Самоучитель по Microsoft Project

изменена. При этом длительность задачи В не изменилась.

Если же изменяется дата окончания последующей задачи (как в строках 11-12

на рис. 11.10), то дата окончания предшествующей задачи не изменяется, и

задачи завершаются в разные дни. То есть при изменении длительности

последующей задачи переносится только дата ее окончания.

Но если длительность предшествующей задачи больше длительности

последующей, то изменение длительности последней происходит не за счет

переноса даты ее окончания на более поздний срок, а за счет переноса даты ее

начала на более ранний. Например, на рис. 11.10 в строках 8-9 длительность

задачи А больше, чем В. Поэтому при увеличении длительности задачи В

(строки 14-15) на один день дата начала этой задачи переносится на одни день

назад, с 28.02.02 на 27.02.02.

Рис. 11.10. Принцип расчета длительностей MS Project для типа связи FF (00)

Использование задержек и опережений

Часто в жизни зависимости между задачами бывают немного более сложными,

чем Finish-to-start (Окончание-начало). Например, между задачей «Покраска

стен» и «Развешивание картин» должен пройти день, чтобы краска успела

высохнуть. Для того чтобы описать такую зависимость между задачами, в MS

Project используется параметр Запаздывание (Lag). Например, в случае с

покраской стен запаздывание между задачами должно составить 1 день.

Запаздывание является свойством связи и может быть указано в диалоговом

окне определения свойств связи (см. раздел

«Редактирование проектных

данных на диаграмме Ганта»

). Запаздывание можно вводить как

длительность (например, 1 день) или как процент от длительности

предшествующей задачи. Например, если предшествующая задача

продолжается 4 дня, то запаздывание в 25% будет равняться 1 дню.

Иногда для начала выполнения следующей задачи не нужно дожидаться

полного окончания предыдущей. Например, можно начинать клеить обои, когда

штукатурка положена хотя бы на некоторых стенах в доме. В таком случае

следует использовать Опережение (Lead). Опережение вводится так же, как и

запаздывание, но с отрицательным знаком, например опережение в 1 день

указывается как -Id (-1д), а опережение в 50% (то есть следующая задача

начинается, когда предыдущая выполнена наполовину) — как -50%.

Рис. 11.11. Использование задержек и опережений при связи типа FS (ОН)

На рис. 11.11 представлен пример использования задержек и опережений

вместе со связью типа FS (ОН). Задачи в строках 5-6 соединены обычной

связью без задержки. В строках 8-9 было добавлено запаздывание в 1 день, и

дата начала задачи В автоматически была перенесена на 1 день позже, с

27.02.02 на 28.02.02.

В строках 11-12 запаздывание было изменено на 100%, то есть на

длительность предшествующей задачи (А). Поскольку длительность А

равняется 2 дням, то дата начала В была перенесена с 27.02.02 (строки 5-6) на

01.03.02 (в феврале 2002 г. 28 дней). В строках 14-15 при сохранении

параметров задержки мы увеличили длительность задачи А на 1 день (до 3

дней), и дата начала В была перенесена еще позже, на 05.03.02 (на 1 день

позже теперь заканчивается А, плюс запаздывание в 3 дня, плюс два выходных

дня).

В строках 17-18 используется опережение в 1 день. В результате начало

задачи В, которое в строках 5-6 значилось как 27.02.02, теперь перенесено на

26.02.02. В строках 20-21 используется опережение в процентах (50%).

Поскольку 50% от длительности А составляет 1 день, то дата начала В в строке

21 такая же, как и в строке 18. Но при увеличении длительности А в строке 23

до 4 дней длительность опережения автоматически увеличилась до 2 дней, и

дата начала В автоматически изменилась на 27.02.02 (28.02.02 заканчивается

А, и если бы не использовалось запаздывание, то В началась бы лишь

01.03.02; но так как запаздывание есть и равняется 50% длительности А, то

есть 2 дням, то дата начала переносится на 27.02.02).

Как видно из примеров, особенно удобно указывать запаздывания и

опережения в процентах от длительности предшествующей задачи, так как при

ее изменении MS Project автоматически перенесет дату начала последующей

задачи на соответствующий день.

Способы редактирования связей

Мы уже знаем способы создания и редактирования связей с помощью мыши.

Однако это не единственная возможность, предоставляемая MS Project для

работы со связями. Их можно редактировать прямо в таблице, куда вводятся

данные, в особой форме или в диалоговом окне определения свойств задачи.

Кроме того, создавать связи можно с помощью кнопки Link Tasks (Связать

задачи) стандартной панели инструментов (см. представленный ниже рисунок).

Для этого нужно выделить две или больше задач и нажать эту кнопку. Задачи

будут соединены последовательно связью типа Finish-to-start (Окончание-

начало). Например, если выделены задачи 1, 2 и 3, то после нажатия кнопки

задача 2 будет следовать за задачей 1, а задача 3 — за задачей 2. Выделив все

связанные задачи и нажав кнопку Unlink Tasks (Разорвать связи задач), можно

быстро удалить все связи между ними.

Редактирование связей в таблице

Чтобы в процессе ввода задач быстро указать предшественника задачи,

используется колонка Predecessors (Предшественники), по умолчанию

включенная в таблицу Entry (Ввод). Например, на рис. 11.12 представлен

фрагмент этой таблицы из файла проекта Издание номера журнала, где уже

введена информация о связях между задачами (файл 5.mpp).

Рис. 11.12. Фрагмент таблицы из плана проекта с введенными связями между

задачами

Как вы помните, связью по умолчанию является Finish-to-start (Окончание-

начало), поэтому если в поле Predecessors (Предшественники) просто указать

номер задачи1, это будет означать, что данная задача является

предшественницей текущей. Например, предшественницей задачи

Предварительная редколлегия является задача с номером 3, то есть Подготовка

плана номера. Соответственно, Предварительная редколлегия начинается

01.11.01, то есть после того, как 31.10.01 завершена Подготовка плана номера.

В тех случаях, когда связь отличается от стандартной, в поле нужно указать

номер предшествующей задачи и аббревиатуру, соответствующую типу связи

(например, как в строках 26, 27 и 28). Если у связи есть запаздывание или

опережение, то его нужно указать рядом с типом связи, используя знаки + или

-. Если запаздывание или опережение используется со стандартной связью FS

(ОН), то ее аббревиатуру тоже нужно указать (как в строке 12). А если у

задачи есть несколько предшественниц, то связи с ними нужно указать через

точку с запятой (как, например, в строке 30).

Колонка Predecessors (Предшественники) по умолчанию включена только в

таблицу Entry (Ввод). Если вам покажется удобным редактировать данные о

связях с ее помощью, то вы можете добавить ее в любую таблицу с

информацией о задачах.

ПРИМЕЧАНИЕ

Для просмотра номеров последующих задач (то есть задач, для которых теку-

щая задача является предшественницей) можно отобразить в таблице колонку

Successors (Последователи).

Редактирование связей в форме

Работать с колонкой таблицы удобно, когда используется только связь по

умолчанию, поскольку в этом случае достаточно вводить в нее номера

соответствующих задач. Правда, это удобно делать, если предшественницы

находятся по соседству и для их поиска не нужно прокручивать несколько

экранов.

Если же вы используете в проекте разнообразные типы связей, то удобнее

будет воспользоваться специальными диалоговыми окнами для работы с ними.

Наиболее удобным является диалоговое окно Task Form (Форма описания

задачи). Эта форма (см. раздел

«Настройка отображаемой на форме

информации»

) отображается, если, находясь в диаграмме Ганта, выбрать

команду меню Window > Split (Окно > Разделить). Ее также можно вызвать из

диалогового окна View > More Views (Вид > Все виды).

По умолчанию отображается форма для редактирования задействованных в

задаче ресурсов и связей с предшественницами, но с помощью контекстного

меню формы можно вызвать диалоговое окно Predecessors & Successors

(Предшественники и последователи), в котором можно редактировать связи

выбранной задачи как с предшествующими, так и с последующими задачами

(рис. 11.13, файл 5.mpp). Форма разделена на две таблицы с одинаковой

структурой, содержащие колонки с номером задачи, ее названием, типом связи

и величиной задержки. Левая таблица содержит информацию о

предшественницах, а правая — о последующих задачах.

Номер задачи берется из первой колонки, выделенной на рисунке серым фоном.

Рис. 11.13. Редактирование связей с помощью формы описания задачи

Чтобы удалить связи из таблицы, нужно установить курсор на строку с

информацией о связи и нажать клавишу Delete. Для добавления связи нужно

установить курсор на свободную строку в таблице и в раскрывающемся списке

выбрать название задачи, с которой нужно связать текущую. Тип связи тоже

выбирается из раскрывающегося списка.

Редактирование связей с помощью формы описания задачи удобно тем, что вся

работа со связями осуществляется в одном окне с информацией о задачах и с

диаграммой. Редактируя связи между задачами, можно прокрутить диаграмму

или просмотреть последовательность задач, что очень удобно. Этих достоинств

лишен третий способ редактирования связей, о котором пойдет речь далее.

Редактирование связей в диалоговом окне сведений о задаче

В диалоговом окне информации о задаче (оно открывается с помощью двойного

щелчка на названии задачи в таблице) содержится вкладка Predecessors

(Предшественники), на которой можно редактировать связи с

предшествующими задачами (рис. 11.14, файл 5.mpp).

Вкладка содержит таблицу, аналогичную той, что размещена на форме

описания задачи, и для работы с ней нужно применять те же приемы.

Диалоговое окно сведений о задаче удобно использовать, когда нужно

отредактировать связи одной или двух задач. При работе со связями большего

числа задач удобнее использовать форму.

Рис. 11.14. Вкладка Predecessors (Предшественники) в диалоговом окне

сведений о задаче

Дата начала проекта

Определять ключевые даты проекта начнем с определения даты начала

проекта. Внимательный читатель заметил, что мы не сделали этого при

определении проекта, и поступили мы так с целью продемонстрировать один из

алгоритмов, используемый в MS Project для построения расписания.

Дата, предложенная MS Project по умолчанию, — 20.10.01. Мы ее оставили, и в

результате все новые добавленные в план задачи начинаются с 22.10.01

(первый рабочий день после субботы 20.10.01). То есть если не указать задаче

определенную дату начала и не связать ее с другой задачей, то MS Project

приравнивает ее к дате начала проекта. Так, в нашем плане (см. рис. 11.15)

только задача Сбор предложений от авторов начинается 22.10.01, а все

последующие задачи связаны с ней и поэтому начинаются позже, хотя

первоначально, пока связи не были расставлены, все задачи (см. рис. 11.6)

начинались 22.10.01.

Пусть наш проект будет начинаться после новогодних праздников 10.01.2002.

Откроем диалоговое окно определения проекта с помощью команды меню

Project > Project Information (Проект > Сведения о проекте) и изменим

значение параметра Start date (Дата начала) на 10.01.2002. После этого план

проекта автоматически перестроится (рис. 11.16, файл 9_1.mрр).

Этот пример демонстрирует нам, как MS Project работает с расписанием

проекта. Дата начала новой задачи, если не указать ее самостоятельно,

приравнивается к дате начала проекта или ближайшему к ней рабочему дню.

Если новая задача принадлежит фазе, то дата ее начала приравнивается к дате

начала фазы. После того как задача соединена связью с другой задачей, ее

дата начала переносится в соответствии с типом связи. Даты окончания задач

рассчитываются путем прибавления к дате начала длительности задачи и

нерабочих дней проектного календаря.

Зачем мы привели этот пример? Дело в том, что типичной ошибкой при работе

с MS Project является определение даты начала или окончания задач

«вручную» путем выбора нужной даты в поле Start (Начало) или Finish

(Окончание) в таблице. Если так сделать, то введенная дата будет жестко

привязана к задаче, и изменение даты начала или окончания проекта, фазы

или связанных задач не приведет к автоматическому перемещению задачи.

Например, если вы установите дату начала первой задачи на 11.01.02 и затем

измените дату начала проекта на 12.01.02, то первая задача все равно будет

начинаться 11.01.02, то есть останется за временными рамками проекта. Еще

хуже, если случайно будет зафиксирована дата начала или окончания задачи в

середине плана. В таком случае изменение длительности задач в начале плана

может не привести к автоматическому изменению связанных задач,

находящихся в плане после задачи с зафиксированной датой. Поэтому при

планировании в MS Project стоит довериться программе и управлять

положением задач на временной оси с помощью связей.

Рис. 11.16. После изменения даты начала проекта внешний вид плана остался

прежним, изменились лишь даты начала и окончания задач

Ограничения

Теперь, когда вы предупреждены о том, что вводить даты начала или

окончания задач вручную без особой надобности нельзя, рассмотрим, как

можно использовать привязывание задач к определенным датам при

составлении плана.

Привязывание задачи к определенной дате в MS Project осуществляется при

помощи элемента Constraint (Ограничение). Используя ограничения, можно,

например, указать, что задача должна начаться в определенный день или

закончиться не позднее определенной даты.

Определяя длительности задач и связи между ними, вы даете программе

гибкость при перерасчете плана проекта в случае изменения расписания.

Введение ограничений понижает эту гибкость, и в MS Project выделяется

несколько типов ограничений (табл. 11.1) в зависимости от того, насколько

они влияют на гибкость расчетов.

Два наиболее негибких ограничения в MS Project, привязывающие задачу к

определенной дате, — это Must Start On (Фиксированное начало) и Must

Finish On (Фиксированное окончание). Использовать негибкие ограничения

нужно тогда, когда задача обязательно должна начаться или закончиться в

определенный день, например, если срок исполнения задачи обусловлен

договором и не может быть нарушен.

Применение ограничения к задаче, которая зависит от другой (то есть имеет

задачу-предшественницу), может привести к нежелательным результатам.

Например, задача «Закладка фундамента» должна начаться, когда

закончится «Рытье котлована». Предположим, что «Рытье котлована» будет

закончено 10-го числа. Если вы введете негибкое ограничение,

указывающее, что «Закладка фундамента» должна начаться 10-го, а потом

«Рытье котлована» закончится ранее, то MS Project не сможет за счет

быстрого исполнения предыдущей задачи передвинуть «Закладку

фундамента» на более ранний срок и помочь спланировать скорейшее

завершение проекта.

Как ограничения влияют на расписание

Когда требуется контролировать дату начала или конца задачи, вы можете

добавить ограничение. Гибкие ограничения учитывают связи между

задачами, чтобы перенести задачу как можно раньше или как можно позже,

насколько позволяет связь. Например, задача с ограничением As Soon As

Possible (Как можно раньше) и связью FS (ОН) будет начинаться сразу по

завершении предшественницы.

Ограничения со средней гибкостью запрещают задаче начаться или

окончиться до или после выбранной даты. Например, задача с ограничением

Start No Later Than (Начало не позднее) на 17 марта и связью типа FS (ОН) с

другой задачей может начаться в любое время, если ее предшественница

закончится, например, до 15 июня, но не может быть начата после 17 марта.

Негибкие ограничения не подвергаются влиянию связей и «привязывают»

задачу к выбранной вами дате. Например, задача с ограничением Must Start

On (Фиксированное начало) на 10 апреля и связью типа FS (ОН) с другой

задачей всегда будет находиться в расписании на 10 апреля вне зависимости

от того, закончится ее предшественница раньше или позже.

Таблица 11.1. Типы ограничений в MS Project

Тип

ограничения

Влияние

на

расписание

Описание

As Soon As

Possible (ASAP),

Как можно

раньше (КМР)

Гибкое

С этим ограничением MS Project размещает

задачу в расписании как можно раньше с

учетом других параметров плана. Никаких

дополнительных ограничений на задачу не

распространяется. Это ограничение по

умолчанию накладывается на все задачи,

если проект планируется от даты начала

As Late As

Possible (ALAP),

Как можно

позже (КМП)

Гибкое

С этим ограничением MS Project размещает

задачу в расписании как можно позднее с

учетом других параметров плана. Никаких

дополнительных ограничений на задачу не

распространяется.

Это ограничение по умолчанию

накладывается на все задачи, если проект

планируется от даты окончания

Finish No Later

Than (FNLT),

Окончание не

позднее (ОНП)

Среднее

Это ограничение обозначает наиболее

позднюю дату, когда задача должна быть

завершена. При этом задача может быть

завершена как в этот день, так и раньше

него. Предшествующая задача не сможет

«вытолкнуть» задачу с ограничением типа

FNLT (ОНП) за дату ограничения.

Для проектов, планирующихся от даты

окончания, это ограничение применяется,

когда вы вводите дату окончания задачи

Start No Later

Than (SNLT),

Начало не

позднее (ННП)

Среднее

Это ограничение обозначает наиболее

позднюю дату, когда задача может начаться.

Задача может начинаться раньше или в этот

день, но не позже. Предшественницы не

смогут «вытолкнуть» задачу с ограничением

SNLT (ННП) за дату ограничения.

Для проектов, планирующихся от даты

окончания, это ограничение применяется,

когда вы вводите дату начала задачи

Finish No Earlier

Than (FNET),

Окончание не

ранее (ОНР)

Среднее

Это ограничение обозначает наиболее

раннюю дату, когда возможно завершить

задачу. Задача не может быть помещена в

расписании так, чтобы заканчиваться ранее

обозначенной даты.

Для проектов, которые планируются от даты

начала, это ограничение применяется, когда

вы вводите дату окончания задачи

Start No Earlier

Than (SNET),

Начало не ранее

(НИР)

Среднее

Это ограничение обозначает наиболее

раннюю дату, когда задача может начаться.

Задача не может быть помещена в

расписании ранее указанной даты.

Для проектов, которые планируются от даты

начала, это ограничение применяется, когда

вы вводите дату начала для задачи

Must Start On

(MSO),

Фиксированное

начало (ФН)

Негибкое

Это ограничение обозначает точную дату, на

которую дата начала задачи должна быть

помещена в расписании. Другие факторы

(связи между задачами, задержки или

опережения и пр.) не могут повлиять на

положение задачи в расписании

Крайние сроки

Deadline (Крайний срок) — дата, обозначающая крайний срок исполнения

задачи. Отличие использования крайнего срока от ограничений заключается в

том, что наличие этой даты не влияет на расчет графика проекта. Если для

задачи указан крайний срок, то на диаграмме Ганта отображается

соответствующая отметка, и если выполнение задачи не укладывается в этот

срок, то в колонке Indicators (Индикаторы) появляется особый значок.

Пример использования крайнего срока представлен на рис. 11.19. В строке 2

дата окончания задачи находится раньше крайнего срока. В строке 4 мы

перенесли дату начала задачи с помощью ограничения (о чем свидетельствует

значок в поле Indicators (Индикаторы)), и дата окончания задачи превысила

крайний срок. Сразу же в ноле Indicators (Индикаторы) рядом со значком

ограничения появился красный значок, свидетельствующий о том, что задача

не укладывается в крайний срок. Сообщение, отображаемое при наведении

мыши на этот значок (см. строку 6 — копию строки 4), довольно информативно,

и сообщает о дате крайнего срока и дате окончания задачи.

Рис. 11.19. Индикатор отображается, когда задача не укладывается в крайние

сроки

Для ввода крайнего срока задачи нужно воспользоваться вкладкой Advanced

(Дополнительно) в диалоговом окне сведений о задаче (см. рис. 11.18).

Крайний срок исполнения задачи определяется в одноименном поле,

расположенном над полем выбора типа ограничения. Дату крайнего срока

можно ввести или выбрать в календаре, а для удаления этой даты нужно

ввести в поле NA (НД), как на рис. 11.18.

Что выбрать — ограничения или крайние сроки

Плюсы использования крайних сроков для обозначения сроков исполнения

задач очевидны. Если в результате изменения плана проекта дата окончания

задачи выходит за крайний срок, то MS Project отобразит соответствующее

предупреждение. При этом принципы размещения задач в расписании не

изменяются, и не надо ломать голову, догадываясь, почему при увеличении

длительности задачи перемещается ее дата начала, а не окончания и т. п.

Кроме того, сохранение принципов размещения задач позволяет использовать

MS Project как аналитический инструмент. Например, если вы установите

ограничение типа MFO (ФО) или FNLT (ОНП) на дату окончания завершающей

задачи проекта, то какие бы изменения не происходили внутри проектного

плана, дата окончания всегда уложится в срок, хотя реально (исходя из работ

внутри плана) уложиться в сроки не получится. Если же использовать крайний

срок для определения даты окончания этой задачи, то при изменениях внутри

плана вы увидите, когда реально завершится проект, и сможете рассмотреть

несколько вариантов корректирующих действий и выбрать наиболее

подходящее.

С другой стороны, использование индикатора для информирования о

несоответствиях в плане не всегда удобно, так как это поле не включено в

некоторые таблицы. Поэтому после существенных изменений в плане проекта

придется проверять, не нарушен ли где-то крайний срок. Если же на задачу

наложено ограничение, то при изменении плана, нарушающем ограничение, MS

Project отобразит сообщение, которое проинформирует вас о сути

несоответствия сразу после того, как вы совершите вызвавшее несоответствие

действие. Поскольку крайний срок ограничивает дату окончания задачи, его

удобно использовать в сочетании с ограничением на начало задачи, таким

образом как бы ограничивая задачу с двух сторон. Например, если задача

должна начаться 10-го числа и закончиться не позднее 15-го, то вы можете

установить ограничение SNLT (ННП) на 10-е и крайний срок на 15-е число.

Когда вводить ограничения в план проекта

Ограничения должны быть в плане перед тем, как вы перейдете от

планирования состава работ к планированию задействованных в проекте

ресурсов. Это обусловлено тем, что срок исполнения работ обычно зависит от

числа выделенных исполнителей, и наличие крайних сроков будет

подсказывать, когда нужно выделить больше сотрудников на выполнение

задачи, чтобы уложиться в сроки, а когда — меньше, если сроки не поджимают.

Основные ограничения по срокам исполнения основных фаз можно вводить уже

Самоучитель по Microsoft Project - часть 17