Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов" - часть 4

365.

Акты списания книг и периодических

изданий справочно-информационного

фонда, библиотеки организации

5 лет (1) (2)

(1) После

следующей проверки

(2) Для включенных

в Национальный

библиотечный фонд,

комплектуемых на

основе системы

обязательного

экземпляра и

книжных памятников

- Постоянно

366.

Документы (журналы, базы данных,

картотеки, каталоги) учета материалов

справочно-информационного фонда,

библиотеки организации

До ликвидации

справочно-инфор

мационного

фонда,

библиотеки

организации

367.

Документы (планы-проспекты,

оригинал-макеты, рецензии, отзывы) по

подготовке информационных изданий

5 лет ЭПК

368.

Документы (тематико-экспозиционные

планы, планы размещения экспонатов,

схемы, описания, характеристики

экспонатов, списки участников, доклады,

справки, отзывы, отчеты, информации,

переписка) о подготовке и проведении

выставок, ярмарок, презентаций

5 лет ЭПК

369.

Документы (дипломы, свидетельства,

аттестаты, грамоты, благодарности) о

награждении организации за участие в

выставках, ярмарках, презентациях

Постоянно

370.

Книги отзывов о выставках, ярмарках

Постоянно

371.

Документы (планы, предложения,

презентации, тексты выступлений,

сообщений, интервью, пресс-релизы,

фото-, фоно-, видеодокументы,

переписка) о взаимодействии со

средствами массовой информации и

общественностью

5 лет ЭПК

372.

Журналы учета проведения экскурсий по

выставкам

3 года

7. Трудовые отношения

7.1. Организация труда и служебной деятельности

373.

Документы (сведения, справки) о

численности, составе и движении

работников

5 лет

374.

Документы (сведения, информации) о

квотировании рабочих мест

5 лет

375.

Направления для участия во временном

трудоустройстве; уведомления о

трудоустройстве иностранных граждан

3 года

376.

Предложения субъектов Российской

Федерации о потребности в привлечении

иностранных работников, в том числе

увеличении (уменьшении) размера

потребности в привлечении иностранных

работников

5 лет ЭПК

377.

Заявки о потребности в привлечении

иностранных работников

1 год

378.

Переписка о потребности в привлечении

иностранных работников и объемах квот

на выдачу иностранным гражданам

приглашений на въезд в Российскую

Федерацию

5 лет

379.

Перечни профессий:

а) по месту утверждения;

Постоянно

б) в других организациях

До замены

новыми

380.

Положения, уставы о дисциплине:

а) по месту утверждения;

Постоянно

б) в других организациях

До замены

новыми

381.

Правила внутреннего трудового

распорядка организации, служебный

распорядок

1 год (1)

(1) После замены

новыми

382.

Документы (акты, докладные, служебные

записки) о нарушении правил внутреннего

трудового распорядка, служебного

распорядка

1 год

383.

Документы (акты, информации,

докладные, служебные записки, справки,

переписка) о соблюдении дисциплины

труда

3 года

384.

Журнал учета работников, совмещающих

профессии

До минования

надобности

385.

Соглашения генеральные,

межрегиональные, региональные,

отраслевые (межотраслевые),

территориальные и иные соглашения по

Постоянно

регулированию социально-трудовых

отношений

386.

Коллективные договоры

Постоянно (1)

(1) Присланные для

сведения - До

минования

надобности

387.

Отчеты о выполнении коллективных

договоров

3 года

388.

Переписка о заключении коллективного

договора

3 года

389.

Документы (протоколы, справки, акты,

уведомления, переписка) по проверке

выполнения условий коллективного

договора

3 года (1)

(1) После истечения

срока действия

коллективного

договора

390.

Документы (протоколы, требования,

справки, сведения, рекомендации,

заявления, докладные записки, расчеты)

о разрешении трудовых споров, в том

числе коллективных, с участием

посредника

1 год (1)

(1) После принятия

решения

391.

Документы (предложения, решения,

извещения) о проведении забастовки

Постоянно

392.

Документы (заявления, докладные

записки, справки, информации) о

переводе работников на сокращенный

рабочий день или сокращенную рабочую

неделю

5 лет (1)

(1) При вредных и

опасных условиях

труда - 50/75 лет

7.2. Нормирование и оплата труда

393.

Типовые нормы труда (межотраслевые,

отраслевые, профессиональные):

а) по месту утверждения;

Постоянно

б) в других организациях

До замены

новыми

394.

Локальные нормативные правовые акты,

предусматривающие введение, замену,

пересмотр норм труда:

а) по месту утверждения;

Постоянно

б) в других организациях

До замены

новыми

395.

Тарифные ставки, оклады (должностные

оклады), тарифные сетки и тарифные

коэффициенты:

а) по месту утверждения;

Постоянно

б) в других организациях

До замены

новыми

396.

Единый тарифно-квалификационный

справочник работ и профессий рабочих,

единый квалификационный справочник

должностей руководителей, специалистов

и служащих:

а) по месту утверждения;

Постоянно

б) в других организациях

До замены

новыми

397.

Нормы труда (нормы выработки, нормы

времени, нормативы численности, нормы

обслуживания и другие нормы)

1 год (1)

(1) После замены

новыми

398.

Документы (справки, расчеты, докладные

записки, предложения, фотографии

рабочего дня) о разработке норм

выработки и расценок

1 год (1)

(1) После

утверждения

разработанных норм

399.

Переписка о дополнении, изменении

тарифно-квалификационных

справочников, ставок, окладов

(должностных окладов), тарифных сеток и

тарифных коэффициентов

3 года

400.

Тарификационные списки (ведомости)

работников

50/75 лет

401.

Документы (расчеты, анализы, справки) о

пересмотре и применении норм

выработки, расценок, тарифных сеток и

ставок, совершенствовании различных

форм оплаты труда, денежного

содержания

5 лет

402.

Табели (графики), журналы учета

рабочего времени

5 лет (1)

(1) При вредных и

опасных условиях

труда - 50/75 лет

403.

Документы (протоколы, акты, справки,

сведения) об оплате труда и исчислении

трудового стажа работника организации

50/75 лет

404.

Документы (протоколы, акты, справки,

сведения) о выплате денежного

содержания и исчислении стажа работы

лицам, замещающим государственные

должности, должности государственной

(муниципальной) службы

50/75 лет

405.

Документы (расчеты, справки, списки) о

премировании работников организации

5 лет

406.

Переписка об установлении размера

заработной платы, денежного

содержания, начислении премий

5 лет

7.3. Охрана труда

407.

Отчеты по проведению специальной

оценки условий труда (СОУТ) и

документы к ним (протоколы, решения,

заключения, перечни рабочих мест,

сведения, данные, сводные ведомости,

декларации соответствия, карты

специальной оценки условий труда на

конкретные рабочие места, перечни

мероприятий по улучшению условий и

охраны труда):

(1) При вредных и

опасных условиях

труда - 50/75 лет

а) по месту проведения;

45 лет (1)

б) в других организациях

5 лет

408.

Сертификаты соответствия работ по

охране труда (сертификаты безопасности)

5 лет (1)

(1) После истечения

срока действия

сертификата

409.

Документы (справки, предложения,

обоснования, переписка) о состоянии и

мерах по улучшению охраны труда

5 лет

410.

Перечни работ с вредными, опасными

условиями труда, при выполнении

которых запрещается применение труда

лиц, не достигших 18-летнего возраста,

женщин:

а) по месту утверждения;

Постоянно

б) в других организациях

До замены

новыми

411.

Перечни вредных, опасных

производственных факторов и работ, при

выполнении которых проводятся

обязательные предварительные и

периодические медицинские осмотры

(обследования):

а) по месту утверждения;

Постоянно

б) в других организациях

До замены

новыми

412.

Документы (порядки, рекомендации,

психофизиологические требования) о

диагностике (экспертизе)

профессиональной пригодности

работников:

а) по месту утверждения;

Постоянно

б) в других организациях

До замены

новыми

413.

Протоколы, заключения

психофизиологических обследований

работников

50/75 лет

414.

Списки работающих на производстве с

вредными, опасными условиями труда

50/75 лет

415.

Наряды-допуски на производство работ в

местах действия вредных и опасных

производственных факторов; на

выполнение особо опасных и вредных

работ

1 год (1) (2)

(1) После закрытия

наряда-допуска

(2) При

производственных

травмах, авариях и

несчастных случаях

на производстве - 45

лет

416.

Журнал учета выдачи нарядов-допусков

на производство работ в местах действия

вредных и опасных производственных

факторов; на выполнение особо опасных

и вредных работ

1 год (1) (2)

(1) После закрытия

нарядов-допусков

(2) При

производственных

травмах, авариях и

несчастных случаях

на производстве - 45

лет

417.

Гигиенические требования к условиям

труда инвалидов:

а) по месту утверждения;

Постоянно

б) в других организациях

До замены

новыми

418.

Документы (заключения, справки,

сведения) о причинах заболеваемости

работников организаций

5 лет ЭПК

419.

Документы (акты, протоколы, заключения,

сведения, справки, переписка) о

расследовании и учете

профессиональных заболеваний

50/75 лет

420.

Договоры добровольного страхования

работников от несчастных случаев на

производстве и профессиональных

заболеваний

5 лет (1)

(1) После истечения

срока действия

договора; после

прекращения

обязательств по

договору

421.

Документы (программы, списки,

переписка) об обучении работников по

охране труда

5 лет

422.

Протоколы результатов обучения по

охране труда

5 лет

423.

Журналы, книги учета:

а) инструктажа по охране труда (вводного

и на рабочем месте);

45 лет

б) профилактических работ по охране

труда, проверки знаний по охране труда

5 лет

424.

Книги, журналы регистрации, базы данных

несчастных случаев на производстве,

учета аварий

45 лет

425.

Документы (акты, заключения, отчеты,

протоколы, справки, эскизы, схемы, фото

и видеодокументы, выписки из журналов

инструктажа по охране труда) о

производственных травмах, авариях и

несчастных случаях на производстве:

(1) Связанных с

крупным

материальным

ущербом и

человеческими

жертвами -

Постоянно

а) по месту составления;

45 лет (1)

б) в других организациях

5 лет

426.

Нормы обеспечения средствами

индивидуальной защиты, смывающими и

обезвреживающими средствами, молоком

и другими равноценными пищевыми

продуктами, лечебно-профилактическим

питанием:

(1) После замены

новыми

а) по месту утверждения;

Постоянно

б) в других организациях

3 года (1)

427.

Документы (докладные записки, акты,

заключения, переписка) об обеспечении

рабочих и служащих средствами

индивидуальной защиты, смывающими и

обезвреживающими средствами, молоком

и другими равноценными пищевыми

продуктами, лечебно-профилактическим

питанием

3 года (1)

(1) При отсутствии

других документов о

вредных и опасных

условиях труда акты,

заключения - 50/75

лет

428.

Списки (ведомости) на выдачу средств

индивидуальной защиты, смывающими и

обезвреживающими средствами, молоком

и другими равноценными пищевыми

продуктами, лечебно-профилактическим

питанием

1 год

429.

Документы (акты, доклады, справки,

заключения, переписка) о соответствии

(несоответствии)

санитарно-эпидемиологическим и

гигиеническим требованиям условий

деятельности, территорий, зданий,

строений, сооружений, помещений,

оборудования, транспортных средств

5 лет ЭПК

430.

Переписка по вопросам охраны труда

5 лет

8. Кадровое обеспечение

8.1. Прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет

431.

Реестр должностей федеральной

государственной гражданской службы

Постоянно (1)

(1) Состав сведений

и документов,

содержащихся в

реестрах,

определяется

законами и иными

нормативными

правовыми актами

Российской

Федерации.

Хранятся в

организации,

исполняющей

функцию ведения

реестров,

передается на

постоянное хранение

после завершения

ведения

432.

Реестр должностей государственной

гражданской службы субъекта Российской

Федерации

Постоянно (1)

(1) Состав сведений

и документов,

содержащихся в

реестрах,

определяется

законами и

нормативными

правовыми актами

Российской

Федерации.

Хранятся в

организации,

исполняющей

функцию ведения

реестров,

передается на

постоянное хранение

после завершения

ведения

433.

Реестры федеральных государственных

служащих, государственных служащих

субъектов Российской Федерации и

Постоянно (1)

(1) Состав сведений

и документов,

содержащихся в

муниципальных служащих

реестрах,

определяется

законами и

нормативными

правовыми актами

Российской

Федерации.

Хранятся в

организации,

исполняющей

функцию ведения

реестров,

передается на

постоянное хранение

после завершения

ведения

434.

Приказы, распоряжения по личному

составу; документы (докладные записки,

справки, заявления) к ним:

(1) Об отпусках,

командировках

работников с

вредными и (или)

опасными условиями

труда - 50/75 лет

а) о приеме, переводе, перемещении,

ротации, совмещении, совместительстве,

увольнении, оплате труда, аттестации,

повышении квалификации, присвоении

классных чинов, разрядов, званий,

поощрении, награждении, об изменении

анкетно-биографических данных, отпусках

по уходу за ребенком, отпусках без

сохранения заработной платы;

50/75 лет ЭПК

б) о ежегодно оплачиваемых отпусках,

отпусках в связи с обучением,

дежурствах, не связанных с основной

(профильной) деятельностью;

5 лет (1)

в) о служебных проверках;

5 лет

г) о направлении в командировку

работников;

5 лет (1)

д) о дисциплинарных взысканиях

3 года

435.

Трудовые договоры, служебные

контракты, соглашения об их изменении,

расторжении

50/75 лет ЭПК

436.

Уведомления, предупреждения,

работников(ам) работодателем

3 года

437.

Документы конкурсных комиссий по

замещению вакантных должностей и

включению в кадровый резерв:

а) решения конкурсных комиссий по

итогам конкурса на замещение вакантных

должностей;

15 лет

б) протоколы заседаний конкурсных

5 лет

комиссий по результатам конкурса на

включение в кадровый резерв;

в) конкурсные бюллетени

5 лет

438.

Документы (заявления, анкеты, справки,

копии документов, удостоверяющих

личность, копии документов о трудовой

деятельности, квалификации,

образовании):

а) претендентов на замещение вакантной

должности, не допущенных к участию в

конкурсе и не прошедших конкурсный

отбор;

3 года

б) лиц, не принятых на работу

1 год

439.

Документы (списки, представления,

характеристики, анкеты, резюме) по

формированию кадрового резерва

организации

5 лет

440.

Документы (положения, инструкции) об

обработке персональных данных:

(1) После замены

новыми

а) по месту утверждения;

Постоянно

б) в других организациях

3 года (1)

441.

Согласие на обработку персональных

данных

3 года (1)

(1) После истечения

срока действия

согласия или его

отзыва, если иное не

предусмотрено

федеральным

законом, договором

442.

Типовые должностные регламенты

(инструкции), профиль должности

3 года (1)

(1) После замены

новыми

443.

Должностные регламенты (инструкции)

работников

50/75 лет

444.

Личные карточки работников, в том числе

государственных и муниципальных

служащих

50/75 лет ЭПК

445.

Личные дела руководителей и работников

организаций (1)

50/75 лет ЭПК

(1) Виды документов,

входящих в состав

личных дел

государственных и

муниципальных

служащих

определяются

законодательством

Российской

Федерации, иных

работников -

локальными

нормативными

актами организации

446.

Акты приема-передачи личных дел

государственных и муниципальных

служащих при переводе государственных

(муниципальных) служащих на должность

государственной (муниципальной) службы

в другом государственном органе (органе

местного самоуправления)

50 лет

447.

Характеристики, справки об объективных

сведениях на работников

5 лет

448.

Листы собеседования, стажировочные

листы водителей

5 лет

449.

Подлинные личные документы (трудовая

книжка, дипломы, аттестаты,

удостоверения, свидетельства)

До востребования

(1)

(1)

Невостребованные

работниками - 50/75

лет

450.

Сведения о трудовой деятельности и

трудовом стаже работника

50/75 лет

451.

Заявления работников о выдаче

документов, связанных с работой, и их

копий

1 год

452.

Отчеты работников о командировках

5 лет ЭПК

453.

Графики отпусков

3 года

454.

Документы (характеристики, докладные

записки, справки, переписка), связанные с

применением дисциплинарных взысканий

3 года

455.

Переписка по вопросам приема, перевода

на другую работу (перемещения),

увольнения работников

3 года

456.

Документы (справки, характеристики,

представления, переписка) по

назначению на должности, заключению

служебных контрактов с

государственными и муниципальными

служащими

5 лет

457.

Документы (планы, перечни должностей,

списки, отчеты, сведения, переписка) по

ведению воинского учета и бронированию

граждан, пребывающих в запасе

5 лет

458.

Документы (карточки, расписки, листки,

повестки) по ведению воинского учета и

бронированию граждан, пребывающих в

запасе

5 лет (1)

(1) После снятия с

учета

459.

Журналы проверок осуществления

воинского учета и бронирования граждан,

пребывающих в запасе

5 лет

460.

Кодексы профессиональной этики:

а) по месту утверждения;

Постоянно

б) в других организациях

До замены

новыми

461.

Отчеты о соблюдении кодексов

профессиональной этики; пояснительные

записки к ним

1 год

462.

Списки:

а) членов руководящих и исполнительных

органов организации;

Постоянно

б) ветеранов и участников Великой

Отечественной войны и других военных

действий;

Постоянно

в) награжденных государственными и

иными наградами, удостоенных

государственных и иных званий, премий;

Постоянно

г) работников, прошедших аттестацию;

5 лет

д) кандидатов на выдвижение по

должности;

До замены

новыми

е) совмещающих работу с получением

образования;

5 лет

ж) работников, вышедших на пенсию,

ушедших в отставку;

5 лет

з) лиц, выезжающих за границу

5 лет

463.

Книги, журналы, карточки учета, базы

данных:

а) приема, перевода на другую работу

(перемещения), увольнения работников;

50/75 лет

б) личных дел, личных карточек, трудовых

договоров (служебных контрактов);

50/75 лет

в) учета движения трудовых книжек и

вкладышей в них;

50/75 лет

г) бланков трудовых книжек и вкладыша в 5 лет

нее;

д) выдачи справок о заработной плате,

стаже, месте работы;

5 лет

е) лиц, подлежащих воинскому учету;

5 лет

ж) отпусков;

5 лет

з) прихода и ухода работников, местных

командировок;

1 год

и) регистрации прибытия и выезда

сотрудников и членов их семей,

направленных в загранпредставительства

и учреждения Российской Федерации,

международные организации;

50/75 лет

к) выдачи служебных заграничных

паспортов

5 лет

8.2. Противодействие коррупции

464.

Планы противодействия коррупции

Постоянно

465.

Локальные нормативные правовые акты

(порядки, перечни должностей,

положения) по противодействию

коррупции

Постоянно

466.

Методические документы (рекомендации,

памятки, разъяснения) по

противодействию коррупции

3 года (1)

(1) После замены

новыми

467.

Справки о доходах, расходах, об

имуществе и обязательствах

имущественного характера

50/75 лет

468.

Документы (акты, заключения,

возражения, пояснения) проверок

соблюдения государственными и

муниципальными служащими положений

законодательства Российской Федерации

о противодействии коррупции

5 лет

469.

Документы (заявления, докладные,

служебные, объяснительные записки,

заключения) комиссии по соблюдению

требований к служебному поведению

государственных и муниципальных

служащих, урегулированию конфликта

интересов

5 лет

470.

Документы (служебные, объяснительные

записки, заключения, протоколы,

заявления) о фактах обращения в целях

склонения государственных и

муниципальных служащих к совершению

5 лет

коррупционных правонарушений

471.

Документы (акты, справки, служебные

записки), связанные с применением

взысканий за коррупционные

правонарушения, совершенные

государственными и муниципальными

служащими

5 лет

472.

Уведомления работодателя работниками:

а) о намерении выполнять иную

оплачиваемую работу государственными

гражданскими и муниципальными

служащими;

5 лет

б) о получении подарков в связи с

протокольными мероприятиями,

служебными командировками и другими

официальными мероприятиями, участие в

которых связано с исполнением ими

служебных (должностных) обязанностей;

5 лет

в) о фактах обращения в целях склонения

государственных и муниципальных

служащих к совершению коррупционных

правонарушений;

5 лет

г) о возникновении личной

заинтересованности при исполнении

должностных обязанностей, которая

приводит или может привести к конфликту

интересов

5 лет

473.

Журналы, базы данных регистрации:

а) уведомлений о фактах обращения в

целях склонения государственных и

муниципальных служащих к совершению

коррупционных правонарушений;

5 лет

б) уведомлений о намерении выполнять

иную оплачиваемую работу

государственными и муниципальными

служащими;

5 лет

в) служебных проверок государственных и

муниципальных служащих;

5 лет

г) уведомлений о возникновении личной

заинтересованности при исполнении

должностных обязанностей, которая

приводит или может привести к конфликту

интересов;

5 лет

д) уведомлений о получении подарков в

связи с протокольными служебными

командировками и другими

официальными мероприятиями, участие в

5 лет

которых связано с исполнением

служебных (должностных) обязанностей;

е) протоколов комиссии по соблюдению

требований к служебному поведению

государственных и муниципальных

служащих, урегулированию конфликта

интересов;

5 лет

ж) обращений граждан и организаций,

поступивших по "телефону доверия" по

вопросам противодействия коррупции

5 лет

474.

Переписка по вопросам противодействия

коррупции

5 лет

8.3. Аттестация, повышение квалификации и профессиональная переподготовка работников,

независимая оценка квалификации

475.

Квалификационные требования,

профессиональные стандарты:

а) по месту утверждения;

Постоянно

б) в других организациях

До замены

новыми

476.

Типовые дополнительные

профессиональные программы:

а) по месту утверждения;

Постоянно

б) в других организациях

До замены

новыми

477.

Программы повышения квалификации и

программы профессиональной

переподготовки:

а) по месту утверждения;

5 лет

б) в других организациях

До замены

новыми

478.

Учебные планы, задания

5 лет

479.

Учебно-методические пособия по

повышению квалификации и

профессиональной переподготовке:

а) по месту разработки;

Постоянно

б) в других организациях

До минования

надобности

480.

Документы (проекты, отзывы, заключения)

о разработке учебных программ, планов,

пособий

5 лет

481.

Курсовые и контрольные работы

слушателей организаций,

осуществляющих образовательную

деятельность по реализации

дополнительных профессиональных

программ

1 год

482.

Планы повышения квалификации

работников и профессиональной

переподготовки работников:

а) по месту утверждения;

5 лет

б) в других организациях

До минования

надобности

483.

Отчеты о выполнении планов повышения

квалификации и профессиональной

переподготовки работников

5 лет

484.

Документы (тесты, анкеты, вопросники) по

определению (оценке)

профессиональных и личностных качеств

работников

5 лет

485.

Протоколы заседаний, постановления

аттестационных, квалификационных

комиссий; документы (протоколы счетных

комиссий; бюллетени тайного

голосования) к ним

10 лет

486.

Заявления о несогласии с

постановлениями аттестационных,

квалификационных комиссий; документы

(справки, заключения) об их

рассмотрении

5 лет

487.

Документы (списки, ведомости) по

аттестации и квалификационным

экзаменам

5 лет

488.

Документы (заявления, свидетельства о

квалификации и приложения к нему,

заключения о прохождении

профессионального экзамена) о

прохождении независимой оценки

квалификации работников или лиц,

претендующих на осуществление

определенного вида трудовой

деятельности

5 лет

489.

Журналы учета выдачи дипломов,

удостоверений, сертификатов,

свидетельств о профессиональной

переподготовке, повышении

квалификации и их дубликатов

50 лет