1С-Рарус: АЗК+НЕФТЕБАЗА (редакция 2). Руководство пользователя (2012 год)

Оглавление

Предисловие

Глава 1:

Введение

1.1.

Основные положения

1.2.

Принятые сокращения и термины

1.3.

Особенности учета оборота нефти и нефтепродуктов

1.3.1.

Раздельный оборот ГСМ и прочих товаров

1.3.2.

Единицы измерения ГСМ и двойной количественный учет ГСМ

1.3.3.

Пересчет числовых показателей в документах по ГСМ

1.3.4.

Расчетный баланс между массой и объемом нефтепродуктов,

режимы списания ГСМ

1.3.5.

Цены ГСМ

1.3.6.

Потери ГСМ

1.3.7.

Раздельный учет по резервуарам нефтебазы

1.3.8.

Учет фактического состояния на нефтебазах

1.3.9.

Розничная реализация

1.3.10.

Ответственное хранение топлива

1.3.11.

Прочие особенности

Глава 2:

Учебные задачи

2.1.

Ведение справочной информации

2.2.

Оформление в учете операций оптовой торговли ГСМ

2.2.1.

Протокол согласования цен закупки ГСМ

2.2.2.

Поступление ГСМ

2.2.3.

Протокол согласования цен продажи ГСМ

2.2.4.

Отгрузка ГСМ

2.2.5.

Оборот ГСМ на ответственном хранении

2.3.

Оформление в учете операций оптовой торговли

товарами

2.4.

Оформление в учете операций розничной торговли

Оглавление

2.4.1.

Основания розничной реализации

2.4.2.

Протокол согласования цен продажи ГСМ

2.4.3.

Розничная реализация

2.4.4.

Сводная реализация

2.5.

Анализ информации

2.5.1.

Аналитические отчеты

2.5.2.

Вспомогательные средства анализа информации

Глава 3:

Начало работы

3.1.

Требования к системе

3.2.

Установка и запуск

3.3.

Ввод начальных данных

3.3.1.

Пользователи программы

3.3.2.

Фирмы и связанная информация

3.3.3.

Прочие справочники

3.3.4.

Ввод начальных остатков

3.4.

Защита Типового решения

3.4.1.

Что такое система защиты

3.4.2.

Основы системы защиты Типового решения

3.4.3.

Установка системы защиты

3.4.4.

Установка и удаление драйвера ключа защиты

3.4.5.

Первый запуск Типового решения

3.4.6.

Управление сервером защиты

3.4.7.

Ключи защиты

3.4.8.

Удаление системы защиты

3.4.9.

Web-сервер состояния сервера защиты

Глава 4:

Основные разделы оперативного учета

4.1.

Виды учета и виды разделов учета

4.2.

Оперативный баланс

100

4.3.

Взаиморасчеты

101

4.4.

Складской учет

105

4.4.1.

Партионный складской учет

105

4.4.2.

Складской учет методом «по среднему»

107

4.4.3.

Учет товаров и ГСМ на хранении

107

4.5.

Учет денежных средств

108

4.6.

Учет доходов и расходов

110

4.7.

Учет результатов продаж

111

4.8.

Вспомогательные разделы учета

112

1C-Рарус: Амбулатория, редакция 1 Руководство

4.8.1.

Учет состояния резервуаров нефтебазы

112

4.8.2.

Хранение связанной информации (связанных файлов)

112

4.8.3.

Регистрация изменений объектов базы данных

114

Глава 5:

Справочники программы

5.1.

Структура компании

119

5.1.1.

Фирмы

120

5.1.2.

Банковские счета

124

5.1.3.

Склады

125

5.1.4.

Кассы

130

5.1.5.

Сотрудники

131

5.1.6.

Пользователи

133

5.1.7.

Шаблоны прав пользователей

135

5.2.

Номенклатурные справочники

137

5.2.1.

Номенклатура

137

5.2.2.

Виды номенклатуры

140

5.2.3.

Единицы измерения

141

5.2.4.

Ставки НДС

142

5.3.

Контрагенты и Договоры

142

5.3.1.

Справочник контрагентов

142

5.3.2.

Договоры

146

5.3.3.

Виды договоров

148

5.3.4.

Основания реализации

149

5.4.

Перевозки

152

5.4.1.

ЖД станции

152

5.4.2.

Автомобили

153

5.4.3.

Водители

154

5.4.4.

Виды перевозки ГСМ

155

5.5.

Классификаторы

156

5.5.1.

Банки

156

5.5.2.

Должности

157

5.5.3.

Статьи ДДС

158

5.5.4.

Статьи доходов и расходов

159

5.5.5.

Хозяйственные операции

160

5.6.

Прочие справочники

161

5.6.1.

Виды способов связи

161

5.6.2.

Виды оснований полномочий

162

5.6.3.

Измерительное оборудование

162

5.7.

Хранение служебной информации

163

Оглавление

5.7.1.

Должности и основания полномочий сотрудников

164

5.7.2.

Должности и основания полномочий сотрудников контрагентов

166

5.7.3.

Способы связи

166

5.7.4.

Ставки НДС

166

5.7.5.

Цены

167

Глава 6:

Электронные документы и журналы документов

6.1.

Особенности электронных документов

171

6.1.1.

Общие реквизиты документов

171

6.1.2.

Движения документов по учетным регистрам

173

6.1.3.

Проблемы ввода электронных документов задним числом

174

6.1.4.

Ограничения, накладываемые учетом от лица нескольких фирм

(юридических лиц)

176

6.1.5.

Множественность наименований номенклатуры

176

6.1.6.

Партионный учет и ручное указание списываемых партий

в расходных складских документах

177

6.1.7.

Ввод в режиме «На основании» и связь документов

между собой

180

6.1.8.

Основные приемы работы с документами

181

6.1.9.

Списки документов

183

6.1.10.

Общий журнал документов

184

6.1.11.

Списки документов на формах справочников

184

6.2.

Документы, связанные с оборотом ГСМ

186

6.2.1.

Поступление (закупка) ГСМ

187

6.2.2.

Отгрузка (реализация) ГСМ

200

6.2.3.

Протокол согласования цен закупки ГСМ

210

6.2.4.

Протокол согласования цен продажи ГСМ

212

6.2.5.

Установка отпускных цен ГСМ

216

6.2.6.

Ввод остатков ГСМ

218

6.2.7.

Оприходование излишков ГСМ

220

6.2.8.

Списание ГСМ

222

6.2.9.

Перемещение ГСМ

225

6.2.10.

Перевод номенклатуры ГСМ

228

6.2.11.

Состояние резервуаров нефтебазы

230

6.3.

Документы, связанные с оборотом товаров

232

6.3.1.

Поступление (закупка) товаров

233

6.3.2.

Отгрузка (реализация) товаров

239

6.3.3.

Возврат товаров поставщику

245

6.3.4.

Возврат товаров от покупателя

249

6.3.5.

Установка отпускных цен товаров

252

6.3.6.

Ввод остатков товаров

254

1C-Рарус: Амбулатория, редакция 1 Руководство

vii

6.3.7.

Оприходование излишков товаров

256

6.3.8.

Списание товаров

257

6.3.9.

Перемещение товаров

259

6.4.

Документы, связанные с оборотом услуг

262

6.4.1.

Получение услуг

262

6.4.2.

Реализация услуг

267

6.5.

Розничная реализация

270

6.5.1.

Розничная реализация

271

6.5.2.

Сводная реализация

278

6.6.

Счета

282

6.6.1.

Счет на оплату

282

6.6.2.

Счет-фактура

285

6.7.

Документы, связанные с оборотом денежных средств

288

6.7.1.

Поступление денег на расчетный счет

289

6.7.2.

Выбытие денег с расчетного счета

291

6.7.3.

Приходный кассовый ордер

292

6.7.4.

Расходный кассовый ордер

295

6.8.

Вспомогательные документы по взаиморасчетам

297

6.8.1.

Ввод остатков по взаиморасчетам

297

6.8.2.

Акт взаимозачета

298

6.8.3.

Зачет задолженности

301

6.9.

Прочие документы

302

6.9.1.

Принятие к учету доходов и расходов

303

6.9.2.

Доверенность

307

Глава 7:

Константы программ

Глава 8:

Аналитические отчеты

8.1.

Управление группировками в таблицах отчетов

315

8.2.

Актуальность информации в отчетах

318

8.3.

Отчеты, связанные со складским учетом

319

8.3.1.

Склад по партиям

321

8.3.2.

Складская ведомость по партиям

324

8.3.3.

Движение складских партий

327

8.3.4.

Склад по среднему

329

8.3.5.

Складская ведомость по среднему

329

8.3.6.

Склад хранения

329

8.3.7.

Складская ведомость по хранению

332

8.3.8.

Оценка складских остатков

334

viii

Оглавление

8.3.9.

Товарный отчет ТОРГ-29

336

8.3.10. Журнал учета состояния резервуаров

338

8.4.

Отчеты по взаиморасчетам

340

8.4.1.

Взаиморасчеты

340

8.4.2.

Ведомость по взаиморасчетам

342

8.4.3.

Акт сверки взаиморасчетов

344

8.5.

Финансовые отчеты

345

8.5.1.

Денежные средства

346

8.5.2.

Ведомость по движению денежных средств

348

8.5.3.

Доходы и расходы

349

8.5.4.

Ведомость по доходам и расходам

351

8.5.5.

Финансовое состояние

352

8.6.

Реестры

355

8.6.1.

Реестр договоров

356

8.6.2.

Реестр отгрузок

357

8.6.3.

Реестр поступления

359

8.6.4.

Реестр слитых цистерн

361

8.6.5.

Реестр счетов-фактур

363

8.7.

Отчеты по продажам

365

8.7.1.

Анализ продаж

365

8.7.2.

Печать прайс-листа

369

Глава 9:

Сервисные обработки

9.1.

Групповая обработка документов

374

9.2.

Проверка движений документов

375

9.3.

Проверка списания в минус по складу

377

9.4.

Загрузка сменных отчетов АЗС

377

9.5.

Обмен информацией с бухгалтерским учетом

380

9.5.1.

Методика автоматического обмена информацией для товарных операций

381

9.5.2.

Выгрузка информации из программы «1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза,

редакция 2.0»

385

9.5.3.

Загрузка информации в бухгалтерский учет

386

9.5.4.

Методика автоматического обмена информацией для платежных

операций

390

9.5.5.

Выгрузка информации о платежных операциях из программы

бухгалтерского учета

391

9.5.6.

Загрузка информации о платежных операциях в оперативный учет . 392

9.6.

Проведение документов

394

Предисловие

Это Руководство представляет собой описание Типового

решения «1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0» для

системы 1С:Предприятие 8.

Руководство написано в расчете на то, что Вы знакомы

с операционной системой семейства Windows и системой

1С:Предприятие 8¹. Исчерпывающая информация по работе

с системой 1С:Предприятие 8 приводится также в Вашей

документации на эту систему.

В комплект поставки входят пуcтая и демонстрационная

информационные базы.

Типовое решение «1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0»

защищено от несанкционированного копирования при помощи

ключа аппаратной защиты. Типовое решение не является полностью

конфигурируемым, так как содержит фрагменты исходного кода, не

включаемого в поставку (модули объектов защиты ). Поскольку

защищенная конфигурация не является полностью доступной для

изменения, разработчики несут ответственность за ее корректную

работу и полное соответствие требованиям сертификации в части

недоступных для пользователя участков конфигурации.

В этом Руководстве описываются:

☞ Общий порядок действий при установке и эксплуатации Типового

решения «1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0»;

☞ Правила работы со справочниками, документами и получения

отчетных форм.

В Руководстве содержатся специальные советы, примечания,

предупреждения и примеры.

Советы содержат рекомендации по использованию Типового

решения.

Руководство содержит приложения, в которых рассматриваются особенности

интерфейса Типового решения «1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0».

Предисловие

Примечания описывают некоторые особенности Типового решения

и содержат определения терминов.

Предупреждения содержат описания ситуаций, в которых вы можете

потерять данные.

В руководстве содержатся ссылки на другие материалы. Такие ссылки

содержатся в конце раздела или подраздела и имеют, например, такой

вид:

Дополнительная информация:

❏ см. 1.3 «Особенности учета оборота нефти и нефтепродуктов» на стр. 7

Для работы с Типовым решением Вы должны знать следующее:

☞ Приемы работы с окнами;

☞ Принципы работы с меню;

☞ Использование управляющих элементов диалогов;

☞ Стандартные диалоговые окна операционной системы;

☞ Настройка операционной системы с помощью Панели Управления

(Control Panel);

☞ Быть знакомым с принципами отраслевого учета;

☞ Если Вы самостоятельно настраиваете Типовое решение, то владеть

администрированием ПП «1С:Предприятие 8».

Если Вы недостаточно хорошо владеете перечисленными выше

понятиями и навыками, рекомендуем обратиться к документации

по операционной системе и ПП «1С:Предприятие 8». Вы также можете

пройти курс обучения, например, в учебном центре 1С-Рарус.

Шрифтом без засечек выделены надписи и сообщения, которые можно

видеть непосредственно на экране компьютера, например, Сервис,

Печать или Новое сообщение.

Символ —> показывает выбор в программном меню. Например,

«Сервис —> Монитор пользователей —> Активные

пользователи» означает „В главном меню выберите «Сервис», затем

выберите пункт «Монитор пользователей», затем выберите пункт

«Активные пользователи»“. Кроме того, самый последний заголовок

в такой последовательности может означать не пункт меню, а имя

вкладки¹, в которую Вам следует перейти.

Полужирным шрифтом выделены названия клавиш, например,

Insert или Shift+F4.

В документации фирмы «1С» вкладки называются «закладками».

Все термины, рассмотренные в Руководстве, перечислены в указателе

терминов - см. «Термины» на стр. 403. Эти указатели упорядочены

по алфавиту.

Кроме того, перечислены все таблицы этого руководства - см.

«Таблицы» на стр. 405.

Иллюстрации не нумеруются. При необходимости ссылки

на иллюстрацию указывается номер страницы: например, «см.

стр. 42». Из-за особенностей автоматической верстки руководства

соответствующая иллюстрация или таблица может располагаться

на указанной странице, либо на следующей (в данном случае

возможно, что иллюстрация находится на стр. 43).

Руководство содержит многочисленные снимки диалоговых окон

и их частей. Некоторые элементы этих снимков могут быть окружены

лиловыми¹ овалами или прямоугольниками со скругленными углами.

В дальнейшем такие элементы называются «отчеркнутыми».

Разумеется, в печатной версии документации цвета не показываются.

1. Введение

1.1

Основные положения

Программа «1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0»

предназначена для автоматизации оперативного учета

в компаниях, основной деятельностью которых является

оптово-розничная торговля нефтепродуктами через нефтебазы

и АЗС. Пользователями программы являются, как правило,

операторы, менеджеры, бухгалтеры, экономисты и руководители

компании.

Программа не предназначена для ведения стандартного

бухгалтерского учета, а также для встраивания в другие учетные

программы. Однако в программе предусмотрены средства для обмена

информацией с программами стандартного бухгалтерского учета на

уровне выгрузки и загрузки данных через внешний файл обмена.

Программа не имеет средств управления торговым или

технологическим оборудованием (в том числе кассами, фискальными

регистраторами, весами, ТРК, уровнемерами и т.п.). Однако

в программе предусмотрены средства для обмена информацией с АСУ

ТП АЗС различных типов на уровне загрузки данных через внешние

файлы обмена.

При помощи программы можно решать следующие учетные задачи:

☞ ведение базы данных контрагентов, договоров;

☞ возможность документарного отражения в учетной программе всех

этапов движения нефтепродуктов и товаров;

☞ складской учет нефтепродуктов и товаров;

☞ учет нефтепродуктов и товаров, принятых на хранение;

☞ учет взаиморасчетов с дебиторами и кредиторами по основной

торговой деятельности;

☞ учет косвенных доходов и расходов;

Введение

☞ учет оборота денежных средств в разной форме;

☞ ведение информации о фактическом состоянии резервуарного парка.

Важной особенностью программы «1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза, редакция

2.0» является двойной количественный учет нефтепродуктов по массе

и объему. Так, во всех документах, связанных с оборотом ГСМ, кроме

документов розничной реализации, обязательно указываются как

масса, так и объем. Кроме того, для электронных документов,

связанных с оборотом ГСМ характерны следующие особенности:

☞ возможность указания цен как по массе (за 1 т), так и по объему (за 1 л);

☞ возможность выбора основного режима списания для расходных

документов;

☞ возможность оформления документов на несколько складов

(резервуаров нефтебазы).

Еще одной особенностью программы «1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза,

редакция 2.0» является множественность наименований для

номенклатуры товаров и услуг. Для некоторых видов товаров,

например нефтепродуктов, существует проблема множественности

наименований. Так например, различные заводы выпускают

одинаковые нефтепродукты под разными наименованиями (по

разным ГОСТам), например, бензин АИ-80 и А-76 и т. п. На нефтебазах

и АЗС эти бензины, как правило, сливаются в один резервуар и для

покупателей часто являются неким обезличенным «80-м бензином».

Однако в учете такое неоднозначное наименование товаров вызывает

массу проблем и часто приводит неоправданному разрастанию

номенклатурных справочников и сложностям в складском учете

(например, для анализа остатков или оборотов по тому же «80-му

бензину» необходимо строить несколько отчетов или один отчет по

целой группе товаров). Такая же проблема имеет место и для

номенклатуры услуг. Например ЖДТ (железнодорожный тариф)

у разных поставщиков может называться и «Провозная плата»

и «Транспортные расходы», что серьезно затрудняет анализ оборота

этих услуг. Часто из-за этого количество номенклатуры услуг

достигает нескольких сотен, хотя базовых видов этих услуг всего

несколько. Учетная программа «1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза, редакция

2.0» предлагает простой способ решения этой проблемы, который

предполагает возможность ручного указания наименования товаров

и услуг для всех основных операций, связанных с их движением.

Наряду с учетом основной деятельности, программа «1С-Рарус: АЗК+

Нефтебаза, редакция 2.0» позволяет на уровне сводных статей

доходов или расходов отражать в оперативном учете любые

хозяйственные операции, влияющие на изменение активов или

пассивов компании. При этом поддерживается полная

1.2.

Принятые сокращения и термины

корреспонденция всех хозяйственных операций и замкнутая

балансная учетная схема, которая позволяет строить оперативные

балансы по компании в целом или по каждой фирме (юридическому

лицу компании) отдельно.

1.2

Принятые сокращения

и термины

В этом описании используются следующие термины и сокращения:

☛ АЗС — автозаправочная станция, место розничной реализации

нефтепродуктов;

☛ АЗК — автозаправочный комплекс, нечто более крупное, чем АЗС,

например, АЗС, совмещенная с магазином сопутствующих товаров,

кафе, автосервисом;

☛ АГЗС — автозаправочная газовая станция;

☛ МАЗС — многотопливная автозаправочная станция;

☛ ТРК — топливораздаточная колонка;

☛ ГСМ — горюче-смазочные материалы, нефтепродукты, топливо;

☛ АСУ ТП — автоматизированная система управления технологическим

процессом — комплекс программных и аппаратных (электронных,

электромеханических) средств управления;

☛ ЖД — железная дорога;

☛ ЖДТ — железнодорожный тариф.

1.3

Особенности учета оборота

нефти и нефтепродуктов

В программе «1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0» реализована

специфика учета нефтепродуктов, которая описана ниже в этом

разделе.

1.3.1

Раздельный оборот ГСМ и прочих товаров

Если в компании наряду с оборотом нефтепродуктов имеет место еще

и оборот обычных товаров, то в силу специфики учета

нефтепродуктов, а также из-за обязательного разделения мест

хранения и учета нефтепродуктов и обычных товаров, оборот

нефтепродуктов полностью отделен от оборота обычных товаров.

Т.е. в бумажных и электронных документах присутствуют или

нефтепродукты или обычные товары. Поэтому в программе «1С-

Введение

Рарус: АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0» для нефтепродуктов и для

обычных товаров предусмотрены различные наборы электронных

документов. В электронных документах, связанных с оборотом

нефтепродуктов, не должны присутствовать обычные товары.

И наоборот, в электронных документах, связанных с оборотом

обычных товаров, не должны присутствовать нефтепродукты.

Например, если покупателю в рамках договора отгружается 20 000

литров дизельного топлива и 100 штук автомобильных покрышек, то

для оформления такой операции необходимо создать два

электронных документа: один на отгрузку нефтепродуктов

(дизельное топливо), а другой - на отгрузку товаров (покрышки).

Единственные операции, где допускается «смешение»

нефтепродуктов и обычных товаров - это операции, связанные

с розничной реализацией. В таких документах (но в отдельных

таблицах) могут присутствовать и нефтепродукты, и обычные товары.

1.3.2

Единицы измерения ГСМ и двойной

количественный учет ГСМ

В программе «1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0» единица

измерения задается для вида номенклатуры в целом и в дальнейшем

переносится на элементы справочника Номенклатура, которые

связаны с этим видом номенклатуры.

Основной единицей измерения нефтепродуктов является тонна,

поэтому для вида номенклатуры ГСМ необходимо указывать единицу

измерения тонна, учет в килограммах для нефтепродуктов не

1.3.

Особенности учета оборота нефти и

поддерживается. В программе «1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза, редакция

2.0» для нефтепродуктов ведется двойной параллельный

количественный учет по массе и по объему. Для массы и объема

нефтепродуктов используются две фиксированные единицы

измерения:

☞ тонна для измерения массы (количества) — с точностью до 3 знаков

после запятой;

☞ литр для измерения объема — с точностью до 1 знака после запятой.

Во всех электронных документах, связанных с оборотом ГСМ

(исключая документы розничной реализации ГСМ), кроме количества

(массы) необходимо указывать также объем и плотность

нефтепродуктов. Постоянной плотности (и как следствие постоянной

кратности между массой и объемом) для нефтепродуктов нет,

плотность сильно зависит от температуры и конкретной партии

нефтепродукта, поэтому в электронных документах плотность всегда

вводится вручную.

В номенклатурном справочнике программы для нефтепродуктов

присутствует реквизит Средняя плотность, но этот реквизит

используется только в исключительных случаях, когда программа не

может определить расчетную или фактическую плотность по

операции. Например, при списании нефтепродуктов «в минус» по

операции розничной реализации нефтепродуктов на АЗС (при этом

списанная масса рассчитывается через эту среднюю плотность).

Введение

В программе в целом плотность указывается в тоннах на метр

кубический (или в килограммах на литр, что одно и то же) с точностью

до 4 знаков после запятой.

Учет нефтепродуктов в других единицах измерения, кроме тонны

и литра невозможен.

Программа «1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0» не является

универсальной системой для ведения складского учета. Основное

назначение программы — учет оборота нефтепродуктов, а учет

оборота обычных товаров является вспомогательным функционалом

программы. Поэтому для обычных товаров учет ведется в одной

единице измерения, указанной для вида номенклатуры. Пересчета

одних единиц измерения в другие, кратностей и списков возможных

единиц измерения для обычных товаров в программе нет. Однако

такая методика учета обычных товаров вполне подходит большинству

предприятий отрасли.

Если в обороте компании присутствуют обычные товары в разных

единицах измерения (штуки, килограммы, литры, комплекты и т.п.), то

рекомендуется формировать справочник Виды номенклатуры

с разбивкой до единиц измерения обычных товаров, например:

☞ товары штучные;

☞ товары весовые (в килограммах);

☞ товары наливные (в литрах).

Такая детализация справочника Виды номенклатуры позволит

в дальнейшем осуществлять отбор и детализацию в отчетах,

связанных со складским учетом товаров до единиц измерения

и разделять количественные итоги по этим единицам измерения

(чтобы в итогах по количеству не суммировались товары в разных

единицах измерения).

1.3.3

Пересчет числовых показателей

в документах по ГСМ

В программе «1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0» для

количественных данных документов, связанных с оборотом ГСМ

(плотность, объем, масса), используются три варианта способов

пересчета этих показателей:

☞ без пересчета;

☞ рассчитывать массу;

☞ рассчитывать объем.

1.3. Особенности учета оборота нефти и

Независимо от выбранного способа пересчета при первичном

заполнении таблицы документа, связанного с оборотом ГСМ, всегда

рассчитывается третий незаполненный числовой показатель по двум

ранее введенным. Так, например, если для новой строки документа

ввести массу и объем, то неуказанная плотность будет рассчитана

автоматически.

Способы пересчета используются для заполненных строк документов:

☞ для способа Без пересчета корреляции между тремя числовыми

показателями по строке нет, их можно редактировать независимо друг

от друга;

☞ для способа Рассчитывать массу масса всегда рассчитывается через

ранее указанные объем и плотность и не редактируется вручную;

☞ для способа Рассчитывать объем объем всегда рассчитывается через

ранее указанные массу и плотность и также не редактируется вручную;

Основной способ пересчета указывается для склада, как это показано

ниже на рисунке.

Для документов, связанных с оборотом ГСМ, способ пересчета

определяется основным способом пересчета, который установлен для

указанного в документе склада. Для нефтебаз, где используется

ручной замер поступившего или отгруженного топлива, желательно

устанавливать режим пересчета Рассчитывать массу. Для нефтебаз,

оборудованных измерительным оборудованием, которое выдает

информацию обо всех трех числовых показателях (плотность, объем

и масса), рекомендуется использовать режим Без пересчета.

Введение

1.3.4

Расчетный баланс между массой и объемом

нефтепродуктов, режимы списания ГСМ

Для отрасли крупнооптовой торговли нефтепродуктами складской

учет объема топлива необязателен. Весь учет ведется по массе,

а температура, плотность и объем фиксируются только на уровне

отельных операций. Т.е. в крупнооптовой торговле ни остатки, ни

обороты топлива в литрах или кубических метрах не ведутся.

Для оптово-розничной торговли нефтепродуктами складской учет

нефтепродуктов по объему необходим. Так например, оборот топлива

на АЗС часто ведется только по объему, размер резервуаров АЗС

и нефтебазы известен только по их объему, цены с поставщиками

и покупателями также могут фиксироваться по объему.

Таким образом, складской учет топлива необходимо вести в двух

единицах измерения параллельно. Однозначной связи между

плотностью и объемом нефтепродуктов нет, поэтому типичной

проблемой их складского учета является постоянно изменяющиеся

плотность и объем этих нефтепродуктов. Это происходит из-за очень

большой зависимости плотности и объема нефтепродуктов от

температуры (до 0,1% на 1°C для некоторых видов нефтепродуктов).

Поэтому, одной из важных задач программы является расчетный

баланс между массой и объемом нефтепродуктов в складском учете.

Рассмотрим пример. В компании была оформлена операция

поступления 10 тонн топлива с температурой 30°C и плотностью 0,8

кг/л. Объем слитого топлива составил 12 500 литров. Слитое топливо

хранилось в резервуаре и за ночь (или в результате похолодания)

остыло на 20°C (до 10°C). Плотность топлива увеличилась при этом на

1,25% и достигла величины 0,81 кг/л. Нетрудно посчитать, что объем

топлива уменьшился при этом до 12345,7 литров, т.е. разность между

слитым и фактическим объемом топлива составит при этом почти 155

литров. Далее была оформлена операция отгрузки топлива по

фактическим данным, т.е. отгружено было 10 тонн топлива

с плотностью 0,81 кг/л и объемом 12345,7 л. Если принять такую

операцию к учету по этим данным, то в результате ее проведения на

складе останется 155 литров топлива с нулевой массой

и неопределенной плотностью. Обратная ситуация при учете по

фактическим данным может наблюдаться при увеличении

температуры нефтепродуктов в результате хранения. Такой учет

нефтепродуктов является ошибочным и не применяется в программе

«1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0».

1.3.

Особенности учета оборота нефти и

В программе «1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0» используются

методы расчетного баланса между массой и объемом нефтепродуктов,

которые позволяют получить более-менее достоверные расчетные

данные об складских остатках и оборотах нефтепродуктов. Эти данные

могут не совпадать (и как правило не совпадают) с фактическими

цифрами остатков и оборотов нефтепродуктов в одной из единиц

измерения. Расчетный баланс работает следующим образом:

☞ операции поступления нефтепродуктов принимаются к учету по

фактическим данным;

☞ для расходных операций одна единица измерения принимается к учету

по фактическим данным, а другая - расчетным методом по информации,

накопленной в разделе складского учета нефтепродуктов;

☞ для смешанных операций (например, для операций перемещения)

расходная часть принимается к учету расчетным методом,

а приходная — по фактическим данным.

Существует два режима учета и списания ГСМ:

☛ по массе;

☛ по объему.

В первом режиме (По массе) при проведении расходного документа

списывается указанная в документе масса, а объем списания

рассчитывается независимо от указанного в документе объема. Этот

метод уместно применять для операций оптовой отгрузки

нефтепродуктов и для операций внутреннего движения ГСМ на

нефтебазах.

Во втором режиме (По объему) при проведении расходного

документа списывается указанный в документе объем, а масса

списания рассчитывается независимо от указанной в документе

массы. Этот режим уместно применять для документов розничной

реализации ГСМ.

Ниже на рисунке показан элемент справочника Склады, для которого

указан основной метод учета ГСМ. В данном примере этот способ

установлен в значение По массе. Это означает, что для выбранного

склада программа будет поддерживать достоверный учет

нефтепродуктов именно по массе, а объем остатков и оборотов будет

рассчитываться и будет отличаться от фактических остатков

и оборотов. Основной метод учета По массе уместно использовать

для нефтебаз, где основной учет ведется именно по массе. А для АЗС,

Введение

где учет ведется как правило в литрах, уместно выбирать основным

методом учета По объему.

На всех расходных документах по ГСМ есть отдельное поле, которое

определяет метод расчета для списания ГСМ. Это поле называется

Режим списания ГСМ.

Первоначально режим списания ГСМ устанавливается в значение

Основной способ учета ГСМ, определенное для выбранного по

документу склада. Однако этот режим можно изменить вручную для

каждого документа. При проведении документа, показанного на

рисунке выше, будет списана масса, указанная в его табличной части,

но объем будет рассчитан независимо от указанного в этом документе

объема.

1.3.5

Цены ГСМ

В программе (и в отрасли торговли нефтепродуктами на внутреннем

рынке РФ) есть два варианта ценообразования: по массе и по объему.

1.3.

Особенности учета оборота нефти и

Первый вариант (По массе) как правило используется для операций

закупки ГСМ и для операций оптовой отгрузки ГСМ. Второй вариант

может применяться для операций отгрузки ГСМ и для операций

розничной реализации ГСМ. Оба метода эквивалентны и различаются

только колонкой документа, через которую считается сумма по строке

документа по ГСМ.

1.3.6

Потери ГСМ

Особенностью оборота ГСМ являются потери на различных этапах

складирования и перевалки. Потери на некоторых этапах перевалки

нефтепродуктов нормированы отраслевыми и внутрифирменными

стандартами. Эти нормы могут отличаться в зависимости от

территориального расположения объектов хранения ГСМ, от времени

года, от конструкции резервуаров и терминалов, от применяемого

измерительного оборудования. В программе «1С-Рарус: АЗК+

Нефтебаза, редакция 2.0» такие нормативные потери не учитываются

и в целом не реализованы. Есть лишь возможность отражения

фактических потерь для операций поступления ГСМ и в операциях

перемещения ГСМ. Кроме того, есть возможность для отражения

потерь, выявленных при инвентаризации.

Ниже для примера показана таблица документа перемещения ГСМ,

в которой присутствуют фактические потери. Такие потери могут

быть выявлены как расхождение между числовыми данными по ТТН

и информацией, выявленной при сливе нефтепродуктов.

Обратите внимание, что потери, которые отражаются таким образом

(внутри других операций) не могут быть в дальнейшем правильно

перенесены в бухгалтерский учет. Поэтому, если необходима

однозначная связь между документами оперативного

и бухгалтерского учета, то такие потери лучше вводить отдельными

операциями (документами) списания ГСМ.

Введение

1.3.7

Раздельный учет по резервуарам

нефтебазы

На нефтебазе с точки зрения складского учета под термином «склад»

для нефтепродуктов можно понимать как нефтебазу в целом, так

и каждый отдельный резервуар. Если на нефтебазе небольшое

количество крупных резервуаров, то отдельный учет по ним вести

удобно. Если на нефтебазе большое количество относительно мелких

и не связанных друг с другом резервуаров то для упрощения учета

лучше вести сводный учет по нефтебазе без разделения на

резервуары.

Если ведется сводный учет по нефтебазе (нефтебазам), то

в справочник Склады вводятся записи, соответствующие каждой

нефтебазе. Если ведется раздельный учет по резервуарам нефтебазы,

то в этот справочник вводятся записи, соответствующие каждому

отдельному резервуару, как это показано ниже на рисунке.

Рекомендуется вести раздельный учет по резервуарам нефтебазы

только в случае необходимости, т.к. в этом разрезе (по резервуарам)

будет вестись и партионный учет нефтепродуктов с расчетом

списанных объема и стоимости по каждому отдельному резервуару.

В каждом резервуаре на нефтебазе хранится только один вид

нефтепродуктов, поэтому, если используется раздельный учет по

резервуарам нефтебазы, то из-за необходимости оформления

документов на несколько видов нефтепродуктов возникает

необходимость указания резервуара в табличной части документа.

Несколько видов нефтепродуктов в одном документе характерны для

1.3. Особенности учета оборота нефти и

операций, связанных с перевозками этих нефтепродуктов

автотранспортом в многосекционных бензовозах.

Для реализации этой возможности в программе предусмотрены два

варианта оформления основных операций, связанных с оборотом ГСМ.

В первом режиме склад по операции указывается для документа

в целом, а во втором режиме склад указывается для каждой строки

документа по ГСМ. Вариант оформления документа определяется

флажком на форме этого документа, как показано ниже на рисунке.

Если для документа установлен флажок Отдельно по резервуарам

нефтебазы, то в табличной части появляется колонка Резервуар

нефтебазы. Если этот флажок не установлен, то для документа

используется склад, указанный для документа в целом.

Для АЗС раздельный учет по резервуарам не применяется.

1.3.8

Учет фактического состояния на

нефтебазах

Как правило, на нефтебазах регламентирован учет фактического

состояния резервуаров. С определенной периодичностью (например,

один раз в 4 часа или один раз в сутки) необходимо снимать

информацию о фактическом состоянии каждого резервуара. Эти

измерения производятся вручную при помощи простейших приборов

(уровнемер, плотномер, термометр) или с использованием

Введение

специальной измерительной аппаратуры. При этом измеряются

следующие основные показатели:

☞ уровень налива в сантиметрах или миллиметрах;

☞ объем нефтепродуктов (через пересчет уровня налива по

градуировочной таблице для резервуара);

☞ плотность (часто средняя плотность на разных уровнях);

☞ средняя температура (часто средняя температура на разных уровнях);

☞ масса (через объем и плотность).

Кроме того, часто измеряются и другие качественные показатели,

например, уровень и объем подтоварной воды, октановые числа для

бензинов, содержание механических примесей для нефти и темных

нефтепродуктов и т.п.

В программе «1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0» есть

возможность для хранения и последующего анализа информации

о состоянии резервуаров нефтебазы. Ниже на рисунке показан

пример документа, которым было зафиксировано состояние

резервуарного парка нефтебазы по состоянию на 18:00 23 мая 2008

года.

В дальнейшем накопленная информация используется для

построения специального отчета Журнал учета состояния

резервуаров, подробнее см. главу 8.3.10, «Журнал учета состояния

резервуаров» на стр. 338.

Для АЗС информация о фактическом состоянии резервуаров может

вводиться в документах розничной реализации на АЗС.

1.3.

Особенности учета оборота нефти и

1.3.9

Розничная реализация

Розничная реализация на АЗС отражается в программе при помощи

документов вида Розничная реализация. Эти документы должны

заполняться по информации сменных отчетов, которые формируются

на АЗС по закрытию каждой смены. В сменных отчетах АЗС может

присутствовать информация о реализации как ГСМ, так

и сопутствующих товаров и услуг. Информация о розничной

реализации каждой группы номенклатуры вводится в отдельной

таблице на форме документа, как это показано ниже на рисунке.

Одной из особенностей розничной реализации ГСМ является

отсутствие информации о плотности и массе отпущенных

нефтепродуктов (эта информация, как правило, отсутствует и на

момент отпуска НСМ и на момент заполнения сменного отчета). Есть

методики оценки средней плотности за смену или измерения

плотности на «кончике пистолета ТРК» по каждой операции отпуска,

но все эти методики приводят лишь к грубой оценке плотности

отпущенного за смену топлива. Точность этих методик, как правило,

не превышает двух значащих цифр плотности (точность не более

0,5%), поэтому при типичном проливе через пистолет ТРК за смену

в несколько тысяч литров погрешность расчетной массы этих методов

может составлять сто и более килограммов топлива за смену по

каждому пистолету ТРК. Измерения с такой точностью вообще не

имеют смысла. Поэтому в программе «1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза,

редакция 2.0» используется полностью расчетный метод для списания

Введение

массы по розничной реализации ГСМ на АЗС по информации,

накопленной в разделе складского учета.

На приведенном выше рисунке видно, что в документе розничной

реализации ГСМ плотность и масса вообще не указываются

(используется режим списания ГСМ По объему). Но при проведении

документа рассчитывается и записывается в таблицу документа

расчетная масса.

Еще одной характерной особенностью документов розничной

реализации является возможность отпуска нефтепродуктов на АЗС не

только за наличные, но и по другим основаниям розничной

реализации. Так, например, на АЗС могут заправляться автомобили по

неким ведомостям, по специальным талонам или топливным картам.

☛ Основание розничной реализации является обязательным реквизитом

документов розничной реализации как в части ГСМ, так и для обычных

товаров и услуг. Возможные основания розничной реализации

ведутся на специальном справочнике, пример которого показан ниже

на рисунке. Реализация за наличные также является одним из

элементов этого справочника. В целом основание реализации

определяет корреспонденцию к операции выбытия ГСМ, товаров со

склада, оказания услуг в рознице. Возможные типы реализации

и соответствующие корреспонденции следующие:

☞ отпуск за наличные;

☞ по договору с контрагентом;

☞ на собственные нужны (на статью затрат).

1.3. Особенности учета оборота нефти и

Технологический пролив.

Для операций, связанных с отпуском топлива на АЗС по безналичным

основаниям (например, по ведомостям, связанным с договорами

покупателей), существует проблема правильного оформления таких

операций. По договору необходимо выставить покупателю накладную

на отпущенное топливо, но этот отпуск топлива уже был отражен

в документах розничной реализации, при этом топливо было списано

со склада и в корреспонденцию была начислена задолженность

покупателя по договору. Таким образом, в программе должна быть

возможность выписать покупателю такую накладную, которая не

повторит проводок, выполненных при принятии к учету операции

розничной реализации по договору.

Для реализации этой возможности в программе «1С-Рарус: АЗК+

Нефтебаза, редакция 2.0» присутствует специальный документ

Сводная реализация, который не изменяет состояние учета и служит

лишь для возможности распечатки накладной ТОРГ-12, ввода счета-

фактуры и для переноса информации в программу бухгалтерского

учета. Подробнее см. 6.5.2 «Сводная реализация» на стр. 278.

1.3.10

Ответственное хранение топлива

В программе «1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0» есть

возможность отражения оборота топлива и товаров, принятых на

хранение. Хотя для оформления операций поступления и выбытия

товаров и ГСМ на хранении применяются обычные электронные

документы (т.е. отдельного набора документов для товаров и ГСМ на

хранении нет), этот оборот полностью отделен от оборота собственных

Введение

товаров и ГСМ. Для товаров и ГСМ на хранении используются

следующие электронные документы:

☞ поступление ГСМ;

☞ отгрузка ГСМ;

☞ поступление товаров;

☞ отгрузка товаров.

Операций для отражения внутренних движений товаров и ГСМ на

хранении (перемещение, списание потерь и т. п.) не

предусматривается. Кроме того, нет возможности отражения

операций отгрузки товаров и топлива на хранении и через документы

розничной реализации.

Разделение оборота собственных товаров и товаров на хранении

осуществляется через вид договора на документах поступления

и отгрузки.

Если для документа поступления или отгрузки указывается договор

с видом Договор хранения, то программа оперирует товарами или

ГСМ на хранении, в противном случае программа оперирует

1.3. Особенности учета оборота нефти и

собственными товарами или ГСМ. Ниже для примера показан

документ, которым оформлена поставка ГСМ на хранение.

Учет товаров и ГСМ на хранении ведется только по количеству

и объему (для ГСМ). Особенностью документов, связанных

с хранением, является необязательность указания цены и суммы

товаров и ГСМ. Если такая информация указывается, то она

используется только для вывода на печатные формы.

1.3.11

Прочие особенности

В этом подразделе кратко перечислены некоторые особенности учета

оборота нефтепродуктов в программе «1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза,

редакция 2.0».

В этой программе для нефтепродуктов не предусмотрены операции

возврата ГСМ поставщику и возврата ГСМ от покупателя. Ввиду

продолжительной и дорогостоящей транспортировки топлива, такие

операции в целом нехарактерны для отрасли, а претензии по качеству

и количеству отгруженных ГСМ как правило решаются путем штрафов

и пени.

В этой программе для товаров и топлива на хранении не

предусмотрены иные операции кроме поступления и отгрузки.

2. Учебные задачи

В этой главе содержится описание нескольких типичных задач,

решаемых при помощи учетной программы «1С-Рарус: АЗК+

Нефтебаза, редакция 2.0». Объекты данных, при помощи

которых описывается каждая задача, содержатся

в демонстрационной базе данных, поставляемой в составе

типового решения.

2.1

Ведение справочной

информации

Для достоверности учета и правильности оформления электронных

документов необходимо ответственно подходить к ведению

справочной информации. К основным справочникам программы

относятся следующие справочники:

☞ Фирмы (собственные юридические лица);

☞ Склады;

☞ контрагенты;

☞ Договоры;

☞ Номенклатура.

Информация из этих справочников используется в большинстве

электронных документов программы. Многие реквизиты

справочников (т. е. отдельные поля элементов справочников) играют

важную роль при принятии к учету хозяйственных операций и при

проведении в учете электронных документов. Так реквизит Вид

договора для элементов справочника Договоры определяет метод

принятия к учету задолженности. Рассмотрим эту задачу на примере

справочников Контрагенты и Договоры.

Ведение базы данных контрагентов и договоров — одна из важных

задач программы. Правильность и полнота ввода информации

2.1.

Ведение справочной информации

о контрагенте и договоре — залог корректной работы программы.

Справочник Контрагенты вызывается через один из пунктов

главного меню программы, как это показано ниже на рисунке.

Далее на рисунке показана форма, где отображается список

контрагентов. Справочник контрагентов организован таким образом,

что его отдельные записи можно объединять в группы (такие

справочники называются иерархическими), при этом группировать

контрагентов можно произвольным образом. На рисунке видно, что

контрагенты условно разбиты по типам (покупатели, поставщики,

грузополучатели и т. д.). Однако можно сгруппировать контрагентов

и иначе, например, по регионам. Иерархическая организация

справочника контрагентов условна. Она используется только для

удобства отображения большого количества записей и не

накладывает никаких ограничений на использование информации из

справочника.

В списке справочника отображается небольшой набор информации

о контрагентах. При создании нового элемента справочника или при

редактировании существующего элемента открывается диалоговое

окно Карточка контрагента, которое служит для ввода полной

информации о контрагенте.

Информация, введенная в карточке, используется в дальнейшем во

множестве объектах программы, которыми сопровождаются

деятельность компании, например, в документах отгрузки, в счетах

и счетах-фактурах, в регламентных отчетах (Акт сверки

задолженности), при переносе информации в бухгалтерский учет

и из бухгалтерского учета. Поэтому, необходимо очень ответственно

подходить к правильности ввода информации в данный справочник.

К ведению договорной базы предъявляются такие же строгие

требования, как и к базе данных контрагентов. Список договоров по

каждому контрагенту отображается как на форме списка справочника

Контрагенты (смотри выше), так и на отдельной закладке карточки

контрагента.

2.2. Оформление в учете операций

оптовой торговли ГСМ

В списке отображаются только основные реквизиты договоров.

Основной набор информации о договоре становится доступен

в карточке договора.

Правильность ввода информации о самом договоре, о руководителях

компаний, подписавших этот договор, также является важной

задачей. Эта информация в дальнейшем используется во множестве

объектов программы.

Подробное описание всех справочников программы приведено

в других разделах (см. главу 5, «Справочники программы» на

стр. 117).

2.2

Оформление в учете операций

оптовой торговли ГСМ

Для оформления движения ГСМ в программе «1С-Рарус: АЗК+

Нефтебаза, редакция 2.0» используется следующий набор операций:

☞ протокол согласования цен закупки ГСМ;

☞ поступление ГСМ;

☞ протокол согласования цен продажи ГСМ;

☞ отгрузка ГСМ;

☞ ввод остатков ГСМ;

☞ перемещение ГСМ;

☞ списание потерь ГСМ;

☞ оприходование излишков ГСМ.

2.2.1

Протокол согласования цен закупки ГСМ

Этот электронный документ может применяться для фиксации

в программе информации о ценах закупки по договору

с поставщиком. В дальнейшем в рамках такого протокола могут

оформляться документы поступления ГСМ от поставщика, при этом

цены в документ поступления будут подставляться из протокола

согласования цены закупки.

Протокол согласования цен не является обязательным этапом при

оформлении операций закупки ГСМ, т.е. документ поступления можно

ввести в систему и непосредственно, без привязки к протоколу

согласования цен. При оформлении протокола необходимо ввести

следующую информацию:

☞ № протокола;

☞ контрагент (поставщик);

☞ договор;

☞ дата окончания действия.

На отдельной закладке формы указывается следующая информация:

☛ состав цены (включает или не включает НДС);

2.2. Оформление в учете операций

оптовой торговли ГСМ

☛ тип цены ГСМ (за литр или за тонну).

Основным типом цен ГСМ по закупке является По количеству (за

тонну). Однако, можно применять и тип цен ГСМ По объему.

В табличной части протокола указывается следующая информация:

☛ номенклатура ГСМ;

☛ количество (в тоннах или литрах, в зависимости от типа цены ГСМ);

☛ цена (за тонну или за литр, в зависимости от типа цены ГСМ).

Количество в протоколе согласования цен используется только на

печатной форме документа. Пример печатной формы протокола

показан ниже.

При принятии документа к учету (при проведении документа)

состояние учета не изменяется.

2.2.2

Поступление ГСМ

Документы поступления ГСМ могут вводиться на основании ранее

оформленных протоколов согласования цен закупки или независимо,

без привязки к протоколу согласования цен. Способ ввода одного

документа на основании другого документа описан ниже (см. 6.1.7

«Ввод в режиме «На основании» и связь документов между собой» на

стр. 180).

На рисунке ниже показана экранная форма документа. В зависимости

от выбранного способа доставки ГСМ документ может заполняться по-

разному. Для способа доставки ЖД будут доступны для заполнения

реквизиты акта слива цистерн. Для способа доставки Автотранспорт

будут доступны для заполнения реквизиты ТТН поставщика.

В зависимости от выбранного договора поставщика и его типа

документом могут оформляться разные хозяйственные операции:

☞ поступление собственных ГСМ (тип договора Договор

с поставщиком);

2.2. Оформление в учете операций

оптовой торговли ГСМ

☞ поступление ГСМ на хранение (тип договора Договор хранения).

Здесь показан пример слива цистерны дизельного топлива по договору

купли-продажи с поставщиком без привязки к протоколу согласования

цен закупки. Документ имеет весьма большое количество реквизитов

(которые заполняются в зависимости от режимов ввода документа)

и сложную форму с закладками в двух уровнях. Сначала кратко

рассмотрим верхнюю часть формы документа. На первой закладке

формы указывается следующая информация:

☞ склад;

☞ поставщик;

☞ договор;

☞ способ доставки;

☞ признак раздельного учета по резервуарам.

На нефтебазе может вестись сводный складской учет нефтепродуктов

(по нефтебазе в целом) или раздельный учет по резервуарам, когда

каждый резервуар выступает как отдельный склад или место

хранения ГСМ. Это определяется учетной политикой компании.

Признак раздельного учета по резервуарам нефтебазы позволяет

оприходовать топливо по одному приходному документу в разные

резервуары (склады). Этот режим может использоваться, например,

для оформления слива секционированных автоцистерн, когда по

одной ТТН и накладной поставщика поступает несколько видов ГСМ

одновременно.

В случае включения режима раздельного учета по резервуарам склад

(резервуар), куда приходуются нефтепродукты указывается для

каждой строки таблицы документа. В противном случае склад

указывается для документа в целом. В данном примере, где

рассматривается слив одного вида нефтепродуктов из цистерны,

раздельный учет по резервуарам включен только для примера.

На второй закладке указывается информация о ценообразовании:

☞ протокол согласования цен (необязательно);

☞ состав цены (по отношению к НДС);

☞ тип цены ГСМ (за литр или за тонну);

☞ признак Не списывать себестоимость потерь.

Если для документа указывается протокол согласования цен закупки,

то состав цены и тип цены ГСМ подставляются в соответствии с этим

протоколом. В случае выявления потерь при оприходовании ГСМ есть

возможность выбрать режим их принятия к учету в части

себестоимости:

☞ если флажок Не списывать себестоимость потерь не установлен

(обычный режим), то потери списываются по себестоимости

с корреспонденцией на статью затрат Потери по оприходованию,

а себестоимость единицы ГСМ в остатках на складе не изменяется;

☞ если флажок Не списывать себестоимость потерь установлен, то потери

списываются только по количеству (по нулевой себестоимости), при

этом себестоимость единицы ГСМ в остатках на складе увеличивается.

Вся информация о сливе цистерны вводится вручную по данным ЖД

накладной и по фактическому состоянию цистерны при сливе.

Информация о сливе цистерны вводится на отдельной закладке

формы. Здесь в свою очередь расположены несколько вложенных

закладок. На первой можно заполнить информацию о составе

2.2. Оформление в учете операций

оптовой торговли ГСМ

приемной комиссии и о применяемом измерительном оборудовании.

Эта информация используется на печатной форме акта слива

цистерны 12-НП.

На следующей закладке вводится информация по ЖД накладной:

☞ номенклатура нефтепродуктов;

☞ № цистерны, № ЖД накладной;

☞ № ЖД накладной возврата;

☞ дата отгрузки;

☞ дата и время прибытия груза и подачи цистерны под слив;

☞ дата и время начала и окончания слива;

☞ грузоотправитель и станция отправления;

☞ грузополучатель и станция назначения;

☞ информация о паспорте качества;

☞ тип и номера ЗПУ;

☞ признаки исправности цистерны, прокладок и ЗПУ.

2.2. Оформление в учете операций

оптовой торговли ГСМ

Масса к оприходованию рассчитывается в зависимости от

фактических потерь или излишков с учетом нормативных потерь

и погрешности измерительного оборудования. Например, если

выявленные фактические потери меньше погрешности

измерительного оборудования, то такие потери не принимаются

к учету.

Введенная здесь информация по акту слива, может быть

автоматически перенесена в табличную часть документа по кнопке

Заполнить по акту слива цистерны.

По факту проведения документа состояние учета меняется по

следующим разделам (поступление ГСМ по договору купли-продажи):

☞ увеличиваются остатки собственных ГСМ на складе;

☞ увеличивается кредиторская задолженность перед поставщиком.

Если ГСМ поступают на хранение, то при проведении документа

происходит только увеличение остатков ГСМ, принятых на хранение.

2.2. Оформление в учете операций

оптовой торговли ГСМ

Изменение состояния складского учета видно также в отчете по

складским оборотам, пример которого приведен ниже.

2.2.3

Протокол согласования цен продажи ГСМ

Протокол согласования цен продажи может использоваться для

фиксации в программе информации о ценах оптовой или розничной

реализации по договору с покупателем. В дальнейшем в рамках такого

протокола могут оформляться документы оптовой реализации ГСМ,

при этом цены в документ отгрузки будут подставляться из протокола

согласования цены продажи. Для таких протоколов обычно

используются цены за тонну.

Для розничной реализации протоколы согласования цен в связке

с основаниями розничной реализации ГСМ также используются для

подстановки цен в сменные отчеты и в документы сводной

реализации ГСМ за период. Для таких протоколов обычно

используются цены за литр.

Протокол согласования цен не является обязательным этапом при

оформлении операций отгрузки ГСМ, т. е. документ отгрузки можно

ввести в систему и непосредственно, без привязки к протоколу

согласования цен. При оформлении протокола необходимо ввести

следующую информацию:

☞ № протокола;

☞ контрагент (покупатель);

☞ договор;

2.2. Оформление в учете операций

оптовой торговли ГСМ

Количество в протоколе согласования цен никак не контролируется

и используется только на печатной форме документа. В данном

примере количество по протоколу вообще не указано.

2.2.4

Отгрузка ГСМ

Документы отгрузки ГСМ могут вводиться на основании ранее

оформленных протоколов согласования цен продажи или независимо,

без привязки к протоколу согласования цен. Способ ввода одного

документа на основании другого документа описан ниже (см. 6.1.7

«Ввод в режиме «На основании» и связь документов между собой» на

стр. 180).

Пример экранной формы документа отгрузки ГСМ показан ниже на

рисунке. Здесь показан пример отгрузки двух видов нефтепродуктов

по договору купли-продажи с покупателем без привязки к протоколу

согласования цен продажи. Документ имеет весьма большое

количество реквизитов и сложную форму с закладками в двух уровнях.

Сначала кратко рассмотрим верхнюю часть формы документа. На

первой закладке формы указывается следующая информация:

☞ склад;

☞ покупатель;

☞ договор;

☞ признак раздельного учета по резервуарам.

Как и для других документов, связанных с оборотом нефтепродуктов,

признак раздельного учета по резервуарам нефтебазы позволяет

указать склад отгрузки для документа в целом или указать склад для

каждой строки таблицы.

В зависимости от выбранного договора поставщика и его типа

документом могут оформляться разные хозяйственные операции:

☞ отгрузка собственных ГСМ (тип договора Договор с покупателем);

☞ отгрузка ГСМ с хранения (тип договора Договор хранения).

На закладке Цены, учет ГСМ указывается следующая информация:

☞ протокол согласования цен;

☞ состав цены;

☞ тип отпускной цены;

☞ тип цены ГСМ;

☞ режим списания ГСМ.

Если для документа отгрузки указывается связанный с ним протокол

согласования цены, то остальные реквизиты, связанные

с ценообразованием (в том числе и цена в табличной части

документа) подставляются по этому протоколу. В противном случае

все реквизиты, связанные с ценообразованием, указываются

вручную.

2.2. Оформление в учете операций

оптовой торговли ГСМ

На нижнем уровне экранной формы документа расположены

несколько таблиц для ввода информации. Табличная часть ГСМ, куда

вводится информация об отгруженных ГСМ, в целом похожа на

табличную часть документа поступления ГСМ. Особенностью этого

документа, как и других расходных документов по ГСМ является

возможность ручного указания списываемых партий ГСМ. Эта

информация вводится методом подбора в отдельную таблицу

документа.

На следующей закладке формы документа располагается набор

реквизитов, который используется для возможности печати ТТН.

По факту проведения документа состояние учета меняется по

следующим разделам (отгрузка собственных ГСМ по договору купли-

продажи):

☞ уменьшаются остатки собственных ГСМ на складе;

☞ увеличивается дебиторская задолженность покупателя.

Если документом оформляется отгрузка ГСМ с хранения, то при

проведении документа происходит только уменьшение остатков ГСМ,

2.2. Оформление в учете операций

оптовой торговли ГСМ

Изменение состояния складского учета видно также в отчете по

складским оборотам, пример которого приведен ниже.

2.2.5

Оборот ГСМ на ответственном хранении

Для оформления операций, связанных оборотом ГСМ на хранении

используются только два вида документов:

☞ Поступление ГСМ;

☞ Отгрузка ГСМ.

Ввиду того, что для товаров, принятых на хранение регламентирован

только минимальный набор операций (поступление и выбытие),

в программе реализован самый простой учет ГСМ, принятых на

хранение. Электронных документов, предназначенных для

отражения внутренних движений ГСМ на хранении в программе нет.

Также отсутствуют средства для оформления отгрузки товаров и ГСМ

на хранении через розничные торговые точки (АЗС), т. е.

в документах розничной реализации товары и ГСМ на хранении

присутствовать не должны. Кроме того, из-за отсутствия общей

методики расчета стоимости хранения (суммы оказанных услуг по

хранению, которая выставляется владельцу ГСМ) в программе нет

средств для расчета этой стоимости.

Для оформления операции, связанной с ГСМ на хранении, для

документа необходимо указывать договор вида Договор хранения.

Пример документа поступления ГСМ на хранение был показан выше

(см. 1.3.10 «Ответственное хранение топлива» на стр. 21). Ниже

2.3. Оформление в учете операций

оптовой торговли товарами

Движения документа (изменения состояния учета, вызванные

проведением документа) видны также в специальном отчете по

складу хранения, пример которого показан ниже на рисунке.

2.3

Оформление в учете операций

оптовой торговли товарами

Торговля обычными товарами, а также оказание услуг, как правило

являются всего лишь сопутствующим бизнесом для компаний,

которые занимаются торговлей нефтепродуктами. Поэтому

в программе «1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0», которая

ориентирована на специфику учета ГСМ, присутствует только самый

необходимый функционал для оформления операций, связанных

с оборотом обычных товаров. Если же одним из видов основной

деятельности в компании, наряду с оптово-розничной торговлей ГСМ,

является торговля большим ассортиментом обычных товаров

с соответствующим сложным функционалом, то имеет смысл

рассмотреть вариант использования отдельной специальной

программы для учета этого вида деятельности.

Для оформления движения обычных товаров в программе

используется следующий набор операций:

☞ поступление товаров;

☞ отгрузка товаров;

☞ возврат товаров поставщику;

☞ возврат товаров от покупателя;

☞ ввод остатков товаров;

☞ перемещение товаров;

☞ списание товаров;

☞ оприходование излишков товаров;

☞ розничная реализация.

Далее будут кратко перечислены особенности оформления

в программе операций, связанных с оборотом товаров.

Учет товаров ведется в одной единице измерения, указанной для вида

номенклатуры этого товара. Списка возможных единиц измерения

для элемента номенклатуры с кратностями между ними в программе

нет. Если один и тот же товар может фигурировать в обороте в разных

единицах, то можно или завести два элемента номенклатурного

справочника с разными единицами измерения или привести учет

в программе к одной единице, например, поступление коробки

сигарет оформлять как поступление 200 пачек сигарет.

Для обычных товаров, как и для ГСМ, в зависимости от вида договора,

возможно оформление операций, связанных с ответственным

хранением. Для товаров на хранении доступны только два вида

операций:

☞ поступление товаров на хранение;

☞ отгрузка товаров с хранения.

Для обычных товаров, в отличие от ГСМ, в программе предусмотрена

возможность оформления возвратов поставщикам и возвратов от

покупателей.

Для обычных товаров не предусмотрены протоколы согласования

цен.

2.4

Оформление в учете операций

розничной торговли

Программа «1С-Рарус: АЗК+Нефтебаза, редакция 2.0» является

системой сводного оперативного и управленческого учета и не

рассчитана для работы с торговым оборудованием. Как правило, эта

программа вообще не должна устанавливаться на АЗС. Информация

о розничной реализации ГСМ поступает в программу в виде сводных

документов о розничной реализации — сменных отчетов АЗС.

2.4. Оформление в учете операций

розничной торговли

Сменные отчеты АЗС формируются по закрытию смены на АЗС один

или два раз в сутки, в зависимости от режима работы АЗС. Эти сменные

отчеты могут заполняться вручную на специальных бланках (если на

АЗС не используется современная система управления) или

автоматически, если на АЗС установлена система управления.

В последнем случае кроме распечатки бумажного сменного отчета,

система управления может формировать также и «электронный»

сменный отчет в виде файла с информацией в специальном формате.

В свою очередь информация из сменного отчета АЗС должна быть

введена в программу в виде электронного документа Розничная

реализация. Этот электронный документ по своей структуре близок

к самому сменному отчету и содержит следующую информацию:

☞ АЗС, касса АЗС;

☞ дата закрытия смены, номер смены;

☞ сумма наличной выручки;

☞ персонал смены;

☞ таблица продаж ГСМ;

☞ таблица продаж товаров;

☞ таблица продаж услуг;

☞ таблица состояния счетчиков ТРК;

☞ таблица состояния резервуаров АЗС;

Таблицы продаж имеют следующую структуру:

☛ номенклатура;

☛ основание реализации;

☛ количество (объем для ГСМ);

☛ цена;

☛ сумма.

Для загрузки электронных сменных отчетов в разных форматах

в программе есть специальная процедура, которая автоматически

генерирует документы розничной реализации. Эта процедура

подробно описана ниже (см. 9.4 «Загрузка сменных отчетов АЗС» на

стр. 377).

Основания реализации бывают разного вида - отпуск за наличные,

отпуск по ведомости №6 от 01.02.2008 и т.п. В частности для

оснований реализации, привязанных к договорам с покупателями (та

же Ведомость №6) необходимо в дальнейшем выписывать

покупателю накладную и счет-фактуру на отпущенное топливо,

товары и услуги. Для этого используется специальный документ

Сводная реализация, который не изменяет состояние учета и служит

лишь для возможности распечатки накладной ТОРГ-12, ввода счета-

фактуры и для переноса информации в программу бухгалтерского

учета.

2.4.1

Основания розничной реализации

Оформление документов розничной реализации происходит

с обязательным указанием основания розничной реализации. Для

хранения информации об основаниях розничной реализации

используется одноименный справочник, подробнее см. 5.3.4

«Основания реализации» на стр. 149. Пример списка этого

справочника показан ниже на рисунке.

Важным реквизитом справочник оснований реализации является тип

реализации. В документах розничной реализации через тип

реализации, который определен для основания реализации

определяется способ отнесения (корреспонденцию) к операции

розничной продажи товара, ГСМ или услуги. В программе

предусмотрены следующие типы реализации:

☞ отпуск за наличные;

☞ по договору с контрагентом;

☞ на собственные нужны;

☞ технологический пролив.

Ниже показана форма элемента справочника оснований реализации,

соответствующая отпуску за наличные. Для этого основания

реализации указан тип реализации За наличные. Корреспонденция

для этого типа реализации - поступление денежных средств в кассу

АЗС. Для такого основания реализации кроме типа указываются

Для этого основания реализации дополнительно необходимо

указывать Контрагента и Договор.

Дополнительно для основания розничной реализации с типом По

договору с контрагентом можно указать протокол согласования цен

и заполнить таблицу цен к этому протоколу. Протокол согласования

отпускных цен не является обязательным документом, однако

рекомендуется всегда вводить в программу протокол и в дальнейшем

указывать его на основаниях розничной реализации с типом По

договору. Информация о ценах используется для автоматической

подстановки при заполнении документов розничной реализации.

1С-Рарус: АЗК+НЕФТЕБАЗА (редакция 2). Руководство пользователя (2012 год) - часть 1