Самоучитель по Microsoft Project

Контрольные вопросы и задания по первой

части

Общие

1. Как хранятся данные «внутри» файла проекта MS Project (как

группируется проектная информация)?

2. Каким образом (с помощью какого элемента интерфейса) проектная

информация отображается в программе?

3. Из каких основных элементов состоит интерфейс MS Project?

4. Настройте MS Project таким образом, чтобы при загрузке отображались

панели Task Pane (Область задач) и Project Guide (Консультант), а

панель View Bar (Панель представлений) была скрыта. Сохраните эти

настройки так, чтобы они использовались для всех вновь создаваемых

файлов.

Таблицы

1. В тестовом файле 1.mpp определите, как называется активная таблица.

Найдите в таблице колонку Cost (Затраты). (Помните, что текст в

заголовке колонки может не соответствовать названию.) Переименуйте

колонку и удалите из таблицы все остальные колонки.

Модифицированную таблицу сохраните под новым названием.

2. Перенесите в файл 1.mpp из шаблона оригинальную таблицу, которую

вы изначально модифицировали. В результате в файле 1.mpp должна

находиться исходная таблица и ее модифицированная копия с одной

колонкой Cost (Затраты).

3. Определите, какие задачи в таблице файла 1.mpp являются вехами

(Milestones), с помощью форматирования соответствующих стилей

текста.

4. Определите, какие задачи в таблице файла1.mpp являются вехами

(Milestones), добавив в таблицу соответствующую колонку. (Файлы

контрольного задания расположены в папке \TEST1).

5. Создайте таблицу, содержащую произвольные поля, в том числе и

текстовые. Сохраните ее так, чтобы название новой таблицы

отображалось в меню.

6. В текстовое поле введите произвольный текст, состоящий из нескольких

слов. Отформатируйте столбец, содержащий текст, так, чтобы все

введенные слова были видны (переход в режим форматирования

осуществляется двойным щелчком мыши).

7. Измените название заголовка одного из столбцов таблицы так, чтобы в

нем содержалось несколько слов. Сначала отформатируйте заголовок

колонки так, чтобы все слова были видны в заголовке.

Фильтрация, сортировка, группировка в таблицах

1. В файле З.mррсоздайте интерактивный фильтр. При его вызове должно

отображаться сообщение: Введите строку, которая должна содержаться

в названии задачи:. После того как вы ее укажете, фильтр должен будет

выбирать задачи, в названии которых эта строка содержится.

2. Измените предыдущий фильтр так, чтобы вместе с задачами отбирались

суммарные задачи, к которым задачи относятся. Сохраните фильтр с

названием Учебный фильтр 1.

3. Примените созданный фильтр в режиме выделения.

4. Включите режим автофильтра и с его помощью отберите задачи,

затраты на которые находятся в диапазоне от $50 до $150.

5. Сохраните настройки автофильтра в новом фильтре.

6. В таблице выберите задачи с уровнем структуры 1, 2-й 3.

7. Сгруппируйте задачи по объему работы с интервалом в 10 часов.

Сохраните созданную группу в списке групп.

8. Теперь примените группировку только к критическим задачам, отобрав

их с помощью фильтра.

9. Измените ранее созданную группу таким образом, чтобы в нее

включались и суммарные задачи. Сохраните новую группу под новым

именем и примените группировку.

10. Отмените группировку и отсортируйте данные в таблице по объему

работы по убыванию, сохранив структуру. Затем отсортируйте задачи

без сохранения структуры. Верните данные в таблице к исходному виду.

Диаграмма Ганта

1. Найдите диаграмму в представлении Gantt Chat (Диаграмма Ганта) в

файле 2.mрр.

2. Отформатируйте стандартную диаграмму Ганта таким образом, чтобы

вехи (Milestones) отображались в виде отрезков (как обычные задачи).

3. Отформатируйте диаграмму Ганта в файле 1.mрр таким образом, чтобы

длина отрезка, обозначающего процент выполнения задачи, у всех

задач (даже не завершенных) равнялась длине отрезка, обозначающего

задачу. Таким образом, в результате выполнения задания все задачи

будут выглядеть как завершенные.

4. Отформатируйте шкалу времени так, чтобы единицей измерения на

верхнем уровне были кварталы, на среднем — 3 недели, и на нижнем —

3 дня.

5. Примените автоматическое масштабирование, чтобы отобразить в одном

окне весь план проекта из файла 1.mрр.

6. Отформатируйте диаграмму так, чтобы рядом с отрезками отображались

затраты на выполнение работ, а над ними — трудозатраты.

7. Скройте связи между задачами.

8. С помощью Мастера диаграмм Ганта (GanttChartWizard) верните формат

диаграммы к стандартному варианту.

9. Создайте новую задачу с помощью мыши. Удалите созданную задачу.

Сетевой график

1. С помощью панели инструментов для работы с сетевым графиком

примените к графику, отформатированному вручную, параметры

автоматического форматирования (график находится в файле 1.mрр).

2. Расположите график по центру сверху.

3. С помощью контекстного меню верните графику стандартный размер.

4. Измените формат графика таким образом, чтобы некритические задачи

отображались в овале.

5. Перейдите в представление Network Diagram (Сетевой график) и

примените фильтр Учебный фильтр 1 в режиме выделения.

6. Отформатируйте график так, чтобы при применении фильтра в режиме

выделения подсвеченные блоки изменяли не только цвет, но и форму.

7. Создайте новый шаблон для блоков. В этом шаблоне обязательно

должен содержаться текст Блок выделен фильтром, информация о

длительности задачи (Duration), трудозатратах (Work) и ее затратах

(Cost).

8. Отформатируйте график так, чтобы при применении фильтра в режиме

выделения у подсвеченных блоков шаблон изменялся на тот, что был

создан в предыдущем задании.

9. Откройте представление Descriptive Network Diagram (Сетевой график с

описанием) и отформатируйте его аналогичным образом, используя

ранее созданный шаблон блока.

10. Добавьте новую задачу с помощью мыши. Удалите созданную задачу.

Календарь

1. Перейдите к задаче с идентификатором 3.

2. В файле З.mрр19 января 2002 (суббота) является нестандартным

рабочим днем для всех участников проекта. Отформатируйте календарь

так, чтобы этот день (и другие нестандартные рабочие дни) были

выделены цветом.

3. Отформатируйте блок календаря таким образом, чтобы в углу каждого

квадрата рядом с числом отображалось краткое название месяца.

4. Отформатируйте календарь так, чтобы вехи (Milestones) отображались

линиями.

5. Настройте календарь так, чтобы на отрезках, обозначающих

некритические задачи, отображалась информация о трудозатратах.

6. Настройте календарь так, чтобы при фильтрации в режиме выделения

задачи, отобранные фильтром, выделялись красным цветом.

7. Выделите текст на всех критических задачах проекта курсивным

начертанием.

8. Отобразите в левой колонке названия недель.

9. Отделите дни друг от друга красными вертикальными линиями, недели

— синими горизонтальными.

10. Добавьте новую задачу с помощью мыши. Удалите созданную задачу.

График ресурсов

1. В ресурсном графике в файле З.mрр отобразите линию доступности

ресурса.

2. Включите режим отображения единиц измерения на горизонтальной

шкале под отрезками.

3. Выведите на диаграмме данные об объеме работ всех ресурсов и

сравните их с данными для одного из них. При этом отобразите данные

в представлении заполненных цветом областей.

4. Измените представление с областей на отрезки.

5. Настройте режим, при котором отрезки с трудозатратами ресурса и

группы ресурсов будут частично пересекаться (например, на 10%).

6. Измените оформление надписей шкалы диаграммы, легенды и

временной шкалы.

Диаграммы использования задач и ресурсов

1. На диаграмме Task Usage (Использование задач) отобразите строку

суммарной задачи проекта.

2. Отобразите на временной шкале информацию о неделях и днях, причем

на шкале с днями должно отображаться число.

3. Определите трудозатраты за интервал с 10 по 15 января.

4. Установите квартал как минимальную единицу шкалы времени и

определите трудозатраты в каждом из кварталов, в которых

выполняется проект.

5. Определите трудозатраты на фазе Подготовка текстов.

6. По диаграмме Resource Usage (Использование ресурсов) определите,

трудозатраты какого ресурса стоят больше всего в первом квартале.

7. Скройте столбец с названием отображаемых типов данных.

8. Выделите один из ресурсов и с помощью одной из команд меню Outline

(Структура) скройте все задачи, выполняемые этим ресурсом, а потом

отобразите их.

Представления и формы

1. Создайте одиночное представление, взяв за основу диаграмму Ганта и

созданные ранее таблицу, фильтр и группу. Добавьте новое

представление в меню и откройте его.

2. Создайте новое комбинированное представление, в котором будут

сочетаться диаграмма Ганта и форма сведений о задаче.

3. Создайте новый файл и переместите в него представления.

Планирование проектов

Целью этого урока является теоретическая подготовка к составлению

проектов в MS Project. После ознакомления с уроком вы освоите основную

терминологию управления проектами, получите представление о принципах

планирования и специфике составления плана проекта в MS Project. Кроме

того, вы узнаете, как определять проект в этой программе и настраивать

параметры планирования.

Приемы работы в MS Project будут применены на практике, и в завершение

урока мы опишем собственный проект, план которого мы будем составлять в

последующих уроках.

Управление проектами заключается в составлении плана и отслеживании вы-

пцлнения работ по нему. Соответственно, чем лучше план проекта, чем более

аккуратно он составлен, тем легче потом выполнять проектные работы и

удачно завершить проект.

Чтобы хорошо планировать, нужно, в первую очередь, хорошо представлять

себе, что такое проект и из каких элементов состоит его план.

Что такое проект?

Деятельность любой организации состоит из выполнения операций и

проектов. И те и другие имеют много общего, например выполняются людьми

и на их выполнение выделяются ограниченные ресурсы.

Главное отличие операций от проектов заключается в том, что операции идут

постоянно и повторяются, тогда как проекты временны и уникальны. Исходя

из этого, проект определяется как временное усилие, предпринятое для

создания уникального продукта или услуги. «Временное» означает, что

каждый проект имеет точно определенные даты начала и окончания. Говоря

об уникальности продукта или услуги, мы подразумеваем, что они имеют

заметные отличия от всех аналогичных продуктов или услуг.

ПРИМЕЧАНИЕ

Уникальность каждого проекта создает сложности при его планировании,

поскольку зачастую сложно предположить, как в действительности будут

достигаться проектные результаты. Поэтому результатом проектной

деятельности является не только продукт или услуга, но и извлеченные

уроки, то есть опыт, который будет использоваться в дальнейшем при

планировании и выполнении следующих проектов.

Проекты предпринимаются на любых уровнях организации, и в них могут

быть вовлечены как несколько человек, так и несколько тысяч. Проекты

могут быть разной длительности: некоторые продолжаются менее ста часов,

другие — более миллиона. Проект может вовлекать один отдел организации,

а может и выходить за ее пределы, как в случаях совместных предприятий и

партнерства. Проекты могут осуществляться в любой области деятельности.

Так, проектами могут быть и проектирование транспортного средства, и

разработка информаци-

онной системы, и проведение предвыборной кампании, и постройка здания, и

подготовка номера журнала.

Проект как временное явление

У каждого проекта есть четко определенные начало и конец. Конец проекта

наступает вместе с достижением всех его целей или когда становится ясно,

что эти цели не будут или не могут быть достигнуты и проект обрывается.

Временность не означает краткосрочность проекта — многие проекты могут

продолжаться несколько лет. В любом случае, проект конечен и не может

состоять из постоянно продолжающихся действий.

Очень многие предприятия временны в том смысле, что в какой-то момент

работа на них остановится. Например, понятно, что конвейер по

производству определенной модели автомобилей когда-то остановится, так

как машина будет снята с производства. Однако такой род временности не

делает конвейер проектом, поскольку работа по сборке машин является

типичной рутинной операционной деятельностью. Фундаментальное отличие

проекта заключается в том, что проект кончается, когда поставленные цели

достигнуты, тогда как при непроектной деятельности перед исполнителями

ставятся новые цели и работа продолжается.

Временная природа проектов сказывается и на других аспектах проектной

деятельности.

Например, проекты обычно имеют очень ограниченные временные рамки для

создания продукта или услуги, поскольку благоприятная для них ситуация на

рынке складывается на ограниченное время. Кроме того, проектная команда,

как правило, по его окончании распадается, а ее члены переходят в другие

проекты.

В отличие от конвейера по сборке автомобилей, хорошим примером проекта

может быть разработка нового автомобиля. Разработка осуществляется в

ограниченные временные сроки и для достижения определенного результата

— прототипа нового автомобиля. Когда результат достигнут, автомобиль

отправляется в производство, а проектная команда — конструкторы,

дизайнеры, инженеры и пр. могут быть вовлечены в новый проект, хотя и не

обязательно в том же составе.

Проект очень часто путают с программой, то есть координированным

управлением группой проектов внутри одной организации. Управление сразу

несколькими проектами скоординировано для того, чтобы получить выгоду,

которую нельзя получить от отдельного управления каждым из них.

Программы обычно сочетают элементы проектов и операций. Например,

разработка веб-сайта является проектом, тогда как поддержка его в течение

длительного времени — это операционная деятельность.

Программы могут также включать повторяющиеся или циклические работы,

например издание журнала: периодическое издание само по себе является

непрерывным процессом, тогда как подготовка отдельного номера — это

проект.

Составляющие проектного плана

Проект предпринимается для достижения определенного результата в

определенные сроки и за определенные деньги. План проекта составляется

для того, чтобы определить, с помощью каких работ будет достигаться

результат проекта, какие люди и оборудование нужны для выполнения этих

работ и в какое время эти люди и оборудование будут заняты работой по

проекту. Поэтому проектный план содержит три основных элемента: задачи

(Task), ресурсы (Resource) и назначения (Assignment). Рассмотрим подробнее

каждый из них.

Задачи

Задачей называется работа, осуществляемая в рамках проекта для

достижения определенного результата. Например, в проекте издания номера

журнала задачей будет Проведение редколлегии. Поскольку обычно проект

содержит много задач, то для удобства отслеживания плана их объединяют в

группы, или фазы. Совокупность фаз проекта называется его жизненным

циклом.

Фазы

Фаза проекта состоит из одной или нескольких задач, в результате

выполнения которых достигается один или несколько основных результатов

проекта. Таким образом, результаты, достигнутые благодаря выполнению

каждой из задач, входящих в фазу, формируют ее результат.

Если для достижения результатов задачи нужно выполнить только ее, то для

достижения результата фазы нужно выполнить группу других задач. И в этом

заключается отличие фазы от задачи: ее результат суммирует результаты

других задач. Именно поэтому в MS Project фазы называются Summary task

(Суммарная задача).

Например, результатом фазы Подготовка материалов будут материалы

номера журнала, которые можно передать на предпечатную подготовку.

Поскольку номер состоит из обложки и статей, то для получения результата

фазы нужно осуществить как минимум две задачи: Подготовка обложки,

результатом которой будет обложка журнала с фотографией фотомодели и

заголовками статей, и Подготовка статей, результатом которой будут все

тексты статей журнала.

ПРИМЕЧАНИЕ

При планировании работ нужно помнить, что чем детальнее будет план

проекта, тем точнее (а значит, лучше) он будет. Поэтому в тех случаях, где

это возможно, стоит разбивать большие задачи на подзадачи (то есть

превращать задачи в фазы). Формальными критериями, показывающими, что

задачу можно разбить на подзадачи, являются длительность (задачи редко

бывают дольше 2-3 дней) и большое число задействованных исполнителей

(как правило, если над решением задачи трудятся больше 2-3 человек, то

каждый решает свою собственную задачу, которую можно отдельно учесть в

плане проекта).

Фазы могут состоять как из задач, так и из других фаз. Например, Подготовка

обложки тоже является фазой, поскольку может быть разделена на три

задачи: Отбор модели, результатом которой будет фамилия модели для

фотосъемки, Фотосъемка модели, заканчивающаяся получением фотографии

отобранной модели, и Верстка обложки. По завершении последней задачи

сделанная фотография будет размещена на обложке и обложка будет

подготовлена к публикации. Проект разбивается на фазы и для удобства

контролирования хода работы. По завершении проектной фазы обычно

осуществляется анализ как полученных результатов, чтобы с минимальными

затратами определить и исправить ошибки, так и общего хода проекта, чтобы

определить, стоит ли переходить к исполнению следующей фазы проекта.

ПРИМЕЧАНИЕ

В большинстве жизненных циклов фазы выполняются последовательно. При

этом часто следующая фаза начинается лишь после того, как будут одобрены

результаты выполнения предыдущей. Однако в некоторых жизненных циклах

последующая фаза начинается раньше одобрения результатов предыдущей

фазы, если такой риск считается приемлемым.

Использование пересечения фаз при планировании называется быстрым

путем (fast tracking).

Разбиение проекта на фазы позволяет представить его в виде списка

основных результатов и дат, к которым они должны быть получены.

Руководитель проекта осуществляет непосредственный контроль исполнения

каждой задачи внутри проекта, сообщая вышестоящему менеджеру только о

достижении фазовых результатов. Этому менеджеру, в свою очередь, для

контроля исполнения проекта вполне достаточно таких данных.

Завершающие задачи

Каждый проект предпринимается для достижения определенной цели, и

обычно достичь ее нельзя, не достигнув нескольких промежуточных целей.

Например, нельзя построить дом, не заложив фундамент. Закладка

фундамента будет являться промежуточной целью при постройке дома.

Задачи, в результате исполнения которых достигаются промежуточные цели,

называются завершающими задачами. В MS Project они называются вехами

(Milestone). Обычно результатом фазы является достижение промежуточной

цели, поэтому вехой в плане проекта принято обозначать последнюю задачу

фазы, в результате которой достигается ее результат.

Иногда, если такой задачи нет, а фазовый результат достигается, например

одновременным завершением нескольких задач, то создается фиктивная

завершающая задача. Длительность такой задачи устанавливается в 0 дней,

и на нее не выделяются исполнители. Она присутствует в плане

исключительно для обозначения момента завершения фазы, что облегчает

отслеживание плана проекта.

Длительность и трудозатраты

Длительность задачи — это период рабочего времени, который необходим

для того, чтобы выполнить ее. Например, задача Сбор предложений от

авторов в проекте издания журнала занимает неделю (см. рис. 11.12).

ВНИМАНИЕ

При подсчете длительности задачи MS Project не учитывает нерабочее время,

например выходные дни, и перерывы в ее выполнении.

Длительность может не соответствовать трудозатратам занимающегося

задачей сотрудника. Например, для выполнения задачи Сбор предложений от

авторов сотруднику (ответственному секретарю журнала) нужно потратить

полчаса на рассылку типового электронного письма авторам и полчаса на

обработку поступивших в течение недели ответов. Значит, его трудозатраты

на выполнение задачи составят один час. Таким образом, длительность

соответствует времени, через которое будет получен результат задачи, а

трудозатраты — времени, затраченному сотрудниками на получение

результата. В MS Project длительность обозначается термином Duration, а

трудозатраты — термином Work.

Зависимости и связи

Задачи в плане проекта взаимосвязаны, например, часто одна задача не

может начаться, пока не закончена другая (возведение стен не может

начаться раньше закладки фундамента). В MS Project зависимости

называются термином Dependencies.

На плане проекта зависимости обозначаются с помощью связей (Link), и оба

эти термина — зависимость и связь — используются с одним и тем же

смыслом, обозначая логику, определяющую последовательность работ в

плане проекта.

Роли и ресурсы

Под ресурсами в MS Project понимаются сотрудники и оборудование,

необходимые для выполнения проектных задач. Например, для выполнения

задачи Сбор предложений от авторов в проекте должен быть задействован

ответственный секретарь журнала.

Каждый сотрудник, участвующий в проекте, получает определенную роль в

соответствии со своей квалификацией, требованиями проекта и

регламентами, действующими в организации. Например, в одном проекте

сотрудник может выступать в роли архитектора приложений, а в другом, где

остро требуется программист, тот же сотрудник может быть задействован в

роли программиста.

При составлении списка ресурсов часто используется ролевое планирование.

Например, сначала определяется, что для исполнения работ требуются три

программиста и один менеджер, а затем, когда план проекта утвержден,

выбираются конкретные сотрудники для участия в этих ролях.

Стоимость ресурсов

Важное свойство ресурсов — стоимость (Cost (Затраты)) их использования в

проекте. В MS Project есть два типа стоимости ресурсов: повременная ставка

и стоимость за использование. Повременная ставка (Rate) выражается в

стоимости использования ресурса в единицу времени, например 100 рублей в

час или 1000 рублей в день. В таком случае стоимость участия ресурса в

проекте составит время, в течение которого он работает в проекте,

умноженное на почасовую ставку. Обычно почасовая ставка используется для

учета стоимости нематериальных ресурсов.

ПРИМЕЧАНИЕ

Термин «стоимость» (cost) в MS Project переведен как «затраты», потому что

в управлении проектами используются оба русскоязычных термина. В книге

также на равных правах используются оба термина.

Величина Cost Per Use (Затраты на использование) обозначает стоимость

использования оборудования или сотрудника в задаче, которая не зависит от

того, сколько времени задействован в задаче сотрудник или материальный

ресурс. Общие затраты на использование ресурса определяются путем

умножения стоимости использования на число задач, в которых он

задействован.

У ресурса может быть указана стоимость как одного из двух типов, так и

обоих. При определении общих затрат на использование ресурса в проекте

MS Project определяет повременные затраты и затраты на использование и

суммирует их.

Назначения

Назначение — это связь определенной задачи и ресурсов, необходимых для

ее выполнения. При этом на одну задачу могут быть назначены несколько

ресурсов, как материальных, так и нематериальных.

Назначения объединяют в плане ресурсы и задачи, делая план целостным.

Благодаря назначениям решается целый ряд задач планирования. Во-первых,

определяются ответственные за исполнение задач. Во-вторых, когда

определены задачи, за которые отвечает ресурс, можно рассчитать общий

объем времени, затрачиваемый им на проект, а значит, его стоимость для

проекта. В-третьих, определив стоимость участия всех ресурсов в проекте,

можно подсчитать его общую стоимость. Наконец, назначая ресурсы на

задачи, можно сокращать срок выполнения работ, выделяя на них больше

ресурсов и тем самым сокращая общую длительность проекта.

Проектный треугольник

Как мы уже знаем, большинство проектов имеют определенную дату

окончания, бюджет и объем работ. Это трио времени, денег и объема часто

называют проектным треугольником (рис. 10.1), потому что при внесении

изменений в один из этих элементов меняются оба других. И хотя для

проекта в равной степени важны все три элемента, как правило, только один

из них в зависимости от приоритетов имеет наибольшее влияние на другие.

Например, если вы решите изменить план проекта, укоротив расписание, то

воз-, растет стоимость проекта (если вы решите привлечь дополнительных

работников) или уменьшится объем работ. Если же изменить план проекта с

целью уменьшения его бюджета, то может возрасти длительность проекта и

уменьшиться объем работ. Наконец, если вы увеличите объем работ, то

проект будет длиться дольше и стоить дороже.

То, как изменения в плане влияют на другие стороны треугольника, зависит

от обстоятельств и специфики проекта. В некоторых случаях уменьшение

расписания увеличивает стоимость, а в других — уменьшает.

При создании плана вы можете столкнуться с тем, что план не удовлетворяет

ожиданиям, например проект заканчивается слишком поздно или его

стоимость превышает допустимые пределы. В таком случае план нужно

оптимизировать, чтобы привести его в соответствие ожиданиям.

Когда вы начинаете оптимизировать план, постоянно помните обо всех

элементах треугольника и о том, что когда вы изменяете одну из сторон, это

затрагивает две другие — позитивно или негативно, в зависимости от вашего

проекта. И проверяйте два других элемента треугольника, чтобы быть

уверенными, что изменения не делают план невыполнимым. Например, если

вы изменили свой план с целью уменьшить расходы, проверьте, что дата

окончания проекта все еще находится в допустимых пределах.

Самоучитель по Microsoft Project - часть 14