содержание   ..   221  222  223  224  225  226  ..

P Газпром 076-2010

ИЗДАНИЕ ОФИЦИАЛЬНОЕ

МОСКВА 2010

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ГАЗПРОМ»

РЕКОМЕНДАЦИИ ОАО «ГАЗПРОМ»

РЕКОМЕНДАЦИИ ПО УЧАСТИЮ ПЕРСОНАЛА ДОЧЕРНИХ ОБЩЕСТВ И ОРГАНИЗАЦИЙ ОАО «ГАЗПРОМ» В РАБОТАХ ПО ВНЕДРЕНИЮ СИСТЕМ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

Р Газпром 076-2010

Издание официальное

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ГАЗПРОМ»

Общество с ограниченной ответственностью «Газпром развитие»

Общество с ограниченной ответственностью «Газпром экспо»

Москва 2010

Р Газпром 076-2010

Предисловие

1. РАЗРАБОТАНЫ

   
    

2. ВНЕСЕНЫ

   
    

3. УТВЕРЖДЕНЫ

   
    

4. ВВЕДЕНЫ ВПЕРВЫЕ

Обществом с ограниченной ответственностью «Газпром развитие»

Управлением инновационного развития Департамента стратегического развития ОАО «Газпром»

членом Правления, начальником Департамента стратеги- ческого развития ОАО «Газпром» 07 декабря 2009 года

© ОАО «Газпром», 2009

© Разработка ООО «Газпром развитие», 2009

© Оформление ООО «Газпром экспо», 2010

Распространение настоящих рекомендаций осуществляется в соответствии

с действующим законодательством и с соблюдением правил, установленных ОАО «Газпром»

II

Р Газпром 076-2010

Содержание

1. Область применения 1

2. Нормативные ссылки 2

3. Термины, определения и сокращения 3

4. Общие положения 7

5. Основные виды деятельности по разработке, внедрению и совершенствованию

   систем менеджмента качества 7

6. Факторы, влияющие на трудоемкость и трудозатраты выполняемого проекта

   внедрения систем менеджмента качества 9

7. Рекомендации по оптимизации деятельности по разработке, внедрению

   и совершенствованию систем менеджмента качества в пределах установленной численности персонала 10

   1. Рекомендации по организации внедрения 10

   2. Рекомендации по подготовке проекта по внедрению систем менеджмента качества .10

   3. Рекомендации по снижению простоев в ходе проекта 11

   4. Рекомендации по повышению эффективности работ консультантов 11

   5. Рекомендации по управлению рисками проекта 12

   6. Рекомендации по разработке документации 13

   7. Рекомендации по подготовке и обучению персонала 15

8. Основные виды трудозатрат по проекту внедрения систем менеджмента

   качества и их оценка 16

   1. Подготовка кадров и повышение квалификации работников в области систем менеджмента качества 16

   2. Проведение переговоров и совещаний 21

   3. Разработка и актуализация документов 24

   4. Проведение аудитов систем менеджмента качества 30

Приложение А (справочное) Этапы проекта внедрения (совершенствования)

системы менеджмента. Участие персонала в проекте 36

Библиография 112

III

Р Газпром 076-2010

Введение

Настоящие рекомендации представляют собой руководство для дочерних обществ и организаций ОАО «Газпром» (далее – организаций) по участию персонала в работах по внед- рению систем менеджмента качества в соответствии с требованиями комплекса стандартов ОАО «Газпром» на системы менеджмента качества (СТО Газпром серии 9000).

Настоящие рекомендации разработаны в целях:

• формирования единого методологического подхода к участию персонала в процессе внедрения комплекса стандартов ОАО «Газпром» на системы менеджмента качества;

• повышения эффективности и снижения трудозатрат при внедрении систем менеджмента качества;

• решения проблем организаций, возникающих в ходе внедрения (совершенствова- ния) систем менеджмента качества;

• обеспечения подготовки организации к проведению проекта внедрения систем менеджмента качества;

• проведения регулярного мониторинга проекта внедрения систем менеджмента качества. Настоящие рекомендации являются результатом выполнения договора от 31 октября

  2008 года № 95 по разработке документа «Рекомендации по участию персонала дочерних обществ и организаций ОАО «Газпром» в работах по внедрению систем менеджмента качества». Настоящие рекомендации разработаны авторским коллективом ООО «Газпром развитие»

  в составе: А.Л. Шестаков, С.В. Чучаев.

  
   

  IV

  Р Газпром 076-2010

  
   

  

  РЕКОМЕНДАЦИИ ОТКРЫТОГО АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА «ГАЗПРОМ» РЕКОМЕНДАЦИИ ПО УЧАСТИЮ ПЕРСОНАЛА ДОЧЕРНИХ ОБЩЕСТВ

  И ОРГАНИЗАЦИЙ ОАО «ГАЗПРОМ» В РАБОТАХ ПО ВНЕДРЕНИЮ СИСТЕМ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

  
   

  

  
   

  Дата введения – 2010-12-30

  
   

  1. Область применения

     
      

     Настоящие рекомендации включают:

• классификацию факторов, влияющих на трудоемкость и трудозатраты выполняемого проекта внедрения системы менеджмента качества;

• основные виды деятельности по разработке, внедрению и совершенствованию систе- мы менеджмента качества с разбивкой по функциональным типам подразделений;

• рекомендации по оптимизации деятельности по разработке, внедрению и совершен- ствованию систем менеджмента качества в пределах установленной численности персонала;

• основные виды трудозатрат по проекту внедрения систем менеджмента качества и их оценку.

  Предлагаемая настоящими рекомендациями методология может применяться для про- ведения проектов по созданию и улучшению систем менеджмента качества, согласуя их пла- нирование и внедрение с системой управления, существующими проблемами и планами раз- вития организации.

  Работы по разработке, внедрению и совершенствованию систем менеджмента качества осуществляются персоналом дочерних обществ и организаций ОАО «Газпром» в пределах чис- ленности, определенной утвержденными типовыми структурами и укрупненными нормати- вами численности ОАО «Газпром».

  Приведенные в настоящих рекомендациях нормы времени (раздел 8) являются спра- вочными и не могут быть использованы для расчета численности.

  
   

  
   

  

  Издание официальное

  
   

  1

  Р Газпром 076-2010

  
   

  1. Нормативные ссылки

     
      

     В настоящих рекомендациях использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

     ГОСТ Р ИСО 9000-2001 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь ГОСТ Р ИСО 9001-2001 Системы менеджмента качества. Требования

     ГОСТ Р ИСО 10006-2005 Системы менеджмента качества. Руководство по менеджменту качества при проектировании

     ГОСТ Р ИСО/ТО 10013-2007 Менеджмент организации. Руководство по документиро- ванию системы менеджмента качества

     ГОСТ Р ИСО 10019-2007 Менеджмент организации. Руководство по выбору консуль- тантов по системам менеджмента качества и использованию их услуг

     ГОСТ Р ИСО 19011-2003 Руководящие указания по аудиту систем менеджмента каче- ства и/или систем экологического менеджмента

     ГОСТ Р 40.003-2008 Система сертификации ГОСТ Р. Регистр систем качества. Порядок сертификации систем менеджмента качества на соответствие ГОСТ Р ИСО 9001-2008 (ИСО 9001:2008)

     СТО Газпром 9000-2006 Системы менеджмента качества. Основные положения и сло-

     варь

     
      

     СТО Газпром 9001-2006 Системы менеджмента качества. Требования. Часть I. Общие

     требования

     СТО Газпром 9001-2006 Системы менеджмента качества. Требования. Часть II. Специальные требования

     СТО Газпром 9004-2007 Рекомендации по улучшению. Часть I. Руководство по анали- зу видов и последствий несоответствий при проектировании продукции и производственных процессов

     СТО Газпром 9004-2007 Рекомендации по улучшению. Часть II. Руководство по при- менению методов обработки и анализа данных

     СТО Газпром 9004-2007 Рекомендации по улучшению. Часть III. Руководство по пла- нам качества

     СТО Газпром 9004-2007 Рекомендации по улучшению. Часть IV. Проектирование про- дукции с использованием метода структурирования функции качества

     СТО Газпром 9004-2007 Рекомендации по улучшению. Часть V. Рекомендации по само- оценке соответствия системы менеджмента качества требованиям стандарта Газпром 9001

     
      

     2

     Р Газпром 076-2010

     
      

     СТО Газпром 9004-2007 Рекомендации по улучшению. Часть VI. Руководство по при- менению методов экономического анализа эффективности процессов менеджмента качества СТО Газпром 9011-2006 Системы менеджмента качества. Руководящие указания по

     оценке систем менеджмента качества

     Примечание – При пользовании настоящими рекомендациями целесообразно проверить действие ссылочных стандартов по соответствующим указателям, составленным на 1 января текущего года, и информационным указателям, опубликованным в текущем году. Если ссылочный документ заменен (изменен), то при пользовании настоящими рекомендациями следует руководствоваться заме- ненным (измененным) документом. Если ссылочный документ отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.

     
      

  2. Термины, определения и сокращения

     
      

     В настоящих рекомендациях применены термины и определения в соответствии с ГОСТ Р ИСО 9000, ГОСТ Р ИСО 10006, ГОСТ Р ИСО 19011, СТО Газпром 9000, СТО Газпром

     9011, Инструкции [1], а также следующие термины с соответствующими определениями:

     
      

     3.1 аудит: Систематический, независимый и документированный процесс получения

     свидетельств аудита (проверки) и объективного их оценивания с целью установления степе- ни выполнения согласованных критериев аудита (проверки).

     Примечание – Внутренние аудиты (проверки), иногда называемые «аудиты (проверки) пер- вой стороной», проводятся обычно самой организацией или от ее имени для внутренних целей, могут служить основанием для декларации о соответствии.

     [СТО Газпром 9000-2006, пункт 3.2.1]

      

     
      

     3.2 инструкция: Локальный нормативный акт, издаваемый в целях установления пра-

     вил в определенной сфере деятельности организации, порядка осуществления каких-либо действий.

     [Инструкция [1], пункт 9.5.1]

      

     
      

     3.3 корректирующее действие: Действие, предпринятое для устранения причины обна-

     руженного несоответствия или другой нежелательной ситуации. [СТО Газпром 9000-2006, пункт 3.2.4]

      

     
      

     3.4 менеджмент проекта: Планирование, организация, мониторинг, контроль и регист-

     рация всех аспектов проекта и поощрение всех участников для достижения целей проекта. [ГОСТ Р ИСО 10006-2005, пункт 3.6]

      

     
      

     3

     Р Газпром 076-2010

     
      

     3.5 несоответствие: Невыполнение требования.

     [СТО Газпром 9000-2006, пункт 3.2.8]

      

     
      

     3.6 нотификация органа по сертификации систем менеджмента качества: Официальное

     признание со стороны ОАО «Газпром» компетентности аккредитованного органа по серти- фикации систем менеджмента качества в проведении работ по сертификации систем менедж- мента качества на соответствие требованиям СТО Газпром 9001.

     [СТО Газпром 9000-2006, пункт 3.3.2.5]

      

     
      

     3.7 организация: Группа работников и необходимых средств с распределением ответ-

     ственности, полномочий и взаимоотношений. [ГОСТ Р ИСО 9000-2001, пункт 3.3.1]

      

     
      

     3.8 план аудита: Описание деятельности и мероприятий по проведению аудита.

     [ГОСТ Р ИСО 19011-2003, пункт 3.12]

      

     
      

     3.9 политика в области качества: Общие намерения и направление деятельности орга-

     низации в области качества, официально сформулированные высшим руководством. [СТО Газпром 9000-2006, пункт 3.2.10]

      

     
      

     3.10 положение: Локальный нормативный акт, в котором устанавливаются системно

     связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к деятельности организации. [Инструкция [1], пункт 9.5.1]

      

     
      

     3.11 постоянное улучшение: Повторяющаяся деятельность по увеличению способности

     выполнить требования.

     Примечание – Процесс установления целей и поиска возможностей улучшения является постоянным процессом, использующим наблюдения аудита (проверки) и заключения по результатам аудита (проверки), анализ данных, анализ со стороны руководства или другие средства и обычно веду- щим к корректирующим действиям или предупреждающим действиям.

     [ГОСТ Р ИСО 9000-2001, пункт 3.2.13]

      

     
      

     3.12 предупреждающее действие: Действие, предпринятое для устранения причины

     потенциального несоответствия или другой потенциально нежелательной ситуации. [ГОСТ Р ИСО 9000-2001, пункт 3.6.4]

      

     
      

     3.13 программа аудита: Совокупность одного или нескольких аудитов, запланирован-

     ных на конкретный период времени и направленных на достижение конкретных целей.

     Примечание – Программа аудита включает всю деятельность, необходимую для планирова- ния, организации и проведения аудита.

     [ГОСТ Р ИСО 19011-2003, пункт 3.11]

      

     
      

     4

     Р Газпром 076-2010

     
      

     3.14 проект: Уникальный процесс, состоящий из совокупности скоординированной и

     управляемой деятельности с начальной и конечной датами, предпринятый для достижения цели, соответствующей конкретным требованиям, включающий ограничения сроков, стои- мости и ресурсов.

     [ГОСТ Р ИСО 10006-2005, пункт 3.5]

      

     
      

     3.15 процедура: Установленный способ осуществления деятельности или процесса.

     Примечания

     1. Процедуры могут быть документированными или недокументированными.

     2. Если процедура документирована, часто используется термин «письменная процедура» или

     «документированная процедура». Документ, содержащий процедуру, может называться «документиро- ванная процедура».

     [СТО Газпром 9000-2006, пункт 3.2.13]

      

     
      

     3.16 процесс: Совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятель-

     ности, преобразующая входы в выходы.

     Примечания

     1. Входами к процессу обычно являются выходы других процессов.

     2. Процессы в организации, как правило, планируются и осуществляются в управляемых усло- виях с целью добавления ценности.

     3. Процесс, в котором подтверждение соответствия конечной продукции затруднено или эко- номически нецелесообразно, часто относят к специальному процессу.

     [ГОСТ Р ИСО 9000-2001, пункт 3.4.1]

      

     
      

     3.17 регламент: Локальный нормативный акт, устанавливающий правила организации

     какой-либо деятельности, последовательность действий по исполнению каких-либо функ- ций и нормативные сроки осуществления таких действий.

     [Инструкция [1], пункт 9.5.1]

      

     
      

     3.18 результативность: Степень реализации запланированной деятельности и достиже-

     ния запланированных результатов.

     [СТО Газпром 9000-2006, пункт 3.2.15]

      

     
      

     3.19 ресурсы процесса: Финансовые, материальные, трудовые и информационные средства, с помощью которых осуществляется преобразование входов в выходы.

     
      

     5

     Р Газпром 076-2010

     
      

     3.20 система менеджмента качества: Система менеджмента для руководства и управле-

     ния организацией применительно к качеству. [СТО Газпром 9000-2006, пункт 3.2.17]

      

     
      

     3.21 Уполномоченная организация: Организация, уполномоченная высшим руковод-

     ством ОАО «Газпром» на координацию работ по функционированию системы менеджмента качества ОАО «Газпром» и взаимодействие с внешними организациями по вопросам оценки систем менеджмента качества в соответствии с требованиями комплекса стандартов ОАО «Газпром» на системы менеджмента качества (СТО Газпром серии 9000).

     [СТО Газпром 9000-2006, пункт 3.3.1.11]

      

     
      

     3.22 цели в области качества: Цели, которых добиваются или к которым стремятся в

     области качества.

     [СТО Газпром 9000-2006, пункт 3.2.18]

      

     
      

     3.23 эффективность: Соотношение между достигнутым результатом и использованны-

     ми ресурсами.

     [СТО Газпром 9000-2006, пункт 3.2.19]

      

     
      

     В настоящих рекомендациях применены следующие обозначения и сокращения: PDCA – цикл управления, лежащий в основе систем менеджмента качества: Plan, Dо,

     Check, Act. В переводе означает: «Планируй (ставь цели), выполняй (мероприятия по плану), проверяй (оценивай, анализируй сделанное), стандартизируй (фиксируй удачные новшества и закрепляй улучшения)»;

     АРМ – автоматизированное рабочее место; ДИ – должностная инструкция;

     НД – нормативная документация; ПП – положение о подразделении;

     СМК – система менеджмента качества;

     СНФПО – система непрерывного фирменного профессионального образования руково- дителей и специалистов ОАО «Газпром»;

     СТО Газпром серии 9000 – комплекс стандартов ОАО «Газпром» на системы менеджмента качества;

     УЦ – учебный центр.

     
      

     6

     Р Газпром 076-2010

     
      

  3. Общие положения

     
      

     Система менеджмента качества является одной из подсистем системы управления организацией. Назначение СМК – обеспечение стабильного уровня качества продукции (услуги) за счет стабильных процессов организации, гарантирующих осуществление работ в установленные сроки с требуемым качеством.

     СМК является инструментом улучшения деятельности организации, позволяющим сни- зить издержки, повысить эффективность производственной деятельности, качество и надеж- ность выпускаемой продукции (оказываемых услуг), наиболее полно определить текущие и пер- спективные потребности и ожидания потребителей с целью их полного удовлетворения.

     Проведение проекта по внедрению СМК требует определенных материальных и трудо- вых затрат, решительности руководства и вовлечения в деятельность по внедрению СМК всего персонала организации.

     
      

  4. Основные виды деятельности по разработке, внедрению и совершенствованию систем менеджмента качества

     1. В настоящих рекомендациях проект внедрения (совершенствования) СМК представ- лен в виде четырех этапов, каждый из которых состоит из четырех шагов. Такое деление позво- ляет применить к проекту внедрения СМК любой организации цикл управления PDCA – Plan, Dо, Check, Act.

        Цикл PDCA характеризует процесс постоянного улучшения и положен в основу меж- дународных, национальных и корпоративных стандартов на системы менеджмента, в том числе и комплекса стандартов ОАО «Газпром» на системы менеджмента качества. Основой цикла является повторяющаяся последовательность четырех шагов (планируй, выполняй, проверяй, стандартизируй), где после выполнения последнего шага (стандартизируй) начина- ется первый шаг нового витка (планируй), который выполняется с учетом изменений, про- изошедших на предыдущем витке цикла.

        Последовательность деятельности по каждому этапу приведена в приложении А настоящих рекомендаций.

     2. В зависимости от подготовленности организации к деятельности по проекту внед- рения СМК и целей внедрения СМК можно выделить две схемы проведения проекта:

• в организации существует система менеджмента качества, отвечающая требованиям ГОСТ Р ИСО 9001, в том числе несертифицированная. Средняя продолжительность работ по

7

Р Газпром 076-2010

данной схеме обычно не превышает 12 месяцев. В ходе такого проекта внутренние аудиты СМК проводятся в соответствии с программой аудитов СМК;

• в организации не существует система менеджмента качества, отвечающая требова- ниям ГОСТ Р ИСО 9001. Средняя продолжительность работ по данной схеме зачастую пре- вышает 12 месяцев. Перед сертификацией СМК проводится один внутренний аудит по всем процессам СМК.

  1. Выбор схемы внедрения СМК организация осуществляет на основании установ- ленных целей в области качества, наличие которых позволяет сократить трудозатраты на под- готовку и проведение проекта по внедрению СМК.

  2. В проекте внедрения СМК выделяются 8 групп участников в соответствии с выполняемыми функциями:

• высшее руководство организации (генеральный директор, совет директоров, учредители);

• администрация (заместители директора, аппарат правления);

• производственные подразделения, в том числе руководители и специалисты подраз- делений организации, участвующие в процессах производства (производство, главный инженер, механик, энергетик);

• специалисты по системам менеджмента, стандартизации, метрологии.

  Примечание – В организации отдел СМК может не существовать, но внедрение СМК невоз- можно без участия специалистов в области управления качеством, которые могут работать как в соста- ве подразделений, занимающихся схожей по роду деятельности работой (например, отдел стандартиза- ции), так и быть привлеченными со стороны в качестве внешних консультантов;

• управленческие и вспомогательные подразделения, в том числе руководители и спе- циалисты непроизводственных подразделений организации (закупки, ремонт, сбыт, марке- тинг, логистика, транспорт, канцелярия, складские службы);

• рабочая группа по внедрению СМК.

  Примечание – Членами рабочей группы назначаются руководители и сотрудники организа- ции из различных подразделений, компетентные в своей области деятельности, проработавшие в орга- низации не менее 2–3 лет, знающие специфику ее проблем и деятельности;

• подразделения по управлению персоналом – подразделения, имеющие отношение к вопросам управления персоналом: прежде всего, отдел кадров, отдел по труду и заработной плате, отдел социального развития;

• специалисты по информационным технологиям.

  1. В зависимости от размера организации, ее организационной структуры и наличия кадров возможно совмещение вышеуказанных групп.

     
      

     8

     Р Газпром 076-2010

     
      

     Примечание – В небольшой организации первая и вторая группы могут быть представлены одним и тем же должностным лицом (лицами). При наличии нескольких заместителей генерального директора нецелесообразно объединять первые две группы, поскольку полномочия и ответственность заместителей генерального директора в проекте внедрения СМК отличаются от роли генерального директора.

     
      

  1. Факторы, влияющие на трудоемкость и трудозатраты выполняемого проекта внедрения систем менеджмента качества

     1. Трудоемкость работ по внедрению (совершенствованию) СМК в организации зависит от следующих факторов:

• сложности деятельности организации;

• уровня развития СМК;

• уровня автоматизации;

• опыта управления проектами;

• наличия методической (консультационной) поддержки проекта внедрения СМК.

  1. Наличие большого количества бизнес-процессов и различных видов деятельности организации увеличивает объемы работ по внедрению СМК, приводит к росту трудозатрат проектов по внедрению (совершенствованию) СМК из-за более сложного взаимодействия участников проекта.

  2. Наличие разработанной или сертифицированной СМК, опыт и практика планиро- вания и проведения внутренних аудитов и анализа СМК снижают сроки и затраты при выпол- нении проекта по совершенствованию СМК.

  3. Наличие электронного документооборота сокращает трудозатраты на внедрение СМК за счет ускорения деятельности по разработке, обмену, согласованию и утверждению документов. Наличие в электронном документообороте блока управления совещаниями сокра- щает время на планирование совещаний, их проведение и контроль исполнения решений.

     Автоматизация рабочего места менеджера по СМК сокращает время на планирование деятельности по внедрению и совершенствованию СМК.

  4. Наличие собственного опыта и наработанных методик в области управления про- ектами, а также привлечение специалистов по проектной деятельности со стороны сокраща- ет время управления проектами в организации, может значительно сократить длительность проекта по внедрению СМК.

  5. Наличие методической (консультационной) поддержки проекта внедрения СМК сокращает сроки и затраты на проведение проекта, помогает избежать многих типичных ошибок.

     
      

     9

     Р Газпром 076-2010

     
      

  1. Рекомендации по оптимизации деятельности по разработке, внедрению и совершенствованию систем менеджмента качества в пределах установленной численности персонала

     
      

     1. Рекомендации по организации внедрения

        Рекомендуется сразу внедрять требования корпоративного стандарта СТО Газпром 9001, если организация ранее не занималась разработкой и внедрением СМК и принимает решение об этом, что автоматически позволит внедрить требования ГОСТ Р ИСО 9001. Последовательное проведение двух проектов – сначала внедрение требований ГОСТ Р ИСО 9001, а потом СТО Газпром 9001 – увеличит затраты организации (временные, материальные, финан- совые) без получения каких-либо дополнительных выгод.

     2. Рекомендации по подготовке проекта по внедрению систем менеджмента качества

        1. Управление деятельностью по внедрению СМК как проектом позволит сократить сроки и затраты на внедрение.

           При подготовке проекта внедрения СМК следует:

• формализовать стратегические задачи и проанализировать возможные риски, суще- ствующие в деятельности организации, что позволит в дальнейшем оптимально спланировать проект внедрения СМК, а также снизить издержки проводимого проекта;

• определить область распространения СМК (виды деятельности, которые будут включены в СМК);

• сформулировать цели в области качества;

• установить количественные и качественные показатели, достижение которых позво- лит решить проблемы организации и повысить качество ее деятельности;

• спланировать основные этапы проекта внедрения СМК.

  1. Руководителем проекта внедрения СМК рекомендуется назначить представителя высшего руководства (администрации) организации (см. раздел 5), хорошо знающего специ- фику деятельности организации, имеющего в ней достаточный авторитет, обладающего соот- ветствующими полномочиями для принятия решений в ходе проекта.

     Руководитель проекта должен обладать знаниями в области управления, внедрения требований корпоративных стандартов, ему рекомендуется пройти обучение по вопросам управления качеством до начала планирования проекта внедрения СМК.

  2. Управление коммуникациями в проекте должно включать определение путей и периодичности обмена информацией.

  
   

  10

  Р Газпром 076-2010

  
   

  При планировании работ по проекту внедрения СМК необходимо установить перио- дичность и формы отчетности участников проекта о выполнении этапов. Для этого рекомен- дуется разработать временное положение (правила) взаимодействия участников проекта внедрения СМК.

  Необходимо назначить сотрудника, ответственного за сбор, обработку и рассылку информации, относящейся к внедрению СМК.

  1. Рекомендации по снижению простоев в ходе проекта

     Для снижения простоев и возможных пересечений деятельности в ходе выполнения проекта рекомендуется применять методику сетевого планирования. В сетевом графике обя- зательно должны быть отражены следующие этапы:

• подготовка к проекту внедрения СМК;

• определение области распространения СМК;

• обучение руководителей и специалистов организации;

• анализ потребностей и выделение ресурсов (трудовых, материальных и финансовых), требуемых для выполнения проекта внедрения СМК;

• работы, выполняемые консультантами (при принятии решения об их привлечении);

• анализ существующей документации и разработка документов в соответствии с задачами проекта внедрения СМК;

• контрольные точки проекта и способы анализа хода проекта.

  
   

  1. Рекомендации по повышению эффективности работ консультантов

     1. Внедрение СМК невозможно без участия специалистов в области управления качеством, но ряд организаций не имеет возможности содержать полностью освобожденных сотрудников для проведения проекта. Выходом из подобной ситуации может стать привлече- ние внешних консультантов, что позволит не только разгрузить сотрудников организации, но повысить качество работ выполняемого проекта за счет консолидации опыта консультантов и знаний специфики работы организации привлекаемыми сотрудниками.

     2. Для правильной оценки и выбора консультанта организация должна определить свои потребности и требования, предъявляемые к оказываемым услугам. При этом необходи- мо ориентироваться не только на стоимость услуг консультантов, но и на ряд других парамет- ров, например, признание компетентности консалтинговой организации уполномоченными организациями, личные качества и уровень квалификации консультантов, опыт проведения подобных проектов, знание специфики деятельности организации и газовой отрасли. Организация может разработать и свои, в том числе специализированные требования, напри-

        
         

        11

        Р Газпром 076-2010

        
         

        мер, использование определенного программного обеспечения, географическое местополо- жение консалтинговой компании (ее филиалов и/или представительств), опыт интеграции различных систем менеджмента и т.д.

        Процесс оценки и выбора консультанта по системам менеджмента качества должен проводиться при непосредственном участии высшего руководства организации.

     3. Планируя привлечение к проекту внедрения (совершенствования) СМК консуль- тантов, организация должна определить их основные задачи, функции, а также результаты работы. Успех проекта внедрения СМК зависит не только от деятельности консультантов, но и от ряда других факторов (ГОСТ Р ИСО 10019):

• лидерство высшего руководства организации и его участие в проекте по внедрению

СМК;

• вовлечение в проект внедрения СМК персонала всех уровней организации;

• возможность для консультанта взаимодействовать с руководителями и специалиста-

  ми всех уровней организации.

  1. Организация должна заключить с консультантами договор, который должен включать план и ожидаемые результаты работ (выходные данные).

  2. Организация должна назначить штатного сотрудника, который будет координи- ровать деятельность консультантов.

  3. Организация должна проводить совещания с целью оценки результативности внедрения СМК и работы консультантов. На совещаниях должен проводиться анализ выпол- нения проекта СМК на соответствие плану и бюджету договора.

  4. Отчеты о результатах работ консультантов должны быть представлены для анализа высшему руководству.

  1. Рекомендации по управлению рисками проекта

     1. Организации необходимо проводить анализ и оценку рисков до начала проекта внедрения СМК и в ходе его выполнения.

     2. Рекомендуется оценивать риски по следующим основным направлениям:

  • риски, связанные с деятельностью организации: какую пользу в деятельности орга- низации принесет данный проект? С какими внешними рисками мы можем столкнуться? Какие потенциальные изменения во внешней и внутренней среде могут оказать воздействие на проект? Какие законодательные и нормативные требования могут повлиять на осуществление проекта?

    
     

    12

    Р Газпром 076-2010

    
     

  • риски, связанные с управлением проектом: способна ли организация самостоятельно управлять этим проектом? Каковы необходимые для проекта материальные, человеческие и финансовые ресурсы? Насколько сильна зависимость данного проекта от других проектов организации? Не противоречат ли цели данного проекта целям других проектов, проводимым в организации? Определены ли критерии завершения проекта? Достижимы ли они при нынешнем уровне развития организации?

  • риски, связанные с обеспечением проекта ресурсами: достаточна ли численность и компетентность участников проекта? Достаточна ли поддержка проекта основными участни- ками? Созданы ли условия для результативной работы рабочей группы проекта? Каким приоритетом обладает проект?

    1. Рекомендации по разработке документации

       1. При разработке, внедрении и совершенствовании СМК значительную часть вре- мени занимает деятельность по разработке и актуализации документов организации, включая стандарты, инструкции, положения, порядки, регистрационные формы (журналы, бланки документов и т.д.).

          Целями документирования СМК являются:

  • создание организационно-методической и нормативной основы для разработки, внедрения и поддержания в рабочем состоянии СМК, соответствующей требованиям СТО Газпром 9001;

  • доведение до сведения персонала обязательств со стороны руководства в области качества и обеспечение осведомленности персонала об актуальности и важности проводимой деятельности в области качества;

  • обеспечение эффективного управления процессами за счет создания управляемых условий протекания процессов, стабильных процедур их реализации и измерения;

  • создание необходимой базы для подготовки и переподготовки персонала организа- ции, в том числе вновь нанимаемых сотрудников;

  • согласованность разработанных Обществом документов с законодательными и нор- мативными требованиями;

  • обеспечение основы для постоянного улучшения деятельности организации;

  • фиксация успешного опыта, накопление и передача знаний опытных специалистов вновь приходящим сотрудникам.

    
     

    13

    Р Газпром 076-2010

    
     

    1. Построение документации СМК представляет собой иерархическую структуру (см. рисунок 1), способствующую внедрению, поддержанию в рабочем состоянии и лучшему пониманию персоналом требований к документации СМК. Отнесение конкретного докумен- та к уровню иерархической структуры документов зависит от назначения документа, особен- ностей организации, ее размеров, структуры системы управления, наличия филиалов.

       
        

       

       Политика

       и цели в области качества

       
        

       Руководство по качеству (уровень А)

       
        

       Обязательные документированные процедуры (стандарты организации), документированные процедуры процессов системы менеджмента (уровень В)

       
        

       Другие организационно-методические документы (положения, рабочие, методические, должностные инструкции и т.д.), планы качества по контрактам с потребителем, записи по качеству

       (уровень С)

       
        

       Рисунок 1 – Структура документации системы менеджмента качества организации (по СТО Газпром 9000)

       
        

    2. Степень документирования системы менеджмента качества организации может различаться в зависимости от следующих факторов:

  • количества и сложности видов деятельности организации;

  • сложности процессов и форм их взаимодействия;

  • компетентности и численности персонала.

    1. Документация системы менеджмента в соответствии с СТО Газпром 9001 должна включать:

  • документально оформленные политику и цели в области качества;

  • руководство по качеству;

  • обязательные документированные процедуры, документированные процедуры процессов системы менеджмента;

    
     

    14

    Р Газпром 076-2010

    
     

  • другие документы, необходимые организации для обеспечения эффективного плани- рования, выполнения процессов и управления ими;

  • технические стандарты (условия, спецификации) потребителя;

  • планы качества по контрактам с потребителем;

  • нормативно-правовые акты (национальные и международные) применительно к продукции, процессам и видам деятельности организации;

  • записи по качеству.

    1. Планировать разработку документов СМК следует с учетом иерархической струк- туры документации СМК, взаимосвязи и взаимозависимости документов, задач каждого этапа проекта внедрения.

    В планировании следует учитывать работы по анализу существующей в организации документации на предмет возможности дальнейшего применения, необходимости актуализа- ции или отмены документов с целью разработки новых.

    Примечание – Вопросы управления человеческими ресурсами в организации могут рассмат- риваться в ряде документов: коллективном договоре, трудовом договоре, положении о премировании, положении об обучении и т.д. Часто для выполнения требований пункта 6.1.1 СТО Газпром 9001 (Часть I) организации разрабатывают документ по управлению человеческими ресурсами без учета уже суще- ствующих. Результатом такой деятельности может стать наличие нескольких не связанных документов, дублирующих, а зачастую и противоречащих друг другу.

    
     

    1. Рекомендации по подготовке и обучению персонала

       1. При подготовке проекта внедрения СМК, а также в ходе его проведения необхо- димо планировать и проводить обучение персонала в соответствии с целями проекта СМК, задачами и функциями, стоящими перед участниками этого проекта, среди которых рекомен- дуется выделять следующие категории:

  • руководители высшего и среднего звена организации;

  • специалисты по СМК;

  • рабочая группа по внедрению СМК;

  • внутренние аудиторы из числа руководителей и специалистов организации.

    1. Для обеспечения результативности всех видов обучения необходимо контролиро- вать следующие его стадии (ИСО 10015:1999 [2]):

  • определение потребности в обучении;

  • планирование и разработку программ обучения;

  • обеспечение обучения;

  • оценку результата обучения.

    
     

    15

    Р Газпром 076-2010

    
     

    1. Основные виды трудозатрат по проекту внедрения систем менеджмента качества и их оценка

       
        

       1. Подготовка кадров и повышение квалификации работников в области систем менеджмента качества

          1. Виды обучения

             Обучение руководителей и специалистов по вопросам разработки и внедрения СМК указано одним из долгосрочных приоритетных направлений в Концепции [3] и осуществ- ляется для повышения эффективности и качества труда работников, постоянного роста их компетенции, овладения новыми методами управления и навыками работы.

             Обучение в области систем менеджмента качества является неотъемлемой частью Единой системы непрерывного фирменного профессионального образования ОАО «Газ- пром». СНФПО предполагает следующие основные виды обучения (Положение [4]):

  • первичное обучение для лиц, впервые принятых на работу в организацию ОАО «Газ-

    пром»;

    
     

• ежегодное обучение актуальным вопросам профессиональной деятельности

  руководителей и специалистов;

  • периодическое обучение (в соответствии с имеющимися потребностями, но не реже установленной для каждой категории лиц периодичности) по специальным профессиональ- ным образовательным программам для поддержания квалификации всего контингента руко- водителей и специалистов на уровне, достаточном для эффективного исполнения должностных обязанностей.

    1. Трудозатраты по видам обучения

       1. В программу обучения новых сотрудников и при их приеме на работу должно быть включено ознакомление с существующей в организации системой менеджмента (таблица 1), в том числе:

  • с Политикой и Целями в области качества;

  • основными положениями СМК;

  • классификацией и назначением документов СМК;

  • расположением и способами ознакомления с документами СМК.

    Для расчета средневзвешенных затрат времени при обучении новых сотрудников необходимо среднее количество персонала (Nср), принимаемого в организацию за год (по результатам статистических выкладок для данной организации или организаций схожего про-

    
     

    16

    Р Газпром 076-2010

    
     

    Та б л и ц а 1 – Тематика и продолжительность первичного обучения по СМК различных категорий слушателей

    
     

    
     

    Категория слушателей	Тематика обучения	Продолжительность обучения (Tпо1), не менее, ч	Должностное лицо, проводящее обучение
    Руководители высшего звена	Ознакомление с существующей в организации системой менеджмента качества	2	Представитель руководства по качеству, специалисты по СМК*
    Руководители среднего звена			Cпециалисты по СМК, непосредственный руководитель
    Сотрудники			Непосредственные руководители
    * В рамках реализации проекта разработки и внедрения СМК первичное ознакомление с существующими на данном этапе элементами системы должно проводить должностное лицо, ответственное за разработку СМК организации.

    
     

    филя), умножить на продолжительность обучения (Tпо1) и умножить на количество занятых работников на единицу времени (Nзан):

    
     

    Tпо = Nср · Tпо1 · Nзан, (1)

    
     

    где Tпо – средневзвешенные затраты времени на первичное обучение персонала по вопро- сам систем менеджмента качества, ч;

    Nср – среднее количество персонала, принимаемого в организацию за год;

    Tпо1 – продолжительность первичного обучения одного работника по вопросам систем менеджмента качества, ч;

    Nзан – количество занятых работников на единицу времени. Исходя из предположе- ния, что в условиях функционирования уже существующей организации прием на работу носит единичный характер, данный коэффициент рекомендуется устанавливать равным двум (1 рассказывает – 1 слушает).

    1. Ежегодное обучение для руководителей и специалистов проводится с целью ознакомления их с новыми направлениями в области систем менеджмента, лучшими практи- ками в области разработки, внедрения и совершенствования СМК (таблица 2).

       Ежегодное обучение для руководителей высшего и среднего звена организаций может проходить как в рамках СНФПО (до 40 ч) в виде одного или нескольких модулей, так и в виде ознакомительных семинаров (до 16 ч), проводимых представителем высшего руководства по качеству или специалистами по СМК с целью ознакомления руководства компании с новы- ми подходами, которые планируется внедрять в организации.

       
        

       17

       Р Газпром 076-2010

       
        

       Ежегодное обучение для специалистов по СМК организуется в рамках учебных заведе- ний СНФПО, Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии, учеб- ных центров, компетентность которых признана Уполномоченной организацией. Исходя из того что системы менеджмента являются достаточно новым и динамично развивающимся направлением научной и практической деятельности, рекомендуемое количество посещае- мых данной группой специалистов семинаров составляет не менее двух в течение года.

       Ежегодное обучение для членов рабочей группы рекомендуется организовывать в виде краткосрочных (до 16 ч) семинаров, проводимых в рамках организации руководителем (спе- циалистами) отдела службы стандартизации. Данное обучение должно включать: ознакомле- ние с новыми тенденциями в области систем менеджмента; разбор ситуаций, возникающих при функционировании системы менеджмента качества организации, ранее проводимых внутренних и внешних аудитах СМК.

       Та б л и ц а 2 – Тематика и продолжительность ежегодного обучения по СМК различных категорий слушателей

       
        

       Категория слушателей	Тематика обучения	Количество часов
       		в рамках УЦ, входящих в СНФПО	по месту основной работы	в рамках УЦ, не входящих в СНФПО
       Руководители высшего и среднего звена	Лучшая практика в области систем менеджмента	До 40	До 16	До 16
       Специалисты по СМК	Новые направления и лучшая практика в области систем менеджмента	До 40	–	До 40
       Рабочая группа по внедрению СМК	Новые тенденции в области систем менеджмента; разбор ситуаций, возникающих при внедрении и функционировании СМК организации	–	До 16	–
       Внутренние аудиторы	Лучшая практика проведения внутреннего аудита, разбор ситуаций, возникавших при предыдущих внутренних (внешних) аудитах в организации, практический аудит под руководством специалистов службы стандартизации	–	До 16	–

       
        

       Ежегодное обучение внутренних аудиторов рекомендуется организовывать в виде краткосрочных семинаров (до 16 ч), проводимых специалистами по СМК. Данное обучение должно включать: ознакомление с новыми тенденциями в области систем менеджмента; ознакомление с лучшими практиками проведения внутреннего аудита; разбор ситуаций, возникавших при предыдущих внутренних (внешних) аудитах в организации. Проведение практического аудита СМК под руководством специалистов позволяет сократить трудозат-

       
        

       18

       Р Газпром 076-2010

       
        

       раты и повысить эффективность внедрения СМК за счет совмещения внутреннего аудита и проведения обучения.

       При обучении внутренних аудиторов в целях выполнения требований СТО Газпром 9001 (пункт 8.2.2.3) рекомендуется иметь утвержденную высшим руководством программу семинара, раздаточные материалы, журнал посещений и подтверждение квалификации сотрудника, проводящего обучение, в качестве внутреннего (внешнего) аудитора.

    2. Повышение квалификации сотрудников и руководителей проводится с целью обновления теоретических и практических знаний персонала, умений и навыков руководите- лей и специалистов (таблица 3).

    Та б л и ц а 3 – Тематика и продолжительность обучения по СМК различных категорий слушателей в рамках повышения квалификации

    
     

    Категория слушателей	Тематика обучения	Количество часов
    		в рамках СНФПО	по месту основной работы
    Специалисты по СМК	Разработка, внедрение и сертификация систем менеджмента качества в соответствии со стандартами СТО Газпром серии 9000	72	–
    Руководители высшего и среднего звена	Подготовка организации к внедрению системы менеджмента качества в соответствии со стандартами СТО Газпром серии 9000	16	16
    Члены рабочей группы	Внедрение систем менеджмента качества в организации	–	До 16
    Внутренние аудиторы	Внутренний аудит систем менеджмента качества организации	40	40

    
     

    Обучение специалистов по СМК должно происходить в рамках учебных заведений СНФПО. Учитывая, что требования СТО Газпром серии 9000 расширены по отношению к ГОСТ Р ИСО серии 9000, предварительное обучение данной категории слушателей нацио- нальным или международным стандартам в области систем менеджмента качества (ИСО серии 9000) является фактором, повышающим результативность и эффективность обучения и проекта внедрения СМК.

    Обучение руководителей высшего и среднего звена может проходить как в рамках учебных заведений СНФПО, так и по месту работы силами привлеченных консультантов или специалистов по СМК.

    Обучение членов рабочей группы по вопросам СМК, внутреннего аудита, новых тен- денций в развитии систем менеджмента рекомендуется проводить по основному месту рабо- ты в рамках семинаров продолжительностью до 16 ч силами привлеченных консультантов или специалистов по СМК.

    
     

    19

    Р Газпром 076-2010

    
     

    Обучение внутренних аудиторов проводится в рамках учебных заведений СНФПО ОАО «Газпром» или по месту работы привлеченными консультантами или специалистами по СМК с учетом требований СТО Газпром 9001 (пункт 8.2.2.3).

    8.1.3 Учебно-методическая деятельность

    При проведении повышения квалификации руководителей и специалистов организа- ции силами специалистов по СМК необходимо предусмотреть время на учебно-методиче- скую деятельность, а именно составление учебных планов, разработку (переработку) учебных пособий и презентационных материалов, составление тестов (при необходимости). Справочные данные по времени разработки различных видов учебно-методической литерату- ры приведены в таблице 4.

    Примечание – В качестве примера приведем расчет трудозатрат на обучение 10 внутренних аудиторов силами специалистов по СМК организации.

    1. Разработка учебного плана: 8 часов (1 чел.-день).

    2. Разработка/переработка учебных материалов (конспект лекций + презентация): 40 часов (5 дней) + 16 часов (2 дня) = 7 чел.-дней.

    3. Проведение обучения 40 часов (5 дней):

    5 дней  10 слушателей + 5 дней  1 преподаватель = 55 чел.-дней.

    Итого: трудозатраты составляют 63 чел.-дня.

    
     

    Та б л и ц а 4 – Справочные данные по разработке различных видов учебно-методической литературы (Примерные нормы времени [5], [6])

    
     

    Вид деятельности	Длительность, ч	Примечание
    Разработка и написание учебных пособий и учебно- методических материалов	До 50,0	На 1 печатный лист = 16,7 мл1 текста
    Переработка учебных пособий и учебно-методических материалов	До 20,0	На 1 работу
    Разработка и составление пособий, используемых при чтении лекций и проведении занятий (таблиц, диаграмм, презентаций и т.д.)	До 20,0	На 1 работу
    Составление учебных планов	До 30,0	В год
    Составление и пересмотр экзаменационных билетов, тестов, ситуационных задач и других форм контроля	До 10,0	В год

    
     

    
     

    

    
     

    1 Один машинописный лист (1 мл) – единица измерения объема машинописного текста на листе бумаги размером 297 мм на 210 мм (формат А4), напечатанного с одной стороны, на котором размещается 38–41 строка (2450 знаков) через 1,5 интервала с количеством 60–64 печатных знака в строке (в автоматизированных условиях – 2 кбайта).

    
     

    20

    Р Газпром 076-2010

    
     

    Сокращать трудозатраты рекомендуется с помощью применения мультимедийных обучающих курсов, при использовании которых:

    • отсутствует необходимость в преподавателях;

    • появляется возможность охвата обучением неограниченного количества сотрудников организации;

    • отсутствует потребность в аудитории, проекторе, мероприятиях по организации при- сутствия слушателей в учебном процессе;

    • существует возможность повторения пройденного материала;

    • обучение можно организовать без отрыва от производства.

      
       

      1. Проведение переговоров и совещаний

         1. В ходе выполнения проекта внедрения СМК проводится значительное количе- ство совещаний и переговоров, в числе которых: установочные совещания, заседания Рабочей группы, Дни качества, Советы по качеству, иные совещания, проводимые по вопросам внед- рения (совершенствования) СМК.

            Нормативы времени, приведенные в данном разделе, относятся к деятельности таких коллегиальных органов, как: Совет по качеству, Рабочая группа, Группа внутреннего аудита и т.д., по каждому из которых необходимо рассчитывать трудозатраты времени в соответствии с задачами коллегиального органа.

         2. Для упорядочивания деятельности коллегиальных органов рекомендуется разра- ботать регламент, устанавливающий функции, состав, порядок работы коллегиального орга- на, права, обязанности и ответственность его членов. Нормы времени на разработку регламента указаны в 8.3.3.2.

         3. К основным функциям по осуществлению деятельности коллегиального органа относятся:

    • планирование деятельности;

    • подготовка и проведение заседаний;

    • учет документов, постановка на контроль;

    • контроль исполнения.

    Заседание Совета по качеству рекомендуется проводить по результатам выполнения каждого этапа проекта внедрения СМК (см. раздел 5).

    Заседание Рабочей группы рекомендуется проводить не реже 2 раз в рамках деятельно- сти по каждому шагу проекта внедрения СМК.

    Заседание Группы внутреннего аудита по вопросам разработки и согласования Программы аудитов проводятся не реже 2 раз в год.

    
     

    21

    Р Газпром 076-2010

    
     

    Основные этапы работ по планированию деятельности каждого из коллегиальных органов:

    • получение предложений по плану работы от членов участников работы коллегиального органа;

    • разработка проекта плана работы коллегиального органа;

    • тиражирование проекта плана;

    • рассылка проекта плана работы по списку на согласование и утверждение;

    • организация тиражирования и рассылки утвержденного плана.

      Нормы времени на подготовку плана работы коллегиального органа приведены в таблице 5.

      Та б л и ц а 5 – Нормы времени на подготовку плана работы коллегиального органа (Нормы времени [7])

      
       

      Количество вопросов к заседанию	Нормы времени, ч
      Два	5,2
      Три	7,4
      Четыре	9,6
      Пять	11,8
      Шесть и более	14,0

      
       

      1. Подготовка к проведению работы коллегиального органа включает:

    • формирование повестки заседания;

    • подготовка материалов к заседанию;

    • определение ответственного лица за подготовку проекта решения;

    • формирование списка участников;

    • подготовка проекта протокола заседания;

    • ведение протокола заседания.

      Нормы времени на работы по подготовке и проведению заседания коллегиального органа приведены в таблице 6.

      1. Нормы времени на работы по учету документов коллегиального органа приведены в таблице 7.

      2. Нормы времени на работы по контролю исполнения документов по протоколам заседаний коллегиального органа приведены в таблице 8.

      3. Для сокращения числа совещаний и переговоров, а также для повышения их эффективности необходимо выполнять следующие рекомендации:

    • устанавливать четкие цели проведения совещаний;

    
     

    22

    Р Газпром 076-2010

    
     

    Та б л и ц а 6 – Нормы времени на работы по подготовке и проведению заседания коллегиального органа (Нормы времени [7])

    
     

    Подготовка документов	Объем, мл	Нормы времени, ч
    Письмо-извещение	0,3	1,14
    Докладная записка	0,3	1,7
    Повестка заседания	2	2,45
    Список приглашенных лиц	3	2,5
    Список рассылки	1	1,0
    Список постоянных участников	1	1,0
    Решение, приказ, постановление коллегиального органа	5	30,1
    Выписка из решения, приказа, постановления коллегиального органа	0,5	0,7
    Протокол заседания коллегиального органа	5	7,6
    Выписки из протокола	0,5	0,5

    
     

    Та б л и ц а 7 – Нормы времени на работы по учету документов коллегиального органа (Нормы времени [7])

    
     

    Наименование документа	Единица измерения	Нормы времени, ч
    Приказ	Документ	0,07
    Приказ (постановление), взятый на контроль	Документ	0,08
    Решение, постановление	Документ	0,1
    Письмо-извещение	Письмо	0,05

    
     

    Та б л и ц а 8 – Нормы времени на работы по контролю исполнения документов по протоколам заседаний коллегиального органа (Нормы времени [7])

    
     

    Контроль исполнения документов	Единица измерения	Нормы времени, ч
    Напоминание о приближении сроков	Документ	0,5
    Подготовка сведений об исполненных поручениях	Сводка	0,64
    Подготовка сведений o неисполненных поручениях	Сводка	0,04
    Подготовка сведений o поручениях с перенесенными сроками	Сводка	0,04
    Подготовка сведений о сроке исполнения документа	Сводка	0,65
    Справки (сводки) об исполнении документов за месяц, квартал, год	Сводка	3,78
    Подготовка доклада для коллегиального органа	Доклад	7,8

    
     

    23

    Р Газпром 076-2010

    
     

    • использовать различные системы электронного планирования совещаний (напри- мер, блок подготовки переговоров в системе электронного документооборота);

    • разрабатывать повестку совещания и заранее рассылать ее участникам совещания;

    • разрабатывать по результатам обсуждений протокол и рассылать его участникам совещания.

      1. Трудозатраты на проведение совещаний зависят от степени применения в орга- низации методов управления проектами. При применении в организации практики планиро- вания и проведения проектов количество совещаний и переговоров сократится, а их эффективность возрастет.

      2. Следует учитывать время, которое сотрудники организации должны потратить на общение с консультантами и аудиторами, начиная с согласования с ними договоров и закан- чивая временем на анализ отчетов, предоставляемых консультантами.

      1. Разработка и актуализация документов

         
          

         1. Принципы расчета трудоемкости работ по разработке и внедрению документации СМК

            1. При расчете трудоемкости разработки и актуализации документов следует учи- тывать рекомендации, приведенные в пункте 7.6.

            2. Трудоемкость работ по разработке (актуализации) документов СМК рассчиты- вается по формуле

               

               (2)

               
                

               где  – трудоемкость разработки документов соответствующего уровня структуры документации СМК организации (см. рисунок 1).

            3. Трудоемкость разработки документов на i-ом уровне определяется как сумма трудоемкостей разработки всех документов на данном уровне:

                (3)

               где  – трудоемкость работ по разработке одного документа.

               

            4. Трудоемкость разработки документа рассчитывается по формуле

               
                

               
                

               где Tб – трудоемкость работ по разработке одного машинописного листа текста;

               N – количество машинописных листов в одном документе.

               (4)

               
                

               24

               Р Газпром 076-2010

               
                

               При оценке трудоемкости разработки документов необходимо учитывать основные типы работ, выполняемые при разработке документов, и требуемую для их выполнения ква- лификацию специалистов-разработчиков.

            5. Трудоемкость работ по разработке одного машинописного листа текста рассчи- тывается по формуле

      

      (5)

      где T1, T2, T3 – составляющие трудоемкости работ специалистов по разработке одного машинописного листа текста. Значения составляющих трудоемкости работ специалистов для различных видов документов приведены в 8.3.2, 8.3.3.

      
       

      1. Нормативы трудоемкости работ при разработке руководства по системе менеджмента качества, стандартов организации, документированных процедур процессов системы менеджмента

         1. Руководство по системе менеджмента качества (уровень А) представляет собой основополагающий документ СМК организации. Руководство по системе может быть предо- ставлено потребителям продукции (услуг) или быть составной частью тендерной документации.

         2. Стандарт организации (уровень В) представляет собой нормативный документ, раз- работанный и утвержденный в организации, устанавливающий правила, общие принципы и/или характеристики, касающиеся различных видов деятельности и/или их результатов, и направлен- ный на достижение оптимальной степени упорядочения в конкретной области деятельности.

         3. Документированные процедуры процессов систем менеджмента (уровень В) представляют собой описание деятельности по процессу и в соответствии с СТО Газпром 9001 должны включать:

    • границы процесса;

    • входы процесса (состав, требования, поставщики);

    • выходы процесса (состав, требования, потребители);

    • внутреннюю структуру и порядок выполнения процесса (процедуры системы менеджмента качества, плановая и организационно-распорядительная документация и т.д.);

    • необходимые для выполнения процесса ресурсы (состав, требования, поставщики);

    • показатели и методы мониторинга процесса, его результативности и эффективности;

    • критерии результативности и эффективности процесса;

    • определение владельца процесса, его прав, обязанностей и полномочий при управлении процессом.

    
     

    25

    Р Газпром 076-2010

    
     

    1. Построение, оформление и обозначение документов, указанных в 8.3.2.1–8.3.2.3, рекомендуется выполнять по Р Газпром 1.1-2007 [8].

    2. В разработке стандартов организации принимают участие группы специали- стов, указанные в таблице 9.

    Та б л и ц а 9 – Группы специалистов, участвующих в разработке стандартов

    
     

    Специалист	Содержательная часть работы	Обозначение трудоемкости
    1 Специалист-разра- ботчик в конкретной предметной области	Разработка требований к объектам стандартизации, терминологии, положений документа. Гармонизация разрабатываемого стандарта практикой деятельности организации	Т1
    2 Специалист в области стандартизации	Анализ соответствия требований разрабатываемого стандарта положениям национальной и корпоративной системы стандартизации, требованиям СТО Газпром серии 9000. Гармонизация с введенными в действие и разрабатываемыми в организации стандартами и др. организационно-методическими документами	Т2
    3 Руководитель проекта	Общее руководство разработкой	Т3

    
     

    Справочные нормативы трудоемкости работ, вычисленные на основе экспертных оце- нок (Р 50.1.058-2006 [9]), приведены в таблице 10.

    Та б л и ц а 1 0 – Нормативы трудоемкости работ при разработке стандартов организации (Р 50.1.058-2006 [9])

    
     

    
     

    Вид стандарта	Норматив трудоемкости работ, чел.-день на 1 машинолист (м.-лист) документа
    	T1	T2	T3	T1 + Т2 + Т3
    1 Общетехнические и организационно-методические	0,9	1,4	0,3	2,6
    2 На продукцию	1,4	2,0	0,45	3,85
    3 На процессы	1,7	2,2	0,6	4,5
    4 На методы (методики) контроля (испытаний, измерений, анализа)	1,4	2,2	0,45	4,05
    5 Другие виды стандартов	0,9	1,4	0,3	2,6

    
     

    Справочный объем стандартов, обязательных к разработке в соответствии с требова- ниями СТО Газпром 9001, определенный на основе экспертных оценок, приведен в таблице 11.

    
     

    26

    Р Газпром 076-2010

    
     

    Та б л и ц а 1 1 – Объем обязательных к разработке стандартов организации

    
     

    Наименование документа СМК (пункт, на основании которого разрабатывается документ)	Объем в страницах	Вид стандарта (таблица 10)	Примечание по разработке
    Руководство по системе менеджмента качества (СТО Газпром 9001, часть I, 4.2.2)	80	1	Трудоемкость по разработке руко- водства по системе менеджмента качества рассчитывается как для общетехнических и организационно-методических стандартов (таблица 10, строка 1). Под специалистом-разработчиком в конкретной предметной области в данном случае подразумевается специалист по стандартизации, т.е. трудоемкость T1 и T2рассчитывается для одной и той же группе специалистов
    Управление документацией (СТО Газпром 9001, часть I, 4.2.3)	30	1	Стандарт «Управление документа- цией» должен включать в себя следующие элементы: В целях оптимизации и увеличе- ния удобства работы с данным документом многие компании вместо одного документа создают два и более документов, например: (порядок разработки, согласова- ния, утверждения, внедрения, актуализации и аннулирования документов СМК); Количество страниц и трудоем- кость по разработке необходимо рассчитывать отдельно для каждо- го документа
    Обеспечение своевременного рассмотрения, распространения и внедрения всех технических стандартов (условий, специ- фикаций и др.) потребителя и изменений к ним (СТО Газпром 9001, часть I, 4.2.3.2)	10	1

    • управление внутренней документацией системы менеджмента;

    • управление внешней документацией.

    • управление внутренней докумен- тацией СМК

    • управление внешней документа- цией (порядок приобретения, регистрации, распространения, актуализации и изъятия для заме- ны/уничтожения).

    
     

    27

    Р Газпром 076-2010

    
     

    Окончание табли цы 11

    
     

    Наименование документа СМК (пункт, на основании которого разрабатывается документ)	Объем в страницах	Вид стандарта (таблица 10)	Примечание по разработке
    Управление планами качества (СТО Газпром 9001, часть I, 4.2.3.3)	5	1	Документ рекомендуется разрабатывать в соответствии с СТО Газпром 9004-2007, часть III
    Управление записями (СТО Газпром 9001, часть I, 4.2.4)	15	1
    Менеджмент ресурсов (СТО Газпром 9001, часть I, 6.1.1)	20	1
    Управление изменениями, которые влияют на процессы жизненного цикла продукции (СТО Газпром 9001, часть I, 7.1.2)	10	1
    Выявление способов применения статистических методов (СТО Газпром 9001, часть I, 8.1.1)	10	1
    Мониторинг и определение удовлетворенности потребителей (СТО Газпром 9001, часть I, 8.2.1.1)	10	1
    Внутренние аудиты (СТО Газпром 9001, часть I, 8.2.2)	10	1
    Управление несоответствующей продукцией (СТО Газпром 9001, часть I, 8.3)	10	1
    Корректирующие действия (СТО Газпром 9001, часть I, 8.5.2)	10	1	Данные стандарты часто объединяют в один документ «Предупреждающие и корректирующие действия»
    Предупреждающие действия (СТО Газпром 9001, часть I, 8.5.3)	10	1
    ИТОГО	230
    Процедуры процессов системы менеджмента	15–20	3	Количество разрабатываемых документов обычно совпадает с количеством процессов, идентифицированных в организации

    
     

    
     

    1. Нормативы трудоемкости работ при разработке рабочих документов

       Все документы, рассматриваемые далее в подразделах данного раздела, относятся к уровню С в структуре документации СМК (раздел 7.6, рисунок 1).

       1. Положения о подразделениях, должностные инструкции

          Положение о подразделении разрабатывается с целью организационно-правового закрепления за структурным подразделением задач и функций, определения порядка взаимо- отношений, прав, обязанностей и ответственности его руководителя. Положение определяет

          
           

          28

          Р Газпром 076-2010

          
           

          статус подразделения, целевое назначение, роль в административном управлении и в системе менеджмента качества.

          Должностная инструкция является организационно-правовым документом, в котором определены основные обязанности, права, ответственность работника.

          Положения о подразделении разрабатываются на все структурные подразделения, утвер- жденные организационной структурой и штатным расписанием организации. Должностные инструкции разрабатываются на все включенные в штатное расписание должности. При разра- ботке вышеназванных документов необходимо руководствоваться федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, локальными нормативными актами ОАО «Газпром», регулирующими трудовые отношения, приказами, распоряжениями и указаниями генерального директора организации, уставом организации.

          В разработке положений о подразделениях и должностных инструкций принимают участие группы специалистов, указанные в таблице 12.

          Та б л и ц а 1 2 – Группы специалистов, участвующих в разработке положений о подразделениях, должностных инструкций

          
           

          Специалист	Содержательная часть работы	Обозначение трудоемкости
          1 Специалист в конкретной предметной области	Разработка требований к компетенции, целей, задач и функций, выполняемых подразделением (должностным лицом), проработка взаимодействия со смежными подразделениями	Т1
          2 Представитель кадровой службы	Разработка терминологии. Разработка структуры и основополагающих положений документа. Анализ требований к компетенции. Анализ целей, задач и функций, выполняемых подразделением (должностным лицом), и гармонизация их с существующими в организации локальными нормативными актами, положениями о подразделениях и должностными инструкциями. Анализ на соответствие федеральным законам и иным нормативным правовым актам Российской Федерации, локальным нормативным актам ОАО «Газпром», регулирующим трудовые отношения	Т2
          3 Руководитель проекта	Общее руководство разработкой	Т3

          
           

          Справочные нормативы трудоемкости работ при разработке положений о подразделе- ниях, должностных инструкций приведены в таблице 13.

          Справочный объем положений о подразделении и должностных инструкций приведен в таблице 14.

          
           

          29

          Р Газпром 076-2010

          
           

          Та б л и ц а 1 3 – Нормативы трудоемкости работ при разработке положений о подразделениях, должностных инструкций (Нормы времени [7], [10])

          
           

          Вид документа	Норматив трудоемкости работ, чел.-день на 1 м.-лист документа
          	T1	T * 2	T3	T1 + Т2 + Т3
          1 Положение о подразделении верхнего уровня управления (Управление)	0,19	0,31	0,07	0,55
          2 Положение о подразделении среднего уровня управления (отдел, сектор, бюро и т.д.)	0,16	0,25	0,05	0,47
          3 Должностные инструкции сотрудников	0,15	0,23	0,05	0,43
          * При наличии в организации методических инструкций (положений), устанавливающих порядок разработки, согласования и утверждения, а также содержащих типовые формы документов для норматива времени T2, устанавливается понижающий коэффициент 0,5. Например, в случае №1 T = T2  0,5 = 0,16. Нормативы времени на разработку методических инструкций см. в следующем разделе.

          
           

          Та б л и ц а 1 4 – Справочный объем положений о подразделении и должностных инструкций (Нормы времени [7])

          
           

          Наименование документа	Объем, мл	Примечание по разработке
          Положение о подразделении верхнего уровня управления (Управление)	5–7	Рекомендуется включать в положение о подразделении должностные обязанности, права и ответственность руководителя подразделения. Это позволит сократить время на разработку, избежать дублирования документов и возникновения связанных с этим ошибок
          Положение о подразделении среднего уровня управления (отдел, сектор, бюро и т.д.)	3–5
          Должностные инструкции сотрудников	3–5

          
           

       2. Регламенты, положения, методические инструкции

    В разработке организационно-методических документов принимают участие группы специалистов, указанные в таблице 15.

    Справочные нормативы трудоемкости работ приведены в таблице 16. Примеры рабочих документов и их объем приведены в таблице 17.

    1. Проведение аудитов систем менеджмента качества

       1. Цель аудита системы менеджмента качества – оценить результативность СМК организации путем сбора и анализа свидетельств соответствия ее деятельности критериям аудита СМК.

          
           

          
           

          30

          Р Газпром 076-2010

          
           

          Та б л и ц а 1 5 – Группы специалистов, участвующих в разработке рабочих документов (регламентов, положений, инструкций, в том числе рабочих и методических)

          
           

          Специалист	Содержательная часть работы	Обозначение трудоемкости
          1 Специалист в конкретной предметной области	Разработка терминологических конструкций. Разработка положений документа. Определение ответственности. Проработка взаимодействия различных подразделений, специалистов (при необходимости). Гармонизация разрабатываемого документа со сложившейся практикой деятельности организации	Т1
          2 Специалист в области стандартизации	Разработка структуры документа. Анализ на соответствие требований СТО Газпром серии 9000. Гармонизация с введенными в действие и разрабатываемыми в организации стандартами и др. организационно-методическими документами	Т2
          3 Руководитель проекта	Общее управление разработкой	Т3

          
           

          Та б л и ц а 1 6 – Нормативы трудоемкости работ при разработке рабочих документов (регламентов, положений, инструкций, в том числе рабочих и методических)

          
           

          Вид документа	Норматив трудоемкости работ, чел.-день на 1 м.-лист документа
          	T1	T2	T3	T1 + Т2 + Т3
          1 Регламент работы коллегиального органа (Нормы времени [7])	0,9	1,4	0,3	2,6
          2 Другие виды рабочих документов (Межотраслевые укрупненные нормативы времени [11])	0,19	0,29	0,06	0,54

          Та б л и ц а 1 7 – Примерный объем рабочих документов (регламентов, положений, инструкций, в том числе рабочих и методических)

          
           

          Наименование стандарта	Объем в страницах	Примечание по разработке
          Методические инструкции по разработке положений о подразделении (должностных инструкций)	10	Без учета примеров типовых документов (приводятся в приложении)
          Инструкция по документальному обеспечению управления	50–200	Объем зависит от величины организации, численности подразделений и филиалов, количества унифицированных форм документов и т.д.
          Положение о договорной работе	15–20	В зависимости от величины организации, количества сотрудников, занятых ведением договорной работы, состава и количества согласующих подразделений
          Регламент работы коллегиального органа	10	См. 8.2.2

          
           

          31

          Р Газпром 076-2010

          
           

          Подготовка и проведение аудита СМК включает следующие этапы:

          • определение цели проведения и область распространения аудита;

          • планирование и подготовка аудита;

          • вводное совещание;

          • проведение аудита;

          • заключительное совещание, обсуждение результатов аудита;

          • оформление результатов аудита, анализ плана корректирующих действий, предложенных подразделениями;

          • проверка выполнения корректирующих действий.

       2. Среднее число чел.-дней, вычисленное на основе экспертных оценок (ГОСТ Р 40.003-2008), затрачиваемых на внутренний аудит организации, содержится в таблице 18. Исходной величиной для определения затрат времени на аудит является численность работ- ников. Затраты времени на аудит учитывают время, израсходованное аудитором или аудитор- ской группой на планирование (включая, соответственно, анализ документов вне производ- ственной площадки), взаимодействие с персоналом, рассмотрение зарегистрированных запи- сей, документации, процессов и написание отчета.

          Та б л и ц а 1 8 – Рекомендуемые базовые значения трудозатрат на проведение аудита в зависимости от численности работников организации (ГОСТ Р 40.003-2008)

          
           

          Численность работников	Затраты времени на аудит (чел.-дни) из расчета 1 рабочий день = 8 часов
          1–15	2
          16–30	4
          31–60	5
          61–100	6
          101–250	8
          251–500	10
          501–1000	12
          1001–2000	15
          2001–4000	18
          > 4001	21

          
           

          Данные, приведенные в таблице 18, учитывают только «чистое» время работы аудито- ра без учета времени на перемещение между подразделениями, производственными площадками и т.д.

       3. Для различных организаций могут потребоваться отклонения от значения приве- денной величины в ту или иную сторону в зависимости от размера организации, сложности

    
     

    32

    Р Газпром 076-2010

    
     

    организационной структуры, области аудита, количества процессов, определенных в органи- зации, и их уникальности, степени готовности к аудиту СМК.

    К факторам, требующим увеличения затрат времени на аудит, относятся:

    • наличие проектной деятельности;

    • наличие распределенной инфраструктуры (производственные площадки, филиалы

    и т.д.);

    
     

• применение значительного количества нормативной документации в деятельности;

• процессы высокой сложности или уникальная деятельность;

• комбинированное использование технического, программного обеспечения, процес-

  сов и услуг.

  К факторам, позволяющим снизить трудозатраты на аудит, относятся:

  • отсутствие проектирования продукции (услуг);

  • отсутствие или низкий уровень рисков в деятельности организации;

  • один вид деятельности;

  • наличие у персонала знаний в области СМК.

Для эффективного аудита СМК должны быть рассмотрены все особенности системы, процессов и продукции/услуг конкретной организации и сделаны уточнения затрат времени с учетом этих факторов.

На основе экспертных оценок выявлено, что разброс затрат времени для любых орга- низаций не должен превышать 30 % в сторону уменьшения (Р 50.1.055-2005 [12]) и 50 % в сто- рону увеличения относительно значений, приведенных в таблице 18.

Представленная на рисунке 2 диаграмма показывает возможное влияние различных факторов на трудозатраты при проведении аудита.

Расчет трудозатрат на проведение аудита происходит по формуле

где Tа – трудозатраты аудиторов на проведение аудита;

Tаб – базовые рекомендуемые трудозатраты на проведение аудита (таблица 18);

(6)

kф – коэффициент, учитывающий влияние различных факторов на трудозатраты при проведении аудита (-0,3–0,5).

При оценке годовых трудозатрат следует учитывать, что в соответствии с СТО Газпром 9001 (пункт 8.2.2.1) организация должна проводить внутренние аудиты СМК в полном объе- ме два раза в год.

33

Р Газпром 076-2010

Сложность организации/системы

Крупные простые

Крупные сложные

Наличие большого числа производственных площадок. Немного процессов.

Повторяющиеся процессы.

Размер организации

Малая область распространения СМК

Небольшое число процессов. Небольшая область применения. Повторяющиеся процессы

Начальный отсчет от базовых значений

Наличие большого числа производственных площадок.

Много процессов. Обширная область

распространения СМК. Уникальные процессы. Значительный объем проектирования

Много процессов. Ответственность за проектирование. Большая область применения СМК.

Уникальные процессы

Небольшие простые Небольшие сложные

Рисунок 2 – Диаграмма влияния различных факторов на трудозатраты при проведении аудита

В случае выявления несоответствий по результатам аудитов организация должна пла- нировать и реализовывать корректирующие действия с целью устранения причин несоответ- ствий. После истечения согласованного срока выполнения запланированных работ руково- дителю группы аудитов следует проверить выполнение корректирующих действий, их резуль- тативность и наличие соответствующих документальных подтверждений. Только после этого аудит считается официально завершенным.

На разработку корректирующих действий руководителями и сотрудниками проверенных подразделений затрачивается не менее 14 % их рабочего времени в течение срока, выделенного на разработку планов корректирующих действий, необходимых для устранения выявленных несоответствий. Срок, необходимый для планирования корректирующих действий, согласуется с проверяемыми подразделениями, руководством организации и внутренними аудиторами.

На анализ выполнения корректирующих действий внутренними аудиторами затрачи- вается до 10 % от времени проведения аудита. При значительном количестве несоответствий данная цифра должна быть пересмотрена в сторону увеличения времени.

Трудозатраты на проведение корректирующих мероприятий и иных улучшений ста- новятся очевидными только после утверждения планов по их выполнению. Объем трудо- затрат на проведение корректирующих действий не зависит от числа аудитов СМК, уров- ня развития СМК, сложности деятельности организации, от ее размеров и численности персонала.

34

Р Газпром 076-2010

При расчете трудозатрат следует учитывать, что указанные рекомендуемые базовые значения трудозатрат на проведение аудита (таблица 18) приведены из расчета трудозатрат аудиторов и не учитывают трудозатраты проверяемых сотрудников. Исходя из предположе- ния, что в среднем в единицу времени аудитор общается с 1–3 сотрудниками, трудозатраты в целом по организации, вычисленные в данном разделе, необходимо умножать на коэффициент kз:

где Tпа – величина трудозатрат в целом по организации;

(7)

kз – коэффициент, учитывающий количество сотрудников, одновременно занятых на проведении аудита (аудитор и проверяемые сотрудники). Рекомендуемое значение kз = 2,5;

Примечание – Приведем примерный расчет трудозатрат, расходуемых в течение года на про- ведение аудита организации по СТО Газпром 9001:

• численность персонала: около 100 человек;

• вид деятельности: строительство объектов нефтегазового комплекса (проекты получают от инвестора);

• затраты аудиторов (таблица 18): Tаб = 6 чел.-дней.

Факторы, влияющие на увеличение/уменьшение трудозатрат (см. рисунок 2): высокая степень нормативного регулирования; удаленность производственных (строительных) площадок; сложная схема материально-технического обеспечения. Общее увеличение на 30%, kф = 0,3.

Проведение внутреннего аудита по всей СМК в соответствии с СТО Газпром 9001 (пункт 8.2.2.1) – 2 раза в год: Tа = 6 чел.-дней  (1+0,3)  2 = 15,6 чел.-дня в год.

Общие затраты персонала на аудит без учета корректирующих действий составят

Tпа = 15,6  2,5 = 39 чел.-дней.

Разработка и планирование корректирующих действий 2-мя сотрудниками в течение недели (5 рабочих дней = 40 часов): 40  2  14% = 11,2 часа. С учетом проведения аудита 2 раза в год и нали- чие несоответствий по результатам каждого аудита: 11,2  2 = 22,4 часа, что составляет 2,8 чел.-дня.

Анализ планов корректирующих действий группой аудиторов составит: 15,6  10 % = 1,6 чел.-дней.

35

Р Газпром 076-2010

36

Приложение А

(справочное)

Этапы проекта внедрения (совершенствования) системы менеджмента. Участие персонала в проекте

А.1 Этап 1. Планирование проекта внедрения СМК

Обязательные условия для успешного проведения проекта внедрения (совершенствования) СМК:

• желание руководства развивать деятельность организации (например, повышать производительность труда);

• наличие в организации стратегии развития ее деятельности;

• сочетание основных планов организации (реорганизаций, модернизаций, реконструкций), а также иных предстоящих круп- ных изменений в деятельности организации с проектом по внедрению СМК;

• информирование персонала о предстоящем проекте внедрения СМК, о его целях и критериях эффективности, о ходе проекта;

• согласование задач подразделений и видов деятельности организации с задачами и целями внедрения СМК;

• знание потребностей и ожиданий потребителей и заказчиков;

• установление и согласование Целей организации в области СМК и стратегических задач.

При планировании проекта внедрения СМК наиболее важным является определение Целей в области качества (Целей в обла- сти качества), причем эти цели должны быть согласованы со стратегическими целями организации. При планировании требуется определить временной интервал, требуемый для выполнения каждого этапа. Рекомендуемая длительность приведена далее по тексту для каждого этапа. Увеличение времени при выполнении этапа может привести к потере актуальности результатов деятельности по этапу и необходимости осуществления деятельности по этапу заново.

Длительность первого этапа зависит от уровня развития системы управления организации, от его размеров и численности пер- сонала, количества осуществляемых видов деятельности, от практики в части планирования и согласования планов и может сильно варьироваться для каждой конкретной организации. Продолжительность первого этапа в организации, имеющей опыт внедрения

систем менеджмента, составляет один-два месяца. В крупной организации первый этап может занять больше времени, однако макси- мальный срок первого этапа не должен превышать четырех месяцев.

Рекомендуется использовать следующие контрольные показатели для оценки первого этапа проекта внедрения СМК: объем согласованных между собой планов, выполнение сроков реализации мероприятий первого этапа, актуальность Целей в области каче- ства, степень соответствия Целей в области качества и стратегических целей организации.

Р Газпром 076-2010

37

Та б л и ц а А.1 – Этап 1. Планирование проекта внедрения СМК

Р Газпром 076-2010

38

Окончание табли цы A.1

А.2 Этап 1. Шаг 1. Подготовка к планированию проекта внедрения СМК

Планируя свою деятельность, любая компания сталкивается с проблемой ограниченности ресурсов и необходимостью выбора пер- воочередных задач, на решение которых и будут направлены имеющиеся ресурсы. Кроме того, планы различных видов деятельности могут пересекаться в различных частях или вести к одной и той же цели. Для осуществления результативной деятельности и сокращения издер- жек организация вынуждена оптимизировать и гармонизировать существующие планы друг с другом. Планы внедрения СМК также тре- буют ресурсов и могут пересекаться с другими планами, например, с планами по модернизации производства или реорганизации. Следовательно, план внедрения СМК также следует оптимизировать по ресурсам и гармонизировать с другими планами организации.

На первом шаге высшее руководство должно принять решение, что внедрение СМК и применение требований стандарта СТО Газпром 9001-2006 необходимо для улучшения деятельности организации по одному или нескольким направлениям. Определение направлений для улучшения необходимо проводить до начала планирования процесса внедрения СМК. Руководители и специалисты по направлениям должны обсудить и уточнить, что именно и насколько необходимо улучшать, оценить существую- щие в организации планы по направлениям деятельности. Все это создаст предпосылки для разработки Целей в области качества. Таблица А.2 описывает входящие и выходящие потоки, а также осуществляемую деятельность по первому шагу первого этапа.

Р Газпром 076-2010

39

Та б л и ц а А.2 – Этап 1. Шаг 1. Подготовка к планированию проекта внедрения СМК

Р Газпром 076-2010

40

Продолжение табли цы A.2

Р Газпром 076-2010

41

Окончание табли цы A.2

Р Газпром 076-2010

42

А.3 Этап 1. Шаг 2. Разработка планов

На втором шаге осуществляется доработка существующих в организации планов с учетом проведения проекта по внедрению (совершенствованию) СМК, их оптимизация и гармонизация, выбор первоочередных задач, для решения которых будут выделены ресурсы, согласование смет расходов и доходов. Происходит оценка рисков внедрения СМК. Проводится обучение руководителей организации основным вопросам внедряемой системы менеджмента.

Таблица А.3 описывает входящие и выходящие потоки, а также осуществляемую деятельность по второму шагу первого этапа.

Та б л и ц а А.3 – Разработка планов

Р Газпром 076-2010

43

Окончание табли цы A.2

Р Газпром 076-2010

44

А.4 Этап 1. Шаг 3. Оценка плана мероприятий

В соответствии с концепцией цикла PDCA на третьем шаге происходит оценка деятельности (Check), осуществленной на вто- ром шаге. Происходит утверждение Целей и Политики СМК, оценка деятельности по планированию проекта, экспертиза разрабо- танных проектов планов.

Для снижения рисков при внедрении новых технологий или методов управления необходимо производить анализ и оценку рисков, в том числе анализ и оценку рисков проекта внедрения СМК. Вопрос анализа рисков в первую очередь связан с проблемой недостатка ресурсов, навыков и квалификации.

Выходной информацией являются: переоценка (актуализация) существующих планов по направлениям деятельности; перечень участников рабочей группы по внедрению СМК; перечень рисков, которые могут возникать при внедрении СМК или после ее внедрения. На этом шаге оцениваются контрольные показатели хода проекта внедрения СМК: сроки разработки перечня рисков, сроки выполнения мероприятий первого этапа, сроки установления Целей в области качества, степень соответствия Целей в области каче-

ства и стратегических целей организации.

Таблица А.4 описывает входящие и выходящие потоки, а также осуществляемую деятельность по третьему шагу первого этапа.

Та б л и ц а А.4 – Оценка плана мероприятий

Р Газпром 076-2010

45

Продолжение табли цы A.4

Р Газпром 076-2010

46

Окончание табли цы A.4

А.5 Этап 1. Шаг 4. Утверждение плана внедрения и предложений по улучшениям

Четвертый шаг является заключительным для первого этапа – этапа планирования проекта внедрения СМК. Происходит утверждение плана внедрения СМК и сметы расходов, согласование должностных инструкций и положений, издание приказа по составу рабочей группы, определение обязанностей рабочей группы по проекту, актуализация (при необходимости) и утверждение ДИ и ПП. На четвертом шаге в процесс информирования о ходе проекта подключается весь персонал, участвующий в процессах, входя- щих в область распространения СМК. Информирование персонала осуществляется через внутренние коммуникационные каналы организации: сайт, электронную почту, внутрикорпоративные органы печати, доски объявлений и т.д.

Актуализация и согласование должностных инструкций и положений о подразделениях должны быть проведены для учета функций членов рабочей группы, а также фиксации их новых обязанностей и прав, связанных с внедрением СМК. Некоторым чле- нам рабочей группы должны быть предоставлены новые полномочия в части доступа к информации, что должно быть отмечено в таких организационно-правовых документах, как ДИ и ПП. У некоторых членов рабочей группы могут быть изменены или сокра- щены функции и задачи, которые они выполняли до внедрения СМК. Таблица А.5 описывает входящие и выходящие потоки данных и документов, а также осуществляемую деятельность по четвертому шагу первого этапа.

Р Газпром 076-2010

47

Та б л и ц а А.5 – Утверждение плана внедрения и предложений по улучшениям

Р Газпром 076-2010

48

Продолжение табли цы A.5

Р Газпром 076-2010

49

Окончание табли цы A.5

Р Газпром 076-2010

50

А.6 Этап 2. Реализация плана внедрения системы менеджмента. Разработка документов. Реализация первых улучшений в деятельности организации. Проведение внутреннего (диагностического) аудита

Второй этап проекта начинается с реализации утвержденных планов внедрения СМК. К началу второго этапа должны быть определены риски, процессы и цели СМК. На четвертом шаге первого этапа были сформулированы предложения по улучшению дея- тельности, которые следует начинать осуществлять на втором этапе.

Начиная со второго этапа в проекте участвует новая функциональная группа – Рабочая группа, действующая на протяжении всего проекта. Рабочая группа может функционировать и после окончания проекта как рабочий орган по развитию системы менедж- мента качества. В Рабочей группе участвуют представители различных подразделений.

На втором этапе планируется и проводится первый внутренний аудит системы менеджмента. Этот аудит является анало- гом диагностического аудита, который консультанты чаще всего проводят в начале проектов. Проведение диагностического аудита представляет для внешнего консультанта самый простой и вместе с тем самый действенный способ ознакомления с дея- тельностью организации.

Рекомендации: проведению первого внутреннего (диагностического) аудита должно предшествовать тщательное его планиро- вание и при необходимости обучение персонала.

На втором этапе цикла PDCA осуществляется реализация запланированных на первом этапе улучшений, связанных с планами автоматизации, управленческих реорганизаций, модернизаций производств. Реализация улучшений для каждой организации осу- ществляется различными способами. Общим моментом является необходимость оценивать проблемы организации и осуществлять планирование и проведение улучшений на основе данной оценки.

На втором этапе оцениваются объемы существующих документов, потребности в их актуализации и разработке новых, начи- нается разработка (актуализация) Руководства системы менеджмента качества. Разработку Руководства системы менеджмента каче- ства рекомендуется начинать в самом начале проекта внедрения, что поможет определить задачи построения СМК, ее структуру и т.д. Контроль и анализ выполнения проекта осуществляются на третьем шаге по следующим, ранее установленным показателям:

количество проведенных улучшений, степень достижения целей по улучшениям, объем улучшений в денежном выражении.

Рекомендуемая длительность второго этапа зависит от размеров организации и существующего опыта в области СМК. Минимальная продолжительность второго этапа проекта внедрения – три-четыре месяца. Чем организация крупнее, тем больше мак- симальный срок, но в любом случае рекомендуется, чтобы продолжительность второго этапа не превышала пять-шесть месяцев.

Р Газпром 076-2010

51

Та б л и ц а А.6 – Реализация плана внедрения системы менеджмента. Разработка документов. Реализация первых улучшений в деятельности организации. Проведение внутреннего (диагностического) аудита

Р Газпром 076-2010

52

Продолжение табли цы A.6

Р Газпром 076-2010

53

Окончание табли цы A.6

Р Газпром 076-2010

54

А.7 Этап 2. Шаг 1. Планирование внедрения улучшений. Планирование внутреннего (диагностического) аудита

Планирование внедрения улучшений в организации следует начинать с наиболее простых и интересных (с точки зрения отда- чи) мероприятий исходя из Политики и Целей организации, которые были установлены на первом этапе. Успешное их внедрение, кроме непосредственно улучшения деятельности, будет играть и мотивационную роль, демонстрируя высшему руководству и сотруд- никам возможность достижения видимых результатов от внедрения СМК.

Совместно с планированием первого внутреннего аудита происходит оценка его стоимости – расходы на проведение внутрен- него аудита должны быть подсчитаны для анализа и оценки экономической результативности проведенных корректирующих дей- ствий.

Планируется и проводится теоретическое обучение вопросам внутреннего аудита членов Рабочей группы, а также при необхо- димости других сотрудников организации. Планируется практическое обучение внутреннему аудиту членов Рабочей группы в ходе проведения первого внутреннего аудита.

Начало разработки планов актуализации и создания документов.

Начало разработки Руководства по СМК с учетом схемы процессов СМК, разработанной ранее.

Та б л и ц а А.7 – Этап 2. Шаг 1. Планирование внедрения улучшений. Планирование внутреннего (диагностического) аудита

Р Газпром 076-2010

55

Продолжение табли цы A.7

Р Газпром 076-2010

56

Продолжение табли цы A.7

Р Газпром 076-2010

57

Окончание табли цы A.7

Р Газпром 076-2010

58

А.8 Этап 2. Шаг 2. Реализация простых улучшений, проведение первого аудита

Проведение первых простых улучшений, предложения по которым были собраны, проанализированы и обобщены в ходе пер- вого этапа внедрения, а планирование которых было сделано на первом шаге второго этапа. Успешная реализация простых улучше- ний необходима для отработки практики внедрения более серьезных улучшений (корректирующих действий), которые необходимо осуществлять непрерывно, начиная с момента проведения первого внутреннего аудита. Улучшения осуществляются по плану и сме- там, разработанным на предыдущем шаге данного второго этапа, с указанием сроков, ответственных исполнителей и способов предо- ставления отчетности о реализованных улучшениях.

Проводится первый внутренний аудит – диагностический. Обычно диагностический аудит проводится внешними консультан- тами в самом начале проекта внедрения СМК, но практика доказывает низкую эффективность такого аудита. Сотрудники далеко не всегда понимают, что и зачем спрашивают на аудите консультанты, а последние не знают основных проблем организации. Целесообразно внутренний аудит проводить силами сотрудников организации. Консультанты должны участвовать в проведении ауди- та в качестве наставников для обучения персонала методам проведения аудита.

В ходе аудита, до него и после него внутренние аудиторы оценивают адекватность документации организации. На выходе этого шага должны быть предложения по доработке документации.

Разработка отчета о ходе проекта осуществляется совместно со специалистами по СМК и Рабочей группой для оценки качества выполнения проекта.

Та б л и ц а А.8 – Этап 2. Шаг 2. Реализация простых улучшений, проведение первого аудита

Р Газпром 076-2010

59

Продолжение табли цы A.8

Р Газпром 076-2010

60

Окончание табли цы A.8

А.9 Этап 2. Шаг 3. Оценка улучшений, оценка аудита, начало планирования корректирующих мер, внесение изменений в документацию

Оценка проведенных первых улучшений, обсуждение и анализ их результатов, подведение итогов. Разработка проекта отчета по улучшениям и его рассмотрение. Оценка и анализ хода выполнения проекта на основе отчета отдела СМК и Рабочей группы с оценкой показателей хода проекта: стоимость проведенных улучшений, степень достижения целей первых улучшений, степень дости- жения целей первого аудита.

Разработка отчета об аудите и оценка проведенного первого диагностического внутреннего аудита. Рассмотрение проекта отче- та об аудите.

По результатам улучшений и аудита осуществляется разработка выводов, рекомендаций и предложений по постоянному улуч- шению деятельности организации, а также происходит планирование корректирующих мероприятий. В установлении целей коррек- тирующих мероприятий должно участвовать высшее руководство, что вовлекает их в проект внедрения системы менеджмента, связы- вает задачи проекта внедрения СМК с проблемами системы управления. Понимание руководством происходящего и установление целей для корректирующих действий не оставляет их равнодушными к результатам первых улучшений и первого аудита.

Р Газпром 076-2010

61

Продолжается оценка адекватности существующей документации на основании результатов первого аудита и первых улучше- ний. В существующие документы вносятся изменения и дополнения, планируется разработка новых документов, работа по внесению изменений в документы может закончиться новыми предложениями по разработке и актуализации документов.

Р Газпром 076-2010

62

Та б л и ц а А.9 – Этап 2. Шаг 3. Оценка улучшений, оценка аудита, начало планирования корректирующих мер, внесение измене- ний в документацию

Р Газпром 076-2010

63

Продолжение табли цы A.9

Р Газпром 076-2010

64

Окончание табли цы A.9

А.10 Этап 2. Шаг 4. Фиксация достижений. Программа аудитов СМК. Разработка основных документов СМК. План корректирующих мероприятий

На четвертом шаге осуществляется разработка корректирующих мероприятий по результатам первого внутреннего (диагности- ческого) аудита. На основе анализа проведенного аудита и его результатов разрабатываются проекты документов: «Внутренний аудит СМК», «Корректирующие и предупреждающие действия». Осуществляется описание опыта первых улучшений в соответствующих разделах Руководства по системе менеджмента качества.

Разработка сметы плана корректирующих действий осуществляется в ходе разработки плана корректирующих действий с ука- занием целей корректирующих мер.

Разработка программы и целей внутренних аудитов осуществляется с учетом проведенного обучения внутренних аудиторов, разработанных проектов документов, опыта проведенного аудита. Смета программы внутренних аудитов также разрабатывается с уче- том результатов первого аудита.

Осуществляется разработка материалов для обучения персонала вопросам внедрения систем менеджмента исходя из опыта проведенных улучшений и первого аудита. В ходе выполнения предыдущих шагов могли возникнуть новые потребности в повышении компетентности персонала. На данном шаге осуществляются анализ и учет данных потребностей.

Решение о необходимости применения статистических методов принимается на данном шаге или на третьем этапе проекта. На выходе второго этапа появляются цели аудитов СМК, цели корректирующих действий и цели организации в области каче-

Р Газпром 076-2010

65

ства. Происходит информирование персонала о ходе выполнения проекта, в том числе по установленным Целям.

Р Газпром 076-2010

66

Та б л и ц а А.10 – Этап 2. Шаг 4. Фиксация достижений. Программа аудитов СМК. Разработка основных документов СМК. План корректирующих мероприятий

Р Газпром 076-2010

67

Продолжение табли цы A.10

Р Газпром 076-2010

68

Окончание табли цы A.10

А.11 Этап 3. Актуализация, разработка и утверждение документов. Проведение корректирующих действий. Проведение внутренних аудитов. Анализ СМК высшим руководством

На третьем этапе происходит опытная эксплуатация СМК, которая начинает выполнять свои основные задачи – планирование и выполнение постоянных улучшений системы управления и повышения качества деятельности организации. Поэтому в конце третьего этапа осуществляется не только контроль хода проекта внедрения СМК, но также контроль и оценка самой системы менеджмента качества. Третий этап проекта внедрения СМК включает проведение внутренних аудитов, разработку корректирующих мер, а также разработ-

ку и актуализацию документов. Внутренние аудиты и корректирующие меры проводятся в соответствии с проектами соответствующих документов, разработанных на предыдущем этапе. На вход третьего этапа поступают проекты основных документов СМК: программа ауди- тов СМК, план корректирующих действий, план разработки (актуализации) документов, проекты документов «Руководство по системе менеджмента качества», «Внутренний аудит», «Корректирующие и предупреждающие действия». На этом этапе проекта утверждаются основные документы СМК. Разработкой документов и их внедрением занимаются специалисты по направлениям деятельности. Недопустимо применять практику написания документов одним отделом (консультантом). Рабочая группа координирует разработку основ- ных документов СМК. На третьем этапе должны быть осуществлены скоординированная разработка новых документов, их внедрение и оценка их применимости, в том числе с помощью внутреннего аудита, проходящего в соответствии с программой аудитов СМК. Документ

«Управление несоответствующей продукцией (услугой)» разрабатывается на первом шаге третьего этапа и утверждается на втором или чет- вертом шаге третьего этапа. Документы «Управление документами» и «Управление записями» разрабатываются на основе практики орга- низации по данным видам деятельности с указанием изменений и усовершенствований, осуществленных в ходе проекта внедрения СМК.

Р Газпром 076-2010

69

Контроль и анализ выполнения проекта осуществляются на третьем шаге третьего этапа по предварительно установленным показателям: количество проведенных аудитов и степень достижения целей аудитов, количество проведенных корректирующих дей- ствий и степень достижения их целей, количество согласованных документов, степень выполнения смет на внедрение СМК, объем улучшений в денежном выражении, количество решенных проблем. По ходу работ в проекте постоянно проводится его анализ и одно- временно проводится анализ формируемой (улучшаемой) системы менеджмента. В соответствии с пунктом 5.6 СТО Газпром 9001- 2006. Часть I с установленной периодичностью проводится анализ СМК высшим руководством. На анализе СМК высшему руковод-

Р Газпром 076-2010

70

ству следует оценить проведенные аудиты и действия по улучшениям, законченные и незаконченные корректирующие действия, работу по стандартизации новых порядков и документированию изменений. Анализ СМК высшим руководством необходимо прово- дить после каждого выполнения программы внутренних аудитов. В случае внедрения СМК по требованиям СТО Газпром 9001 в тече- ние года будет проведено два анализа СМК. Для сокращения издержек рекомендуется проводить полный анализ СМК в конце года и сокращенный – в середине года.

Минимальной продолжительностью третьего этапа проекта внедрения СМК может быть четыре месяца (схема №1), максималь- ной – один год (схема №2). Длительность третьего этапа зависит от схем внедрения СМК, указанных в предисловии. Практически тре- тий этап многократно осуществляется в ходе выполнения проекта внедрения (совершенствования) СМК по схеме №2.

В случае выполнения схемы №1 рекомендуемая длительность третьего этапа будет меньше, как и продолжительность всего про- екта подготовки СМК к сертификации по схеме №1.

Та б л и ц а А.11 – Этап 3. Актуализация, разработка и утверждение документов. Проведение корректирующих действий. Проведение внутренних аудитов. Анализ СМК высшим руководством

Р Газпром 076-2010

71

Продолжение табли цы A.11

Р Газпром 076-2010

72

Продолжение табли цы A.11

Р Газпром 076-2010

73

Окончание табли цы A.11

Р Газпром 076-2010

74

А.12 Этап 3. Шаг 1. Планирование

На первом шаге третьего этапа происходит разработка и уточнение планов корректирующих действий, планов внутренних аудитов. Планирование осуществляется с учетом разработанных (актуализированных) проектов документов СМК. При необходимо- сти в проекты документов вносятся соответствующие изменения. В случае выбора первой схемы проекта длительность первого шага третьего этапа может составить один месяц, в случае выбора второй схемы длительность шага может составить два-три месяца.

По каждому отдельному внутреннему аудиту СМК руководство организации должно устанавливать цели, которые должны быть согласованы со всеми заинтересованными сторонами (прежде всего с руководителями проверяемых подразделений) и внесены в соот- ветствующий план аудита СМК как уточнение целей, указанных в программе аудитов СМК.

Все шаги третьего этапа могут осуществляться в ходе проекта внедрения СМК неоднократно, так как при планировании каж- дого отдельного аудита СМК высшим руководством могут уточняться цели конкретного внутреннего аудита. Данные цели необходи- мо согласовывать с заинтересованными руководителями и вносить в план аудита.

Поскольку обучение персонала в ходе проекта по внедрению (совершенствованию) СМК происходит постоянно, то в ходе пла- нирования третьего этапа также происходит планирование обучения.

За планирование корректирующих действий отвечает рабочая группа по внедрению СМК, за планирование внутренних ауди- тов СМК отвечает отдел СМК.

Та б л и ц а А.12 – Этап 3. Шаг 1. Планирование

Р Газпром 076-2010

75

Продолжение табли цы A.12

Р Газпром 076-2010

76

Продолжение табли цы A.12

Р Газпром 076-2010

77

Окончание табли цы A.12

Р Газпром 076-2010

78

А.13 Этап 3. Шаг 2. Реализация внутренних аудитов и корректирующих действий

Проведение внутренних аудитов указано на втором шаге третьего этапа, хотя реально внутренние аудиты по программе аудитов СМК осуществляются на постоянной основе (каждые полгода), также внутренние аудиты могут быть проведены в ходе второго этапа. Длительность двух первых шагов третьего этапа составляет более полугода в том случае, если организация выбрала схему внедрения (совершенствования) СМК № 2, и от одного до двух месяцев – если выбрана схема внедрения СМК № 1 (пункт 5.2).

На втором шаге третьего этапа проводятся ранее запланированные и вновь возникшие (по результатам только что проведенных внутренних аудитов) корректирующие действия. Поскольку на третьем этапе происходит опытная эксплуатация СМК, то и аудиты, и корректирующие действия проводятся одновременно, они не могут быть распределены по разным шагам. Общий контроль за прове- дение корректирующих действий осуществляет Рабочая группа, так как для этого у нее больше возможностей (полномочий), чем у отдела по СМК. Общий контроль проведения аудитов осуществляют отделы по СМК, поскольку при проведении аудитов СМК очень важно соблюдать технологию их проведения. Кроме того, желательно разделить ответственность за проведение аудитов СМК и ответ- ственность за проведение корректирующих действий.

Рекомендации: в соответствии с требованиями стандартов внутренний аудит СМК должен проводиться по процессам. В пла- нах внутренних аудитов СМК необходимо указывать рассматриваемые процессы СМК, также могут указываться и проверяемые под- разделения.

Та б л и ц а А.13 – Этап 3. Шаг 2. Реализация внутренних аудитов и корректирующих действий

Р Газпром 076-2010

79

Продолжение табли цы A.13

Р Газпром 076-2010

80

Окончание табли цы A.11

А.14 Этап 3. Шаг 3. Оценка проекта, оценка СМК, оценка системы внутренних аудитов СМК

На данном шаге оценивается эффективность проекта по внедрению (совершенствованию) системы силами Рабочей группы, а также высшим руководством (с подачи специалистов по СМК) оценивается эффективность самой СМК. Оценивается результативность системы внутренних аудитов СМК, которые прошли предыдущий шаг. Ответственность за подготовку данных для оценки проекта возло- жена на Рабочую группу, подготовка данных по оценке СМК и по оценке системы внутренних аудитов – на специалистов по СМК. Осуществляются также: оценка эффективности процессов планирования по результатам оценки эффективности плана внедрения (совер- шенствования) СМК, оценка процессов СМК. Специалисты по СМК в ходе ее оценки могут поднять вопрос о целесообразности и воз- можности применения методов самооценки (указанных, например, в СТО Газпром 9004-2007. Часть V, модели конкурса на премии Правительства РФ в области качества).

На третьем шаге третьего этапа проводится учет затрат на внедрение СМК. Объем (сумма в рублях) расходов на внедрение (совершенствование) СМК следует сравнить с доходами, полученными в результате деятельности СМК при проведениии улучшений и корректирующих действий.

Анализ СМК высшим руководством осуществляется на третьем шаге третьего этапа на основании данных о ходе проекта, результатах работы системы менеджмента с учетом информации о сниженных издержках и решенных проблемах. По результатам ана- лиза СМК и оценки проекта по ее внедрению (совершенствованию) во взаимосвязи с результатами деятельности организации под- разделения разрабатывают предложения по улучшению направлений своей деятельности.

В течение первого этапа происходила оценка рисков и всего того, что могло бы помешать выполнению плана внедрения СМК. На третьем шаге третьего этапа в ходе анализа СМК высшим руководством осуществляется сравнение рисков, выявленных в самом начале проекта, и результатов проекта.

Р Газпром 076-2010

На этом шаге Рабочая группа продолжает координацию разработки (актуализации) основных документов СМК. Рекомендации: обычно мотивация персонала осуществляется по результатам успешной сертификации СМК. Но, с одной сто-

81

роны, сертификация СМК еще ничего не говорит о ее эффективности и результативности, а с другой стороны, понимание того, что система менеджмента начинает помогать в работе сотрудникам и руководителям, приходит на третьем шаге третьего этапа, следова- тельно, именно в этот момент следует поднять вопрос мотивации наиболее отличившихся сотрудников.

Р Газпром 076-2010

82

При выборе первой схемы проекта длительность третьего шага третьего этапа может составить один месяц, а в случае выбора вто- рой схемы длительность третьего шага третьего этапа может составить два-три месяца (длительность оценки эффективности не должна быть сильно растянутой во времени, так как возможна потеря темпа проекта). Увеличение времени исполнения данного шага может быть осуществлено по причинам сложности сбора данных для анализа результативности проекта, СМК, системы внутренних аудитов.

Та б л и ц а А.14 – Этап 3. Шаг 3. Оценка проекта, СМК, системы внутренних аудитов СМК

Р Газпром 076-2010

83

Продолжение табли цы A.14

Р Газпром 076-2010

84

Продолжение табли цы A.14

Р Газпром 076-2010

85

Окончание табли цы A.14

Р Газпром 076-2010

86

А.15 Этап 3. Шаг 4. Стандартизация

В ходе четвертого шага третьего этапа завершается разработка (актуализация) основных документов СМК. На выходе этого шага – результаты оценки успешности хода проекта и мониторинга точности планирования работ по внедрению (совершенствованию) СМК. По результатам выявленных проблем в ходе планирования и внедрения (совершенствования) СМК могут быть сформированы новые корректирующие действия. В ходе четвертого шага третьего этапа (а также на четвертом этапе) продолжают осуществляться ранее запланированные корректирующие действия с длительными сроками реализации, выполнение которых может выходить за рамки настоящего проекта внедрения (совершенствования) СМК. Следует предпринять усилия по уточнению сроков завершения этих кор- ректирующих действий. Если выяснится, что сроки ранее запланированных и выполненных корректирующих действий были сорваны, то целесообразно произвести корректировку сроков выполнения корректирующих действий с длительными сроками реализации.

Длительность четвертого шага четвертого этапа зависит от объемов разработки (актуализации) документов вне зависимости от выбора схемы проекта. В случае разработки (актуализации) большого количества документов длительность этапа может продолжать- ся до одного года. Оптимальной длительностью четвертого шага третьего этапа может быть признан трехмесячный период, который позволит не снижать темпа реализации проекта внедрения (совершенствования) СМК.

Та б л и ц а А.15 – Этап 3. Шаг 4. Стандартизация

Р Газпром 076-2010

87

Продолжение табли цы A.15

Р Газпром 076-2010

88

Продолжение табли цы A.15

Р Газпром 076-2010

89

Окончание табли цы A.15

Р Газпром 076-2010

90

А.16 Этап 4. Подготовка и проведение сертификационного (надзорного) аудита СМК. Доработка документации. Подготовка планов следующих улучшений

Планирование, проведение и оценка результатов сертификационного (надзорного, если СМК уже сертифицирована) аудита. Если организация не планирует осуществление СМК третьей стороной, то на четвертом этапе следует проводить аудит СМК с участи- ем внешних консультантов или аудит второй стороны (например, потребителем ОАО «Газпром»).

Четвертый этап проекта внедрения СМК по циклу PDCA включает в себя начало планирования развития СМК с учетом после- дующих улучшений деятельности, а также полномасштабный анализ уже проведенных улучшений. На выходе четвертого этапа проекта внедрения (совершенствования) СМК – проекты и планы следующих улучшений.

Осуществление некоторых улучшений и корректирующих действий, запланированных на втором и третьем этапах, также может быть продолжено на четвертом этапе.

Продолжается разработка документов, сроки создания и согласования которых превышают длительность третьего этапа. Рекомендации: чаще всего разработкой планов совершенствования в организации начинают заниматься не сразу после завер-

шения сертификационного (надзорного) аудита СМК. В результате происходит потеря времени и темпа, необходимых для развития СМК. Чтобы этого не случилось, на четвертом этапе проекта следует начинать планировать проект по совершенствованию СМК, учи- тывая опыт (как позитивный, так и негативный) текущего проекта.

Продолжительность четвертого этапа составляет два-четыре месяца и зависит от длительности устранения несоответствий, обна- руженных аудиторами в ходе проведения аудита. Максимальный срок устранения несоответствий не должен превышать 90 дней.

Р Газпром 076-2010

91

Та б л и ц а А.16 – Этап 4. Подготовка и проведение сертификационного (надзорного) аудита СМК. Доработка документации. Подготовка планов следующих улучшений

Р Газпром 076-2010

92

Продолжение табли цы A.16

Р Газпром 076-2010

93

Продолжение табли цы A.16

Р Газпром 076-2010

94

Окончание табли цы A.16

А.17 Этап 4. Шаг 1. Планирование

На первом шаге четвертого этапа проекта рассматриваются планы развития СМК с учетом планов развития системы управле- ния, производства, планов обучения персонала, планов автоматизации, а также иных планов по деятельности организации.

Выбор органа по сертификации СМК осуществляется на основании требований рынка и потребителей. Если потребности заказ- чиков не определены или у потребителей отсутствуют требования в привлечении конкретного органа по сертификации, то выбор органа должен осуществляться исходя из потребностей самой организации, в том числе с учетом стоимости услуг органа по сертификации СМК.

Примечания

1. Под словосочетанием «сертификация СМК» в данных рекомендациях понимается как сертификация СМК, так и надзорный или ресер- тификационный аудит СМК.

2. Для проведения работ по сертификации системы менеджмента качества на соответствие требованиям СТО Газпром 9001 орган по серти- фикации должен быть нотифицирован уполномоченной организацией по внедрению комплекса стандартов ОАО «Газпром» на системы менедж- мента качества и оценке систем менеджмента качества.

3. Правила и порядок оценки соответствия (сертификации) систем менеджмента качества организации требованиям СТО Газпром 9001-2006 указаны в СТО Газпром 9011-2006.

После выбора органа по сертификации СМК осуществляются оценка и согласование присланного органом по сертификации СМК плана аудита. Сопровождать каждого аудитора (группу аудиторов) органа по сертификации СМК должен сотрудник, специалист по СМК или член Рабочей группы по внедрению (совершенствованию) СМК. Также при планировании внешнего аудита СМК организации необходимо оценивать и планировать логистику передвижения аудиторов, поскольку они не знают степени удаленности объектов аудита друг от друга.

Р Газпром 076-2010

Длительность первого шага четвертого этапа может составлять около месяца в зависимости от времени уточнения предпочтений потребителей в части органа по сертификации СМК. В случае проведения надзорного аудита длительность первого шага четвертого этапа не должна превышать один месяц.

95

Рекомендации: оценка полноты применения процессного подхода в организации проводится в связи с рассмотрением плана сертификационного аудита СМК. В этом плане объектами сертификации СМК могут быть указаны как подразделения, так и процес- сы, поскольку аудиторы планируют проведение сертификационного аудита СМК исходя из информации, изложенной в Руководстве по СМК. Если в Руководстве по СМК процессы изложены не понятным для внешних аудиторов образом, последние будут планировать

Р Газпром 076-2010

96

аудит по подразделениям, игнорируя процессный подход. В этом случае организация может корректировать проект плана внешнего аудита, вносить в него такие объекты аудита, как процессы СМК, а также может начать пересмотр изложенной в Руководстве по СМК информации о процессах СМК.

Та б л и ц а А.17 – Этап 4. Шаг 1. Планирование

Р Газпром 076-2010

97

Продолжение табли цы A.17

Р Газпром 076-2010

98

Окончание табли цы A.17

А.18 Этап 4. Шаг 2. Реализация

На втором шаге четвертого этапа по согласованному плану проводится сертификационный (надзорный) аудит СМК.

Длительность по второму шагу четвертого этапа зависит от длительности внешнего аудита, который в свою очередь зависит от размеров проверяемой организации, численности ее персонала, сложности ее деятельности, наличия филиалов. Рекомендуемая про- должительность – не более двух недель.

Рекомендации: обычно высшее руководство не рассматривает акты о несоответствии и уведомления внешних аудиторов, дове- ряя это специалистам по СМК, которые в этой ситуации для определения коррекций и корректирующих действий апеллируют к руко- водителям тех подразделений, в которых были обнаружены несоответствия и высказаны замечания и предложения. Задачей организа- ции является не устранение несоответствий, а устранение их причин, в определении которых должны участвовать и руководители орга- низации. Высшее руководство должно знакомиться с несоответствиями внешних и внутренних аудитов СМК, участвовать в определе- нии причин выявленных несоответствий и корректирующих действий для их устранения.

Р Газпром 076-2010

99

Та б л и ц а А.18 – Этап 4. Шаг 2. Реализация

Р Газпром 076-2010

100

Продолжение табли цы A.18

Р Газпром 076-2010

101

Продолжение табли цы A.18

Р Газпром 076-2010

102

Окончание табли цы A.18

А.19 Этап 4. Шаг 3. Оценка проводимых мероприятий

На третьем шаге четвертого этапа осуществляются оценка результатов сертификационного (надзорного) аудита СМК, проведе- ние по его результатам коррекций. Устранение несоответствий, выявленных внешними аудиторами, осуществляется посредством про- ведения коррекций и корректирующих мер. Корректирующие меры по результатам проведенного внешнего аудита проводятся в ходе третьего шага четвертого этапа, поскольку срок их реализации – не более 90 дней. Контроль осуществления корректирующих действий осуществляют внешние аудиторы, и, пока они не согласились с проведением корректирующих действий, внешний аудит не считается завершенным, поэтому максимальная длительность третьего шага четвертого этапа составляет 3 месяца, что равно максимальному сроку устранения несоответствий, выявленных в ходе внешнего аудита СМК. Если внешние аудиторы не выписали ни одного несоот- ветствия, длительность третьего шага четвертого этапа может составить один месяц. В организации закрытия несоответствий сертифи- кационного (надзорного) аудита участвуют сотрудники, которые лучше всех разбираются в существе возникших проблем, не исключая генерального директора организации.

На третьем шаге четвертого этапа поступают окончательные данные по проведенному проекту, показателям и результатам дея- тельности СМК. Основная деятельность по проекту внедрения (совершенствования) СМК осуществляется на третьем этапе, следова- тельно, на четвертом этапе осуществляется оценка СМК. На втором шаге четвертого этапа специалистами СМК при участии Рабочей группы был подготовлен проект плана развития СМК с отчетом о ее результатах. В этом документе должны быть соотнесены между собой основные показатели деятельности организации, достигнутые при помощи СМК результаты и планы по следующему проекту –

«Совершенствования СМК».

Рабочая группа проекта организует разработку отчета о выполнении проекта с указанием результатов проекта и степени дости- жения его целей и Целей в области качества.

Р Газпром 076-2010

103

В ходе третьего шага четвертого этапа должна быть проведена оценка осуществленного внешнего аудита – прежде всего, оценка действий сотрудников, сопровождавших аудиторов, оценка действий руководителей и специалистов, беседовавших с аудиторами. После общения с внешними аудиторами у сотрудников организации могут возникнуть вопросы и предложения по улучшениям дея- тельности. Специалисты по СМК при участии рабочей группы должны обобщить эти вопросы и предложения и использовать их в даль- нейшем совершенствовании СМК.

Р Газпром 076-2010

104

Следующие задачи находятся под контролем специалистов по СМК: от органа по сертификации СМК должен быть получен и рассмотрен отчет о внешнем аудите СМК; в ответ органу по сертификации должен быть послан отчет о выполнении корректирующих мероприятий, с которым аудиторы органа по сертификации могут согласиться или не согласиться. В последнем случае специалисты по СМК координируют работы по уточнению и выполнению требований органа по сертификации СМК. Согласие органа по сертифика- ции СМК с проведенными корректирующими мерами означает решение о выдаче (сертификационный или ресертификационный аудит) или продлении (надзорный аудит) сертификата на СМК.

Также на этом шаге может осуществляться внесение изменений в документы организации по результатам анализа проведенно- го аудита и корректирующих действий.

Рекомендации: специалисты и члены Рабочей группы должны провести оценку работы внешних аудиторов органа по сертифи- кации СМК. Делать такой анализ необходимо для того, чтобы в системе не появилось излишнего формализма, порожденного чрез- мерными требованиями внешних аудиторов. Сразу после сертификационного (надзорного) аудита СМК специалисты и члены Рабочей группы должны обобщить свои наблюдения за работой внешних аудиторов, оценить их работу и обосновать свои оценки. В случае выявления некачественной работы внешних аудиторов организация может сообщить об этом в уполномоченную организацию и/или руководству органа по сертификации для учета замечаний в его работе.

Та б л и ц а А.19 – Этап 4. Шаг 3. Оценка проводимых мероприятий

Р Газпром 076-2010

105

Продолжение табли цы A.19

Р Газпром 076-2010

106

Окончание табли цы A.19

А.20 Этап 4. Шаг 4. Стандартизация

На четвертом шаге четвертого этапа завершается проект внедрения (совершенствования) СМК и осуществляется переход на сле- дующий виток спирали развития СМК, к следующему проекту совершенствования СМК. Предложения по интеграции систем менедж- мента следует собрать в самом окончании проекта для оценки возможности интеграции СМК в ходе планируемого (следующего) про- екта по совершенствованию СМК.

Разработка планов развития СМК начинает проводиться уже на шестнадцатом шаге данного проекта, несмотря на то что пла- нирование следующего проекта будет осуществлено на первом этапе этого грядущего проекта. Необходимо в конце данного проекта рассматривать будущие цели в области различных систем менеджмента (систем экологического менеджмента, систем менеджмента охраны труда и промышленной безопасности и т.д.), соотносить их между собой, синхронизировать Цели в области качества с планами их совершенствования.

Анализируется выполнение работ по документированию СМК. Сроки разработки части документов могут выходить за рамки проекта по внедрению (совершенствованию) СМК. При планировании следующего проекта СМК необходимо учитывать проведение невыполненных в данном проекте работ по документированию системы менеджмента.

Длительность четвертого шага четвертого этапа может составлять от двух недель до двух месяцев в зависимости от объемов доку- ментов, которые требуется доработать или внести в них изменения.

Рекомендации

Р Газпром 076-2010

1. Обычно проектом считается только деятельность по внедрению СМК, а работы по ее улучшению чаще всего называются «под- держка СМК», что в корне неверно. Для выполнения требований стандартов на СМК необходимо не просто поддерживать систему менеджмента качества, а добиваться ее постоянного улучшения. Также необходимо постоянно улучшать процессы СМК. Поэтому про- ект по совершенствованию СМК может быть сложнее, чем проект по внедрению СМК.

   107

    

2. Обычно вопросы мотивации персонала поднимаются по результатам внедрения СМК после сертификационного аудита. Однако практика показывает, что внешний аудит может принять решение о сертификации СМК при наличии многочисленных несо- ответствий. Прохождение сертификационного аудита ни в коей мере не доказывает наличия в организации результативной СМК.

   
    

   Р Газпром 076-2010

    

   108

    

   Поэтому желательно рассматривать вопросы мотивации не только по результатам внешнего аудита СМК, а в моменты, когда получе- ны доказательства значимости СМК для деятельности организации.

3. Переход с четвертого шага четвертого этапа проекта внедрения СМК на следующий виток спирали развития СМК организа- ции (на первый шаг первого этапа следующего проекта совершенствования СМК) должен осуществляться в максимально сжатые сроки с помощью планов дальнейшего улучшения СМК и предложений о целях СМК, которые обсуждены на четвертом этапе проекта и будут утверждены на следующем уровне развития СМК. Таким образом, обеспечивается переход с четвертого шага четвертого этапа проекта на первый шаг следующего проекта. В случае удачного выполнения данного проекта и успешного внедрения СМК длитель- ность следующего проекта может быть скорректирована как в сторону уменьшения, так и в сторону увеличения в зависимости от задач и целей следующего проекта, а также результатов предыдущего проекта. Последовательность шагов следующего проекта по совершен- ствованию СМК может быть изменена на основе опыта проведения данного проекта, может быть произведено слияние второго и третьего этапов (может отсутствовать необходимость в проведении диагностики). Также может быть принято решение о проведении на втором этапе диагностического аудита интегрированной системы менеджмента, включающей две (три) системы менеджмента. В слу- чае интеграции в ходе последующих проектов двух (трех) СМК необходимо выполнение всех этапов проекта (на втором этапе про- исходит диагностика, на третьем этапе – выполнение программы внутреннего аудита интегрированной системы менеджмента).

Та б л и ц а А.20 – Этап 4. Шаг 4. Стандартизация

Р Газпром 076-2010

109

Продолжение табли цы A.20

Р Газпром 076-2010

110

Продолжение табли цы A.20

Р Газпром 076-2010

111

Окончание табли цы A.20

Р Газпром 076-2010

Библиография

[1] Инструкция по документационному обеспечению управления в ОАО «Газпром» (утвер- ждена приказом ОАО «Газпром» от 14 ноября 2007 г. № 292)

[2] Международный стандарт

ИСО 10015:1999

Управление качеством. Руководство по обучению

[3] Концепция технического регулирования в ОАО «Газпром» (утверждена приказом ОАО «Газпром» от 01 февраля 2006 г. № 31)

[4] Положение о системе непрерывного фирменного профессионального образования руко- водителей и специалистов ОАО «Газпром» (утверждено ОАО «Газпром» 22 мая 1997 г.)

[5] Примерные нормы времени для расчета объема учебной работы и основные виды учеб- но-методической, научно-исследовательской и других работ, выполняемых профессор- ско-преподавательским составом в образовательных учреждениях высшего и дополни- тельного профессионального образования (приложение к письму Минобразования России от 26 июня 2003 г. № 14-55-784 ин/15)

[6] Примерные нормы времени для расчета объема учебной работы и учета основных видов учебно-методической, научно-исследовательской и других работ, выполняемых профес- сорско-преподавательским составом высших медицинских учебных заведений (прило- жение к Приказу Минздрава СССР от 06 июня 1986 г. № 804)

[7] Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих струк- тур федеральных органов исполнительной власти (утверждены Постановлением Минтруда России от 26 марта 2002 г. № 23)

[8] Рекомендации по стандартизации ОАО «Газпром»

Р Газпром 1.1-2007

[9] Рекомендации по стандартизации P 50.1.058-2006

Система стандартизации ОАО «Газпром». Правила построения, изложения, оформления и обозначения стандартов дочерних обществ и организаций ОАО «Газпром»

Методика оценки стоимости разработки, экспертизы национальных стандартов Российской Федерации и экономической эффективности от их внедрения

[10] Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документа- ционному обеспечению органов управления (утверждены Постановлением Минтруда России от 10 сентября 1993 г. № 152 в редакции Приказа Минздравсоцразвития России от 24 ноября 2008 г. № 665)

112

Р Газпром 076-2010

[11] Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утверждены Постановлением Минтруда России от 25 ноября 1994 г. № 72)

[12] Рекомендации по стандартизации Р 50.1.055-2005

Руководящие указания по применению ГОСТ Р ИСО/МЭК 62-2000 «Общие требования

к органам, осуществляющим оценку и сертифи- кацию систем качества»

113

Р Газпром 076-2010

ОКС 03.120

Ключевые слова: рекомендации, участие персонала, дочерние общества и организации, внедрение, система менеджмента качества, совершенствование

114

Корректура Ю.С. Пашковой

Компьютерная верстка Ю.Е. Шипилова

Подписано в печать 21.10.2010 г.

Формат 60х84/8. Гарнитура «Ньютон». Тираж 130 экз. Уч.-изд. л. 13,2. Заказ 1566.

ООО «Газпром экспо» 117630, Москва, ул. Обручева, д. 27, корп. 2. Тел.: (499) 580-47-42, (499) 580-47-43.

Отпечатано в ООО «Макспринт»