Северо-Западный государственный технический университет
Унифицированная система документации (УСД) - совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующих в определенной сфере деятельности (управлении, финансах и т. п.).
УСД необходимы:
- для сокращения объемов документов;
- снижения затрат на составление и обработку документов.
В РФ разработаны следующие унифицированные системы:
- организационно-распорядительной документации;
- банковской документации;
- финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных организаций; и' отчетно-статистической документации;
- учетной и отчетной документации предприятий;
- документации по труду;
- документации Пенсионного фонда РФ.
3.1.2.Табель унифицированных форм документов
Табель унифицированных форм документов разрабатывается министерствами и ведомствами для сокращения количества используемых форм документов, их унификации и удобства работы с ними. Табель составляется в виде таблицы, в которой документы могут быть систематизированы:
- по функциям и задачам (руководство, планирование, отчетность и т. п.); - структурным подразделениям.
Табель может дополняться графами:
- код формы документа по классификатору; - ответственный за контроль исполнения; - годовой тираж бланков и др.
Составление табеля, внесение в него изменений и дополнений, методическое обеспечение и контроль за его применением возлагаются на службу делопроизводства организации.
3.2.1.Необходимость единых правил оформления документов
Единые правила оформления документов необходимы:
- для придания юридической силы документам;
- качественного и оперативного составления и исполнения документов; - удобного и быстрого поиска документов.
Единые требования и правила оформления документов существуют независимо от того:
- государственное это предприятие или коммерческое;
- каким видом деятельности занимается предприятие;
- как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии).
3.2.2.Состав реквизитов документов
Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами.
При подготовке управленческих документов используется следующий максимальный состав реквизитов:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - код формы документа;
06- наименование организации;
07 - справочные данные об организации;
08 - наименование вида документа;
09 - дата документа;
10 - регистрационный номер документа;
11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
12 - место составления или издания документа;
13 - гриф ограничения доступа к документу;
14 - адресат;
15 - гриф утверждения документа;
16 - резолюция;
17 - заголовок к тексту;
18 - отметка о контроле;
19 - текст документа;
20 - отметка о наличии приложения;
21 - подпись;
22 - гриф согласования документа; 23 - визы согласования документа;
24 - печать;
25 - отметка о заверении копии;
26 - отметка об исполнителе;
27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 28 - отметка о поступлении документа в организацию; 29 - идентификатор электронной копии документа.
3.2.3.Правила оформления реквизитов
При составлении документов используются следующие правила оформления реквизитов (см. рис. 3):
01, 02 - Государственный герб РФ и герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ.
03 - эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.
04 - код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). На формах официальных документов, представляемых в государственные органы, обязательно проставляется код по ОКПО.
05 - код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
06 - наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах.
07 - справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по решению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, Web-страницы в Интернете, номер и дату лицензии и др.).
Рис. 3. Расположение основных реквизитов документа
08 - наименование вида документа пишется заглавными буквами, выделяется полужирным шрифтом и проставляется на всех документах, кроме писем.
09 - датой документа является дата его подписания или утверждения. Для протокола - это дата проведения заседания или принятия решения, для акта - дата события.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек).
10 - регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексами в соответствии с инструкцией по делопроизводству предприятия:
- дела по номенклатуре;
- структурных подразделений или направлений деятельности;
- должностных лиц - авторов документа;
- корреспондентов или исполнителей; - наименований видов документов и т.п.
11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Этот реквизит заполняется при составлении письма-ответа.
12 - место составления или издания документа (Москва, г. Орел) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации».
13 - гриф ограничения доступа к документу («Для служебного пользования», «Секретно»; «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» и др.) проставляют без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа. Дополняется реквизит номером экземпляра.
14 - адресат указывается в письмах в правой верхней части листа документа в пределах ограничительных знаков - уголков. В качестве адресата могут быть указаны организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Названия организации и структурного подразделения указывают в именительном падеже.
Максимальный набор реквизита «Адресат» состоит из следующих частей:
- наименование организации;
- наименование структурного подразделения; - должность, инициалы и фамилия; - почтовый адрес.
15 - гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу документа.
Документ может утверждаться:
- должностным лицом;
- специально издаваемым документом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит:
- из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек);
- наименования должности лица, утверждающего документ; - личной подписи, ее расшифровки; - даты утверждения.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения включает:
- слово УТВЕРЖДЕН (без кавычек);
- наименование утверждающего документа в творительном падеже; - дату и номер утверждающего документа.
16 - резолюция пишется руководителем на документе и включает:
- фамилию исполнителя (кому поручается исполнение);
- содержание поручения (конкретные действия);
- срок исполнения (до какого числа); - подпись руководителя и дату подписания.
17 - заголовок к тексту:
- раскрывает краткое содержание документа; - отвечает на вопрос о чем (о ком)?.
Без заголовка допустимы документы с небольшими текстами и формата А5. 18 - отметка о контроле ставится на поле документа рядом с заголовком: - буквой «К»;
- словом или штампом "КОНТРОЛЬ".
Этот реквизит может проставляться:
- руководителем, поставившим резолюцию на документе;
- должностным лицом, осуществляющим контроль исполнения документов;
- структурным подразделением, осуществляющим контроль исполнения документов.
19 - текст документа является основным элементом документа.
Тексты документов оформляют в виде:
- анкеты;
- таблицы;
- текста;
- соединения этих структур.
Текст, как правило, состоит из двух основных частей.
В первой части излагаются:
- причины составления документа;
- информация по рассматриваемому вопросу;
- основания составления документа;
- ссылки на основополагающие документы.
Во второй части текста излагаются:
- выводы;
- просьбы;
- предложения; - распоряжения; - рекомендации.
Если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст содержит одну заключительную часть. Например, приказы содержат распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - выводы. Текст документов допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Текст должен излагаться четко, последовательно, кратко.
20 - отметка о наличии приложения ставится после текста.
Если в тексте документа упоминается наименование приложения, то в реквизите «приложение» оно не указывается, например: Приложение: на 1 л. в 2 экз.
21 - подпись включает:
- наименование должности лица, подписавшего документ; - личную подпись; - ее расшифровку.
Если документ составлен на бланке предприятия, то должность указывается сокращенно.
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности и фамилией. Реквизит «подпись» проставляется после приложения. 22 - гриф согласования документа состоит:
- из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек);
- должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации); подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии); - даты согласования.
Гриф согласования является реквизитом официального документа, выражающим согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.
23 - виза согласования документа включает:
- должность визирующего;
- подпись визирующего, ее расшифровку; - дату визирования.
Виза необходима для подтверждения специалистами целесообразности составления документа. Как правило, виза ставится при согласовании документа внутри организации до подписания документа руководителем.
Если у визирующего есть замечания и дополнения к проекту документа, он оформляет их в виде приложения.
Визы проставляются:
- на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа (приказа, распоряжения);
- на лицевой стороне последнего листа (ниже реквизита «Подпись») копии отправляемого документа (письма).
24 - печатью заверяется подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных соответствующими нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия.
25 - отметка о заверении копии необходима при заверении соответствия копии документа подлиннику. Она располагается ниже реквизита «Подпись».
Отметка содержит:
- заверительную надпись «Верно»;
- должность лица, заверившего копию;
- подпись, расшифровку подписи;
- дату заверения;
- печать (при необходимости).
26 - отметка об исполнителе включает:
- фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа; номер его служебного телефона.
Отметку располагают на лицевой стороне или (при отсутствии места) на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает:
- ссылку на документ, свидетельствующий об исполнении, его дату и номер;
- краткие сведения об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении);
- слова «В дело №», в котором будет храниться документ;
- подпись исполнителя документа или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ;
- дату направления в дело.
28 - отметка о поступлении документа в организацию, которую проставляют в виде штампа, автоматическим или электронным нумератором, иным способом в середине нижнего поля первого листа документа. Этот реквизит содержит:
- порядковый номер;
- дату поступления документа (при необходимости - часы, минуты).
29 - идентификатор электронной копии документа проставляется на нижнем поле листа (нижний колонтитул) и содержит:
- наименование файла;
- дату или другие поисковые данные (инициалы исполнителя, код подразделения и
т. п.), устанавливаемые в организации.
Такая отметка необходима:
- для исключения повторного ввода документа в ПК;
- быстрого поиска документа по имени файла;
- установления лица, осуществившего ввод документа в ПК.
3.3.1.Понятие языка служебных документов
Язык служебных документов -
это разновидность официально-делового современного литературного языка, используемого в сфере делового общения для составления документов.
Языком служебных документов факты и события освещаются объективно, кратко и ясно.
3.3.2.Особенности языка служебных документов
Особенности языка служебных документов:
- точность и ясность;
- лаконичность;
- убедительность;
- нейтральность тона изложения;
- использование устойчивых словосочетаний (стандартных оборотов); - использование общепринятых сокращений.
Точность и ясность документов достигается:
- тщательным подбором слов;
- использованием слов и терминов в традиционных для норм общелитературного языка значениях, не допускающих иного, чем задумано автором, толкования написанного;
- прямым порядком слов в предложении (сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом).
Лаконичность предусматривает краткость и четкость изложения, без второстепенных деталей и повторов; немногословность. Тексты писем, докладных и служебных записок, других документов, как правило, не превышают одной страницы.
Убедительность служебных документов достигается:
- наличием достоверной информации;
- наличием веских аргументов, побуждающих получателя документа к совершению определенных действий;
- логикой изложения;
- безупречностью формулировок в юридическом отношении;
- обоснованностью предложений автора (со ссылками на нормативные акты).
Нейтральность тона документов предусматривает:
- изложение текста от 3-го лица («компания направляет», «банк не возражает»);
- отсутствие эмоциональной окраски фактов, событий;
- отсутствие личностного подхода к оценке информации, т. к. автор действует от имени организации.
Устойчивые словосочетания - это употребление большинства слов в служебных документах только с одним или ограниченной группой слов. Применение устойчивых или стандартных словосочетаний (готовых языковых клише) дает возможность:
- авторам - оперативно составлять документы;
- адресатам - облегчить восприятие документов;
- создать типовые (трафаретные) формы документов по стандартным ситуациям.
К наиболее используемым
относятся следующие словосочетания: в связи с решением (распоряжением)..., контроль возлагается..., выговор объявляется..., должностной оклад устанавливается..., в связи со сложным положением..., в целях обеспечения..., в соответствии с Вашей просьбой..., считаем необходимым..., согласно приказу..., принимая во внимание..., допущены просчеты..., утвердить и ввести в действие... и т. п.
Использование общепринятых сокращений в служебных документах позволяет:
- уменьшать объемы документов; - ускорять восприятие информации.
Сокращению подлежат:
- отдельные слова (например, рубль - руб.);
- словосочетания (например, и так далее - и т.д.).
При использовании сокращений необходимо учитывать, что они должны быть:
- понятны адресату;
- одинаковы по всему тексту документа (например, недопустимо в одном тексте использовать сокращение слова "господину" как "г." и "г-ну").
3.4.1.Понятие бланка документа
Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального документа.
Бланки документов предназначены для сокращения трудозатрат при составлении документов, а также для быстрого установления предприятия-автора при работе с документом.
3.4.2.Виды бланков
Виды бланков подразделяются на:
- основные;
- дополнительные.
К основным бланкам относятся:
- общий бланк;
- бланк письма.
К дополнительным бланкам можно отнести:
- бланк конкретного вида документа;
- должностной бланк;
- бланк структурного подразделения;
- бланк для работы с зарубежными партнерами.
3.4.3.Реквизиты бланков
Каждый вид бланков документов имеет определенный набор реквизитов.
Реквизиты общего бланка документа:
- герб (для организаций, имеющих на это право);'
- эмблема организации (при наличии герба не проставляется);
- наименование вышестоящей организации (если она имеется);
- наименование организации;
- трафаретные части реквизитов (дата и номер документа).
Рекомендуется проставлять на общем бланке ограничительные уголки для реквизитов документа:
- гриф утверждения; - заголовок к тексту; - отметка о контроле.
Общий бланк используется для составления любых видов документов, кроме писем Бланк письма содержит реквизиты:
герб (для организаций, имеющих на это право);
- эмблему организации (при наличии герба не проставляется);
- код организации (предприятия) по ОКПО;
- наименование вышестоящей организации (если она имеется);
- наименование организации (структурного подразделения);
- справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, а также, по усмотрению организации, номера телефаксов, адрес электронной почты, Webстраницы в Интернете, номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК) и идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), номер и дату лицензии);
- трафаретные части реквизитов (дата, номер документа и ссылка на номер и дату документа);
На бланках письма ставятся ограничительные уголки для следующих реквизитов:
- адресат;
- заголовок к тексту; - отметка о контроле.
Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа.
Должностной бланк используется для составления документов руководителя предприятия. На таком бланке вместо наименования организации указывается должность ее руководителя.
Бланк структурного подразделения применяется для оформления документов в представительствах, филиалах, крупных структурных подразделениях предприятия. На таком бланке после наименования предприятия указывается наименование структурного подразделения.
3.4.4.Варианты расположения реквизитов
При разработке бланков документов рекомендуются два варианта расположения реквизитов: - продольный; - угловой.
Продольное расположение реквизитов предполагает их размещение в середине верхней части листа и применяется при оформлении общего бланка.
Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхнем левом углу листа и используется при оформлении бланка письма.
Для бланков применяют бумагу:
формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм);
- плотности 80…200 г/м2
;
- со степенью белизны – 88…98%.
Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими изготавливать качественные копии документов с помощью копировальных аппаратов. Все бланки должны иметь поля (не менее):
- левое - 20 мм;
- правое - 10 мм;
- верхнее - 15 мм; - нижнее - 20 мм.
3.5.1.Понятие классификации документов
Классификация документов - распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними.
Классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.
3.5.2.Виды классификации
Условно документы можно разделить на следующие группы: по способу документирования:
- рукописные;
- электронные;
- графические;
- кино-, фото-, фонодокументы; по сфере использования:
- организационно-распорядительные;
- финансово-бухгалтерские;
- научно-технические;
- по труду;
- отчетно-статистические; по месту составления:
- входящие (поступившие в организацию);
- исходящие (отправляемые из организации);
внутренние (составленные и используемые в самой организации);
по грифу ограничения доступа:
- открытые (несекретные);
- с грифом ограничения доступа.
Документы могут иметь следующие грифы:
- «Для служебного пользования» (служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли);
- «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности» (информация, содержащая государственную тайну);
- «Конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);
- «Коммерческая тайна» (информация, используемая для достижения коммерческих целей, разглашение которой может нанести ущерб обладателю информации); по происхождению:
- официальные (служебные) (затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке); - личные (касающиеся интересов конкретного лица и являющиеся именными); по юридической значимости:
- подлинники (оригиналы) (первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором);
- копии (документы, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы);
- заверенные копии (копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу);
- дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу); по форме изложения:
- индивидуальные (содержание которых излагается в свободной форме);
- трафаретные (когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении, например, справка с места работы);
- типовые (созданные для документирования стандартных ситуаций, например командирования, и используемые во всех организациях); по срокам хранения:
- постоянного хранения;
- долговременного хранения (свыше 10 лет);
временного хранения (до 10 лет).
3.6.1. Основные группы организационно распорядительных документов
Организационно-распорядительные документы - документы, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий, организаций и должностных лиц.
Организационно-распорядительная документация подразделяется на три основные группы документов:
организационные (уставы, положения, правила, инструкции, определяющие статус
предприятия, его структурных подразделений и порядок их работы); распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения); информационно-справочные (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы,
докладные и служебные записки, протоколы и др.).
Исходя из специфики работы с документами можно выделить следующие группы документов:
документы по личному составу (приказы по л/с, трудовые договоры, трудовые
книжки, личные карточки ф. № Т-2, лицевые счета по зарплате, личные дела); коммерческие документы (коммерческие контракты (договоры) и другие документы, входящие в состав контракта в качестве приложения (спецификации, графики поставок и т. п.); документы по обращениям граждан (предложения, заявления, жалобы и документы
по их рассмотрению).
3.6.2. Формуляр-образец организационно-распорядительного документа
Формуляр-образец - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей и основные реквизиты.
Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична и строится по формуляру-образцу (см. рис. 4).
Рис. 4. Формуляр-образец документа
Различаются только заголовочные части внутренних и внешних документов предприятия. Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации, на внутренних документах они не указываются.
Отличия в большей части касаются структуры и формы изложения текста.
Формуляр-образец служит целям унификации и стандартизации документов.
3.7.1.Основные виды уставов
Устав - правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой или общественной деятельности.
Основными видами уставов являются:
- устав государственной организации (утверждается вышестоящим органом (министерством, комитетом);
- устав муниципальной организации (утверждается городской или районной администрацией);
- устав коммерческой организации (утверждается общим собранием (учредителями, собственником имущества) и регистрируется государственным органом (регистрационной палатой);
- устав общественной организации (утверждается общим собранием (съездом) участников организации).
3.7.2.Правила составления устава
Уставы оформляются на стандартных листах бумаги.
Устав должен иметь:
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- дату (датой устава является дата его утверждения);
- гриф утверждения;
- отметку о регистрации устава (для коммерческих организаций);
- место издания (город);
- текст;
- подписи учредителей или лиц, занимающих выборные должности (председателя, секретаря).
Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумерацию (раздел, пункт, подпункт):
1. Общие положения.
2. Цели, задачи, предмет деятельности.
3. Правовой статус.
4. Организационная структура (органы управления, структурные подразделения и их взаимосвязи).
5. Финансово-материальная база (уставный капитал, акции, основные и оборотные средства, порядок распоряжения ими).
6. Учет и отчетность.
7. Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью.
8. Права и обязанности участников.
9. Порядок ликвидации и реорганизации.
3.8.1.Основные виды положений
Положение - нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа (комиссии).
Положения бывают двух видов:
- типовые (разрабатываемые государственными или отраслевыми органами управления для однотипных предприятий, структурных подразделений, комиссий, например Типовое положение об отделе кадров);
- индивидуальные (разрабатываемые для конкретного предприятия, структурного подразделения, комиссии).
Отдельную группу составляют положения о проведении каких-либо конкретных мероприятий: смотров-конкурсов; аукционов; тендеров.
3.8.2.Правила составления положения
Положение составляется на общем бланке организации.
Положение должно иметь:
- наименование вида документа;
- дату;
- номер;
- заголовок к тексту;
- гриф утверждения;
- текст;
- подписи составителей; - печать (при необходимости).
Датой положения является дата его утверждения руководителем или вышестоящим органом. Заголовок положения отвечает на вопрос «о чем», например: «Положение о Государственном реестре...».
Текст может состоять из следующих разделов:
1. Общие положения.
2. Задачи и функции.
3. Управление и структура.
4. Права и обязанности.
5. Контроль деятельности.
6. Служебные контакты.
7. Ответственность.
3.9.1.Основные виды инструкций
Инструкция - нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организаций, предприятий и должностных лиц.
Инструкции составляются на основе законодательства РФ.
Инструкции могут издаваться:
- органом государственного управления;
- отраслевым органом управления; - муниципальным органом управления; - руководством организации.
Инструкции бывают двух видов:
- типовые (разрабатываемые государственными или отраслевыми органами управления для однотипных предприятий, структурных подразделений, комиссий, например «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»);
- индивидуальные (разрабатываемые для конкретного предприятия, структурного подразделения, комиссии, например «Инструкция по делопроизводству ООО «ЛУЧ»).
Отдельную группу составляют должностные инструкции, которые также могут быть типовыми, отраслевыми и индивидуальными.
3.9.2.Правила составления инструкции
Инструкция должна иметь:
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- дату;
- номер;
- заголовок к тексту;
- гриф утверждения;
- текст;
- подписи составителей; - печать (при необходимости); - визы.
Датой инструкции является дата ее утверждения руководителем или вышестоящим органом. Заголовок инструкции определяет круг вопросов и отвечает, как правило, на вопрос «о чем?».
Текст инструкции содержит формулировки: «должен», «не допускается», «запрещается».
Инструкция может пройти согласование со специалистами, которое оформляется визами.
Инструкция утверждается и вводится в действие руководителем организации или распорядительным документом (приказом).
При введении приказом инструкция оформляется как приложение к тому приказу.
3.10.1.Понятие должностной инструкции
Должностная инструкция - нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия.
Должностная инструкция это один из важных документов, с которым должны знакомить работника при переходе на другую должность, например, согласно Федеральному закону от 31.07.95 № 119-ФЗ «Об основах государственной службы Российской Федерации» государственный служащий имеет право на ознакомление с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности.
На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником. Должностная инструкция и трудовой договор используются:
- при разрешении спорных ситуаций между работодателем и работником;
- с целью разделения труда между персоналом;
- для повышения ответственности за порученный участок работы.
3.10.2.Правила составления
Должностная инструкция:
- разрабатывается - руководителем структурного подразделения;
- визируется - юрисконсультом предприятия и кадровой службой;
- утверждается - руководителем предприятия или заместителем директора, курирующим это подразделение, или вводится приказом.
Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом руководителя предприятия. Должностная инструкция должна иметь:
- наименование министерства (если является отраслевой);
- наименование организации, разработавшей инструкцию;
- наименование вида документа;
- дату;
- номер;
- заголовок к тексту;
- гриф утверждения (или отметку о приложении к приказу, которым инструкция вводится);
- текст;
- подписи составителей; - печать (при необходимости); - визы.
Текст должностной инструкции содержит следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Функции.
3. Должностные обязанности.
4. Права.
5. Ответственность.
6. Служебное взаимодействие.
В разделе 1 (Общие положения) устанавливаются: область деятельности работника; порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность работника; должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.
В разделе 2 (Функции) перечисляются основные направления деятельности работника.
В разделе 3 (Должностные обязанности) должен быть определены конкретные виды работ, выполняемых работником.
В разделе 4 (Права) устанавливаются права, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.
В разделе 5 (Ответственность) указывается, за что конкретно несет ответственность данный работник.
В разделе 6 (Служебное взаимодействие) устанавливается круг служебных связей, регулируются производственные контакты между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать порядок предоставления отчетов, планов, других документов, периодичность предоставления отчетной информации и т. п.
Должностная инструкция составляется в трех экземплярах: первый экземпляр хранится в кадровой службе, второй - у руководителя подразделения, третий - у работника.
3.11.1.Понятие приказа
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.
Приказы являются одними из важнейших документов предприятия. Приказы предприятия делятся на две основные группы:
- приказы по основной деятельности (производственным вопросам); - приказы по личному составу (персоналу предприятия).
К приказам по основной деятельности относятся приказы:
- по организации работы предприятия;
- финансированию;
- планированию;
- отчетности;
- снабжению;
- реализации продукции;
- другим производственным вопросам, например:
о распределении служебных помещений; порядке и сроках хранения бухгалтерских документов; нарушении правил транспортировки грузов; создании рабочей группы по проекту; премировании сотрудников коммерческого отдела; мерах по улучшению пожарной безопасности и т.п.
К приказам по личному составу относятся приказы:
- о приеме работников;
- увольнении работников; переводе работников.
3.11.2.Правила составления приказа
Подготовка приказа включает стадии:
- изучения существа вопроса;
- сбор необходимых сведений;
- подготовка проекта приказа;
- согласование проекта;
- подписание руководителем.
Проекты приказов готовятся специалистами предприятия по поручению руководителя.
Приказы оформляются на общем бланке предприятия или на бланке приказа.
Приказ должен иметь:
- наименование вида документа;
- дату;
- номер;
- заголовок к тексту;
- текст; - подпись.
Датой приказа является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т.д.).
Заголовок приказа должен отвечать на вопрос «о чем?», например: «О реорганизации предприятия», «Об изменении оплаты отпусков» и т. д.
Текст приказа состоит, как правило, из двух частей:
- констатирующей;
- распорядительной.
В констатирующей части указывают основания издания приказа.
Основанием для издания приказа являются:
- нормативные документы государственных или муниципальных органов; - решения совета директоров, общих собраний акционеров; - производственная необходимость.
В распорядительной части указывают:
- «ПРИКАЗЫВАЮ»;
- «кому» (исполнителю или структурному подразделению); - «что сделать» (указывают конкретную работу); - «до какого числа» (сроки ее окончания).
Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.
В случае необходимости в приказе перечисляются ранее изданные документы (приказы, решения, инструкции), которые этим приказом отменяются.
Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения в приказе может отсутствовать.
Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько.
В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа. Если пункт о контроле отсутствует, контроль за выполнением данного приказа осуществляет руководитель предприятия.
3.12.1.Понятие распоряжения
Распоряжение - правовой акт, издаваемый руководителем для разрешения оперативных вопросов. Распоряжения организации составляются в основном по вопросам:
- информационно-методического характера;
- повседневной административной, производственно-хозяйственной деятельности;
- связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, правил и других документов, например:
о распределении обязанностей между заместителями руководителя компании; передаче дел и документов увольняемыми сотрудниками; применении правил работы с конфиденциальными документами; сроках предоставления авансовой отчетности; порядке использования служебного автотранспорта; проведении ежегодной диспансеризации работников и т. п.
Распоряжение государственного или муниципального органа управления правовой акт, обязательный для исполнения организациями и гражданами, которым распоряжение адресовано.
Распоряжения, затрагивающие права и интересы граждан, должны быть опубликованы в течение двух недель в официальных изданиях.
3.12.2.Правила составления распоряжений
Распоряжения составляются и оформляются аналогично приказам. Распоряжение должно иметь:
- наименование вида документа;
- дату;
- номер;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись.
Текст распоряжения состоит из двух частей:
- констатирующей;
- распорядительной.
В констатирующей части указывают основания издания распоряжения.
В распорядительной части указывают:
- «ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)»;
- «кому» (исполнителю или структурному подразделению); - «что сделать» (указывают конкретную работу); - «до какого числа» (сроки се окончания).
Часто в тексте распоряжения слова «ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)» опускают, указывая только действие, например:
- всем сотрудникам пройти инструктаж; - работникам отдела кадров провести аттестацию;
- сотрудникам охраны пройти медкомиссию и т.п.
Последний пункт распоряжения является, как правило, контрольным, т.е. указывается должностное лицо или структурное подразделение, осуществляющее контроль за исполнением этого распоряжения.
Распоряжения подписывают руководитель или заместители руководителя предприятия.
3.13.1.Понятие решения
Решение - документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов.
Решения могут приниматься по разнообразным вопросам, входящим в компетенцию коллегиальных органов (собрания акционеров, совета директоров, научно-технического совета и др.), например:
- о приоритетных направлениях развития фирмы;
- разработке программы электронного документооборота;
- реорганизации системы повышения квалификации работников;
- организации сайта в Интернете;
- участии в международной выставке; - внедрении рацпредложения и т.п.
Подготовка решения включает следующие стадии:
- изучение существа вопроса ответственным исполнителем;
- сбор необходимых сведений;
- обсуждение проекта коллегиальным органом на собрании (заседании);
- подготовка проекта решения;
- подписание руководителем и секретарем коллегиального органа (в ряде случаев всеми участниками обсуждения).
Проекты решений готовятся ответственными исполнителями по поручению коллегиального органа.
3.13.2.Правила составления решения
Решения оформляются на общем бланке предприятия.
Решение должно иметь:
- наименование вида документа;
- дату;
- номер;
- наименование коллегиального органа;
- заголовок (если решение касается одного вопроса);
- текст;
- подписи.
Датой решения является дата проведения собрания (заседания).
Нумерация решений производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т.д.) отдельно от других видов документов.
Текст решения состоит, как правило, из двух частей:
- констатирующей; - распорядительной.
В констатирующей части указывают состояние вопроса, цели, задачи или основание решения.
Если основанием к изданию решения является нормативный документ, то в констатирующей части указываются наименование, дата, номер и заголовок этого документа.
Констатирующую часть опускают, если причина издания решения очевидна и не нуждается в разъяснении.
В распорядительной части указывают:
- «РЕШИЛ (РЕШИЛИ)»;
- «что сделать» (указывают конкретную работу, перечень мероприятий или действий, предписываемых решением);
- «до какого числа» (срок окончания работ);
- исполнителя (структурные подразделения предприятия или должностные лица).
Текст решения может делиться на пункты. Если решение вводит в действие какиелибо документы, то они оформляются как приложение.
3.14.1.Понятие протокола
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального принятия решения на собраниях, совещаниях, заседаниях.
На предприятиях, в организациях составляются протоколы:
- заседаний совета директоров (учредителей);
- общих собраний трудовых коллективов, акционеров, кредиторов и т.п.
Проведению совещания (собрания) любого уровня должна предшествовать подготовительная работа. Чтобы обсуждение прошло эффективно, для участников заседания готовится и раздается информационный материал по вопросам, включенным в повестку дня.
Протокол ведется во время заседания секретарем коллегиального органа или работниками, готовившими собрание. Секретарь конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников заседания.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов, выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
Проект протокола визируется сотрудниками или подразделениями, выносившими вопрос на обсуждение.
Протокол подписывается, как правило, председателем и секретарем собрания
(заседания). В некоторых случаях требуются подписи всех участников заседания (совета директоров, президиума, правления).
3.14.2.Правила составления протокола
Протокол составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги. Протокол должен иметь:
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- дату;
- номер;
- указание места издания (г. Москва);
- заголовок к тексту;
- текст;
- подписи.
Датой протокола является дата проведения собрания.
Номер протокола - порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года (№ 1, № 2 и т.д.).
Заголовок протокола содержит название органа, проводящего заседание (научнотехнический совет, совет кредиторов) или протоколируемого мероприятия. Текст протокола состоит из двух частей:
- вводной;
- основной.
Вводная часть оформляется в следующей последовательности: Председатель фамилия и инициалы;
Секретарь - фамилия и инициалы;
Присутствовали - фамилии и инициалы присутствующих сотрудников предприятия в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных.
Если присутствующих более 10, указывается их общее количество. Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с повой строки и отвечает на вопрос «о чем?», например:
1. Об итогах работы предприятия за первое полугодие 2002 г.
Основная часть состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.
Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы выступавших и через тире - краткое изложение текста выступления.
Если докладчик предоставил текст своего выступления, то после тире указывается: «текст выступления прилагается (приложение 1)».
Вопросы, задаваемые в ходе обсуждения, фиксируются в протоколе вместе с ответами. Записи делаются в краткой, лаконичной форме.
Постановление (решение) указывается в протоколе полностью, т. к. является наиболее важной его частью. Текст постановления строится по образцу распорядительной части приказа.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, вносится в текст протокола после соответствующего решения. К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформляются как приложения.
3.15.1.Виды актов
Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты или действия.
Акты составляются в различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей:
- акт приема работ по контракту;
- акт приема-передачи документов;
- акт списания материалов;
- коммерческий акт; - акт проверки и т.д.
Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей.
Акты могут не только устанавливать какие-либо факты, нарушения, но и содержать предложения по устранению недостатков (акт о нарушении правил пожарной безопасности, техники безопасности и т. п.).
Особую группу образуют коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все дополнения и исправления в акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза).
3.15.2.Правила составления актов
Если акт является внутренним документом предприятия, он оформляется на общем бланке.
Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные об организации.
Акт должен иметь:
- наименование организации (структурного подразделения);
- наименование вида документа;
- дату;
- номер;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подписи;
- печать (для важных и внешних актов);
- приложения (при наличии копии подтверждающих документов).
Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.
В вводной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия.
Далее указывается состав комиссии: фамилии, инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности и фамилии присутствующих.
Акт может иметь заголовок, например «Акт о недостаче ТНП» или «Акт приемапередачи документов», с грифом «Конфиденциально».
В основной части акта излагаются:
- цели и задачи;
- сроки проведенной комиссией работы;
- результаты (выводы, заключения, предложения).
После текста и отметки о приложении при необходимости указываются сведения о количестве экземпляров акта, о месте их нахождения или адресатах, которым они отправлены.
Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.
Для ряда актов (по материальным, финансовым и другими важным вопросам) необходимо утверждение руководителем и заверение печатью предприятия.
С актами ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают. При этом в акте после подписей составителей ставится отметка («С актом ознакомлены»: должности, подписи, расшифровки подписей и даты).
3.16.1.Основные виды писем
Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д.
По содержанию и назначению письма могут быть:
- инструкционные (содержащие указания и разъяснения подведомственным организациям);
- гарантийные (дающие гарантии выполнения каких-либо обязательств, оплаты, сроков и т. п.);
- информационные (содержащие полезную для адресата информацию, а также просьбы, напоминания, предложения);
- рекламные (рекламирующие товары и услуги);
- коммерческие (содержащие конкретные предложения по заключению сделок);
- рекламационные (содержащие претензии по качеству товаров или услуг);
- письма-запросы (содержащие просьбу о предоставлении какой-либо информации);
- письма-приглашения и др.
В ряде случаев составляются сопроводительные письма, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается:
- с какой целью направляется основной документ;
- что с ним необходимо сделать; - в какие сроки.
Если же сопроводительное письмо не несет смысловой нагрузки, то составлять его не рекомендуется.
3.16.2.Правила составления писем
Подготовка письма включает следующие стадии:
- изучение существа вопроса;
- сбор необходимых сведений, в т.ч. из предыдущей переписки;
- подготовка проекта письма;
- согласование проекта (при необходимости); - подписание руководителем.
Проекты писем готовятся исполнителями по поручению руководителя предприятия.
Письма оформляются на бланке письма.
Письмо должно иметь:
- дату;
- номер;
- ссылку на дату и номер полученного письма (в письмах-ответах);
- адресат;
- заголовок (отвечающий на вопрос «о чем?»);
- текст;
- подпись;
- отметку об исполнителе;
- отметку о наличии приложений.
В письмах название вида документа не указывается, за исключением гарантийного письма.
Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному, то в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма.
Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Текст письма, как правило, не превышает одной страницы. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.
Текст письма чаше всего состоит из вводной части и основной.
В вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы.
В основной части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.).
3.17.1.Понятия докладной и служебной записок
Докладная записка - документ, адресованный руководству, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Служебная записка - документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения, используемый для решения производственных вопросов, как правило, внутри предприятия.
Служебная записка - документ, официально не принятый, т.е. не включенный в классификацию документов РФ, тем не менее широко используемый в практике делопроизводства. Докладная записка может быть внешней и внутренней.
Внешняя докладная записка - документ, направляемый руководителю вышестоящей организации, содержащий информацию о фактах, событиях, действиях, требующую принятия решения.
Внутренняя докладная (служебная) записка - документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами.
Внутренняя докладная записка составляется только в том случае, если вопрос не может быть решен в устной форме.
3.17.2.Правила составления докладной (служебной) записки
Внешняя докладная записка составляется на общем бланке организации, внутренняя - на бланке структурного подразделения или на листах формата А4, А5.
Докладная (служебная) записка должна иметь:
- наименование структурного подразделения - автора документа;
- наименование вида документа;
- дату;
- номер (не обязательный реквизит);
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись.
Датой докладной записки является дата подписания ее автором.
Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание и отвечающий на вопрос «о чем?».
Текст докладной записки, как правило, состоит из вводной части и основной.
В вводной части текста указываются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, сопровождаемые ссылками на даты, документы.
В основной части текста содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.
Внешние докладные записки, направляемые в вышестоящие органы, подписываются руководителем предприятия, внутренние - автором.
3.18.1.Виды справок
Справка - это документ, содержащий описание и (или) подтверждение фактов, событий.
Справки бывают двух основных видов:
- справки, подтверждающие работу (учебу), оплату труда, место проживания и т. п., составляемые по запросам граждан;
- справки по производственным вопросам, составляемые по запросу руководства.
3.18.2.Правила составления
Справки по запросам граждан (работников) выдает руководство организации с указанием специальности, должности, квалификации, периода работы и размера заработной платы (ст. 62 Трудового кодекса РФ).
Справки по производственным вопросам могут быть:
- внешними, составляемыми по запросу вышестоящей организации;
- внутренними, составляемыми по запросу руководства своей организации.
Справки по запросам граждан (работников), как правило, оформляются на бланках справок формата А5, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст.
Справка должна иметь:
- наименование вида документа;
- дату;
- номер (при необходимости);
- текст;
- подпись; - печать.
Датой справки является дата ее подписания должностным лицом. В правом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже,. Текст справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности, зарплаты.
Составляют подобные справки в одном экземпляре.
Справки по производственным вопросам (внешние) составляются на общем бланке организации. Справка должна иметь:
- наименование вида документа;
- адресат;
- дату;
- номер (при необходимости);
- заголовок к тексту (раскрывающий ее содержание и указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в справке);
- текст;
- подпись руководителя организации; - печать (при необходимости).
Текст справки состоит, как правило, из двух частей: вводной и основной.
В вводной части излагаются факты, события, послужившие поводом к ее составлению.
В основной части приводятся конкретные данные, показатели, характеризующие производственные процессы.
Если справка содержит информацию по нескольким вопросам, текст ее делят на разделы, которые должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами.
Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.
Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй - подшивается в дело.
При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.
Справки по производственным вопросам (внутренние):
- составляются на бланке структурного подразделения или на стандартном листе
А4;
- имеют те же реквизиты, что и внешние, за исключением печати; - подписываются составителем.
3.19.1.Требования к контракту
Контракт (договор) - документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений.
Коммерческие контракты (договоры) являются основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями.
В контракте отражаются:
- характер сделки; - условия:
- сроки;
- цена;
- качество (продукции, товара);
- оплата;
- гарантии;
- права и обязанности сторон;
- порядок разрешения споров.
Договорные отношения могут быть установлены:
- путем направления оферты - письменного предложения о заключении контракта. Оферта должна содержать основные условия предлагаемой сделки (ст. 435 ГК РФ).
Принятие предложения другой стороной считается акцептом (согласием);
- путем представления одной из сторон проекта контракта. Получив проект, другая сторона рассматривает его и, если нет возражений, подписывает. Один экземпляр контракта возвращается стороне, подготовившей проект.
Обмен документами между сторонами может происходить посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, факсимильной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по контракту (ст. 434 ГК РФ).
3.19.2.Правила составления контрактов
В контракте должны быть:
- четкая формулировка прав и обязанностей сторон, не допускающая возможность иного толкования;
- предусмотрена возможность расторжения контракта любой из сторон;
- цена в рублях (допускается использование другой валюты, но только в формулировке «подлежит оплате в рублях в сумме, эквивалентной сумме в иностранной валюте»);
- санкции к каждой из. сторон за невыполнение обязательств.
Контракты (договоры) относятся к документам, которые являются важнейшими доказательствами в арбитражном суде в случае возникновения споров. Оформлены они должны быть безукоризненно.
Рекомендуется подписи сторон контракта проставлять:
- разборчиво (для однозначного установления автора подписи);
- фиолетовым или синим цветом (чтобы отличить от копий);
- на каждом листе (чтобы исключить внесение неоговоренных изменений).
3. Контракты оформляются на бланке контракта или на стандартных листах.
Контракт должен иметь:
- наименование вида документа;
- дату;
- номер;
- место составления;
- заголовок (договор купли-продажи, контракт на поставку ТНП, контракт о техническом содействии);
- текст;
- подписи должностных лиц (с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания документов);
- печати организаций-контрагентов.
Датой контракта является дата его подписания сторонами.
Нумерация контрактов производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т.д.). При большом количестве контрактов к номеру может быть добавлено условное обозначение (№ 1-КС - капстроительство) или номер контрагента (№ 1/5 - где 5 порядковый номер другой стороны).
Текст контракта содержит:
- наименования сторон (полные названия организаций);
- предмет контракта;
- условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;
- условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов; порядок сдачи-приема выполненных работ; ответственность сторон;
- гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства; переход права собственности и риски; порядок разрешения споров;
- юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов);
3.20.1.Понятие доверенности
Доверенность - документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или гражданина).
Доверенности могут быть: - служебными; - личными.
Служебная доверенность составляется от имени организации, подписывается руководителем или уполномоченными должностными лицами и заверяется печатью организации.
Личная доверенность выдается гражданином, удостоверяется в нотариальном порядке организацией, в которой доверитель работает (учится), или жилищноэксплуатационной организацией по месту жительства.
Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи.
Срок действия доверенности не может превышать 3 лет.
3.20.2.Правила составления доверенностей
Служебная доверенность оформляется на бланке доверенности. Доверенность должна иметь:
- наименование вида документа;
- дату выдачи;
- номер;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подписи; - печать.
В тексте доверенности указываются:
- фамилия , имя, отчество (полностью) и должность лица, передающего свои полномочия или полномочия организации;
- фамилия, имя, отчество (полностью) и должность лица, получающего полномочия;
- паспортные данные уполномоченного должностного лица; - перечисление предоставляемых полномочий; - срок действия доверенности.
Дополнительно может быть указан:
- образец подписи уполномоченного лица.
Личная доверенность оформляется на стандартных листах А4, А5 и включает:
- наименование вида документа;
- дату выдачи;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подписи;
- отметку о заверении.
Служебная и личная доверенности не принимаются к исполнению:
- при наличии подчисток, следов правки, приписывания или зачеркивания слов;
- при оформлении текстовой части разными чернилами (другими чернилами может быть оформлена только отметка о заверении).
3.21.1.Понятие приказа по личному составу
Приказ по личному составу - правовой акт, издаваемый руководителем, как правило, по вопросам приема, увольнения и перевода работников предприятия.
Приказ по личному составу - обязательный документ трудовых правоотношений.
При приеме на работу приказ издается на основании заключенного трудового договора.
При увольнении приказ издается на основании письменного заявления работника и указания руководителя.
Приказ по личному составу объявляется работнику под расписку.
Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с января по декабрь в пределах года с добавлением индекса «л/с» (№ 1 л/с, № 2 л/с...).
По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию приказа (ст. 68 Трудового кодекса РФ).
На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма № Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.
Приказы по личному составу хранятся 75 лет.
3.21.2.Правила составления приказов
Проекты приказов по личному составу готовятся работниками кадровой службы организации по поручению руководителя.
Приказы оформляются на бланках типовой межотраслевой формы:
- о приеме - № Т-1;
- о переводе на другую работу - № Т-5; - об увольнении - № Т-8.
При отсутствии типовых бланков приказы по личному составу могут быть составлены на стандартном листе А4.
Приказ должен иметь:
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- дату;
- номер;
заголовок;
- текст;
-основание;
- подпись;
- отметку об ознакомлении.
Приказ составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем предприятия.
Датой приказа является дата его подписания руководителем.
В тексте указываются:
- фамилия, имя, отчество работника (полностью);
- наименование структурного подразделения;
- профессия (должность);
- условия приема на работу (характер работы).
Графа «основание» приказа о приеме содержит дату и номер трудового договора.
В графе «основание» приказа об увольнении указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление, объяснительная записка) и статья Трудового кодекса РФ, соответствующая причине увольнения.
Отметка об ознакомлении содержит подпись работника и дату ознакомления с приказом.
Приказы по личному составу, как правило, визируются юрисконсультом и должностным лицом, ответственным за работу с персоналом организации.
3.22.1.Понятие штатного расписания
Штатное расписание - документ, содержащий список структурных подразделений организации, должностей сотрудников и их окладов, утверждаемый руководителем или вышестоящим органом. Штатное расписание применяется:
- для оформления структуры организации;
- штатного состава;
- штатной численности в соответствии с ее уставом (положением).
Штатное расписание содержит:
- перечень структурных подразделений;
- перечень должностей;
- сведения о количестве штатных единиц; - сведения о должностных окладах, надбавках;
- сведения о месячном фонде заработной платы.
В соответствии со штатным расписанием наименование должности указывается:
- в трудовом договоре; - приказах по личному составу; - трудовой книжке.
Штатное расписание, как правило, является конфиденциальным документом.
3.22.2.Правила составления штатных расписаний
Проекты штатных расписаний готовятся специалистами кадровой службы предприятия по поручению руководителя.
Штатное расписание оформляется на бланке унифицированной формы № Т-3.
Штатное расписание должно иметь:
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- дату;
- номер; - текст;
- визы руководителей структурных подразделений и главного бухгалтера.
Утверждается штатное расписание приказом руководителя организации.
Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.
3.23.1.Понятие трудового договора
Трудовой договор - документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их.
Статья 56 Трудового кодекса (ТК) РФ определяет трудовой договор как соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные законами и иными нормативными правовыми актами, выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.
3.23.2.Требования к трудовому договору
Трудовой договор составляется:
- в письменной форме;
в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами (один
экземпляр для работника, другой для работодателя).
Трудовые договоры могут заключаться:
- на неопределенный срок;
- на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор).
Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения. Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.
В трудовом договоре могут предусматриваться условия:
- об испытании;
- неразглашении государственной, служебной или коммерческой тайны;
- обязанности работника отработать после обучения не менее определенного срока (если обучение производилось за счет работодателя);
- иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с Трудовым кодексом.
Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.
Работник вправе не выполнять работы, не включенные в трудовой договор (ст. 60 ТК РФ).
Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем.
3.23.3.Правила составления трудовых договоров
Трудовые договоры оформляются на бланке договора или на стандартных листах А4.
Трудовой договор должен иметь:
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- дату;
- номер;
- место составления;
- текст;
- подписи работодателя и работника (с указанием должностей и расшифровок подписей);
- печать.
Датой трудового договора является дата его подписания сторонами. В тексте трудового договора указывается:
наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - физического
лица);
- фамилия, имя, отчество работника;
- место работы (с указанием структурного подразделения);
- дата начала работы;
- наименование должности, специальности, профессии или конкретная трудовая функция; права и обязанности работника;
- права и обязанности работодателя;
- характеристики условий труда;
- компенсации и льготы работнику за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;
- режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);
- условия оплаты труда (в т. ч. размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
- виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.
В случае заключения срочного трудового договора в нем указываются:
- срок его действия;
- обстоятельство, послужившее основанием для заключения срочного трудового договора.
Трудовые договоры:
- включаются в состав личных дел работников;
- формируются в отдельное дело по алфавиту фамилий работников (если личные дела не заводятся);
- хранятся 75 лет.
3.24.1.Понятие личной карточки
Личная карточка - документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т.д.).
Личная карточка является одним из основных документов по учету персонала, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.
Личная карточка заполняются на основании документов:
- приказов по личному составу;
трудовой книжки;
- паспорта;
- военного билета;
- документа об окончании учебного заведения;
- страхового свидетельства пенсионного страхования;
- свидетельства о постановке на учет в налоговом органе; - других документов, предусмотренных законодательством; - сведений, сообщенных о себе работником.
3.24.2.Правила составления личной карточки
Личная карточка оформляются на бланке унифицированной формы № Т-2. Личная карточка должна иметь:
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- дату составления;
- текст;
- подписи работника кадровой службы и лица, на которого она заведена.
Текстовая часть личной карточки содержит разделы:
- общие сведения о работнике;
- сведения о воинском учете;
- прием на работу и переводы на другую работу;
- профессиональная подготовка;
- повышение квалификации;
- поощрения и награды;
- отпуска;
- социальные льготы; - дополнительные сведения; - основание увольнения.
Главным разделом карточки является раздел III «Прием на работу и переводы на другую работу».
Записи в этом разделе должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. Эти сведения должны заполняться с особой аккуратностью, т. к. они служат основанием для подтверждения трудового стажа работника.
В конце каждой записи в этом разделе должна стоять подпись работника. Заполняются личные карточки рукописным способом работником кадровой службы.
При изменении сведений о работнике в карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий.
3.25.1.Право граждан на обращения и жалобы
Граждане России имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам. Должностные лица в пределах своей компетенции обязаны:
- рассмотреть обращения;
- принять решения;
- произвести необходимые действия;
- дать мотивированный ответ в установленный срок.
Руководители организаций несут персональную ответственность за работу по рассмотрению обращений граждан.
3.25.2.Виды обращений граждан
Обращения бывают трех видов:
- жалоба;
- заявление;
- предложение.
Обращения могут быть:
- индивидуальными (поданные одним лицом);
- коллективными (поданные от имени двух и более лиц).
Жалоба - документ, в котором указываются нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан.
Жалоба может содержать:
- просьбу о восстановлении нарушенных прав и интересов;
- критику в адрес должностных лиц или граждан, в результате необоснованных действий которых произошло нарушение.
Заявление - документ, в котором указываются просьбы личного или общественного характера, направленные на реализацию предоставленных законом прав и интересов граждан.
Заявление может содержать информацию о недостатках в деятельности государственных органов, предприятий, общественных организаций.
Предложение - документ, в котором указывается необходимость совершенствования работы государственных органов, предприятий, общественных
организаций и рекомендуются пути и способы решения поставленных задач.
3.25.3.Порядок работы с обращениями граждан
Порядок работы с обращениями граждан может быть установлен нормативными документами:
- федеральными;
- региональными;
- отраслевыми;
- муниципальными.
В соответствии с нормативными документами обращения подаются:
- в органы, компетентные в решении данного вопроса;
- в те органы и тем должностным лицам, которым подчинены органы и лица, чьи действия обжалуются.
Государственные и общественные организации, к ведению которых не относятся вопросы, поставленные в обращении, должны направить их по принадлежности, известив об этом заявителя.
Запрещается направлять обращения граждан в те органы или тем должностным лицам, действия которых обжалуются.
Обращения решаются:
- не требующие специального изучения и дополнительных проверок – в течение 15 дней;
- требующие специального изучения и дополнительных проверок - в течение 1 месяца.
Если для разрешения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки разрешения могут быть в порядке исключения продлены руководством организации, но не более чем на один месяц, с сообщением об этом заявителю.
Делопроизводство по обращениям граждан в государственных организациях должно вестись отдельно от обработки других видов документов.
Все обращения регистрируются вдень их поступления в учетных формах:
- журналах регистрации (см. рис. 5);
- на ПК;
- картотеках.
Рис. 5. Журнал регистрации обращений граждан
На обращении ставится:
- дата поступления;
- входящий номер, состоящий из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего документа (например № Л-17 ).
Штамп с регистрационным номером проставляется на середине нижнего поля первой страницы обращения.
При повторном получении обращения:
- присваивается очередной порядковый номер;
- указывается номер первого обращения;
- ставится отметка «Повторно» (в учетной форме и на обращении).
При поступлении повторного обращения работник, ведущий делопроизводство, обязан передать его на рассмотрение руководству организации вместе с предыдущими обращениями.
Обращения граждан могут быть поставлены на контроль.
В этих случаях в учетных формах и на самом обращении проставляется знак контроля – «К».
Работа по контролю за обращениями граждан возлагается на должностных лиц, наделенных соответствующими полномочиями по контролю.
Лица, осуществляющие контроль, имеют право:
- запрашивать у исполнителей необходимые сведения о ходе исполнения обращения;
- знакомиться с документами, отражающими состояние исполнения обращения;
- требовать от исполнителей объяснения причин задержки исполнения; - вносить предложения соответствующим руководителям по устранению - выявленных нарушений в исполнении обращения.
Контроль завершается только после вынесения решения и принятия мер по разрешению предложений, заявлений и жалоб.
Состояние работы с обращениями граждан анализируется, а итоги работы периодически (ежемесячно, ежеквартально) докладываются руководству организации.
О ходе выполнения наиболее важных и сложных обращений, сроки исполнения которых могут быть нарушены, незамедлительно докладывается контролирующим лицом руководителю организации.
Обращения граждан считаются разрешенными:
- если рассмотрены поставленные в них вопросы; по ним приняты необходимые меры;
- даны ответы, соответствующие действующему законодательству и другим нормативным актам.
В этом случае проставляется отметка об исполнении в учетных формах, содержащая:
- краткое указание вида исполнения; - номер и дату ответного документа.
Руководители организаций должны сообщать гражданам о решениях, принятых по их обращениям.
Ответ может быть дан: в письменной форме; устной форме.
В случае устного ответа делается соответствующая запись на обращении и в учетной форме.
На каждом обращении после его исполнения ставится:
- запись «В дело № ...»;
- проставляется личная подпись исполнителя; - дата.
Обращения граждан после их разрешения со всеми относящимися к ним документами направляются в отдельное дело в соответствии с утвержденной номенклатурой организации.
Документы располагаются в деле:
- в хронологическом порядке;
- каждое письмо и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу.
Основные термины и определения, используемые в документировании управленческой деятельности
Автобиография
- описание своей жизни, включающее обучение и трудовую деятельность.
Автоматизированная информационная система
- информационная система, реализуемая с использованием средств вычислительной техники и связи.
Автор документа
- физическое или юридическое лицо, создавшее документ. Адресат - лицо или организация - получатель документа.
Адресование документа
- указание получателя документа путем проставления реквизита «адресат» в правом верхнем углу листа.
Акт
- документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты или действия.
Акцепт
- принятие- предложения о заключении контракта одной из его сторон.
Анкета
- документ, содержащий вопросы по определенной теме и ответы на них.
Аннотация
- краткая характеристика содержания книги, отчета, статьи, документа.
Архив
- организация или ее структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью использования.
Баланс предприятия
- финансовый документ, отражающий состояние денежных и материальных средств предприятия (расходов и доходов).
Бланк документа
- набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Бухгалтерские документы
- документы, необходимые для ведения бухгалтерского учета, являющиеся письменным доказательством совершения финансовых, хозяйственных операций.
Ведомость
- перечень (список) каких-либо данных, расположенных в определенном порядке.
Виза официального документа
- реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
Внешний документ
- документ, отправленный другим организациям (лицам) или полученный от них (исходящий или входящий).
Внутренняя опись
- учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.
Внутренний документ
- официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.
Входящий документ
- документ, поступивший в учреждение. Выписка из документа - заверенная копия части документа.
Гриф
- ограничения доступа к документу - реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.
Гриф согласования
- реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.
Гриф утверждения
- реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
Дата официального документа
- реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.
Дело
- совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.
Делопроизводство (документационное обеспечение управления (ДОУ)
отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Доверенность
- документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или гражданина).
Договор (контракт)
- документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и условий их регулирования.
Докладная записка
- документ, адресованный руководству, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Документация
содержание ..
993
994
995 ..
|