INDIAN RAILWAYS MAINTENANCE MANUAL FOR DIESEL LOCOMOTIVES - PART 25

Document No: 

Chapter –4  System of Maintenance

 

Version No: 1.0-d0 

Date Issued: dd/mm/yyyy 

Document Title: MANUAL MAINTENANCE FOR  DIESEL LOCOMOTIVES 
 

Revised 2013 

Printed: 2015/03/08 

Page 92 of 303

 

 

leads to a temperature rise. Thermal imaging devices can also be used for 
monitoring and recording temperature rise data. 

4.5.3.5 Average consumption: If consumption of lubricant /coolant / consumables e.g. 

RR 606, coolant water, suspension bearing oil, battery water, gear case oil,  
compressor lube oil, carbon brush  & governor oil  is found to be more than 
previous trip or average consumption, then that component is showing signs of 
leakage or deterioration. No topping up of oil / coolant / water should be done 
till reasons for excessive consumption are identified and remedial action taken. 
Routine filling without necessary repair is a primary cause of subsequent loco 
failure. Shed should chalk out permissible day/ monthly consumption limit of 
various lubricants and coolants. 

 

4.6  Unit Exchange:  Unit exchange method of overhauling/repairs shall be followed in the 

Diesel Sheds, as explained below:-  

 

Subject unit/assembly/sub-assembly is removed  from the loco and replaced by a Unit/ 
Assembly/Sub assembly duly overhauled/in good order, kept ready in respective ready 
spare pool. The removed unit is then overhauled/ repaired, tested and made part of ready 
spare pool. List of items to be kept as unit exchange spares, along-with yardsticks, for both 
Alco and HHP locos is shown at 

 

Annexures-4.1 (a) and 4.1(b), respectively. 

4.7  Home Sheds and Trouble Shooting Points: Since diesel locos are costly assets and also 

lend themselves to extensive operation with a fairly large amount of flexibility, they cannot 
always be brought back, nor insisted upon to be brought back, to the home shed very 
frequently for attention. The maintenance work may, therefore, be decentralized to a certain 
extent to meet the requirements of operation in each area. The decentralization shall be on 
the following lines:- 
 

4.7.1  Trouble shooting/outstation points:  With the increase in periodicity of 

maintenance schedule of locos, it has become imperative to carry out close 
monitoring of locos on line. Hence, the trouble shooting/outstation points need to be 
proliferated. These may be located at selected Marshalling Yards/Fuelling points or 
crew changing points. They shall be suitably manned and supervised by a 
competent supervisor and will attend to any minor repairs that might develop in 
between schedules. This will avoid working the locos dead all the way to  home 
shed for attention.    

 

4.7.1.1 Staff provided at such trouble shooting points shall comprise of a Section 

Engineer/Junior Engineer along-with the diesel and electrical technicians and 
khalasis in each shift. Strength of staff may, however, be increased or 
decreased, if local conditions so warrant. 

 
4.7.2  Diesel Loco Service Centre (DLSC):  Operation of Diesel Loco Service Centre 

shall be done as per instructions issued vide Rly.Bd’s letter no. 2003/M(L)/466/20 
dated 01.07.2010. 

 
4.7.3  Home Sheds:  All schedule maintenance, except  trip for Alco and 30/60 days for 

HHP locos, will be undertaken at home sheds, barring POH.  The facilities, spares 
and staff required shall be as indicated at paras 4.8.2, 4.8.3 & 4.8.4.  

Draft

Document No: 

Chapter –4  System of Maintenance

 

Version No: 1.0-d0 

Date Issued: dd/mm/yyyy 

Document Title: MANUAL MAINTENANCE FOR  DIESEL LOCOMOTIVES 
 

Revised 2013 

Printed: 2015/03/08 

Page 93 of 303

 

 

 

4.8  Organized Preventive Maintenance:  

4.8.1  Comprises of:  

4.8.1.1 Provision of requisite maintenance facilities 
4.8.1.2 Provision of requisite spares, oils, lubricants other miscellaneous items. 
 
4.8.1.3 Provision of requisite staff and organization  
 
4.8.1.4 Availability of necessary technical documentation issued by OEMs, PUs, 

RDSO and other Railway Units 

 

4.8.2  Maintenance facilities: Comprises of providing a shed with proper layout, various 

general purpose and special tools, machinery & plant. 

 

4.8.2.1 Shed lay-out is dealt with separately in Chapter-3.  
 
4.8.2.2 Machinery & Plant: Minimum amount of machinery & plant to be provided in 

each Diesel Shed is listed at 

 

Annexure 3.10 of Chapter 3. 

4.8.2.3 General purpose tools:  Adequate number of single-ended, double-ended ring 

and box spanners of various sizes, adjustable spanners, pliers, wrenches, Allen 
keys, Nylon hammers, digital micro-meters and other precision measuring 
instruments, having facility of downloading of measurement on to a computer, 
etc. shall be provided in each shed. Latest technology tools with established 
reliability should generally be procured. The list of such tools is given in 

 

Annexure 3.10 of Chapter 3. 

4.8.2.4 Special tools:  Special tools shall essentially be provided in all Diesel Sheds. 

The list of such tools is given in 

 

Annexure 3.10 of Chapter 3. 

4.8.2.5 DLW should issue list of additional M & P, Testing Equipments and Tools 

required for maintenance of new types of locos, as and when introduced.  

 

4.8.3  Spares procurement:  For satisfactory maintenance of Diesel locos, adequate 

supply of requisite spares is very essential. At the same time, care should be 
exercised against over-stocking of items.  

 

4.8.3.1 The following principle shall be followed for the procurement of spares: 

  

a. 

For BIM items of long lead: 18/24 months stock to be maintained with 
recoupment done every year.  

 
b.  For indigenously available items: 12/24 months stock to be maintained with 

recoupment/balance returns done every year. 

 
c. 

Items such as Filters, Gaskets, Carbon Brushes, Brake-blocks and hardware 
should be procured on the basis of a running contract entered into annually 
with established manufacturers of proven reliability with reference to both 
quality and capacity for supplies, keeping adequate buffer stock. 

 
d.  Lubricants: As at (c) above. 

Home 

Ch-4 

Draft

Document No: 

Chapter –4  System of Maintenance

 

Version No: 1.0-d0 

Date Issued: dd/mm/yyyy 

Document Title: MANUAL MAINTENANCE FOR  DIESEL LOCOMOTIVES 
 

Revised 2013 

Printed: 2015/03/08 

Page 94 of 303

 

 

 

4.8.3.2 Codal life of Components:  Codal life of various components  of diesel loco 

has been specified in para 219 of Indian Railway Finance Code Vol-I(advance 
correction slip no. 62 issued along with RB letter no. 2002/AC-II/1/10 dated 
24.05.06 and advance correction slip no. 65 issued along with RB letter no. 
2002/AC-II/1/10 dated 12.10.07). It should be duly taken into account while 
deciding rejection of respective component. However, even after revision vide 
advance correction slip no. 65, this list given in the finance code is not 
exhaustive and needs to be augmented to cover all major components of diesel 
loco, both Alco & HHP. Further, periodic revision of this list should be done.  

 
4.8.3.3 Must Change Items during POH:  RDSO vide its report no. MISC-254 has 

specified the items to be changed compulsorily in various schedules. It needs to 
be complied with strictly.  

 
4.8.3.4 Traceability of components:

  

Traceability of all components should be 

maintained. For ensuring this, all components should have etching/embossing of 
Manufacturer’s initials/ Manufacturing details. Preferably, such marking should 
be done by using laser marked strip which can be fitted/pasted on to the 
component. Small components on which etching/embossing is not possible 
should be supplied in individual packing having the Manufacturer’s initials/ 
Manufacturing details.  High strength paper (laserable) duly marked by laser 
can also be used for this purpose. The details of the components shall be an 
input in computer software developed for failure analysis. 

 

4.8.4  Staff:  

 

4.8.4.1 Yard-stick:  Staff shall normally be provided in the Diesel Sheds as per yard 

stick given below:- 

 

Staff Category/ 
Shed Category 

Alco Loco 

HHP Loco 

Minor  Major  Mega  Minor  Major  Mega 

Group C- Supervisors 
(Service Engineers) 

0.80 

0.80 

0.80 

0.70 

0.70 

0.70 

Group C-Technicians 

4.00 

4.00 

4.00 

2.50 

2.50 

2.50 

Group D 

1.40 

1.40 

1.40 

0.50 

0.50 

0.50 

Total 

6.20 

6.20 

6.20 

3.70 

3.70 

3.70 

  

Note:  With the introduction of advanced technology in locos, requiring higher 
educational and intelligence level, job profiles of supervisors has been changed. 
Now, they have to work like a service engineer, who carries out maintenance 
and troubleshooting largely by himself. Hence, there is a need to change the 
designation of supervisor to service engineer, as is being done in private firms 
and western countries. Role of technicians will be limited to carrying out some 
hard work like removing assemblies, disassembly, assembly, etc. under the 
guidance of a service engineer. Therefore, the proportion of service engineers 
has been substantially increased and that of technicians decreased. 
 
 
 
 

 

Home 

Ch-4 

Draft

Document No: 

Chapter –4  System of Maintenance

 

Version No: 1.0-d0 

Date Issued: dd/mm/yyyy 

Document Title: MANUAL MAINTENANCE FOR  DIESEL LOCOMOTIVES 
 

Revised 2013 

Printed: 2015/03/08 

Page 95 of 303

 

 

 

4.8.4.2 

Staff requirement for other activities being carried out in the shed shall be as 
under:- 

S. No. 

Staff Category 

Alco/HHP 

Minor  Major  Mega 

i) 

Laboratory Staff: 

 

 

 

a)  Lab Supervisors 

8 

14 

18 

b)  Lab Group D staff 

8 

14 

18 

ii) 

Loco Inspectors 

4 

6 

8 

iii) 

Fuel Inspectors 

2 

4 

6 

iv) 

Shunters  

8 

12 

16 

v) 

Staff for Control Office and Shunting 

 

 

 

a)  Shunting Supervisors 

3 

5 

8 

b)  Control Office Staff (Technicians) 

5 

8 

12 

c)  Pointsman 

5 

10 

14 

vi) 

Staff for Millwright and  electric supply distribution & 
maintenance 

 

 

 

a)  Supervisor 

1 

2 

3 

b)  Technicians 

6 

10 

14 

c)  Group D staff 

4 

6 

8 

vii) 

Group D Staff for handling lubricants, spares and tools  

10 

14 

18 

viii) 

Staff for Office Work 

 

 

 

a)  Supervisor 

8 

12 

16 

b)  Technicians 

12 

16 

20 

ix) 

MIS Cell 

 

 

 

a)  Supervisors 

2 

4 

6 

b)  Technicians 

4 

6 

8 

x) 

Staff for Miscellaneous Activities  

 

 

 

(i) 

Housekeeping (including horticulture and scrap disposal) 

 

 

 

a)  Supervisors 

1 

2 

3 

b)  Technicians 

2 

4 

6 

(ii) 

Canteen Management 

 

 

 

a)  Supervisors 

1 

2 

3 

(iii) 

Contract Cell (for processing of outsourcing activities) 

 

 

 

a)  Supervisors 

2 

4 

6 

b)  Technicians 

3 

6 

9 

xi) 

Staff for Training School 

 

 

 

(i) 

STC 

 

 

 

a)  Supervisors 

3 

4 

5 

b)  Technicians 

2 

3 

4 

(ii) 

DTTC 

 

 

 

a)  Supervisors 

4 

5 

6 

b)  Technicians 

4 

6 

8 

4.8.4.3  Staff requirement of DLSCs and Trouble Shooting/Outstation points will be as 

under:- 

Sr. 
No. 

Staff Category 

Staff Category 

Supervisor  Technicians  Group D  

i) 

For each DLSC 

5 

16 

12 

ii) 

For  *each Outstation/ Trouble 
Shooting Point 

2 

8 

4 

Home 

Ch-4 

Home 

Ch-4 

Draft