содержание .. 1 2 ..

Самоучитель по Microsoft Project - часть 1

Самоучитель по Microsoft Project

●

ЗНАКОМСТВО С MS PROJECT

●

ПЛАНИРОВАНИЕ

●

ОТСЛЕЖИВАНИЕ

●

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ

●

ВВЕДЕНИЕ

На первый взгляд Microsoft Project кажется еще одним приложением

семейства Microsoft Office с панелью инструментов, как в Word, таблицами и

графиками, как в Excel. Но чем глубже вы будете осваивать Microsoft Project,

тем больше отличий вы заметите.

Одно из ключевых отличий состоит в узкой области применения программы.

Если другие приложения семейства Microsoft Office ориентированы на

широкую область применения и содержат самые разные функции, то

программа MS Project предназначена исключительно для управления

проектами.

Другое важное отличие заключается в том, что с MS Project невозможно

работать, не обладая теоретическими знаниями в области управления

проектами и не зная особенностей этой программы. Любой пользователь

может открыть Word и подготовить документ, не читая предварительно книгу

размером с ту, что находится в ваших руках. Конечно, этот пользователь не

будет применять команды стилевого оформления, возможно, он не сумеет

вставить в документ номера страниц и т. п., но документ будет готов к

распечатке и им можно будет воспользоваться. Если же вы откроете MS

Project и попробуете создать план проекта, то без специальных знаний вы не

сможете получить план, пригодный для реализации проекта.

Таким образом, если вы хотите управлять проектами с помощью MS Project,

то без изучения теории управления проектами и функциональных

возможностей программы вам не обойтись. И книга, которую вы держите в

руках, должна помочь вам в этом.

Что вы будете изучать

Книга познакомит вас с MS Project версии 2002 года. При выпуске этой

версии в семейство MS Project были внесены глубокие изменения. Если

предыдущая версия состояла только из настольного приложения MS Project

2000 и дополнялась серверным пакетом MS Project Central, то теперь

семейство MS Project включает три приложения: настольные приложения MS

Project Standard и MS Project Professional и сервер MS Project Server. Кроме

того, MS Project Standard и MS Project Server версии 2002 переведены на

русский язык.

Стандартная и профессиональная редакции MS Project предназначены для

создания плана проекта, который затем можно опубликовать на сервере MS

Project Server для организации совместной работы над проектом. С помощью

сервера MS Project Server члены проектной команды получают от

руководителя задачи, сообщают о ходе их выполнения, перепоручают их друг

другу. Руководитель проекта в соответствии с данными, поступающими от

сотрудников, отслеживает ход выполнения работ, а руководство организации

анализирует загрузку сотрудников и состояние всех проектов, выполняемых

в организации.

В качестве СУБД, используемой MS Project Central, предшественником MS

Project Server, могли выступать и Oralce, и MS SQL Server. MS Project Server

может использовать в качестве СУБД только MS SQL Server версий 7 и выше.

Для совместной работы над проектными документами предназначен пакет

Share-Point Team Services, входящий в дистрибутив MS Project Server. Этот

пакет использует в качестве СУБД MS SQL Server, и его возможности

доступны и в стандартной, и в профессиональной редакции MS Project.

Отличия стандартной редакции от профессиональной

Если в вашей организации не используется сервер MS Project Server, то

отличия между стандартной и профессиональной редакцией не будут

заметны, поскольку они связаны с возможностями использования сервера MS

Project Server.

Комбинация MS Project 2002 стандартной редакции и сервера MS Project

Server предназначена для совместной работы небольших групп над

проектами. Комбинация же профессиональной редакции MS Project 2002 и

сервера предназначена для работы над проектами в крупной организации.

Поэтому при использовании профессиональной редакции сервер позволяет

осуществлять операции, необходимые на крупном предприятии, такие как

централизованное хранение шаблонов проектов и списка сотрудников

предприятия. Кроме того, в профессиональной версии доступны средства

автоматизированного подбора сотрудников в проект на основе их навыков, а

также возможно прогнозирование загрузки предприятия с учетом

определенных сценариев развития событий.

Сервер MS Project Server выпускается в одной редакции и может

использоваться и со стандартной, и с профессиональной редакцией MS

Project 2002, и даже с MS Project 2000. Выполнение профессиональных

операций на сервере возможно только при использовании MS Project 2002

Professional.

Как выбрать редакцию и что нужно будет устанавливать

Если вы планируете работать с MS Project без использования средств

совместной работы, то вам нужно установить программу в стандартной

редакции. Если вы планируете совместную работу над проектами в рамках

небольшой группы, то вам подойдет стандартная редакция настольного

приложения в сочетании с сервером MS Project Server. При этом вам не

потребуется устанавливать СУБД MS SQL Server, так как в поставку MS

Project Server входит его сокращенная версия, предназначенная для

использования со стандартной редакцией.

И наконец, если вам нужно использовать корпоративные возможности пакета,

то устанавливайте профессиональную редакцию настольного приложения и

сервер MS Project Server. При этом вам потребуется установить MS SQL Server

версии 7 или выше. Для аналитических операций, используемых в

профессиональной редакции, СУБД должна поддерживать OLAP, то есть на

сервере MS SQL Server должен быть установлен пакет Analysis Services.

Что нового в версии 2002

В первую очередь, изменениям подверглась серверная часть продукта,

которая была существенно переработана. Но не обошлось без изменений и в

настольных приложениях, хотя они большей частью коснулись интерфейса

программы. Самые важные среди них — это появление панели Project Guide

(Консультант) и возможность просматривать страницы сервера MS Project

Server непосредственно в окне MS Project. Средства планирования были

расширены возможностью сохранять несколько базовых планов проекта и

анализировать освоенный объем на основании альтернативных данных о

проценте завершения задачи. Список новых возможностей и ссылки на

страницы, где описывается работа с измененными элементами программы,

приведены в алфавитном указателе в конце книги.

Как вы будете изучать MS Project 2002

Этот курс разделен на четыре части. В первой части вы познакомитесь с

интерфейсом программы, чтобы узнать возможности инструмента, с которым

вам в дальнейшем придется работать. При этом не требуется теоретических

знаний в области управления проектами: вы будете осваивать принципы

работы с таблицами и диаграммами, учиться вводить, редактировать,

сортировать, группировать и фильтровать данные.

Во второй части мы перейдем к созданию проектного плана. В уроках этой

части вы будете создавать собственный план проекта и одновременно с

практикой планирования будете изучать теорию управления проектами. Вы

узнаете о том, как определять состав работ, как распределять ресурсы,

планировать затраты и риски, как распространять файл на утверждение и

сравнивать версии проектов.

В третьей части вы научитесь отслеживать проект, то есть контролировать

выполнение плана проекта и вносить в план необходимые изменения по ходу

работ. В этой части книги вы научитесь работать с сервером MS Project Server

и организовывать с его помощью совместную работу. Как и в предыдущей

части, практическим материалам будут предшествовать теоретические. Вы

узнаете, как сохранить исходный план проекта, раздать задачи сотрудникам,

организовать сбор данных о ходе работ, проанализировать собранные

данные и подготовить отчеты.

Четвертая часть рассказывает о дополнительных возможностях MS Project

2002. Вы узнаете, как работать с важными, но не так часто применяемыми

средствами

стандартной редакции MS Project и как использовать наиболее ценные

возможности профессиональной редакции и сервера MS Project Server.

Файлы примеров

Каждый урок сопровождается файлами примеров, ссылки на которые

приводятся в тексте. Файлы находятся на прилагаемом к книге компакт-диске

в папке \Bogdanov.

Для того, чтобы воспользоваться примерами, нужно выйти в главное меню и

войти в каталог

ПРИМЕРЫ

. Сами примеры находятся в подпапке Samples, и

после копирования папки \Bogdanov на диск путь к ней будет выглядеть как

C:\Bogdanov\Samples. Примеры размещены в подпапках с номерами уроков,

например файлы урока 2 находятся в папке C:\Bogdanov\Samples\CH02.

В тексте уроков ссылки даются только на имена файлов без указания пути.

Например, если в уроке 10 дается ссылка на пример 1.mpp, значит, этот файл

находится в папке C:\Bogdanov\Samples\CH10. В тех случаях, когда автор

ссылается на файл примера, относящийся к другому уроку, к имени файла

добавляется имя папки.

При подготовке примеров использовался пошаговый принцип, то есть

изменения вносятся в проект последовательно от файла к файлу. Кроме того,

файлы создавались так, чтобы при их открытии внешний вид проекта

соответствовал иллюстрациям в книге. Мы стремились создавать такие

примеры, которые можно было бы использовать на практике. Созданные

нами таблицы, фильтры, отчеты, группы, настраиваемые поля и

представления вы можете скопировать в свой проект и использовать для

решения практических задач.

Файлы примеров были подготовлены в англоязычной версии Microsoft Project

2002 Standard и протестированы в локализованной версии. Поэтому при

открытии этих примеров в русскоязычной версии MS Project 2002,

находящейся на прилагаемом к книге компакт-диске, в меню будут

отображаться дублирующие названия некоторых представлений и таблиц.

Если у вас нет проблем с английским, то вы можете работать с

локализованной версией так, как если бы она была англоязычной. Для этого

после установки программы закройте ее и найдите на вашем диске файл

Global.mpt. Одна копия будет находиться в папке, куда вы установите MS

Project 2002, а вторую найденную копию замените на файл Global.mpt,

расположенный в папке \Bogdanov\Samples\TEMPLATE.

Задания

В конце каждой части книги приводится список контрольных вопросов и

заданий. Они сгруппированы по темам уроков, и ответы на них можно найти в

тексте уроков. Файлы заданий расположены в папках C:\Bogdanov\Samples

\TEST с добавлением номера части, например файлы с заданиями ко второй

части книги находятся в папке C:\Bogdanov\Samples\TEST2.

Индексный файл

Для вашего удобства мы создали индексный файл, с помощью которого

можно быстро загружать необходимые файлы с примерами. Этот файл

называется

index.mpp и расположен в папке C:\Bogdanov. При открытии этого файла

загружается панель Project Guide (Консультант), на которой есть ссылка для

просмотра списка примеров к любому из уроков курса. Выбрав урок, вы

увидите список примеров с описаниями. При щелчке на названии примера

файл с примером откроется в MS Project (рис. 1.1).

Рис. 1.1. После щелчка по кнопке Посмотреть открывается диалог для ввода

номера урока, а после ввода номера урока в таблице рядом с панелью

Консультант отображаются ссылки на файлы примеров к уроку с

комментариями

Кроме того, с помощью панели Project Guide (Консультант) можно

просмотреть таблицы со ссылками на наиболее важные страницы справочной

системы MS Project и на файлы дополнительного программного обеспечения,

которое можно установить вместе с MS Project (рис. 1.2).

Основные термины

В уроках первой части книги вы можете столкнуться с некоторыми

терминами. Мы подробно остановимся на них в начале второй части, когда вы

будете учиться планировать проект, но для того чтобы у вас не возникало

вопросов при чтении первой части, перечислим основные термины и дадим

их определения.

Проект состоит из задач, то есть активностей, направленных на достижение

определенного результата. Чтобы задача могла быть выполнена, на нее

выделяются ресурсы — материальные (оборудование) и рабочие

(сотрудники). Выделение ресурса на задачу называется назначением, и у

задачи может быть неограниченное число назначений.

Рис. 1.2. В таблице отображаются ссылки на важные разделы справочной

системы MSProject, а после щелчка по названию раздела запускается

браузер, в котором отображается содержимое раздела

Задачи могут объединяться в группы (или фазы), и задача, объединяющая

другие, называется суммарной. Завершающие задачи, то есть задачи,

выполнение которых приводит к достижению важного проектного результата

или завершает фазу, называются вехами.

Задача имеет длительность, то есть время, необходимое на ее выполнение.

Кроме того, задача характеризуется объемом трудозатрат (объемом работ) и

затратами (или стоимостью), необходимыми для ее выполнения.

В плане проекта задачи связаны с помощью зависимостей, определяющих

порядок выполнения задач относительно друг друга. Длительность проекта

складывается из промежутков времени от начала самой ранней задачи до

окончания наиболее поздней с учетом зависимостей между задачами. Если

при увеличении длительности задачи увеличивается длительность всего

проекта, задача называется критической.

Если вы встретите в процессе чтения первой части другие термины, вы

можете найти их объяснения с помощью алфавитного указателя,

приведенного в конце книги.

Глава 1. Установка, запуск и настройка

●

Установка

●

Первый запуск

●

Краткое знакомство с интерфейсом

●

Настройка программы

●

Основные элементы интерфейса

●

Представления

●

Что нового вы узнали?

Установка

Для установки MS Project 2002 нужно вставить компакт-диск в дисковод,

после чего автоматически запустится программа установки. После того как вы

введете серийный номер, программа начнет искать на диске установленные

предыдущие версии MS Project, и по завершении поиска появится диалоговое

окно, предназначенное для определения параметров установки (рис. 2.1).

Рис. 2.1. Диалоговое окно с параметрами установки MS Project

Если у вас установлена предыдущая версия MS Project, то это диалоговое

окно будет содержать переключатель Upgrade Now (Обновить), выбрав

который, можно обновить программу. При этом предыдущая версия будет

удалена. Для того чтобы установить новую версию, сохранив предыдущую,

нужно выбрать переключатель, соответствующий одному из типов установки:

Typical (Обычная), Complete (Полная) или Custom (Выборочная). Папка, в

которой должны быть размещены файлы MS Project 2002, выбирается в поле

Install to (Установить в).

Если вы выбрали тип установки Custom (Выборочная), то после нажатия

кнопки Next (Далее) откроется диалоговое окно, позволяющее выбрать

компоненты MS Project, которые должны быть установлены на диск (рис. 2.2).

Рис. 2.2. Определение компонентов MS Project, которые будут установлены

на диск

Для установки следует выбрать все компоненты в составе групп Microsoft

Project for Windows (Microsoft Project для Windows) и Office Tools (Средства

Office). Некоторые из компонентов, входящих в группу Office Shared Features

(Общие средства Office), такие как модуль проверки правописания на

испанском языке, можно удалить из списка. Таким образом, комплект

установки будет содержать все компоненты, за исключением заведомо

ненужных.

После того как вы определите состав устанавливаемых компонентов,

программа установки еще раз предложит избавиться от предыдущих версий

MS Project, если таковые были обнаружены на вашем диске (рис. 2.3).

В этом случае предлагается несколько вариантов действий: Remove all

previous versions (Удалить все предыдущие версии), Keep all previous versions

(Сохранить все предыдущие версии) или Remove only the following

applications (Удалить только выбранные программы). При выборе последнего

переключателя нужно отметить программы для удаления (например, на рис.

2.3 список удаляемых программ состоит только из одной программы — MS

Project).

После задания параметров установки программа установки осуществит

инсталляцию MS Project 2002 на диск вашего компьютера. Теперь программу

MS Project 2002 можно запустить.

Первый запуск

При первом запуске MS Project 2002 выясняется, что на самом деле установка

программы еще не закончилась. Программу требуется активировать, и пока

этого не произойдет, она будет работать в режиме полной функциональности

только 50 запусков, а затем перейдет в режим уменьшенной функциональности

(например, будет отключена возможность сохранения файлов).

Для активации предназначен специальный мастер, который (если программа не

активирована) автоматически включается при запуске MS Project. В окне

мастера (рис. 2.4) нужно выбрать переключатель, соответствующий способу

активации: через Интернет (Activate by using the Internet) или по телефону

(Activate by using the telephone). Активация через Интернет проходит

автоматически и довольно быстро, поэтому если у вас есть подключение к

Сети, то лучше использовать этот вариант. При активации по телефону нужно

будет позвонить в региональный центр технической поддержки Microsoft, и его

сотрудники предоставят вам специальный код, введя который, вы сможете

активировать программу.

После определения способа активации нужно нажать кнопку Next (Далее). Для

временного отказа от активации и продолжения работы в режиме уменьшенной

функциональности предназначена кнопка Activate Later (Активировать позже).

Следующее окно мастера содержит анкету (рис. 2.5), единственным

обязательным полем которой является страна использования программы.

Остальные поля можно не заполнять.

На последнем шаге мастера (рис. 2.6) пользователю предлагается подписаться

на получение информации об обновлениях MS Project, а также на рассылку

рекламных предложений Microsoft или ее партнеров. Если в этом диалоговом

окне установить хотя бы один флажок, то станет доступно поле для ввода

адреса электронной почты.

Рис. 2.4. Диалоговое окно активации MS Project

Установив требуемые настройки, нужно нажать кнопку Submit (Завершить),

после чего мастер соединится через Интернет с сервером Microsoft и активирует

вашу программу. Когда активация завершена, можно переходить к работе с MS

Project и начинать настраивать программу.

интерфейсом

знакомство

Краткое

Краткое знакомство с интерфейсом

При первом запуске MS Project окно программы выглядит так, как показано на

рис. 2.7. Сверху расположена строка меню, под ней панели инструментов, а

ниже — рабочая область программы.

Среди панелей инструментов есть особая панель, появившаяся только в

нынешней версии MS Project, — Project Guide (Консультант). На рисунке она

расположена прямо над рабочей областью программы. Названия кнопок этой

панели соответствуют основным объектам, с которыми можно работать в MS

Project: Tasks (Задачи), Resources (Ресурсы), Track (Отслеживание) и Report

(Отчет). При нажатии на любую из этих кнопок на панели в левой части

рабочей области отображается список возможных действий с выбранным

объектом.

Панель в левой части рабочей области, Task Pane (Область задач), также

является нововведением. Она отображается после запуска MS Project и служит

как Для отображения инструкций Консультанта, так и для осуществления

некоторых других операций (создания новых файлов, их поиска и т. п.).

07 17:11:28]

содержание .. 1 2 ..