ ПРОДАЖИ.....................................................................................................................................87

3.11.3. СМЕННАЯ СВЕРКА...........................................................................................................................................88

3.12. ПЕРЕСОРТИЦА ТОВАРА..................................................................................................................91

3.13. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ТОВАРА ГГСД)...............................................................................................96

3.14. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ТОПЛИВА.....................................................................................................109

3.15. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ СЧЕТЧИКОВ ТРК........................................................................................114

1. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О СИСТЕМЕ

1.1. ПОЛНОЕ НАИМЕНОВАНИЕ СИСТЕМЫ И ЕЁ УСЛОВНОЕ ОБОЗНАЧЕНИЕ

Система управления товародвижением и движением топлива "Trade House" (GAS Complex BOS) - программный комплекс, обеспечивающий учет и контроль движения НП, ТНП, услуг, ингредиентов и продукции пунктов общественного питания на АЗС и в магазинах в количественном и суммовом выражении, печать сопроводительных и первичных документов по утвержденным формам, предоставление широкого спектра отчетов по содержащимся в Системе данным. Сетевое решение объединяет объекты розничной торговли в централизованно-управляемую сеть.

Краткое наименование системы - Trade House, далее Система.

1.2. НАЗНАЧЕНИЕ СИСТЕМЫ

Система предназначена для:

• Ведения НСИ по НП, ТНП, ингредиентам и продукции пунктов общественного питания на АЗС и в магазинах, персонала, поставщиков, производителей и пр.

• Учет поступлений НП, ТНП, ингредиентов для продукции пунктов общественного питания на АЗС и в магазинах;

• Учет реализации НП, ТНП, продукции пунктов общественного питания па АЗС и в магазинах со всех АРМ Кассира;

• Формирование отчетов и печатных форм по поступлению, остаткам, реализации НП, ТНП, ингредиентов и продукции пунктов общественного питания на АЗС и в магазинах;

• Регистрация состояния параметров НП в резервуарах;

• Контроль сроков годности ТНП, ингредиентов и продукции пунктов общественного питания на АЗС и в магазинах;

• Формирование сменной отчетности АЗС;

• Регистрация показаний АСИ и ТРК в автоматическом и ручном режимах;

• Назначение и параметризация ролевой модели доступа к данным и функциям Trade House;

• Управление доступом пользователей к данным и функциям Trade House;

• Взаимодействие с внешними системами по согласованным протоколам.

1.3. ЦЕЛИ СОЗДАНИЯ СИСТЕМЫ

Цель разработки - повышение достоверности и прозрачности первичной информации о движении НП, ТНП, ингредиентов и продукции пунктов общественного питания на АЗС и в магазинах для повышения качества аналитической, управленческой и бухгалтерской отчетности.

Основные задачи создания НС:

• Автоматизация процессов приемки НП на АЗС;

• Автоматизация процессов приемки ТНП и ингредиентов для продукции пунктов общественного питания на АЗС и в магазинах;

• Автоматизация процессов формирования документов на производство готовой продукции пунктов общественного питания на АЗС и в магазинах;

• Автоматизация процессов контроля остатков и качества НП в резервуарах на АЗС;

• Автоматизация процессов назначения и применения розничных цен на НП, ТНП и продукцию пунктов общественного питания на АЗС и в магазинах;

• Автоматизация процессов назначения и применения программ лояльности и промоакций;

• Автоматизация процесса заказа ТНП и ингредиентов для продукции пунктов общественного питания на АЗС и в магазинах;

• Автоматизация процесса учета реализации НП, ТНП и продукции пунктов общественного питания на АЗС и в магазинах по первичным документам АРМ Кассира

• Автоматизация процессов формирования пакетов данных для внешних систем.

1.4. СЦЕНАРИИ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ С СИСТЕМОЙ

Для Trade House существует следующий сценарий начала взаимодействия пользователя с Системой:

• Запуск Trade House посредством иконки запуска

• В форме авторизации пользователя ввод логина и пароля пользователя и подтверждение введенных данных.

• Выполнение функций, разрешенных правами доступа для роли пользователя.

1.5. ОСНОВНЫЕ ОГРАНИЧЕНИЯ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Пользователю Системы категорически запрещается входить в Систему под чужим именем и паролем, использовать функциональность, закрепленную за ролями, не предоставленными данному пользователю.

1.6. ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

1.6.1. Определения
Таблица 1 Определения

№ п/п 1	Термин 2	Определен не 3
1.	POS-систсма	программно-аппаратный комплекс, функционирующий на базе фискального регистратора, подключенного к ПК.
2.	POS-терминал	программно-аппаратный комплекс со встроенным фискальным модулем.
3.	Trade House	Система оперативного учета товародвижения и движения НП
4.	Администрирование	Управление информационной системой, поддержка ее функциональности
5.	АРМ Кассира	POS-терминал или POS-система с установленным специализированным НПО для регистрации отпуска потребителям НП, ТНП, продукции кафе и оказания услуг, регистрации приема оплаты за отпущенные НП, ТНП. продукцию кафе и оказанные услуги.
6.	АРМ Пользователя	Пользовательское рабочее место с установленным ПО и выполненными настройками, для обеспечения подключения и работы с БД и Trade House
7.	База данных	Структурированное хранилище данных
8.	Доступ	Возможность пользователя работать с данными в базе данных
1.6.2. Сокращения		Таблица Сокращен»
№ п/п	Сокращение	Расшифровка
1	2	3
1.	АЗС	Автозправочная станция. Здесь объект розничного отпуска НП, реализации ТНП, продукции пунктов общественного питания, оплаты услуг.
2.	АРМ	Автоматизированное рабочее место
3.	АСИ	Автоматизированное средство измерение параметров НП в резервуаре (месте хранения)
4.	АЦ	Автоцистерна. Емкость полной вместимости для транспортировки моторного топлива автомобильным траспортом.
5.	БД	База данных
6.	ГМ	Группа меню
7.	ГТПЛ	Главный тип прайс листа. Здесь правила формирования и применения розничных цен на АЗС.

8.	днц	Документ назначения цены. Электронный документ, который может формироваться для нескольких розничных объектов и включать в себя несколько переоценок.
9.	дс	Денежные средства (наличные).
10.	КГ1 г	Компримированный природный газ
11.	мол	материально ответственное(ые) лицо(а)
12.	мц	Материальные ценности. Здесь наличные ДС и другие средства оплаты, предполагающие возможность визуального определения номинала.
13.	НП	Нефтепродукт. Здесь общее обозначение топливных товаров, к которым относятся бензины, дизельное топливо, СУГ, КГ1Г.
14.	нси	Нормативно-справочная информация
15.	ОС	Операционная система
16.	ПК	Персональный компьютер
17.	пко	Приходный кассовый ордер
18.	по	П рограм м ное обес печение
19.	ппо	Прикладное программное обеспечение
20.	РКО	Расходный кассовый ордер
21.	СУБД	Система управления базами данных
22.	СУГ	Сжиженный углеводородный газ (пропан и пропан-бутановая смесь)
23.	ТНП	Товары народного потребления. Общее обозначение продовольственных и не продовольственных товаров, не относящихся к НП
24.	ТРК	Топливо-раздаточная колонка
25.	ТСД	Терминал сбора данных
26.	ттн	Товарно-транспортная накладная. Документ строгой отчетности на бумажном носителе.
27.	УЗ	Учетная запись

2. ИНТЕРФЕЙС системы

2.1. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ: НАЧАЛО РАБОТЫ, СТАРТОВАЯ СТРАНИЦА

Для входа в Trade House необходимо запустить ярлык

При нервом входе пользователя Trade House запрашивает выбор объекта, на котором работает пользователь. Для пользователей АЗС будет доступен для выбора только один объект, для подтверждения которого необходимо нажать кнопку «Выбор».

В главном окне отображаются: в заголовке окна выводится информация о: о ГМ, которая отображена

о БД, к которой выполнено подключение

о фирма, которой принадлежит объект

• в окне информации о текущей сессии отображается:

о пиктограммы с напоминаниями о действиях, которые требуется выполнить

о информация о текущем пользователе

о информация о текущей дате и смене

о информация о текущих объекте и фирме

• в нижнем правом углу выводится наименование Системы и номер версии. Над ним расположено окно для поиска товара по штрих коду и вывода краткой информации по товару.

Рисунок 14 Информация

2.2. ГМ «СКЛАД»

ГМ «Склад» предназначен для обеспечения управленческого учета товарного движения и движения материальных ценностей (МЦ), в рамках автоматизируемого комплекса.

Данная ГМ поддерживает работу со справочниками, электронными документами и отчетами, а также позволяет выполнять набор сервисных операций.

Таблица 3

Описание пунктов меню ГМ «Склад»

№	Пункт меню	Описание
1	2	3
1.	Файл	пункт меню предназначен для выбора групп меню, настройки параметров интерфейса и выхода из Системы
2.	Накладные	просмотр, создание и редактирование электронных документов товарного движения
3.	Документы	Работа с документами назначения цены, документами производства, со счетчиками ТРК и сверками резервуаров
4.	Смены	организация работы со сменами
5.	Отчеты	получение отчетов о работе
6.	Справочники	просмотр и выбор из Системных Справочников
7.	Сервис	специальные функции Системы
8.	Справка	пункт меню предназначен для получения справочной информации о текущей версии НПО Trade House и текущем пользователе

2.3. ГМ «МАГАЗИН»
В ГМ «Магазин» не производится операций товарного движения, поэтому, ГМ «Магазин» работает в сочетании с ГМ «Склад». ГМ «Магазин» предназначен для взаимодействия с АРМ Кассира и электронными весами, а именно, для передачи данных о товарах, ценах и курсах валют на АРМ Кассира, передачи информации о товарах их ценах на весы, приема чеков с АРМ Кассира, формирования и закрытия отчета (электронного документа) продажи, на основании которого автоматически формируются складские документы в ГМ «Склад» по которым и производятся учетные операции, отражающие товарное движение и движение материальных ценностей (МЦ), если функциональность учета движения МЦ используется. Кроме этого в ГМ «Магазин» формируются различные обобщенные отчеты и сводки.

2.4. ГМ «ВЗАИМОРАСЧЕТЫ»

ГМ Взаиморасчеты предназначена для учета взаимоотношений с контрагентами:

• регистрация и ведение различного типа договоров с контрагентами;

• обеспечение контроля над выполнением поставщиком договоренностей по номенклатуре и цене поставляемых товаров.

Таблица 5

Описание пунктов меню ГМ «Взаиморасчёты»

№ 1	Пункт меню 2	Описание 3
1.	Файл	пункт меню предназначен для выбора групп меню, настройки параметров интерфейса и выхода из Системы
2.	Складские Документы	просмотр, печать, экспорт складских документов движения НП, ТНП, ингредиентов и продукции пунктов общественного питания на АЗС
3.	Финансовые документы	ведение договоров и спецификаций к договорам с контрагентами
4.	Отчеты	Печать отчетов но финансовым и складским документам
5.	Справочники	просмотр и выбор информации из Справочников
6.	Сервис	специальные функции Системы
7.	Справка	пункт меню предназначен для получения справочной информации о текущей версии ПГ10 Trade House и текущем пользователе

3. ПОРЯДОК ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ФУНКЦИЙ TRADE HOUSE НА АЗС
3.1. ОТКРЫТИЕ СМЕНЫ

При открытии смены необходимо соблюдать следующее правило: в Trade House открыть смену с тем же номером, что открыта на АРМ Кассира.

Смену можно открывать как в складе, так и в магазине. ГМ «Склад/Магазин» - Смены -Открыть смену

3.2. ПРИХОД ТОВАРА
ГМ «Склад» - Накладные - Приход внешний - Все

Заполнить те атрибуты, которые требуются по регламенту организации. Выбрать необходимый атрибут - Нажать кнопку [Изменить] - После внесения всех нужных атрибутов нажать [Выход]. Атрибуты, обязательные для заполнения, указаны красным шрифтом.

Если было выбрано несколько товаров, то такое окно появиться последовательно для каждого товара.

ВНИМАНИЕ: УБЕДИТЬСЯ, ЧТО СУММА ДЛЯ ПРОВЕРКИ СОВПАДАЕТ С ИТОГОВОЙ ЦЕНОЙ В ТТН. УБЕДИТЬСЯ, ЧТО ВСЕ ПОЗИЦИИ ТОВАРОВ И ИХ КОЛИЧЕСТВО СОВПАДАЮТ С ТТН.

3.3. ВОЗВРАТ ПОСТАВЩИКУ

Создать накладную возврата поставщику. ГМ «Склад» - Накладные - Возврат поставщику - Все

содержание .. 1 2 ..

///////////////////////////////////////